Kako smanjiti troškove zaliha: gdje novac zapravo curi

Najbrži način da smanjite troškove zaliha nije traženje jedne velike uštede, nego zaustavljanje malih curenja. Novac nestaje kroz zalihe koje stoje predugo, artikle koji ponestanu u najgorem trenutku, stvari kupljene dvaput jer nitko nije znao da već stoje na polici, i sate provedene u njihovom traženju. Svako curenje samo za sebe je maleno. Zajedno čine stvaran trošak koji se rijetko pojavljuje u ijednom izvještaju.

Ovaj članak prolazi kroz to gdje ta curenja nastaju, kako izgledaju u običnom radnom danu, i koje jednostavne navike ih zaustavljaju. Ništa od ovoga ne zahtijeva skladište s osobljem ni financijski tim. Vrijedi jednako za ordinaciju s materijalima, radionicu, školski ured ili malu internetsku trgovinu.

Otkud zapravo dolaze troškovi zaliha

Troškovi zaliha su sve što plaćate za držanje zalihe, osim cijene na računu. Neki su očiti, poput prostora na polici. Većina je skrivena u vremenu, gubicima i rješenjima u zadnji čas. Evo pregleda uobičajenih curenja i navike koja zatvara svako od njih.

Curenje	Kako izgleda u praksi	Navika koja ga zaustavlja
Višak zaliha	Kutije istog artikla koje nitko nije otvorio mjesecima	Znati što imaš prije nego naručiš
Nestašica	Posao staje, netko žurno trči u trgovinu	Prag upozorenja na važnim artiklima
Dvostruke narudžbe	“Nisam znao da već imamo tri ovoga”	Jedan zajednički popis koji svi mogu provjeriti
Izgubljeno vrijeme na traženje	Dugo traženje punjača ili rezervnog dijela	Fiksno mjesto skladištenja za svaki artikl
Gubitak i otpad	Artikli nestaju, kvare se ili se oštete u kutu	Evidencija tko je što promijenio, i redovito brojanje
Sporo brojanje	Popis zaliha koji traje cijeli vikend	Brojanje po skladištu, s ustaljenim postupkom

Višak zaliha: novac koji mirno leži na polici

Višak zaliha je zaliha koju ste kupili prije nego što vam je trebala, i svaki dan čekanja vas nešto košta. Taj trošak obično se naziva trošak držanja zaliha: prostor koji zauzima, novac koji je u njemu vezan, i rizik da se ošteti, zastari ili jednostavno prestane biti koristan.

Višak zaliha rijetko nastaje zbog loše odluke. Nastaje zbog nesigurnosti. Kad nitko nije siguran koliko je paketa papira za pisač ostalo, sigurniji izbor je naručiti više.

Kako smanjiti višak zaliha:

• Provjerite prije naručivanja. Neka “koliko trenutno imamo?” bude pitanje na koje bilo tko može odgovoriti za nekoliko sekundi.
• Pogledajte stvarnu potrošnju. Grubi osjećaj o tome koliko brzo artikl nestaje dovoljan je za razumnu narudžbu.
• Budite oprezni s veleprodajnim ponudama. Popust štedi novac samo ako iskoristite zalihu prije nego što se pokvari, slomi ili izađe iz upotrebe.
• Riješite se mrtvih zaliha. Artikli koji se dugo nisu pomaknuli zauzimaju prostor koji bi mogao sadržavati nešto korisno.

Nestašica zaliha košta više od samog artikla

Nestašica je suprotan problem, i često je skuplja. Kad ponestane rukavica, ljepljive trake za pakiranje ili ključnog rezervnog dijela, cijena samog artikla najmanji je dio troška. Pravi trošak je zaustavljen posao, hitan odlazak u trgovinu, ekspresna dostava, kupac koji čeka ili odlazi, ili termin koji se mora pomaknuti.

