在庫管理でコスト削減する方法：在庫コストが漏れている6つのポイント

在庫管理でコスト削減を進めるいちばんの近道は、大きな節約策を探すことではなく、小さな「漏れ」をひとつずつ止めることです。長く眠ったままの在庫、肝心なときの欠品、あるのを知らずにもう一度買ってしまった備品、そしてそれを探す時間。どれも単体では小さなムダですが、積み重なると、どの帳票にも載らない確かなコストになります。

この記事では、在庫コストがどこから漏れているのか、ふだんの職場でそれがどう見えるのか、そしてそれを止めるシンプルな習慣を順に紹介します。倉庫や経理部門がなくても実践できる内容です。クリニックの備品庫でも、工房や作業場でも、学校の事務室でも、小さなネットショップでも考え方は同じです。

在庫コストはどこから生まれるのか

在庫コストとは、仕入れ価格以外に在庫を持つことでかかる費用のすべてです。棚のスペースのように目に見えるものもありますが、多くは時間やムダ、急な手配の中に隠れています。よくある漏れと、それを止める習慣を一覧にまとめました。

漏れ	現場での見え方	止めるための習慣
過剰在庫	何か月も開けられていない同じ箱が積まれている	発注前に今ある数を確認する
欠品	作業が止まり、誰かが急いで買いに走る	大事なアイテムに在庫アラートの基準を決める
二重購入	「もう3つもあったなんて知らなかった」	全員が見られる在庫表をひとつにする
探す時間	充電器や交換部品を延々と探している	すべてのアイテムに決まった保管場所を与える
紛失・破損・廃棄	いつの間にかなくなる、隅で傷む、期限が切れる	誰がいつ変更したかの記録と定期的な棚卸
時間のかかる棚卸	棚卸のたびに週末がつぶれる	保管場所ごとに、決まった手順で数える

過剰在庫：棚の上で静かに眠るお金

過剰在庫とは、必要になる前に買ってしまった在庫のことで、置いておくだけで毎日コストが発生します。これは一般に「在庫保管コスト（在庫維持コスト）」と呼ばれ、スペース代、在庫に寝かせている資金、そして破損や劣化、使われなくなるリスクが含まれます。

過剰在庫の多くは、判断ミスではなく「わからない」ことから生まれます。コピー用紙が何箱残っているか誰も把握していなければ、多めに発注しておくのが安全な選択に見えるからです。

過剰在庫を減らすには、次のことを意識します。

• 発注前に確認する。「今いくつある？」に誰でもすぐ答えられる状態をつくります。
• 実際の使用ペースを見る。 どれくらいの速さで減るかをおおまかに知るだけでも、発注量は適正に近づきます。
• まとめ買いに注意する。 値引きが得になるのは、傷んだり、壊れたり、使われなくなったりする前に使い切れる場合だけです。
• 動かない在庫を整理する。 長いあいだ動いていないアイテムは、役に立つものを置けるはずのスペースをふさいでいます。

欠品のコストは商品の値段だけではない

欠品は過剰在庫の反対の問題で、多くの場合こちらのほうが高くつきます。手袋や梱包テープ、重要な交換部品が切れたとき、損失の中で商品そのものの値段はごく一部です。本当のコストは、止まった作業、急ぎの買い出し、特急配送、待たされる（あるいは離れていく）お客様、変更せざるを得ない予約などにあります。

欠品は、在庫が減っていくのに誰も気づかないときに起こります。最後の1箱を取った人は、誰かが発注するだろうと考えます。そして、誰も発注しません。

対策は 発注点 を決めることです。発注点とは、大事なアイテムごとに「この数まで減ったら発注する」と決めておく数量です。補充が届くまでにふつう何日かかり、その間にどれだけ使うかを考え、少し余裕を足します。その数を書き留め、在庫がそこまで減ったら担当者に確実に伝わるようにしておきます。

二重購入：すでに持っているものを買っていないか

二重購入は、もっとも止めやすく、しかももっともよく起きている漏れのひとつです。HDMIケーブルが必要になった人が見つけられずに新しく買い、2週間後に別の部屋の引き出しから3本出てくる。どの職場にもある光景です。

原因は、在庫の情報が人の頭の中や、一人しか更新していないExcelにしかないことです。在庫表が信頼されていないと、人は確認より先に買ってしまいます。

二重購入・二重発注を防ぐには、次のようにします。

• チーム全員が見て更新できる 在庫表をひとつ にし、パソコンごとにコピーが散らばらないようにします。
• アイテムの 名前をひとつに統一 し、「HDMIケーブル」「HDMIコード」「映像ケーブル」が別々に登録されないようにします。
• 数だけでなく どこに置いてあるか も記録します。
• 新しく買うより、在庫表を確認するほうが早い状態をつくります。

探す時間も立派なコスト

何かを探している1分1分にも、請求書には載らないコストがかかっています。部品を探す技術者、プロジェクターを探す先生。小さな遅れですが、毎日繰り返されます。

探す時間の多くは、モノが「どこにあるか」わからないことから生まれます。合計数だけでは足りません。「プロジェクターは4台ある」とわかっていても、どの部屋にあるかわからなければ役に立ちません。

