Så sänker du lagerkostnaderna: här läcker pengarna ut

Det snabbaste sättet att sänka lagerkostnaderna är inte att jaga en enda stor besparing, utan att täppa till de små läckorna. Pengarna försvinner genom lager som ligger för länge, artiklar som tar slut vid precis fel tillfälle, saker som köps in igen för att ingen visste att de redan fanns på hyllan, och timmar som går åt till att leta efter dem. Var och en av dessa läckor är liten för sig. Tillsammans blir de en verklig kostnad som sällan syns i någon rapport.

Den här artikeln går igenom var läckorna finns, hur de ser ut i en helt vanlig arbetsdag, och de enkla vanor som täpper till dem. Inget av det kräver ett lager eller en ekonomiavdelning. Det fungerar likadant för förrådet på en klinik, en verkstad, ett skolkansli eller en liten webbutik.

Var lagerkostnaderna egentligen kommer ifrån

Lagerkostnader är allt du betalar för att ha varor liggande, utöver priset på fakturan. Vissa är uppenbara, som hyllplatsen. De flesta gömmer sig i tid, svinn och lösningar i sista minuten. Här är en översikt över de vanligaste läckorna och vanan som täpper till var och en.

Läcka	Så ser det ut i vardagen	Vanan som stoppar den
För mycket lager	Lådor med samma artikel som ingen öppnat på flera månader	Veta vad ni har innan ni beställer
Tomt i lager	Arbetet stannar av, någon rusar iväg för att köpa	En gräns för lågt lager på artiklar som spelar roll
Dubbelbeställningar	“Jag visste inte att vi redan hade tre av de här”	En gemensam lista som alla kan kontrollera
Tid som går åt till att leta	En lång letning efter en laddare eller en reservdel	En namngiven förvaringsplats för varje artikel
Förlust och skada	Saker försvinner, blir förstörda eller skadas i ett hörn	En logg över vem som ändrat vad, och regelbunden räkning
Långsam lagerinventering	En inventering som tar en hel helg	Räkning per förråd, med en fast rutin

För mycket lager: pengar som ligger stilla på hyllan

För mycket lager är varor som köpts in innan de behövdes, och varje dag de blir liggande kostar det något. Det brukar kallas lagerhållningskostnad: platsen det tar upp, kapitalet som ligger bundet i det, och risken att det skadas, blir för gammalt eller helt enkelt slutar vara användbart.

För mycket lager kommer sällan av ett dåligt beslut. Det kommer av osäkerhet. När ingen är säker på hur många paket skrivarpapper som är kvar, framstår det som det säkra valet att beställa mer.

För att minska överflödigt lager:

• Kontrollera innan ni beställer. Gör “hur många har vi just nu?” till en fråga vem som helst kan svara på inom några sekunder.
• Titta på vad ni faktiskt förbrukar. En ungefärlig känsla för hur fort en artikel går åt räcker för att beställa lagom mycket.
• Var försiktig med volymrabatter. En rabatt sparar bara pengar om ni hinner använda lagret innan det blir förstört, går sönder eller går ur tiden.
• Rensa ut dött lager. Artiklar som inte rört på sig på länge upptar plats som kunde använts till något som faktiskt behövs.

Att bli utan i lager kostar mer än själva varan

Att bli utan i lager är det omvända problemet, och ofta dyrare. När handskarna, packtejpen eller en viktig reservdel tar slut är priset på själva varan den minsta delen av kostnaden. Den verkliga kostnaden är arbetet som stannar upp, den akuta turen till butiken, expressfrakten, kunden som väntar eller ger sig av, eller mötet som måste flyttas.

Att bli utan i lager sker när ingen märker att nivån sjunker. Den sista personen som tar en låda antar att någon annan beställer mer. Det gör ingen.

Lösningen är en beställningspunkt: en kvantitet för varje viktig artikel där någon beställer mer. Ta reda på hur lång tid en påfyllning brukar ta att komma fram och hur mycket ni förbrukar under den tiden, och lägg sedan till en liten marginal. Skriv ner siffran och se till att rätt person får besked när lagret når den nivån.

Dubbelbeställningar: att köpa det ni redan har

Dubbelbeställningar är en av de enklaste läckorna att stoppa och en av de vanligaste. Någon behöver en HDMI-kabel, hittar ingen och köper en ny. Två veckor senare dyker tre kablar upp i en låda i ett annat rum.

Det här händer eftersom lagerinformation bor i folks huvuden, eller i ett kalkylblad som bara en person uppdaterar. När listan inte litas på köper folk först och frågar sedan.

För att sluta köpa samma sak två gånger:

• Ha en enda lista som hela teamet kan se och uppdatera, inte kopior på olika datorer.
• Ge varje artikel ett namn, så att “HDMI-kabel”, “HDMI-sladd” och “skärmkabel” inte blir tre olika poster.
• Registrera var artikeln förvaras, inte bara hur många det finns.
• Gör det snabbare att kolla listan än att beställa en ny.

Tid som går åt till att leta är också en kostnad

Varje minut som går åt till att leta efter något kostar, även om det aldrig syns på en faktura. En tekniker som letar efter en del, en lärare som letar efter en projektor: små förseningar som upprepas varje dag.

Tiden för letande beror mest på att ingen vet var sakerna finns. Ett totalantal räcker inte. “Vi har fyra projektorer” hjälper ingen om man inte vet vilket rum de finns i.