Nestašica nastaje kad nitko ne primijeti da količina pada. Zadnja osoba koja uzme kutiju pretpostavlja da će netko drugi naručiti više. Nitko to ne učini.

Rješenje je prag za narudžbu: količina za svaki važan artikl pri kojoj netko naruči više. Pitajte koliko obično traje da dopuna stigne i koliko potrošite u tom razdoblju, zatim dodajte mali rezervni razmak. Zapišite broj i pobrinite se da prava osoba bude obaviještena kad zaliha dosegne tu razinu.

Dvostruke narudžbe: kupovanje onoga što već imate

Dvostruke narudžbe jedno su od najlakših curenja za zaustaviti i jedno od najčešćih. Nekome treba HDMI kabel, ne može ga pronaći, pa kupi novi. Dva tjedna kasnije tri se kabela pojave u ladici u drugoj prostoriji.

Ovo se događa jer informacije o zalihama žive u glavama ljudi, ili u tablici koju ažurira samo jedna osoba. Kad se popisu ne vjeruje, ljudi prvo kupe, a onda pitaju.

Da prestanete kupovati dvaput:

• Držite jedan popis koji cijeli tim može vidjeti i ažurirati, ne kopije na različitim računalima.
• Dajte svakom artiklu jedno ime, tako da “HDMI kabel”, “HDMI vod” i “kabel za prikaz” ne budu tri odvojena unosa.
• Bilježite gdje se artikl čuva, ne samo koliko ga ima.
• Učinite provjeru popisa bržom od naručivanja novog.

Vrijeme provedeno u traženju također je trošak

Svaka minuta provedena u traženju nečega se plaća, čak i kad se nikad ne pojavi na računu. Tehničar koji traži dio, ili učitelj koji traži projektor: mala kašnjenja koja se ponavljaju svaki dan.

Vrijeme traženja uglavnom dolazi od nepoznavanja gdje se stvari nalaze. Ukupan broj nije dovoljan. “Imamo četiri projektora” ne pomaže nikome ako ne znate u kojoj su sobi.

Dajte svakom artiklu stalno mjesto. Jasno imenujte svoja skladišta: polica, kutija, prostorija, kombi. Bilježite zalihu po skladištu, i označite samo skladište kako bi ljudi mogli provjeriti što tamo pripada. Kad se nešto premjesti, zabilježite premještanje. Cilj je da bilo tko, uključujući novog člana tima, može pronaći artikl bez pitanja.

Gubitak, oštećenje i zaliha koju nitko ne može objasniti

Dio zaliha jednostavno nestane. Posudi se i ne vrati, koristi se bez evidentiranja, ošteti se pa se baci, ili ostane zaboravljen u kutu police dok mu ne istekne rok. Kad se broj ne poklapa s popisom, a nitko ne zna zašto, razlika je izgubljen novac.

Dvije navike pomažu ovdje. Prvo, vodite povijest promjena: tko je uzeo što, kada i odakle. To pokazuje obrasce, poput skladišta u kojem uvijek nešto nedostaje. Drugo, brojite redovito. Kratko i često brojanje najvažnijih artikala uhvati probleme dok su još mali.

Za artikle s rokom trajanja, stavite najstariju zalihu naprijed i koristite je prvu. Jednostavno pravilo, ali sprječava puno nepotrebnog otpada.

Brži popisi zaliha znače niže troškove rada

Popis zaliha koji nekolicini ljudi oduzme cijeli dan je skup, a kad je naporan, preskače se. Tada evidencija počne odstupati, a sva ostala curenja se pogoršavaju.

Učinite brojanje manjim i češćim:

• Brojite jedno skladište po jedno, ne cijelu zgradu odjednom.
• Brojite skupe i brzo obrtajuće artikle češće, a spore, jeftine rjeđe.
• Zabilježite izbrojanu količinu izravno, umjesto da razliku računate na papiru pa je kasnije upisujete.
• Koristite naljepnice ili barkodove, da se pravi artikl pojavi bez pretraživanja dugog popisa.

