Si të ulim kostot e inventarit: ku po humbasin paratë vërtet

Mënyra më e shpejtë për të ulur kostot e inventarit nuk është të kërkosh një kursim të madh, por të mbyllësh rrjedhjet e vogla. Paratë humbasin te stoku që rri gjatë pa u prekur, artikujt që mbarojnë pikërisht kur nevojiten, gjërat e blera sërish sepse askush nuk e dinte që i kishim tashmë, dhe orët e humbura duke i kërkuar. Secila rrjedhje veç e veç duket e vogël. Të bashkuara, bëhen një kosto reale që rrallë shfaqet në ndonjë raport.

Ky artikull shpjegon nga vijnë këto rrjedhje, si duken në një ditë pune të zakonshme, dhe zakonet e thjeshta që i mbyllin. Asnjë prej tyre nuk kërkon një depo të madhe apo një ekip financiar. Funksionon njësoj për dhomën e materialeve të një klinike, një punishte, sekretarinë e një shkolle apo një dyqan të vogël online.

Ku vijnë vërtet kostot e inventarit

Kostot e inventarit janë gjithçka që paguani për të mbajtur stok, përtej çmimit në faturë. Disa janë të dukshme, si hapësira në raft. Shumica fshihen te koha, humbja dhe zgjidhjet e nxituara në minutën e fundit. Ja një hartë e rrjedhjeve më të zakonshme dhe zakoni që mbyll secilën prej tyre.

Rrjedhja	Si duket në praktikë	Zakoni që e mbyll
Stok i tepërt	Kuti të të njëjtit artikull që askush nuk i ka hapur për muaj	Dijeni sa keni para se të porositni
Mungesa e stokut	Puna ndalon, dikush vrapon urgjentisht për ta blerë	Një prag stoku të ulët për artikujt që kanë rëndësi
Blerje të dyfishta	“Nuk e dija që i kishim tashmë tre prej këtyre”	Një listë e vetme që të gjithë mund ta shohin
Koha e kaluar duke kërkuar	Kërkim i gjatë për një karikues ose një pjesë këmbimi	Një vend i caktuar ruajtjeje për çdo artikull
Humbje dhe dëmtim	Artikujt zhduken, prishen ose dëmtohen në një cep	Një regjistër i ndryshimeve dhe numërime të rregullta
Inventar i ngadaltë	Një numërim inventari që zgjat gjithë fundjavën	Numërim sipas magazinës, me një rutinë fikse

Stoku i tepërt: para që flenë në heshtje mbi raft

Stoku i tepërt është mall i blerë para se të nevojitej, dhe çdo ditë që pret, ju kushton diçka. Kjo zakonisht quhet kosto e mbajtjes së stokut: hapësira që zë, kapitali i lidhur në të, dhe rreziku që të dëmtohet, të skadojë ose thjesht të pushojë së qeni i dobishëm.

Stoku i tepërt rrallë vjen nga një vendim i gabuar. Vjen nga pasiguria. Kur askush nuk është i sigurt sa paketa letre printeri kanë mbetur, zgjedhja “e sigurt” duket të porosisësh më shumë.

Për të ulur stokun e tepërt:

• Kontrolloni para se të porositni. Bëjeni pyetjen “sa kemi tani?” diçka që kushdo mund t’i përgjigjet brenda sekondave.
• Shikoni sa përdorni realisht. Një ide e përafërt se sa shpejt mbaron një artikull mjafton për të porositur në mënyrë të arsyeshme.
• Bëni kujdes me ofertat me shumicë. Një zbritje kursen para vetëm nëse arrini ta përdorni stokun para se të dëmtohet, thyhet apo dalë mode.
• Pastroni stokun e vdekur. Artikujt që nuk janë lëvizur për shumë kohë po zënë hapësirë ku mund të vendosej diçka e dobishme.

Mungesa e stokut kushton më shumë se vetë artikulli

Mungesa e stokut është problemi i kundërt, dhe shpesh më i shtrenjtë. Kur mbarojnë dorezat, shiriti i paketimit apo një pjesë këmbimi kyçe, çmimi i vetë artikullit është pjesa më e vogël e kostos. Kostoja e vërtetë është puna e ndalur, udhëtimi urgjent për ta blerë, dërgesa ekspres, klienti që pret ose largohet, ose takimi që duhet shtyrë.

Mungesa e stokut ndodh kur askush nuk vëren se sasia po bie. Personi i fundit që merr një kuti supozon se dikush tjetër do të porosisë më shumë. Askush nuk e bën këtë.

