Ako znížiť náklady na sklad: kde peniaze naozaj unikajú

Najrýchlejší spôsob, ako znížiť skladové náklady, nie je hľadať jednu veľkú úsporu, ale zastaviť malé úniky. Peniaze unikajú cez zásoby, ktoré ležia príliš dlho, veci, ktoré dôjdu v najnevhodnejšej chvíli, tovar kúpený opäť, lebo nikto nevedel, že už je na sklade, a hodiny strávené jeho hľadaním. Každý únik je sám o sebe malý. Spolu tvoria reálny náklad, ktorý sa málokedy objaví v nejakom výkaze.

Tento článok prechádza tým, kde sa tieto úniky nachádzajú, ako vyzerajú počas bežného pracovného dňa a aké jednoduché návyky ich zastavia. Nič z toho nevyžaduje sklad ani finančné oddelenie. Funguje to rovnako pre sklad zásob v ambulancii, dielňu, školský sekretariát alebo malý internetový obchod.

Odkiaľ skladové náklady naozaj pochádzajú

Skladové náklady sú všetko, čo platíte za držanie zásob, nad rámec ceny na faktúre. Niektoré sú zjavné, ako miesto na regáli. Väčšina sa skrýva v čase, plytvaní a riešeniach na poslednú chvíľu. Tu je prehľad bežných únikov a návyku, ktorý každý z nich zastaví.

Únik	Ako to vyzerá v praxi	Návyk, ktorý ho zastaví
Nadmerné zásoby	Škatule rovnakého tovaru, ktoré nikto mesiace neotvoril	Vedieť, čo máte, ešte pred objednávkou
Výpadok tovaru	Práca sa zastaví, niekto beží narýchlo kúpiť náhradu	Hranica nízkeho stavu na dôležitých položkách
Duplicitné nákupy	„Nevedel som, že tri z nich už máme”	Jeden spoločný zoznam, ktorý si môže overiť každý
Čas strávený hľadaním	Dlhé hľadanie nabíjačky alebo náhradného dielu	Pomenované miesto uloženia pre každú položku
Strata a poškodenie	Veci sa strácajú, kazia sa alebo sa poškodia v kúte	Záznam o tom, kto čo zmenil, a pravidelné počítanie
Pomalá inventúra	Inventúra, ktorá zaberie celý víkend	Počítanie podľa skladu, s pevným postupom

Nadmerné zásoby: peniaze, ktoré ticho ležia na regáli

Nadmerné zásoby sú tovar kúpený skôr, než bol potrebný, a každý deň, počas ktorého leží, niečo stojí. Tomu sa zvyčajne hovorí náklady na držanie zásob: miesto, ktoré tovar zaberá, peniaze, ktoré sú v ňom viazané, a riziko, že sa poškodí, znehodnotí alebo jednoducho prestane byť užitočný.

Nadmerné zásoby zriedka vznikajú zo zlého rozhodnutia. Vznikajú z neistoty. Keď si nikto nie je istý, koľko balení papiera do tlačiarne ešte zostáva, bezpečnou voľbou sa zdá objednať viac.

Ak chcete znížiť nadmerné zásoby:

• Overte si stav pred objednávkou. Urobte z otázky „koľko toho máme práve teraz?” niečo, na čo vie ktokoľvek odpovedať za pár sekúnd.
• Sledujte, čo skutočne spotrebúvate. Aj približná predstava o tom, ako rýchlo sa položka minie, stačí na to, aby ste objednávali rozumne.
• Buďte opatrní pri hromadných nákupoch. Zľava ušetrí peniaze len vtedy, ak zásoby stihnete použiť skôr, než sa pokazia, poškodia alebo vyjdú z módy.
• Vypredajte mŕtve zásoby. Položky, ktoré sa dlho nehýbu, zaberajú miesto, kam by sa zmestilo niečo užitočné.

Výpadok tovaru stojí viac ako samotná položka

Výpadok tovaru je opačný problém a často aj drahší. Keď dôjdu rukavice, baliaca páska alebo dôležitý náhradný diel, cena samotnej položky je najmenšou časťou nákladov. Skutočný náklad je zastavená práca, narýchlo vybavená cesta do obchodu, expresné doručenie, zákazník, ktorý čaká alebo odíde, alebo termín, ktorý treba presunúť.

