Punto di riordino: come sapere quando riordinare ogni articolo

Il punto di riordino è il livello di scorta che dice “ordina adesso”, impostato così che la nuova consegna arrivi prima che tu finisca le scorte. Se è impostato bene, un articolo resta tranquillo finché non raggiunge quel numero, e finisce sul prossimo ordine senza che nessuno debba ricordarselo.

Vale per qualsiasi scorta che riordini regolarmente: imballaggi, prodotti per la pulizia, parti di ricambio, materiali da ufficio. Di seguito: la formula, un esempio calcolato, come il punto di riordino si collega alla scorta di riferimento e alla scorta minima, e come impostare e rivedere i numeri.

La formula del punto di riordino

Un punto di riordino ha due parti: quanto consumerai mentre aspetti la prossima consegna, più una scorta di sicurezza per una consegna in ritardo o un periodo intenso.

Punto di riordino = (tasso di consumo × tempo di consegna) + scorta di sicurezza

• Tasso di consumo: quanto usi solitamente dell’articolo al giorno o alla settimana.
• Tempo di consegna: quanto tempo passa dall’ordine alla disponibilità della scorta.
• Scorta di sicurezza: il margine per ritardi o un periodo più intenso del solito.

Non servono statistiche. Numeri approssimativi delle ultime settimane bastano; li aggiusti una volta visto come si comportano.

Un piccolo esempio calcolato

Supponiamo che il tuo team usi 2 scatole di un materiale da imballaggio alla settimana, e che il fornitore impieghi 5 giorni per consegnare.

Consumo durante l’attesa: 2 scatole ÷ 7 giorni × 5 giorni ≈ 1,4, arrotondato a 2. Aggiungi una scorta di sicurezza di 1 scatola per una consegna in ritardo.

Punto di riordino = 2 + 1 = 3 scatole. Quando la scorta scende a 3, fai l’ordine – niente più della somma dei due numeri.

Scorta di riferimento, punto di riordino e scorta minima

I tre termini si confondono di continuo. Ecco a quale domanda risponde ciascuno:

Termine	Risponde alla domanda	Nell’esempio sopra
Punto di riordino	Quando faccio il prossimo ordine?	3 scatole
Scorta di riferimento	Quanto deve esserci sullo scaffale dopo il rifornimento?	es. 10 scatole: si ordina la scorta di riferimento meno quello che resta
Scorta minima	Qual è il limite che non voglio mai superare verso il basso?	di solito la scorta di sicurezza da sola, es. 1 scatola

Molti team usano “punto di riordino” e “scorta minima” come lo stesso numero, il che va bene finché tutti intendono la stessa cosa. La distinzione utile: la scorta minima è il limite, e il punto di riordino sta volutamente un po’ più in alto, così c’è tempo per ordinare prima di toccare il limite.

Costruire un foglio di scorte con la scorta di riferimento

Un foglio di questo tipo è semplicemente un elenco, una riga per ogni articolo che riordini, con i numeri sopra accanto:

• Nome dell’articolo e l’unità in cui conti (scatola, cartone, sacco)
• Tasso di consumo, tempo di consegna, scorta di sicurezza
• Punto di riordino e scorta di riferimento
• Dove è conservato

Inizia dagli articoli la cui mancanza pesa di più, o che riordini più spesso. Uno scaffale di ricambi usati raramente può restare informale.

Impostare e rivedere le tue soglie

Imposta i primi numeri partendo da una settimana normale recente, non da una settimana intensa, poi osserva cosa succede:

• Stai ordinando prima del previsto? Il consumo è aumentato o il tempo di consegna si è allungato – alza il punto di riordino.
• La scorta è ancora alta quando arriva la consegna successiva? I numeri sono troppo generosi – abbassali.
• Rivedi quando cambia il tempo di consegna di un fornitore, quando una stagione o una promozione sposta il consumo, o dopo qualsiasi esaurimento.

Tratta le soglie come un’impostazione che ritocchi qualche volta all’anno, non come una costante.

Quando il metodo semplice basta ancora

Se riordini una manciata di articoli, è sempre la stessa persona a ordinare, e questa persona ha già la sensazione di quando qualcosa sta per finire, un punto di riordino a mente funziona bene. Scriverlo diventa utile quando più di una persona riordina, quando un articolo ti ha già colto di sorpresa, o quando qualcun altro deve fare l’ordine senza prima chiedere in giro.

Dove si inserisce Tana

Tana è un’app di scorte condivisa per team, e copre la parte “dimmi quando riordinare” di tutto questo.

Imposta una scorta minima per articolo – il tuo punto di riordino – più un valore predefinito di team per gli articoli che non hai impostato singolarmente. Quando la scorta raggiunge quel valore, Tana genera un avviso di scorte basse su ogni piano: home page, email, notifiche push, e opzionalmente un canale Slack. Un filtro mostra solo ciò che sta per esaurirsi. Ogni articolo ha una nota come riordinare per il fornitore, la quantità d’ordine abituale o la scorta di riferimento, più link ai negozi per cercare nei negozi online. Registra il consumo con un tocco, e la cronologia di chi ha preso cosa e quando è quasi tutto ciò che serve per valutare un tasso di consumo.

Tana non calcola un punto di riordino e non effettua ordini automaticamente; sei tu a impostare la soglia, e l’avviso ti dice quando l’hai raggiunta.

Domande frequenti

Qual è la formula del punto di riordino?

Punto di riordino = (tasso di consumo × tempo di consegna) + scorta di sicurezza. Moltiplica quanto consumi al giorno per i giorni di consegna, poi aggiungi un margine per ritardi o periodi intensi.

Qual è la differenza tra punto di riordino e scorta di riferimento?

Il punto di riordino è il momento in cui ordini; la scorta di riferimento è la quantità a cui riporti lo stock. Quando un articolo raggiunge il punto di riordino, ordina la scorta di riferimento meno quello che resta sullo scaffale.

La scorta minima è la stessa cosa del punto di riordino?

Spesso usata così, ma è più chiaro trattare la scorta minima come il limite che non vuoi mai superare verso il basso, con il punto di riordino impostato un po’ più in alto per lasciare tempo di ordinare prima.

Come capisco se il mio punto di riordino è impostato correttamente?

Se fai ordini urgenti o finisci le scorte prima che arrivi la consegna, alzalo. Se la scorta è ancora alta quando arriva la consegna successiva, abbassalo. Controlla di nuovo ogni volta che cambiano i tempi di consegna o il consumo.