Izrada barkodova za malu firmu: interne nalepnice vs. maloprodajni barkodovi

Ako želite da napravite barkodove za malu firmu, prvo odlučite čemu barkod služi. Barkod koji ide na proizvod koji prodajete na tuđoj kasi mora biti registrovan. Barkod koji skenira samo vaš tim, na polici, kutiji ili rezervnom delu, može biti bilo šta i može se odštampati samostalno, već danas.

Većini malih timova treba upravo ta druga vrsta. Žele brže da pronađu zalihe, da ih broje uz manje grešaka i da prestanu da kucaju nazive artikala u tabelu. Ovaj vodič objašnjava razliku, pomaže vam da izaberete, i provodi vas kroz podešavanje nalepnica koje će vaš tim zaista skenirati.

Dve vrste barkodova, dve različite uloge

Barkod je samo način da se kod zapiše tako da ga kamera ili skener mogu brzo pročitati. Bitno je ko treba da razume taj kod.

• Maloprodajni barkodovi identifikuju proizvod za ceo svet. Kasa u prodavnici, magacin marketplejsa ili distributer ga skenira i traži taj kod u sopstvenom sistemu. Da bi to funkcionisalo, svaki kod mora biti jedinstven na globalnom nivou, pa se ne izmišlja, već se dodeljuje.
• Interne nalepnice identifikuju nešto samo za vaš tim. Kod znači “ova kutija sa lepljivom trakom” ili “projektor u sali za sastanke B”, i to treba da zna samo vaš sopstveni sistem za zalihe.

Mešanje ove dve stvari je najčešća greška. Timovi kupuju maloprodajne kodove koji im nikad nisu ni trebali, ili štampaju sopstvene brojeve na proizvode koje će prodavac odbiti na ulazu.

Kada vam treba maloprodajni barkod

Registrovani maloprodajni barkod vam treba kada će se proizvod koji pravite ili pakujete prodavati preko tuđe kase, ili kada ga traži prodavac ili marketplejs na kom ga izlažete.

Ovi kodovi se međunarodno zovu GTIN. U zavisnosti od regiona i upotrebe, videćete ih kao EAN ili UPC kodove. Ne generišu se alatom na vašem računaru. Dobijate ih učlanjenjem u GS1 organizaciju vaše zemlje, telo koje dodeljuje prefikse firmama, a zatim dodeljujete kod svakoj varijanti proizvoda koju prodajete. Druga veličina ili boja obično znači drugi kod.

Kada dobijete kodove, možete ih odštampati na pakovanje ili nalepnice bilo kojim dizajnerskim ili softverom za nalepnice koji podržava taj format. Bitna je registracija, ne štampanje.

Ako ne prodajete fizičke proizvode kroz maloprodajne kanale, ovaj deo možete potpuno preskočiti. Registrovani barkodovi vam nimalo ne pomažu u praćenju sopstvenih zaliha.

Kada je dovoljna interna nalepnica

Za skoro sve što se dešava unutar vaše firme, dovoljne su sopstvene nalepnice. Uobičajeni primeri:

• Potrošni materijal koji se troši: rukavice, sredstva za čišćenje, papir za štampač, lepljiva traka
• Materijal na polici radionice ili ateljea: tube boje, role tkanine, šrafovi
• Oprema koju pozajmljujete ili premeštate: laptopovi, projektori, alat
• Sama mesta skladištenja: polica, kutija, prostorija, kombi

Ove kodove niko van vašeg tima ne skenira, tako da nema ništa za registraciju niti naknade po kodu. Nalepnica samo treba da pokazuje na tačan zapis u sistemu koji koristite za praćenje zaliha.

QR kod ili klasičan barkod za interne nalepnice?

Za nalepnice koje sami pravite, možete birati između klasičnog jednodimenzionalnog barkoda (one poznate uspravne linije) i dvodimenzionalnog koda kao što je QR kod. Evo poređenja za internu upotrebu.