Výpadok nastáva vtedy, keď si nikto nevšimne, že stav klesá. Posledný človek, ktorý zoberie škatuľu, predpokladá, že objedná niekto iný. Nikto to však neurobí.

Riešením je objednávací bod: množstvo pre každú dôležitú položku, pri ktorom niekto objedná viac. Zistite, ako dlho zvyčajne trvá, kým dorazí doplnenie, a koľko za ten čas spotrebujete, a pridajte malú rezervu. Toto číslo si zapíšte a zabezpečte, aby sa správna osoba dozvedela, keď zásoby na túto úroveň klesnú.

Duplicitné nákupy: kupovanie toho, čo už vlastníte

Duplicitné nákupy sú jedným z najľahšie zastaviteľných únikov a zároveň jedným z najčastejších. Niekto potrebuje HDMI kábel, nenájde ho a kúpi nový. O dva týždne sa v zásuvke v inej miestnosti objavia tri káble.

Deje sa to preto, že informácie o zásobách žijú v hlavách ľudí alebo v tabuľke, ktorú aktualizuje len jeden človek. Keď zoznamu nikto nedôveruje, ľudia najprv kúpia a až potom sa spýtajú.

Ak chcete prestať kupovať to isté dvakrát:

• Veďte jeden zoznam, ktorý vidí a aktualizuje celý tím, nie kópie na rôznych počítačoch.
• Dajte každej položke jeden názov, aby sa „HDMI kábel”, „HDMI šnúra” a „video kábel” nestali tromi samostatnými záznamami.
• Zaznamenávajte kde sa položka uchováva, nielen koľko jej je.
• Zaistite, aby bola kontrola zoznamu rýchlejšia než objednanie nového kusu.

Čas strávený hľadaním je tiež náklad

Každá minúta strávená hľadaním niečoho niečo stojí, aj keď sa nikdy neobjaví na faktúre. Technik hľadajúci súčiastku alebo učiteľ hľadajúci projektor: malé oneskorenia, ktoré sa opakujú každý deň.

Čas hľadania väčšinou pochádza z toho, že nikto nevie, kde sa veci nachádzajú. Celkový počet nestačí. „Máme štyri projektory” nikomu nepomôže, ak neviete, v ktorej sú miestnosti.

Dajte každej položke domov. Sklady jasne pomenujte: regál, škatuľu, miestnosť, dodávku. Zaznamenávajte zásoby podľa skladu a označte samotný sklad, aby si ľudia mohli overiť, čo tam má byť. Keď sa niečo presunie, zaznamenajte aj presun. Cieľom je, aby akákoľvek osoba, vrátane nového člena tímu, našla položku bez toho, aby sa niekoho pýtala.

Strata, poškodenie a zásoby, ktoré nikto nevie vysvetliť

Časť zásob jednoducho zmizne. Niekto si ich požičia a nevráti, použije ich bez zaznamenania, poškodí a vyhodí, alebo im vyprší expirácia zabudnutým vzadu na regáli. Keď sa počet nezhoduje so zoznamom a nikto nevie prečo, ten rozdiel sú stratené peniaze.

Pomáhajú tu dva návyky. Po prvé, veďte históriu zmien: kto čo vzal, kedy a odkiaľ. Ukáže vzory, napríklad sklad, kde vždy niečo chýba. Po druhé, počítajte pravidelne. Krátke, časté počítanie najdôležitejších položiek zachytí problémy, kým sú ešte malé.

Pri položkách, ktoré môžu expirovať, dávajte najstaršie zásoby dopredu a spotrebujte ich prvé. Je to jednoduché pravidlo, ktoré však zabráni veľkému množstvu zbytočného odpadu.

Rýchlejšia inventúra znamená nižšie mzdové náklady

Inventúra, ktorá zaberie celý deň niekoľkým ľuďom, je nákladná, a keď je náročná, začne sa vynechávať. Záznamy sa potom vzďaľujú od skutočnosti a všetky ostatné úniky sa zhoršujú.

Urobte počítanie menším a častejším:

• Počítajte jeden sklad naraz, nie celú budovu naraz.
• Vysokohodnotné a rýchloobrátkové položky počítajte častejšie, pomalé a lacné menej často.
• Napočítané množstvo zapisujte hneď, namiesto počítania rozdielu na papieri a jeho zápisu neskôr.
• Používajte štítky alebo čiarové kódy, aby sa správna položka objavila hneď, bez prehľadávania dlhého zoznamu.