Zgjidhja është një pikë riporositjeje: një sasi për çdo artikull të rëndësishëm, në të cilën dikush porosit më shumë. Pyetni sa kohë zgjat zakonisht një rimbushje derisa të mbërrijë, dhe sa përdorni gjatë asaj kohe, pastaj shtoni një rezervë të vogël. Shkruajeni këtë numër, dhe sigurohuni që personi i duhur të njoftohet kur stoku arrin atë nivel.

Blerjet e dyfishta: të blesh atë që tashmë e zotëron

Blerjet e dyfishta janë një nga rrjedhjet më të lehta për t’u ndaluar dhe një nga më të zakonshmet. Dikujt i duhet një kabllo HDMI, nuk e gjen dot, dhe blen një të re. Dy javë më vonë, tre kabllo dalin nga një sirtar në një dhomë tjetër.

Kjo ndodh sepse informacioni për stokun jeton në kokën e njerëzve, ose në një fletëllogaritëse që e përditëson vetëm një person. Kur lista nuk besohet, njerëzit blejnë së pari dhe pyesin më vonë.

Për të mos blerë dy herë të njëjtën gjë:

• Mbani një listë të vetme që i gjithë ekipi mund ta shohë dhe përditësojë, jo kopje në kompjuterë të ndryshëm.
• Jepini çdo artikulli një emër, në mënyrë që “kabllo HDMI”, “fill HDMI” dhe “kabllo ekrani” të mos regjistrohen si tre zëra të veçantë.
• Regjistroni ku ruhet artikulli, jo vetëm sa copë ka.
• Bëjeni kontrollin e listës më të shpejtë se sa porositja e një artikulli të ri.

Koha e kaluar duke kërkuar është gjithashtu një kosto

Çdo minutë e kaluar duke kërkuar diçka paguhet, edhe pse nuk shfaqet kurrë në një faturë. Një teknik që kërkon një pjesë, ose një mësues që kërkon një projektor: vonesa të vogla që përsëriten çdo ditë.

Koha e kërkimit vjen kryesisht nga fakti se nuk dihet ku ndodhen gjërat. Një total i vetëm nuk mjafton. “Kemi katër projektorë” nuk i ndihmon askujt nëse nuk dihet në cilën dhomë ndodhen.

Jepini çdo artikulli një vend të tij. Emërtojini magazinat qartë: një raft, një kuti, një dhomë, një furgon. Regjistroni stokun sipas magazinës, dhe etiketoni vetë magazinën në mënyrë që njerëzit të kontrollojnë çfarë duhet të jetë atje. Kur diçka lëviz, regjistroni edhe lëvizjen. Qëllimi është që kushdo, përfshirë një anëtar të ri të ekipit, të gjejë një artikull pa pyetur askënd.

Humbja, dëmtimi dhe stoku që askush nuk mund ta shpjegojë

Një pjesë e stokut thjesht zhduket. Merret hua dhe nuk kthehet, përdoret pa u regjistruar, dëmtohet dhe hidhet, ose lihet të skadojë në thellësi të një rafti. Kur numërimi nuk përputhet me listën, dhe askush nuk e di pse, ai hendek është para të humbura.

Këtu ndihmojnë dy zakone. Së pari, mbani një histori të ndryshimeve: kush mori çfarë, kur, dhe nga ku. Kjo tregon modele, si p.sh. një magazinë ku gjithmonë mungon diçka. Së dyti, numëroni rregullisht. Numërimet e shkurtra dhe të shpeshta të artikujve më të rëndësishëm i kapin problemet ndërkohë që janë ende të vogla.

Për artikujt që mund të skadojnë, vendosni stokun më të vjetër përpara dhe përdoreni së pari. Është një rregull i thjeshtë, por parandalon shumë humbje të panevojshme.

Numërimet më të shpejta të inventarit ulin edhe kostot e punës

Një numërim inventari që zgjat një ditë të tërë për disa njerëz është i shtrenjtë, dhe kur është i lodhshëm, kalohet anash. Atëherë regjistrimet largohen nga realiteti, dhe të gjitha rrjedhjet e tjera përkeqësohen.

Bëjeni numërimin më të vogël dhe më të shpeshtë:

• Numëroni një magazinë në një kohë, jo gjithë ndërtesën menjëherë.
• Numëroni më shpesh artikujt me vlerë të lartë dhe që lëvizin shpejt, dhe më rrallë ata me vlerë të ulët dhe të ngadaltë.
• Regjistroni sasinë e numëruar menjëherë, në vend që të llogaritni diferencën në letër dhe ta shkruani më vonë.
• Përdorni etiketa ose barkode, në mënyrë që artikulli i duhur të shfaqet menjëherë, pa kërkuar në një listë të gjatë.

