Software manajemen stok gratis: cara memilih, dan apa yang tidak diungkap paket gratis

Buku catatan atau spreadsheet bersama sudah tidak lagi cukup, dan Anda mencari software manajemen stok gratis untuk menggantikannya. Pilihan gratis terbaik bukanlah yang punya daftar fitur terpanjang. Itu adalah yang paket gratisnya tetap berfungsi setelah seluruh tim, semua barang, dan riwayat beberapa bulan masuk ke dalamnya.

Itulah bagian yang dilewatkan kebanyakan perbandingan. Paket gratis bisa terlihat murah hati di hari pertama, lalu diam-diam berhenti cocok di hari keenam puluh. Panduan ini memberi Anda kriteria untuk menilai aplikasi stok gratis mana pun, batasan yang perlu diwaspadai sebelum berkomitmen, dan cara sederhana untuk mengujinya dalam satu sore.

Mulai dari apa yang benar-benar perlu Anda lacak

Sebelum membandingkan alat, tuliskan bentuk stok Anda. Ini hanya butuh sepuluh menit dan mencegah Anda memilih berdasarkan fitur yang tidak akan pernah Anda pakai.

• Apa yang Anda hitung. Bahan habis pakai yang bisa habis (sarung tangan, selotip, tinta printer), peralatan yang dipinjamkan dan dikembalikan (proyektor, bor), atau produk yang Anda jual.
• Di mana letaknya. Satu lemari, beberapa rak di gudang, mobil boks, atau lebih dari satu gedung.
• Siapa yang mengaksesnya. Hanya Anda, atau tim yang mengambil barang dan seharusnya mencatatnya.
• Apa yang bermasalah sekarang. Barang habis tanpa peringatan, tidak tahu siapa yang mengambil kotak terakhir, atau menghitung ulang semuanya dua kali karena tidak ada yang percaya pada angkanya.

Jika jawaban Anda “satu orang, satu rak, beberapa lusin barang”, spreadsheet mungkin masih cukup. Jika beberapa orang mengubah angka, atau stok berada di lebih dari satu tempat, Anda butuh software yang menampilkan angka yang sama dan terkini kepada semua orang.

Kriteria yang penting pada software stok gratis

Ini adalah pertanyaan yang layak diajukan pada alat apa pun, gratis atau berbayar. Paket gratis harus menjawab ya untuk hal-hal yang penting bagi Anda, bukan hanya yang tercantum di halaman harga.

Bisakah seluruh tim memakainya secara gratis?

Manajemen stok adalah pekerjaan tim. Orang yang mengambil gulungan selotip terakhir jarang menjadi orang yang memesannya kembali. Paket gratis yang hanya mengizinkan satu pengguna mengubah alat bersama kembali menjadi alat pribadi, dan Anda kembali meminta rekan kerja mengirim pesan saat mereka mengambil sesuatu.

Apakah stok dicatat per tempat, bukan hanya per barang?

“Kami punya 40 dus” kurang berguna dibanding “30 di gudang, 10 di mobil boks”. Cari cara untuk mencatat jumlah di setiap rak, ruangan, atau kendaraan, dengan total barang yang otomatis terjumlah. Memindahkan stok antar tempat seharusnya satu tindakan, bukan mengurangi di satu tempat dan menambah di tempat lain.

Apakah mencatat perubahan cukup cepat sehingga orang benar-benar melakukannya?

Angkanya hanya benar jika orang mencatat perubahan saat itu terjadi. Jika mengambil satu barang berarti membuka formulir dan mengetik, itu tidak akan dilakukan di depan rak. Periksa berapa kali ketuk yang dibutuhkan untuk mengurangi satu, menambah satu, atau menetapkan jumlah pasti setelah stok opname.

Apakah memberi peringatan sebelum stok habis?

Peringatan stok menipis adalah alasan utama banyak tim beralih dari spreadsheet. Cari ambang batas per barang, dan peringatan yang sampai ke orang di tempat yang sudah mereka lihat, seperti email atau notifikasi ponsel, bukan hanya halaman yang harus diingat untuk dibuka.

Bisakah Anda memindai daripada mencari?

