Stok maliyetleri nasıl düşürülür: para gerçekte nerede kaybolur

Stok maliyetlerini düşürmenin en hızlı yolu tek bir büyük tasarruf aramak değil, küçük sızıntıları teker teker kapatmaktır. Para, çok uzun süre bekleyen stoklarda, tam da ihtiyaç duyulan anda biten ürünlerde, zaten rafta olduğu bilinmediği için yeniden satın alınan şeylerde ve bunları aramak için harcanan saatlerde eriyip gider. Her sızıntı tek başına küçüktür. Ama bir araya geldiklerinde hiçbir raporda görünmeyen gerçek bir maliyete dönüşürler.

Bu yazıda bu kayıpların nereden geldiğini, sıradan bir iş gününde nasıl göründüğünü ve onları durduran basit alışkanlıkları ele alıyoruz. Bunların hiçbiri için bir depo veya finans ekibi gerekmiyor. Bir klinikteki malzeme odası, bir atölye, bir okul sekreterliği veya küçük bir online mağaza için aynı şekilde işliyor.

Stok maliyetleri gerçekte nereden gelir

Stok maliyetleri, faturadaki fiyatın ötesinde, stok bulundurmak için ödediğiniz her şeydir. Bazıları raf alanı gibi açıktır. Çoğu ise zaman, israf ve son dakika çözümlerinin içinde gizlidir. İşte yaygın sızıntıların ve her birini kapatan alışkanlığın haritası.

Sızıntı	Günlük hayatta nasıl görünür	Onu durduran alışkanlık
Fazla stok	Aylardır açılmamış aynı üründen kutular	Sipariş vermeden önce elinizdekini bilmek
Stok tükenmesi	İş durur, biri acilen mağazaya koşar	Önemli ürünlerde düşük stok eşiği belirlemek
Mükerrer alımlar	“Zaten üç tane olduğunu bilmiyordum”	Herkesin kontrol edebileceği tek bir liste
Arama süresi	Bir şarj cihazını veya yedek parçayı uzun süre aramak	Her ürün için belirli bir saklama yeri
Kayıp ve hasar	Ürünler kaybolur, bir köşede bozulur veya hasar görür	Kimin neyi değiştirdiğine dair kayıt ve düzenli sayım
Yavaş sayım	Bütün hafta sonunu alan bir stok sayımı	Depoya göre, sabit bir düzenle sayım

Fazla stok: rafta sessizce bekleyen para

Fazla stok, ihtiyaç duyulmadan önce satın alınan üründür ve beklediği her gün size bir şeye mal olur. Buna genellikle stok tutma maliyeti denir: kapladığı alan, içinde kilitli kalan nakit ve hasar görme, süresi dolma ya da basitçe kullanışsız hale gelme riski.

Fazla stok nadiren kötü bir kararın sonucudur. Belirsizlikten kaynaklanır. Kaç paket yazıcı kağıdı kaldığından kimse emin değilse, daha fazla sipariş vermek güvenli seçim gibi görünür.

Fazla stoğu azaltmak için:

• Sipariş vermeden önce kontrol edin. “Şu anda kaç tane var?” sorusunu herkesin saniyeler içinde yanıtlayabileceği bir soru haline getirin.
• Gerçekte ne kullandığınıza bakın. Bir ürünün ne kadar hızlı tükendiğine dair kaba bir fikir, makul sipariş vermek için yeterlidir.
• Toplu alım fırsatlarına dikkat edin. Bir indirim, ancak stoğu bozulmadan, kırılmadan veya modası geçmeden kullanabildiğinizde paradan tasarruf sağlar.
• Ölü stoğu temizleyin. Uzun süredir hareket etmeyen ürünler, işe yarar bir şey için kullanılabilecek alanı işgal ediyor demektir.

Stok tükenmesi ürünün kendisinden daha pahalıya mal olur

Stok tükenmesi tam tersi bir sorundur ve genellikle daha pahalıya mal olur. Eldivenler, koli bandı veya kritik bir yedek parça bittiğinde, ürünün fiyatı maliyetin en küçük parçasıdır. Gerçek maliyet, duran iş, mağazaya acil koşu, ekspres teslimat, bekleyen ya da vazgeçen müşteri veya ertelenmesi gereken bir randevudur.

Stok tükenmesi, kimsenin seviyenin düştüğünü fark etmemesiyle oluşur. Son kutuyu alan kişi başka birinin yeniden sipariş vereceğini varsayar. Kimse vermez.