Kedy tabuľka alebo lístok na kancelárskej doske ešte stačia

Nie každý tím potrebuje systém na riadenie skladu, aby znížil náklady. Ak jedna osoba spravuje malý počet položiek na jednom mieste a nikto iný tie čísla nepotrebuje, tabuľka alebo papier na regáli môžu fungovať dobre. Návyky z tohto článku sú dôležitejšie ako samotný nástroj.

Starý spôsob začína stáť peniaze vtedy, keď zásoby berie viac ľudí, než koľko ich aktualizuje zoznam, keď zásoby ležia vo viacerých miestnostiach alebo pobočkách, alebo keď jediná osoba, ktorá pozná čísla, chýba. Vtedy začnú narastať duplicitné nákupy, výpadky a čas strávený hľadaním, pretože zoznam už nie je dôveryhodný.

Kde do toho zapadá Tana

Tana je zdieľaná aplikácia na riadenie zásob pre tímy. Podporuje vyššie uvedené návyky bez toho, aby menila spôsob, akým pracujete:

• Všetci vidia rovnaké aktuálne čísla. Keď niekto zaznamená stav jedným ťuknutím na − alebo +, celý tím to vidí okamžite, čo odstraňuje väčšinu dôvodov na duplicitný nákup.
• Zásoby sa zaznamenávajú podľa skladu, napríklad regálu, škatule, miestnosti alebo vozidla, a zásoby môžete medzi skladmi presúvať. Celkový počet položky je súčtom, takže viete, koľko jej je aj kde sa nachádza.
• Upozornenia na nízky stav sa spustia pri hranici, ktorú nastavíte pre každú položku – na domovskej stránke, e-mailom a push notifikáciou, voliteľne aj v kanáli Slack. Ku každej položke môžete pridať poznámku „ako doobjednať”.
• Názvy položiek sú v rámci tímu jedinečné, takže tá istá vec sa nezapíše do zoznamu trikrát.
• História ukazuje, kto zmenil aké množstvo, kedy a na ktorom sklade.
• Inventúra používa znak = na nastavenie presne napočítaného množstva. QR štítky vytlačené z webovej aplikácie a bežné čiarové kódy produktov otvoria správnu položku alebo sklad po naskenovaní kamerou iPhonu, iPadu alebo prehliadača.
• Export do CSV sa otvorí v akomkoľvek tabuľkovom programe, ak chcete zásoby prehodnotiť inde.

Tana beží na iPhone, iPad, Mac a v prehliadači, a existuje bezplatný plán bez potreby zadania karty.

Často kladené otázky

Čo sú náklady na skladovanie zásob?

Sú to náklady, ktoré vznikajú z držania zásob v priebehu času, nad rámec obstarávacej ceny: miesto, ktoré zaberajú, peniaze v nich viazané a riziko poškodenia, straty alebo toho, že sa stanú zastaranými či nechcenými.

Je lacnejšie držať viac zásob, alebo menej?

Ani jeden extrém nie je najlacnejší. Príliš veľké zásoby zvyšujú náklady na skladovanie a plytvanie; príliš malé spôsobujú výpadky, urgentné nákupy a zastavenú prácu. Cieľom je mať toľko zásob, aby pokryli čas, kým dorazí doplnenie, plus malú rezervu, pri položkách, na ktorých záleží.

Ako zabránim tímu kupovať veci, ktoré už máme?

Veďte jeden spoločný zoznam, ktorý si každý vie rýchlo overiť, dajte každej položke jeden jasný názov a zaznamenávajte, kde sa uchováva. Keď je kontrola rýchlejšia než nákup, duplicitné nákupy klesnú samy od seba.

Ako často by sme mali robiť inventúru?

Vysokohodnotné a rýchloobrátkové položky počítajte často, pomalé a lacné menej často. Krátke počítanie jedného skladu naraz sa ľahšie udržiava a problémy sa odhalia skôr.

Potrebujem softvér na riadenie zásob, aby som znížil skladové náklady?

Nie vždy. Jedna osoba spravujúca pár položiek na jednom mieste vystačí s tabuľkou. Softvér pomôže, keď si zásoby delí viac ľudí, položky ležia na viac než jednom mieste, alebo potrebujete upozornenia a záznam o tom, kto čo zmenil.