	Klasičan 1D barkod	QR kod
Skenira ga kamera telefona	Da, ali voli dobro svetlo i pravi ugao	Da, lako, iz većine uglova
Izdrži ogrebotinu ili mrlju	Manje tolerantan	Tolerantniji, zahvaljujući ugrađenoj korekciji grešaka
Veličina nalepnice	Široka i niska	Mala i kvadratna, staje na kutije i ivice polica
Može da sadrži veb link	Praktično ne	Da, pa skeniranje može odmah otvoriti zapis
Potreban na maloprodajnoj kasi	Uglavnom da (EAN, UPC)	Ne koristi se za ovo

Za interne nalepnice, QR kod je obično jednostavniji izbor. Štampa se malo, telefon ga skenira bez preciznog ciljanja, i može odmah otvoriti stranicu artikla.

Kako napraviti barkodove za vašu malu firmu, korak po korak

Bilo da izaberete QR kodove ili klasične barkodove, priprema ide istim redosledom. Ako to uradite ovim redosledom, izbeći ćete duplo štampanje nalepnica.

1. Napravite spisak onoga što želite da pratite. Počnite od onoga što najčešće brojite ili što vam najčešće ponestane, a ne od svega što posedujete.
2. Odlučite šta dobija nalepnicu. Neki timovi nalepe svaki artikal. Drugi nalepe svaku policu ili kutiju i skeniraju je da vide šta je unutra. Mnogi rade oboje.
3. Proverite postojeće barkodove. Proizvodi koje kupujete već često imaju barkod proizvođača. Možete ih koristiti takve kakvi jesu (pogledajte sledeći odeljak).
4. Prvo napravite zapise. Kreirajte svaki artikal i mesto skladištenja u sistemu za zalihe pre štampanja, tako da svaka nalepnica pokazuje na nešto stvarno.
5. Odštampajte malu seriju i testirajte je. Skenirajte nekoliko nalepnica telefonima koje vaš tim zaista koristi, pri svetlu kakvo će biti tamo gde će nalepnice stajati.
6. Lepite nalepnice tamo gde ljudi gledaju. Ivice polica i prednja strana kutija funkcionišu bolje nego zadnja strana kutije.
7. Dogovorite se o navici. Odlučite kada ljudi treba da skeniraju: kada nešto uzimaju, kada dopunjuju zalihe, i tokom popisa.

Poslednji korak je najvažniji. Nalepnica koju niko ne skenira je samo ukras.

Iskoristite barkodove koji su već na vašoj robi

Mnoge stvari koje kupujete stižu sa barkodom koji je već odštampao proizvođač. Ne morate ga prekrivati sopstvenom nalepnicom. Ako vaš sistem za zalihe može da pročita taj barkod i poveže ga sa jednim od vaših artikala, skeniranje kutije otvara pravi zapis.

Ovo dobro funkcioniše za potrošni materijal koji često dopunjujete, kao što su sredstva za čišćenje ili mastilo za štampač. Manje dobro funkcioniše za artikle koji stižu rasuti, bez pakovanja, ili kada nekoliko različitih stvari deli jednu kutiju. Za njih je bolje nalepiti policu ili kutiju.

Jedno upozorenje: barkod proizvođača identifikuje proizvod, a ne konkretnu jedinicu. Ako treba da razlikujete dva identična laptopa, dajte svakom sopstvenu internu nalepnicu.

Štampanje nalepnica koje traju

Za početak vam ne treba posebna oprema. Kancelarijski štampač i listovi samolepljivih nalepnica dovoljni su za većinu timova. Namenski štampač za nalepnice isplati se kada štampate često ili vam trebaju nalepnice neuobičajenih veličina.

Nekoliko praktičnih saveta:

• Uskladite nalepnicu sa mestom. Papirne nalepnice su u redu na suvoj kancelarijskoj polici. Hladnjače, radionice i kombiji zahtevaju izdržljiviji, vodootporan materijal ili providnu zaštitu.
• Ostavite beli prostor oko koda. Skenerima i kamerama treba mirna margina da bi pronašli ivice koda.
• Držite čitljiv naziv pored koda. Ljudi treba da znaju čemu nalepnica služi bez skeniranja.
• Zamenite oštećene nalepnice na vreme. Nalepnica koja jednom ne uspe da se pročita, kasnije se ignoriše.