Çözüm bir yeniden sipariş noktası belirlemektir: her önemli ürün için, birinin daha fazla sipariş verdiği bir miktar. Bir yenilemenin genellikle ne kadar sürede geldiğini ve bu süre içinde ne kadar kullandığınızı sorun, sonra küçük bir tampon ekleyin. Bu sayıyı yazın ve stok o seviyeye ulaştığında doğru kişinin haberdar edilmesini sağlayın.

Mükerrer alımlar: zaten sahip olduğunuzu satın almak

Mükerrer alımlar, durdurulması en kolay ve en yaygın sızıntılardan biridir. Birinin bir HDMI kablosuna ihtiyacı olur, bulamaz ve yenisini satın alır. İki hafta sonra başka bir odadaki bir çekmeceden üç kablo çıkar.

Bu, stok bilgisinin insanların kafasında ya da yalnızca tek bir kişinin güncellediği bir tabloda yaşamasından kaynaklanır. Listeye güvenilmediğinde, insanlar önce satın alır, sonra sorar.

Aynı şeyi iki kez satın almayı durdurmak için:

• Tüm ekibin görebileceği ve güncelleyebileceği tek bir liste tutun, farklı bilgisayarlarda kopyalar değil.
• Her ürüne tek bir isim verin, böylece “HDMI kablosu”, “HDMI kordonu” ve “ekran kablosu” üç ayrı kayıt olmaz.
• Sadece kaç adet olduğunu değil, nerede saklandığını da kaydedin.
• Listeyi kontrol etmeyi yenisini sipariş vermekten daha hızlı hale getirin.

Arama için harcanan zaman da bir maliyettir

Bir şeyi ararken geçen her dakikanın bir bedeli vardır, faturada hiç görünmese bile. Bir parça arayan bir teknisyen ya da bir projeksiyon cihazı arayan bir öğretmen: her gün tekrarlanan küçük gecikmeler.

Arama süresi çoğunlukla şeylerin nerede olduğunun bilinmemesinden kaynaklanır. Toplam sayı yeterli değildir. “Dört projeksiyon cihazımız var” bilgisi, hangi odada olduklarını bilmiyorsanız kimseye yardımcı olmaz.

Her ürüne bir yer verin. Depoları açıkça adlandırın: bir raf, bir kutu, bir oda, bir araç. Stoğu depoya göre kaydedin ve deponun kendisini de etiketleyin, böylece insanlar orada ne olması gerektiğini kontrol edebilsin. Bir şey taşındığında, taşımayı da kaydedin. Amaç, yeni bir ekip üyesi dahil herkesin, kimseye sormadan bir ürünü bulabilmesidir.

Kayıp, hasar ve kimsenin açıklayamadığı stok

Bazı stoklar basitçe kaybolur. Ödünç alınır ve geri getirilmez, kaydedilmeden kullanılır, hasar görür ve atılır ya da bir rafın arkasında son kullanma tarihi geçer. Sayım listeyle uyuşmadığında ve kimse nedenini bilmediğinde, o fark kaybedilen paradır.

Burada iki alışkanlık yardımcı olur. Birincisi, değişikliklerin bir geçmişini tutun: kim neyi, ne zaman ve nereden aldı. Bu, her zaman eksik çıkan bir depo gibi kalıpları ortaya çıkarır. İkincisi, düzenli olarak sayın. En önemli ürünlerin kısa ve sık sayımları, sorunları küçükken yakalar.

Son kullanma tarihi olan ürünlerde, en eski stoğu öne koyun ve önce onu kullanın. Basit bir kuraldır ama önlenebilecek çok fazla israfı engeller.

Daha hızlı sayımlar daha düşük işçilik maliyeti demektir

Birkaç kişi için tüm günü alan bir stok sayımı pahalıdır ve zahmetli olduğunda atlanır. Sonra kayıtlar gerçeklikten uzaklaşır ve diğer tüm sızıntılar kötüleşir.

Sayımı daha küçük ve daha sık hale getirin:

• Bir seferde bir depo sayın, tüm binayı bir anda değil.
• Değerli ve hızlı hareket eden ürünleri daha sık sayın, yavaş ve ucuz olanları daha seyrek.
• Sayılan miktarı doğrudan kaydedin, farkı kağıt üzerinde hesaplayıp daha sonra girmek yerine.
• Etiket veya barkod kullanın, böylece doğru ürün uzun bir listede aranmadan hemen çıksın.

