Lagerkosten senken: Wo das Geld wirklich verloren geht

Der schnellste Weg, Lagerkosten zu senken, ist nicht die Suche nach einer einzigen großen Einsparung, sondern das Stopfen der kleinen Lecks. Geld verschwindet durch Bestand, der zu lange liegen bleibt, Artikel, die im ungünstigsten Moment ausgehen, Dinge, die doppelt gekauft werden, weil niemand wusste, dass sie schon im Regal stehen, und Stunden, die mit der Suche danach verbracht werden. Jedes Leck für sich ist klein. Zusammen ergeben sie eine reale Kosten­größe, die in keinem Bericht auftaucht.

Dieser Artikel geht der Reihe nach durch, wo diese Lecks entstehen, wie sie an einem gewöhnlichen Arbeitstag aussehen, und welche einfachen Gewohnheiten sie schließen. Nichts davon braucht ein Lager mit Personal oder eine Finanzabteilung. Es funktioniert genauso für einen Materialraum in einer Praxis, eine Werkstatt, ein Schulsekretariat oder einen kleinen Onlineshop.

Woher Lagerkosten wirklich kommen

Lagerkosten sind alles, was dich das Halten von Bestand kostet, über den Rechnungspreis hinaus. Manches ist offensichtlich, wie der Platz im Regal. Das meiste versteckt sich in Zeit, Verschwendung und Last-Minute-Lösungen. Hier eine Übersicht über die häufigsten Lecks und die Gewohnheit, die jedes davon schließt.

Leck	Wie es aussieht	Die Gewohnheit, die es schließt
Überbestand	Kartons desselben Artikels, die seit Monaten niemand geöffnet hat	Wissen, was da ist, bevor bestellt wird
Fehlbestand	Die Arbeit steht still, jemand fährt schnell zum Geschäft	Eine Alarmschwelle für wichtige Artikel
Doppelbestellungen	„Ich wusste nicht, dass wir schon drei davon haben“	Eine gemeinsame Liste, die alle einsehen können
Suchzeit	Lange Suche nach einem Ladegerät oder einem Ersatzteil	Ein fester Lagerort für jeden Artikel
Verlust und Schwund	Artikel verschwinden, verderben oder werden in einer Ecke beschädigt	Ein Protokoll, wer was geändert hat, plus regelmäßige Zählungen
Langsame Inventur	Eine Inventur, die ein ganzes Wochenende dauert	Zählen nach Lagerort, mit fester Routine

Überbestand: Geld, das ruhig im Regal liegt

Überbestand ist Bestand, den du gekauft hast, bevor du ihn brauchtest, und jeder Tag, den er wartet, kostet dich etwas. Diese Kosten heißen üblicherweise Lagerhaltungskosten: der Platz, den er einnimmt, das Kapital, das darin gebunden ist, und das Risiko, dass er beschädigt wird, veraltet oder einfach nicht mehr nützlich ist.

Überbestand entsteht selten durch eine schlechte Entscheidung. Er entsteht durch Unsicherheit. Wenn niemand sicher ist, wie viele Packungen Druckerpapier noch übrig sind, ist die sichere Wahl, mehr zu bestellen.

So reduzierst du Überbestand:

• Prüfe, bevor du bestellst. Mach „wie viele haben wir gerade?“ zu einer Frage, die jeder in Sekunden beantworten kann.
• Schau dir den tatsächlichen Verbrauch an. Ein grobes Gefühl dafür, wie schnell ein Artikel weggeht, reicht, um sinnvoll zu bestellen.
• Sei vorsichtig bei Mengenrabatten. Ein Rabatt spart nur Geld, wenn der Bestand aufgebraucht wird, bevor er verdirbt, kaputtgeht oder aus der Mode kommt.
• Räume toten Bestand weg. Artikel, die sich lange nicht bewegt haben, blockieren Platz, der etwas Nützliches aufnehmen könnte.

Fehlbestand kostet mehr als der Artikel selbst

Fehlbestand ist das umgekehrte Problem, und meist teurer. Wenn die Handschuhe, das Packband oder ein wichtiges Ersatzteil ausgeht, ist der Preis des Artikels selbst der kleinste Teil der Kosten. Die eigentlichen Kosten sind die gestoppte Arbeit, die dringende Fahrt zum Geschäft, der Expressversand, ein Kunde, der wartet oder geht, oder ein Termin, der verschoben werden muss.