Memindai barcode dan QR dengan kamera ponsel mengubah “cari barang dalam daftar panjang” menjadi “arahkan dan ketuk”. Periksa apakah pemindaian termasuk dalam paket gratis, dan apakah Anda bisa mencetak label sendiri untuk barang yang tidak punya barcode.

Bisakah Anda mengeluarkan data Anda?

Anda harus bisa mengekspor stok Anda ke file yang bisa dibuka di spreadsheet apa pun, kapan saja, di paket apa pun. Jika sulit untuk keluar, bertahan sebenarnya bukan pilihan yang sesungguhnya.

Batasan tersembunyi dari paket gratis

Paket gratis dirancang untuk dilampaui seiring waktu — itu wajar, perusahaan harus dibayar dengan suatu cara. Masalahnya hanya muncul ketika batasan itu jenis yang tidak Anda sadari sampai catatan Anda sudah bergantung pada alat tersebut. Ini yang paling umum untuk diwaspadai.

Batasan	Bentuknya seperti apa	Mengapa penting
Batas jumlah barang	Jumlah maksimum barang atau produk	Anda mencapainya di tengah proses input stok, dan alat itu hanya separuh berguna
Batas jumlah pengguna	Gratis hanya untuk satu atau dua orang	Sisa tim tidak bisa mencatat apa yang mereka ambil
Batas jumlah tempat	Satu tempat penyimpanan atau satu lokasi	Anda tidak bisa melacak mobil boks, ruangan kedua, atau kantor lain
Pemindaian berbayar	Pemindaian barcode atau QR sebagai fitur tambahan berbayar	Cara tercepat mencatat perubahan terkunci di balik pembayaran
Peringatan berbayar	Peringatan stok menipis hanya pada paket berbayar	Alasan utama untuk beralih jadi hilang
Masa percobaan berkedok gratis	Semua fitur untuk jumlah hari terbatas	Data Anda sudah masuk, lalu hitung mundurnya berakhir
Kartu wajib dimasukkan	Data pembayaran diminta saat mendaftar	Lupa membatalkan berubah menjadi tagihan
Riwayat singkat	Hanya perubahan terbaru yang disimpan	Anda tidak bisa menjawab “siapa yang mengambilnya, dan kapan” untuk kuartal lalu
Tidak ada ekspor	Data tetap terkunci di dalam alat	Berpindah berarti mengetik ulang semuanya

Baca halaman harga dan perbandingan paket sambil melihat tabel ini di samping Anda. Sebuah batasan sendirian bukan alasan untuk menolak. Batasan yang tidak Anda duga, itulah masalahnya.

Paket gratis versus uji coba gratis

Keduanya adalah hal yang berbeda, dan kata-kata di halaman pendaftaran kadang mengaburkannya.

Paket gratis tidak punya tanggal berakhir. Beberapa fitur atau kapasitas dicadangkan untuk paket berbayar, tetapi yang gratis tetap gratis. Uji coba gratis memberi Anda semuanya untuk periode tertentu, lalu meminta Anda membayar atau kehilangan akses.

Uji coba berguna untuk menguji paket berbayar yang memang sudah Anda rencanakan untuk dibeli. Bagi tim kecil yang mencari software stok gratis, uji coba adalah titik awal yang keliru: Anda melakukan pekerjaan pengaturannya, lalu keputusan Anda dipaksakan oleh tanggal, bukan oleh kebutuhan sebenarnya.

Cara menguji aplikasi stok gratis dalam satu sore

Jangan menilai alat dari demonya. Masukkan potongan nyata dari stok Anda dan gunakan selama seminggu.

1. Pilih satu rak atau satu lemari dengan sepuluh hingga tiga puluh barang, termasuk sesuatu yang sering habis.
2. Tambahkan barangnya, tetapkan ambang batas stok menipis pada dua atau tiga barang, dan cetak label untuk beberapa.
3. Undang orang-orang yang benar-benar mengambil barang, bukan hanya orang yang mengevaluasi.
4. Catat perubahan nyata selama seminggu: keluarkan barang, isi ulang, pindahkan sesuatu ke tempat lain.
5. Periksa hasilnya: apakah angkanya benar, apakah peringatan muncul, bisakah Anda melihat siapa mengubah apa, bisakah Anda mengekspornya?

Jika tim terus memakainya tanpa diingatkan, Anda sudah punya jawabannya. Jika mereka kembali berteriak dari seberang ruangan, alat itu terlalu lambat di depan rak, sebagus apa pun daftar fiturnya terlihat.