Kur një fletëllogaritëse ose një bllok shënimesh ende mjafton

Jo çdo ekip ka nevojë për një sistem inventari për të ulur kostot. Nëse një person menaxhon një numër të vogël artikujsh, në një vend, dhe askush tjetër nuk ka nevojë për shifrat, një fletëllogaritëse ose një fletë letre mbi raft mund të funksionojë mirë. Zakonet e këtij artikulli kanë më shumë rëndësi se vetë mjeti.

Mënyra e vjetër fillon të kushtojë para kur më shumë njerëz marrin stok se sa e përditësojnë listën, kur stoku ndodhet në disa dhoma ose vende, ose kur i vetmi person që i njeh shifrat mungon. Atëherë blerjet e dyfishta, mungesa e stokut dhe koha e kërkimit fillojnë të rriten, sepse lista nuk besohet më.

Ku përshtatet Tana

Tana është një aplikacion inventari i përbashkët për ekipe. Ai mbështet zakonet e mësipërme pa ndryshuar mënyrën se si punoni:

• Të gjithë shohin të njëjtat shifra në kohë reale. Kur dikush regjistron stokun me një prekje mbi − ose +, gjithë ekipi e sheh menjëherë, gjë që heq shumicën e arsyeve për të blerë dy herë.
• Stoku regjistrohet sipas magazinës, si një raft, kuti, dhomë ose automjet, dhe mund të lëvizni stokun mes magazinave. Totali i artikullit është shuma e tyre, kështu që dini si sa keni ashtu edhe ku ndodhet.
• Alarmet për stok të ulët aktivizohen në një prag që caktoni për çdo artikull, në faqen kryesore, me email dhe njoftim push, dhe opsionalisht në një kanal Slack. Çdo artikull mund të ketë një shënim “si të riporositet”.
• Emrat e artikujve janë unikë brenda një ekipi, kështu që e njëjta gjë nuk regjistrohet tri herë në listë.
• Historia tregon kush ndryshoi çfarë sasie, kur, dhe në cilën magazinë.
• Numërimet e inventarit përdorin = për të vendosur sasinë e saktë të numëruar. Etiketat QR të printuara nga aplikacioni web, si dhe barkodet e zakonshme të produkteve, hapin artikullin ose magazinën e duhur kur skanohen me kamerën e iPhone, iPad, ose të shfletuesit.
• Eksporti CSV hapet në çdo fletëllogaritëse nëse doni ta shqyrtoni stokun diku tjetër.

Tana funksionon në iPhone, iPad, Mac dhe në një shfletues web, dhe ka një plan falas pa kërkuar kartë.

Pyetje të shpeshta

Çfarë janë kostot e mbajtjes së stokut?

Janë kostot që ju kushton mbajtja e stokut me kalimin e kohës, përtej çmimit të blerjes: hapësira që zë, kapitali i lidhur në të, dhe rreziku i dëmtimit, humbjes, ose skadimit dhe mospërdorimit.

A është më lirë të mbash më shumë stok apo më pak?

Asnjëra skajshmëri nuk është më e lira. Shumë stok rrit kostot e mbajtjes dhe humbjen; pak stok shkakton mungesa, blerje urgjente dhe ndalim pune. Qëllimi është të kesh stok të mjaftueshëm për të mbuluar kohën që i duhet një rimbushjeje për të mbërritur, plus një rezervë të vogël, për artikujt që kanë rëndësi.

Si t’i ndal ekipin nga blerja e gjërave që i kemi tashmë?

Mbani një listë të vetme që të gjithë mund ta kontrollojnë shpejt, jepini çdo artikulli një emër të qartë, dhe regjistroni ku ruhet. Kur kontrollimi është më i shpejtë se blerja, blerjet e dyfishta bien vetvetiu.

Sa shpesh duhet të bëjmë numërimin e stokut?

Numëroni shpesh artikujt me vlerë të lartë dhe që lëvizin shpejt, dhe më rrallë ata të lirë dhe të ngadaltë. Numërimet e shkurtra, një magazinë në një kohë, janë më të lehta për t’u mbajtur dhe kapin problemet më herët.

A më duhet një softuer inventari për të ulur kostot e stokut?

Jo gjithmonë. Një person që menaxhon disa artikuj në një vend të vetëm mund të ia dalë mirë me një fletëllogaritëse. Softueri ndihmon kur disa njerëz ndajnë stokun, artikujt ndodhen në më shumë se një vend, ose ju duhen alarme dhe një regjistër i ndryshimeve.