すべてのアイテムに定位置を決めましょう。棚、箱、部屋、車両といった保管場所にわかりやすい名前をつけ、保管場所ごとに在庫を記録し、保管場所そのものにもラベルを貼って何が入っているか確認できるようにします。モノを移したら、移動も記録します。新しく入ったメンバーでも、人に聞かずに見つけられる状態が目標です。

紛失・破損・説明のつかない在庫差異

在庫は、ときに消えます。貸したまま戻らない、記録せずに使われる、壊れて捨てられる、棚の奥で期限が切れる。帳簿と実数が合わず、理由も誰にもわからない。その差がそのまま損失です。

ここで役立つ習慣は2つです。ひとつは、変更の 履歴 を残すこと。誰が、いつ、どこから、何を取ったか。いつも数が合わない保管場所がある、といった傾向が見えてきます。もうひとつは、定期的に数える ことです。大事なアイテムを短い間隔で数えれば、問題が小さいうちに気づけます。

期限のあるものは、古いものを手前に置いて先に使う「先入れ先出し」を徹底します。シンプルなルールですが、避けられたはずの廃棄を大きく減らせます。

棚卸を速くすれば人件費も下がる

何人もが丸一日かける棚卸は、それだけで大きなコストです。しかも負担が大きいと後回しにされ、記録と実態がずれていき、ほかの漏れもすべて悪化します。

棚卸は、小さく、こまめにするのがコツです。

• 保管場所ごとに数える。 建物全体を一度に数えようとしないことです。
• 高価なもの・よく動くものは頻繁に、安くて動きの遅いものはたまに数えます。
• 数えた数をその場で記録する。 紙で差分を計算して、あとから入力し直す手間をなくします。
• ラベルやバーコードを使う。 長いリストから探さなくても、目的のアイテムがすぐに出てくるようにします。

Excelや紙の管理で十分なケース

コスト削減のために、必ずしも在庫管理システムが必要なわけではありません。一人が一か所で少数のアイテムを管理していて、ほかに数字を見る人がいないなら、Excelや棚に貼った紙の在庫表でも十分に機能します。大切なのはツールよりも、この記事で紹介した習慣です。

従来のやり方がコストを生み始めるのは、在庫表を更新する人より在庫を使う人のほうが多くなったとき、在庫が複数の部屋や拠点に分かれたとき、あるいは数字を把握している唯一の人が不在のときです。在庫表が信頼されなくなり、二重購入や欠品、探す時間が増えていきます。

Tanaでできること

Tanaはチームで使う在庫管理アプリです。仕事のやり方を大きく変えずに、ここまで紹介した習慣を支えます。

• 全員が同じ最新の数字を見られます。 誰かが − / + をワンタップして在庫を記録すると、チーム全員に反映されるので、二重購入の原因の多くがなくなります。
• 在庫はストレージ（棚・箱・部屋・車両など）ごとに記録 し、ストレージ間の移動も記録できます。アイテムの合計はその合計なので、「いくつあるか」と「どこにあるか」が両方わかります。
• 在庫アラート は、アイテムごとに決めた基準を下回るとホーム画面・メール・プッシュ通知で知らせ、Slackチャンネルにも通知できます。アイテムごとに「発注メモ」も残せます。
• アイテム名はチーム内で重複できない ため、同じものが何度も登録されることがありません。
• 履歴 で、誰が、いつ、どのストレージの数量を変更したかを確認できます。
• 棚卸 では = で実際に数えた数をそのまま設定できます。Webアプリから印刷したQRラベルや一般的な商品バーコードを、iPhone・iPadやブラウザのカメラで読み取ると、該当するアイテムやストレージが開きます。
• CSVエクスポート はどの表計算ソフトでも開けるので、在庫をほかの場所で見直すこともできます。

TanaはiPhone、iPad、Mac、Webブラウザで使えます。クレジットカード登録不要の無料プランがあります。

よくある質問

在庫保管コスト（在庫維持コスト）とは何ですか？

在庫を持ち続けることで、仕入れ価格とは別にかかる費用のことです。保管スペース、在庫に寝かせている資金、そして破損・紛失・劣化や使われなくなるリスクが含まれます。

在庫は多めと少なめ、どちらが安く済みますか？

どちらの極端も割高です。多すぎれば保管コストや廃棄が増え、少なすぎれば欠品や急な購入、作業の中断が起こります。大事なアイテムについて、補充が届くまでの使用量に少し余裕を足した量を持つのが目安です。

チームがすでにあるものを買ってしまうのを防ぐには？

全員がすぐ確認できる在庫表をひとつにまとめ、アイテムごとに名前を統一し、置き場所も記録することです。買うより確認するほうが早くなれば、二重購入は自然と減ります。

棚卸はどのくらいの頻度で行うべきですか？

高価なものやよく動くものはこまめに、安くて動きの遅いものは間隔をあけて数えます。保管場所ごとに短時間で数えるほうが続けやすく、問題にも早く気づけます。

在庫コストを減らすのに在庫管理システムは必要ですか？

必ずしも必要ではありません。一人が一か所で少数のアイテムを管理しているなら、Excelでも十分です。複数人で在庫を共有する、在庫が複数の場所にある、アラートや変更履歴が欲しい、といった段階になると、システムが役に立ちます。