Bir tablonun veya bir panonun hâlâ yeterli olduğu durumlar

Her ekibin maliyetleri düşürmek için bir stok sistemine ihtiyacı yoktur. Tek bir kişi az sayıda ürünü, tek bir yerde yönetiyorsa ve başka kimsenin bu sayılara ihtiyacı yoksa, bir tablo veya rafa asılı bir kağıt gayet iyi çalışabilir. Bu yazıdaki alışkanlıklar araçtan daha önemlidir.

Eski yöntem, listeyi güncelleyenlerden daha fazla kişi stok aldığında, stok birden fazla odaya veya lokasyona dağıldığında ya da sayıları bilen tek kişi ortalıkta olmadığında para kaybettirmeye başlar. İşte o zaman mükerrer alımlar, stok tükenmesi ve arama süresi artmaya başlar, çünkü listeye artık güvenilmez.

Tana nereye uyuyor

Tana, ekipler için ortak bir stok uygulamasıdır. Çalışma şeklinizi değiştirmeden yukarıdaki alışkanlıkları destekler:

• Herkes aynı güncel sayıları görür. Biri − veya + tuşuna tek dokunuşla stoğu kaydettiğinde, tüm ekip bunu anında görür; bu da mükerrer alımların çoğu nedenini ortadan kaldırır.
• Stok depoya göre kaydedilir, bir raf, kutu, oda veya araç gibi, ve stoğu depolar arasında taşıyabilirsiniz. Ürünün toplamı bunların toplamıdır, böylece hem kaç tane olduğunu hem de nerede olduğunu bilirsiniz.
• Düşük stok uyarıları, her ürün için belirlediğiniz bir eşikte tetiklenir; ana sayfada, e-posta ve push bildirimiyle ve isteğe bağlı olarak bir Slack kanalında. Her ürün bir “nasıl yeniden sipariş verilir” notu taşıyabilir.
• Ürün isimleri bir ekip içinde benzersizdir, böylece aynı şey listede üç kez yer almaz.
• Geçmiş, kimin hangi miktarı, ne zaman ve hangi depoda değiştirdiğini gösterir.
• Stok sayımları, sayılan tam miktarı ayarlamak için = kullanır. Web uygulamasından basılan QR etiketleri ve yaygın ürün barkodları, iPhone, iPad veya tarayıcı kamerasıyla tarandığında doğru ürünü veya depoyu açar.
• CSV dışa aktarma, stoğu başka bir yerde incelemek isterseniz herhangi bir tabloda açılır.

Tana iPhone, iPad, Mac ve bir web tarayıcısında çalışır ve kart gerektirmeyen ücretsiz bir plan vardır.

Sıkça sorulan sorular

Stok tutma maliyeti nedir?

Satın alma fiyatının ötesinde, zaman içinde stok bulundurmanın maliyetidir: kapladığı alan, içinde kilitli kalan nakit ve hasar görme, kaybolma ya da modası geçme veya istenmeme riski.

Daha fazla stok tutmak mı, yoksa daha az mı daha ucuzdur?

Her iki uç da en ucuzu değildir. Çok fazla stok, tutma maliyetini ve israfı artırır; çok az stok ise stok tükenmesine, acil satın almalara ve durmuş işe neden olur. Amaç, önemli ürünlerde bir yenilemenin gelmesi için gereken süreyi karşılayacak kadar stoğa, üzerine küçük bir tampon eklemektir.

Ekibimin zaten sahip olduğumuz şeyleri satın almasını nasıl engellerim?

Herkesin hızlıca kontrol edebileceği tek bir ortak liste tutun, her ürüne tek ve net bir isim verin ve nerede saklandığını kaydedin. Kontrol etmek satın almaktan daha hızlı olduğunda, mükerrer alımlar kendiliğinden azalır.

Ne sıklıkla stok sayımı yapmalıyız?

Değerli ve hızlı hareket eden ürünleri sık sık sayın, yavaş ve düşük değerli ürünleri ise daha seyrek. Bir seferde bir depoyu sayan kısa sayımlar, sürdürmesi daha kolaydır ve sorunları daha erken yakalar.

Stok maliyetlerini düşürmek için stok yönetimi yazılımına ihtiyacım var mı?

Her zaman değil. Tek bir yerde az sayıda ürünü yöneten tek bir kişi, bir tabloyla gayet iyi idare edebilir. Birkaç kişi stoğu paylaştığında, ürünler birden fazla yerde bulunduğunda veya uyarılara ve kimin neyi değiştirdiğine dair bir kayda ihtiyaç duyduğunuzda yazılım işe yarar.