Kad je proračunska tablica ili papir na klipbordu i dalje dovoljno

Ne treba svakom timu sustav za upravljanje zalihama da bi smanjio troškove. Ako jedna osoba upravlja malim brojem artikala, na jednom mjestu, i nikome drugom ne trebaju brojke, proračunska tablica ili papir zalijepljen na policu mogu dobro funkcionirati. Navike iz ovog članka važnije su od samog alata.

Stari način počinje koštati kad više ljudi uzima iz zalihe nego što ih ažurira popis, kad je zaliha raspoređena po više prostorija ili lokacija, ili kad je jedina osoba koja zna brojke odsutna. Tada dvostruke narudžbe, nestašice i vrijeme traženja počinju rasti, jer se popisu više ne vjeruje.

Gdje se Tana uklapa

Tana je zajednička aplikacija za zalihe za timove. Podržava gore navedene navike bez promjene načina na koji radite:

• Svi vide iste žive brojke. Kad netko zabilježi zalihu jednim dodirom na − ili +, cijeli tim to odmah vidi, čime nestaje većina razloga za dvostruku kupnju.
• Zaliha se bilježi po skladištu, poput police, kutije, prostorije ili vozila, a zalihu možete premještati između skladišta. Ukupna količina artikla je zbroj, pa znate i koliko i gdje.
• Upozorenja o niskoj zalihi okidaju se na pragu koji postavite po artiklu, na početnoj stranici, e-poštom i push obavijestima, a po želji i u Slack kanalu. Svaki artikl može nositi bilješku “kako naručiti”.
• Imena artikala jedinstvena su unutar tima, pa se ista stvar ne nađe tri puta na popisu.
• Povijest pokazuje tko je promijenio koju količinu, kada i u kojem skladištu.
• Popisi zaliha koriste = za postavljanje točne izbrojane količine. QR naljepnice ispisane iz web aplikacije, i uobičajeni barkodovi proizvoda, otvaraju pravi artikl ili skladište kad se skeniraju iPhoneom, iPadom ili kamerom preglednika.
• CSV izvoz otvara se u bilo kojem programu za proračunske tablice ako želite pregledati zalihu negdje drugdje.

Tana radi na iPhoneu, iPadu, Macu i u web pregledniku, a postoji besplatni plan bez potrebne kartice.

Često postavljana pitanja

Što su troškovi držanja zaliha?

Troškovi držanja su ono što vas košta držanje zalihe tijekom vremena, osim kupovne cijene: prostor koji zauzima, novac koji je u njoj vezan, i rizik od oštećenja, gubitka, zastarijevanja ili nepotrebnosti.

Je li jeftinije držati više ili manje zalihe?

Nijedna krajnost nije najjeftinija. Previše zalihe povećava troškove držanja i otpad; premalo uzrokuje nestašice, hitne kupnje i zaustavljen posao. Cilj je dovoljno zalihe da pokrije vrijeme potrebno za dopunu, plus mali rezervni razmak, za važne artikle.

Kako spriječiti tim da kupuje stvari koje već imamo?

Držite jedan zajednički popis koji svi mogu brzo provjeriti, dajte svakom artiklu jedno jasno ime, i bilježite gdje se čuva. Kad je provjera brža od kupnje, dvostruke narudžbe same se smanjuju.

Koliko često trebamo raditi popis zaliha?

Brojite skupe i brzo obrtajuće artikle često, a spore i jeftine rjeđe. Kratka brojanja jednog skladišta odjednom lakše je održavati i ranije otkrivaju probleme.

Trebam li softver za upravljanje zalihama da smanjim troškove?

Ne uvijek. Jedna osoba koja upravlja malim brojem artikala na jednom mjestu može se dobro snaći s proračunskom tablicom. Softver pomaže kad zalihu dijeli više ljudi, kad su artikli na više od jednog mjesta, ili kad su vam potrebna upozorenja i evidencija tko je što promijenio.