Ge varje artikel ett hem. Ge förråden tydliga namn: en hylla, en låda, ett rum, en skåpbil. Registrera lagret per förråd, och märk själva förrådet så att folk kan kolla vad som ska finnas där. När något flyttas, registrera flytten. Målet är att vem som helst, inklusive en ny i teamet, kan hitta en artikel utan att fråga någon.

Förlust, skada och lager som ingen kan förklara

En del lager försvinner helt enkelt. Det lånas ut och lämnas inte tillbaka, används utan att registreras, går sönder och slängs, eller glöms bort längst bak på en hylla tills det går ut. När räkningen inte stämmer med listan, och ingen vet varför, är skillnaden förlorade pengar.

Två vanor hjälper här. Först, håll en historik över ändringar: vem tog vad, när, och varifrån. Den visar mönster, som ett förråd som alltid går minus. För det andra, räkna regelbundet. Korta, täta räkningar av de viktigaste artiklarna fångar problem medan de fortfarande är små.

För artiklar som kan gå ut, sätt det äldsta lagret längst fram och använd det först. Det är en enkel regel, men den förhindrar mycket onödigt svinn.

Snabbare inventeringar ger lägre personalkostnader

En inventering som tar en hel dag för flera personer är dyr, och när den är plågsam blir den lätt bortprioriterad. Då glider registren från verkligheten, och alla andra läckor blir värre.

Gör räkningen mindre och tätare:

• Räkna ett förråd i taget, inte hela byggnaden på en gång.
• Räkna dyra och snabbrörliga artiklar oftare, och långsamma, billiga artiklar mer sällan.
• Registrera det räknade antalet direkt, i stället för att räkna ut skillnaden på papper och skriva in den senare.
• Använd etiketter eller streckkoder så att rätt artikel dyker upp direkt, utan att leta i en lång lista.

När ett kalkylblad eller en klämbräda fortfarande räcker

Inte alla team behöver ett lagersystem för att sänka kostnaderna. Om en person hanterar ett litet antal artiklar, på en plats, och ingen annan behöver siffrorna, kan ett kalkylblad eller ett papper på hyllan fungera bra. Vanorna i den här artikeln spelar större roll än verktyget.

Det gamla sättet börjar kosta pengar när fler personer tar ut lager än de som uppdaterar listan, när lagret ligger i flera rum eller på flera platser, eller när den enda som känner till siffrorna är borta. Då börjar dubbelbeställningar, tomt lager och letande att öka, eftersom listan inte längre litas på.

Var Tana kommer in

Tana är en delad lagerapp för team. Den stöttar vanorna ovan utan att ändra hur ni arbetar:

• Alla ser samma aktuella siffror. När någon registrerar lager med en knapptryckning på − eller +, ser hela teamet det direkt, vilket tar bort de flesta anledningarna att köpa dubbelt.
• Lagret registreras per förråd, som en hylla, låda, rum eller fordon, och du kan flytta lager mellan förråd. Artikelns totalantal är summan, så du vet både hur många det finns och var de finns.
• Larm om lågt lager utlöses vid en gräns du ställer in per artikel, på hemsidan, via e-post och push, och valfritt i en Slack-kanal. Varje artikel kan ha en anteckning om hur man beställer på nytt.
• Artikelnamn är unika inom ett team, så att samma sak inte hamnar på listan tre gånger.
• Historik visar vem som ändrade vilken mängd, när, och i vilket förråd.
• Inventeringar använder = för att sätta den exakta räknade mängden. QR-etiketter utskrivna från webbappen, och vanliga produktstreckkoder, öppnar rätt artikel eller förråd när de skannas med kameran på iPhone, iPad eller i webbläsaren.
• CSV-export öppnas i vilket kalkylprogram som helst om du vill granska lagret någon annanstans.

Tana körs på iPhone, iPad, Mac och i en webbläsare, och det finns en gratisplan utan krav på kort.

Vanliga frågor

Vad är lagerhållningskostnader?

Det är vad det kostar att ha lager liggande över tid, utöver inköpspriset: platsen det tar upp, kapitalet som är bundet i det, och risken för skada, svinn eller att det blir föråldrat eller oönskat.

Är det billigare att ha mer eller mindre lager?

Ingen av ytterligheterna är billigast. För mycket lager höjer lagerhållningskostnaderna och svinnet; för lite orsakar tomt lager, akuta inköp och stoppat arbete. Målet är att ha tillräckligt med lager för att täcka tiden det tar för en påfyllning att komma, plus en liten marginal, för de artiklar som spelar roll.

Hur får jag teamet att sluta köpa saker vi redan har?

Ha en gemensam lista som alla snabbt kan kontrollera, ge varje artikel ett tydligt namn, och registrera var den förvaras. När det går snabbare att kontrollera än att köpa nytt minskar dubbelbeställningarna av sig själva.

Hur ofta bör vi göra en lagerinventering?

Räkna dyra och snabbrörliga artiklar ofta, och långsamma, billiga artiklar mer sällan. Korta räkningar av ett förråd i taget är lättare att hålla i gång och fångar problem tidigare.

Behöver jag lagerprogramvara för att sänka lagerkostnaderna?

Inte alltid. En person som hanterar några få artiklar på en plats klarar sig bra med ett kalkylblad. Programvara hjälper när flera personer delar på lagret, artiklar finns på fler än en plats, eller ni behöver larm och en logg över vem som ändrat vad.