Fehlbestand entsteht, wenn niemand bemerkt, dass der Bestand sinkt. Die letzte Person, die einen Karton nimmt, geht davon aus, dass jemand anders nachbestellt. Das tut niemand.

Die Lösung ist ein Bestellpunkt: eine Menge für jeden wichtigen Artikel, bei der jemand nachbestellt. Frag, wie lange eine Nachlieferung normalerweise dauert und wie viel in dieser Zeit verbraucht wird, und füge dann einen kleinen Puffer hinzu. Schreib die Zahl auf und sorge dafür, dass die richtige Person benachrichtigt wird, wenn der Bestand sie erreicht.

Doppelbestellungen: Kaufen, was du schon besitzt

Doppelbestellungen gehören zu den am leichtesten zu stoppenden Lecks und zu den häufigsten. Jemand braucht ein HDMI-Kabel, findet keins und kauft ein neues. Zwei Wochen später tauchen drei Kabel in einer Schublade in einem anderen Raum auf.

Das passiert, weil Bestandsinformationen in den Köpfen der Leute leben oder in einer Tabelle, die nur eine Person pflegt. Wenn der Liste nicht vertraut wird, kaufen die Leute zuerst und fragen später.

So verhinderst du doppeltes Kaufen:

• Führe eine Liste, die das ganze Team sehen und aktualisieren kann, nicht Kopien auf verschiedenen Rechnern.
• Gib jedem Artikel einen Namen, damit „HDMI-Kabel“, „HDMI-Leitung“ und „Displaykabel“ nicht drei getrennte Einträge sind.
• Halte fest, wo der Artikel liegt, nicht nur, wie viele es gibt.
• Mach das Nachschauen in der Liste schneller als eine Neubestellung.

Suchzeit ist auch ein Kostenfaktor

Jede Minute, die mit der Suche nach etwas verbracht wird, kostet Geld, auch wenn sie nie auf einer Rechnung auftaucht. Ein Techniker, der nach einem Teil sucht, oder eine Lehrkraft, die einen Projektor sucht: kleine Verzögerungen, die sich jeden Tag wiederholen.

Suchzeit entsteht meist daraus, dass man nicht weiß, wo die Dinge sind. Eine reine Gesamtzahl reicht nicht. „Wir haben vier Projektoren“ hilft niemandem, wenn du nicht weißt, in welchem Raum sie stehen.

Gib jedem Artikel einen festen Platz. Benenne deine Lagerorte klar: ein Regal, eine Kiste, einen Raum, einen Transporter. Erfasse den Bestand pro Lagerort und beschrifte den Lagerort selbst, damit die Leute prüfen können, was dort hingehört. Wenn etwas bewegt wird, halte die Bewegung fest. Das Ziel: Jeder, auch ein neues Teammitglied, findet einen Artikel, ohne fragen zu müssen.

Verlust, Schaden und Bestand, den niemand erklären kann

Manchmal verschwindet Bestand einfach. Er wird ausgeliehen und nicht zurückgebracht, ohne Erfassung benutzt, beschädigt und weggeworfen, oder verfällt unbemerkt hinten im Regal. Wenn die Zählung nicht mit der Liste übereinstimmt und niemand weiß, warum, ist die Lücke verlorenes Geld.

Zwei Gewohnheiten helfen hier. Erstens: Führe eine Historie der Änderungen: wer was wann und woher genommen hat. Sie zeigt Muster, etwa einen Lagerort, bei dem immer etwas fehlt. Zweitens: Zähle regelmäßig. Kurze, häufige Zählungen der wichtigsten Artikel erkennen Probleme, solange sie noch klein sind.

Bei Artikeln mit Ablaufdatum: den ältesten Bestand nach vorne stellen und zuerst verwenden. Eine einfache Regel, die aber viel vermeidbaren Schwund verhindert.

Schnellere Inventuren senken die Personalkosten

Eine Inventur, die einen ganzen Tag mit mehreren Leuten dauert, ist teuer, und wenn sie mühsam ist, wird sie ausgelassen. Dann driften die Aufzeichnungen auseinander, und jedes andere Leck wird schlimmer.

Mach das Zählen kleiner und häufiger:

• Zähle einen Lagerort nach dem anderen, nicht das ganze Gebäude auf einmal.
• Zähle hochwertige und schnelldrehende Artikel häufiger, langsame, günstige Artikel seltener.
• Erfasse die gezählte Zahl direkt, statt die Differenz auf Papier auszurechnen und sie später einzutippen.
• Verwende Etiketten oder Barcodes, damit der richtige Artikel erscheint, ohne eine lange Liste durchsuchen zu müssen.