Kapan spreadsheet atau kertas masih memadai

Software tidak selalu jadi jawabannya. Spreadsheet atau selembar kertas di pintu lemari masih pilihan yang masuk akal ketika:

• satu orang mengelola stok dan tidak ada orang lain yang mengubah angkanya;
• hanya ada beberapa lusin barang di satu tempat;
• Anda menghitung sebulan sekali dan tidak butuh peringatan di antaranya;
• tidak ada yang perlu tahu siapa yang mengubah suatu angka, hanya berapa angkanya.

Begitu lebih banyak orang terlibat, atau kehabisan stok benar-benar berbiaya, celah antara “di catatan tertulis 5” dan “di rak ada 2” adalah tempat waktu dan uang terbuang. Itulah saatnya beralih.

Di mana posisi Tana

Tana adalah stok bersama untuk sebuah tim, dengan paket gratis yang dirancang untuk dipakai, bukan sekadar dicoba.

• Tanpa kartu dan tanpa hitung mundur uji coba. Paket gratis tidak punya tanggal berakhir.
• Tidak ada yang penting dikunci. Barang, penyimpanan, lokasi, label, dan anggota semuanya termasuk dalam paket gratis.
• Stok per tempat. Catat jumlah per penyimpanan (rak, dus, ruangan, kendaraan); total barang adalah jumlahnya. Pindahkan stok antar penyimpanan dalam satu tindakan.
• Pencatatan satu ketukan. − dan + untuk mengambil atau menambah, = untuk menetapkan jumlah pasti setelah stok opname.
• Pemindaian barcode, peringatan stok menipis, dan webhook di semua paket. Pindai dengan kamera iPhone atau iPad, atau kamera browser di aplikasi web, dan cetak label QR untuk barang dan penyimpanan. Peringatan sampai ke halaman utama, email, dan push notification, serta opsional ke saluran Slack.
• Riwayat siapa mengubah apa. Paket gratis menyimpan riwayat aktivitas selama 30 hari; paket berbayar hingga 10 tahun.
• Ekspor CSV stok Anda yang bisa dibuka di spreadsheet apa pun.

Tana berjalan di iPhone, iPad, dan Mac dari App Store, dan di browser di komputer mana pun; Android memakai aplikasi web. Setiap anggota bisa memakainya dalam bahasanya sendiri. Tana tidak menangani pesanan pembelian, akuntansi, kasir (POS), atau pemesanan ulang otomatis — jika Anda membutuhkan itu, cari alat yang dibangun khusus untuk itu.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa software manajemen stok gratis terbaik?

Yang terbaik adalah yang paket gratisnya mencakup seluruh tim Anda, semua barang Anda, dan setiap tempat Anda menyimpannya, tanpa hitung mundur uji coba. Bandingkan tabel batasan di atas untuk setiap pilihan, lalu uji favorit Anda dengan satu rak nyata selama seminggu.

Apakah benar-benar ada software stok gratis, atau selalu berupa uji coba?

Keduanya ada. Paket gratis tidak punya tanggal berakhir dan terus berfungsi; uji coba gratis berakhir setelah sejumlah hari tertentu. Cari kata-kata “paket gratis” dan apakah kartu diminta saat pendaftaran.

Bisakah saya memakai aplikasi stok gratis bersama tim saya?

Hanya jika paket gratis mencakup beberapa anggota. Beberapa alat membatasi penggunaan gratis untuk satu orang saja. Paket gratis Tana mencakup anggota, jadi semua orang bisa mencatat apa yang mereka ambil.

Apakah aplikasi stok gratis mencakup pemindaian barcode?

Beberapa iya, beberapa mengenakan biaya untuk itu. Di Tana, pemindaian barcode dan QR termasuk di semua paket, termasuk yang gratis.

Apa yang saya kehilangan pada paket gratis dibanding paket berbayar?

Tergantung alatnya. Di Tana, barang, penyimpanan, lokasi, label, anggota, pemindaian, dan peringatan semuanya ada di paket gratis; satu perbedaan yang jelas adalah berapa lama riwayat aktivitas disimpan: 30 hari di paket gratis, hingga 10 tahun di paket berbayar.