Kada je sistem barkodova više nego što vam treba

Barkodovi se ne isplate uvek. Ako pratite šačicu artikala, njima upravlja jedna osoba, a brojanje retko pogreši, prosta lista vam može sasvim dobro poslužiti.

Nalepnice počinju da se isplate kada nekoliko ljudi uzima iz istih zaliha, kada artikli izgledaju slično, kada stvari čuvate na više od jednog mesta, ili kada se brojevi redovno ne slažu. Tada “skeniraj” pobeđuje “pronađi na spisku i ukucaj broj”.

Gde se Tana uklapa

Tana je deljena aplikacija za zalihe za timove, i pokriva stranu internih nalepnica iz ovog vodiča.

• QR nalepnice iz veb aplikacije. Odštampajte list QR nalepnica za svoje artikle ili skladišta (police, kutije, prostorije, vozila). List prati vašu trenutnu pretragu ili filter, tako da štampate samo ono što vam treba.
• Skeniraj i otvori. Skeniranje nalepnice kamerom iPhone-a ili iPad-a, ili kamerom pretraživača u veb aplikaciji, otvara taj artikal ili skladište da odmah zabeležite stanje. Ako neko van vašeg tima skenira nalepnicu, vidi naziv, ali ne i vaše količine zaliha.
• Barkodovi proizvođača. Povežite postojeći barkod proizvoda sa artiklom, i skeniranje proizvoda ga otvara. Tana čita uobičajene formate kao što su EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 i QR kodovi; aplikacija za iPhone i iPad čita i formate kao što su Data Matrix, ITF-14 i PDF417.
• Ažuriranja jednim dodirom. Koristite − i + kako zalihe izlaze i ulaze, ili tokom popisa unesite tačno izbrojanu količinu. Ceo tim vidi iste brojeve u realnom vremenu, a istorija pokazuje ko je šta promenio i kada.
• Upozorenja o niskim zalihama. Postavite prag za svaki artikal i budite obavešteni kada ponestaje.

Tana ne izdaje niti registruje maloprodajne barkodove. Ako prodajete preko prodavaca, te kodove i dalje dobijate od GS1 organizacije vaše zemlje. Tana ima besplatan plan bez potrebe za karticom, i radi na iPhone-u, iPad-u, Mac-u i u pretraživaču na bilo kom računaru.

Često postavljana pitanja

Mogu li sam da napravim barkod besplatno?

Da, za internu upotrebu. Nalepnice koje skenira samo vaš tim možete sami generisati i štampati bez ikakvog troška po kodu. Barkodovi za proizvode koji se prodaju u prodavnicama su drugačiji: moraju se registrovati preko GS1 organizacije vaše zemlje.

Da li mi treba GS1 barkod da bih pratio sopstvene zalihe?

Ne. Registrovani barkodovi služe za identifikaciju proizvoda kod različitih prodavaca i distributera. Za praćenje sopstvenog potrošnog materijala, opreme ili materijala, dovoljne su interne nalepnice poput QR kodova.

Da li mi treba čitač barkoda, ili mogu da koristim telefon?

Kamera telefona ili tableta dovoljna je za većinu malih timova, posebno uz QR kodove. Namenski čitač može pomoći kada jedna osoba skenira velike količine ceo dan.

Da li treba da nalepim svaki artikal ili svaku policu?

Zavisi od toga kako radite. Nalepite artikle kada je svaki od njih poseban ili se često premešta. Nalepite police ili kutije kada mnogo sitnih stvari stoji zajedno, a vi uglavnom želite da vidite i ažurirate sadržaj jednog mesta.

Mogu li da koristim barkod koji je već na proizvodu?

Da, ako vaš sistem za zalihe može da ga pročita i poveže sa artiklom. To štedi štampanje i najbolje funkcioniše za pakovanu robu koju kupujete iznova i iznova.