Wenn eine Excel-Tabelle oder ein Klemmbrett noch reicht

Nicht jedes Team braucht ein Inventarsystem, um Kosten zu senken. Wenn eine Person eine kleine Anzahl von Artikeln an einem Ort verwaltet und niemand sonst die Zahlen braucht, können eine Tabelle oder ein Zettel am Regal gut funktionieren. Die Gewohnheiten in diesem Artikel zählen mehr als das Werkzeug.

Der alte Weg beginnt Geld zu kosten, wenn mehr Leute Bestand entnehmen, als die Liste aktualisieren, wenn Bestand über mehrere Räume oder Standorte verteilt ist, oder wenn die einzige Person, die die Zahlen kennt, abwesend ist. Dann fangen Doppelbestellungen, Fehlbestand und Suchzeit an zu wachsen, weil der Liste nicht mehr vertraut wird.

Wo Tana ins Spiel kommt

Tana ist eine geteilte Inventar-App für Teams. Sie unterstützt die oben genannten Gewohnheiten, ohne die Arbeitsweise zu ändern:

• Alle sehen dieselben aktuellen Zahlen. Wenn jemand den Bestand mit einem Tipp auf − oder + erfasst, sieht das ganze Team es sofort, was die meisten Gründe für Doppelkäufe entfernt.
• Der Bestand wird pro Lagerort erfasst, etwa Regal, Kiste, Raum oder Fahrzeug, und du kannst Bestand zwischen Lagerorten verschieben. Die Gesamtmenge des Artikels ist die Summe, sodass du weißt, wie viel und wo.
• Alarme bei wenig Vorrat lösen bei einer Schwelle aus, die du pro Artikel festlegst, auf der Startseite, per E-Mail und Push, optional auch in einem Slack-Kanal. Jeder Artikel kann eine Notiz „wie nachbestellen“ tragen.
• Artikelnamen sind innerhalb eines Teams eindeutig, sodass dieselbe Sache nicht dreimal auf der Liste landet.
• Die Historie zeigt, wer welche Menge wann und in welchem Lagerort geändert hat.
• Inventuren nutzen =, um die exakt gezählte Menge festzulegen. QR-Etiketten, die aus der Web-App gedruckt werden, und gängige Produkt-Barcodes öffnen beim Scannen mit iPhone, iPad oder der Browserkamera den richtigen Artikel oder Lagerort.
• CSV-Export lässt sich in jeder Tabellenkalkulation öffnen, falls du den Bestand woanders durchsehen möchtest.

Tana läuft auf iPhone, iPad, Mac und im Webbrowser, und es gibt einen kostenlosen Plan ohne Kreditkarte.

Häufig gestellte Fragen

Was sind Lagerhaltungskosten?

Lagerhaltungskosten sind das, was das Halten von Bestand über die Zeit kostet, über den Kaufpreis hinaus: der Platz, den er einnimmt, das Kapital, das darin gebunden ist, und das Risiko von Schaden, Verlust, Veralten oder Nichtbedarf.

Ist es günstiger, mehr oder weniger Bestand zu halten?

Kein Extrem ist am günstigsten. Zu viel Bestand erhöht Lagerhaltungskosten und Schwund; zu wenig verursacht Fehlbestand, dringende Käufe und gestoppte Arbeit. Das Ziel ist genug Bestand, um die Zeit einer Nachlieferung abzudecken, plus einen kleinen Puffer, für die wichtigen Artikel.

Wie verhindere ich, dass mein Team Dinge kauft, die wir schon haben?

Führe eine gemeinsame Liste, die alle schnell prüfen können, gib jedem Artikel einen klaren Namen und halte fest, wo er liegt. Wenn Nachschauen schneller ist als Neukaufen, gehen Doppelbestellungen von selbst zurück.

Wie oft sollten wir eine Inventur machen?

Zähle hochwertige und schnelldrehende Artikel häufig, langsame, günstige Artikel seltener. Kurze Zählungen eines Lagerorts nach dem anderen sind leichter durchzuhalten und erkennen Probleme früher.

Brauche ich Inventarsoftware, um Lagerkosten zu senken?

Nicht immer. Eine Person, die wenige Artikel an einem Ort verwaltet, kommt gut mit einer Tabelle zurecht. Software hilft, sobald sich mehrere Leute den Bestand teilen, Artikel an mehr als einem Ort liegen oder du Alarme und ein Protokoll brauchst, wer was geändert hat.