Bezplatný softvér na skladové hospodárstvo: ako si vybrať a čo bezplatné plány zamlčujú

Zošit alebo zdieľaná tabuľka vám už nestačia a hľadáte bezplatný softvér na skladové hospodárstvo, ktorý ich nahradí. Najlepšia bezplatná možnosť nie je tá s najdlhším zoznamom funkcií. Je to tá, ktorej bezplatný plán funguje aj vtedy, keď je v ňom celý tím, všetky položky a niekoľko mesiacov histórie.

Práve túto časť väčšina porovnaní vynecháva. Bezplatný plán môže prvý deň pôsobiť veľkoryso a šesťdesiaty deň potichu prestať vyhovovať. Tento návod vám dáva kritériá na posúdenie akejkoľvek bezplatnej skladovej aplikácie, obmedzenia, na ktoré si dať pozor pred záväzkom, a jednoduchý spôsob, ako ju otestovať za jedno popoludnie.

Začnite tým, čo naozaj potrebujete sledovať

Skôr než začnete porovnávať nástroje, napíšte si, ako vyzerá váš sklad. Zaberie to desať minút a ušetrí vám výber podľa funkcií, ktoré nikdy nevyužijete.

• Čo počítate. Spotrebný materiál, ktorý sa minie (rukavice, baliaca páska, toner do tlačiarne), vybavenie, ktoré požičiavate a dostávate späť (projektor, vŕtačka), alebo tovar, ktorý predávate.
• Kde to je. Jedna skrinka, viacero regálov v sklade, dodávka, alebo viac budov.
• Kto sa toho dotýka. Len vy, alebo tím, ktorý veci vyberá a mal by to zaznamenávať.
• Čo dnes nefunguje. Zásoby sa minú bez varovania, nikto nevie, kto zobral poslednú krabicu, alebo sa všetko počíta dvakrát, lebo čísla nikto neverí.

Ak je odpoveď „jeden človek, jeden regál, pár desiatok položiek”, tabuľka môže ešte stačiť. Ak čísla mení viac ľudí alebo zásoby ležia na viacerých miestach, potrebujete softvér, ktorý ukazuje všetkým rovnaký, aktuálny stav.

Kritériá, na ktorých záleží pri bezplatnom softvéri na sklad

Toto sú otázky, ktoré sa oplatí položiť akémukoľvek nástroju, bezplatnému aj platenému. Bezplatný plán by mal odpovedať áno na tie, ktoré sú dôležité pre vás, nielen na tie, čo sú na cenníku.

Môže to zadarmo používať celý tím?

Skladové hospodárstvo je tímová práca. Ten, kto zoberie poslednú rolku pásky, málokedy objednáva novú. Bezplatný plán len pre jedného používateľa mení zdieľaný nástroj späť na osobný a vy sa vraciate k tomu, že kolegov prosíte, nech vám napíšu, keď niečo zoberú.

Zaznamenáva sa stav podľa miesta, nielen podľa položky?

„Máme 40 krabíc” povie menej ako „30 v sklade, 10 v dodávke”. Hľadajte spôsob, ako zaznamenať množstvo v každom regáli, miestnosti či vozidle, pričom súčet za položku sa spočíta sám. Presun zásob medzi miestami by mal byť jedna akcia, nie odpočítanie na jednom mieste a pripočítanie na druhom.

Je záznam zmeny dosť rýchly na to, aby ho ľudia naozaj robili?

Číslo je správne, len ak ľudia zaznamenajú zmenu vo chvíli, keď sa stane. Ak vybratie jednej veci znamená otvoriť formulár a niečo napísať, pri regáli sa to jednoducho nestane. Skontrolujte, koľko klikov zaberie odpočítať jednu, pripočítať jednu, alebo nastaviť presný počet po inventúre.

Upozorní vás skôr, než vám niečo dôjde?

Upozornenie na nízky stav je hlavný dôvod, prečo veľa tímov opúšťa tabuľku. Hľadajte prah nastaviteľný pre každú položku a upozornenia, ktoré prídu tam, kam sa ľudia aj tak pozerajú - e-mailom alebo notifikáciou v telefóne, nie iba na stránku, ktorú si treba pamätať otvoriť.

Dá sa skenovať namiesto hľadania?

Skenovanie čiarového a QR kódu kamerou telefónu mení „hľadať položku v dlhom zozname” na „namieriť a klepnúť”. Overte, či je skenovanie súčasťou bezplatného plánu a či si viete vytlačiť vlastné štítky pre veci bez čiarového kódu.

Dostanete svoje dáta von?

Mali by ste vedieť exportovať sklad do súboru, ktorý sa otvorí v akejkoľvek tabuľke, kedykoľvek, na akomkoľvek pláne. Ak je odchod ťažký, zostať vlastne nie je skutočná voľba.

Skryté obmedzenia bezplatných plánov

Bezplatné plány sú navrhnuté tak, aby ste z nich časom vyrástli. To je fér - firma musí byť nejako platená. Problém nastáva, len keď je obmedzenie také, ktoré si nevšimnete skôr, než na nástroji začnú závisieť vaše záznamy. Toto sú tie najčastejšie, na ktoré si dať pozor.

Obmedzenie	Ako to vyzerá	Prečo na tom záleží
Limit položiek	Maximálny počet položiek alebo produktov	Narazíte naň v polovici zadávania skladu a nástroj je užitočný len napoly
Limit používateľov	Zadarmo len pre jedného alebo dvoch	Zvyšok tímu nemôže zaznamenať, čo si vzal
Limit miest	Jedno skladové miesto alebo jedna prevádzka	Nedá sa sledovať dodávka, druhá miestnosť ani druhá pobočka
Platené skenovanie	Čítanie čiarových či QR kódov len ako doplnok	Najrýchlejší spôsob záznamu je za platbou
Platené upozornenia	Upozornenia na nízky stav len v platených plánoch	Chýba práve hlavný dôvod na prechod
Skúšobná verzia maskovaná ako bezplatná	Plné funkcie len na obmedzený počet dní	Dáta sú zadané a odpočítavanie sa skončí
Povinná karta	Platobné údaje pri registrácii	Zabudnutie zrušiť sa zmení na platbu
Krátka história	Zachované sú len nedávne zmeny	Neviete odpovedať „kto to vzal a kedy” za minulý štvrťrok
Bez exportu	Dáta zostávajú len v nástroji	Prechod znamená znova všetko ručne zadať

Pri čítaní cenníka a porovnania plánov si túto tabuľku dajte vedľa seba. Samotné obmedzenie nie je dôvod na odmietnutie. Dôvodom je obmedzenie, ktoré vás prekvapí.

Bezplatný plán a bezplatná skúšobná verzia nie sú to isté

Sú to dve rozdielne veci, hoci formulácie na registračných stránkach ich vedia zamieňať.

Bezplatný plán nemá dátum ukončenia. Niektoré funkcie alebo kapacita môžu byť vyhradené pre platené plány, ale to, čo je zadarmo, zostáva zadarmo. Bezplatná skúšobná verzia dáva všetko na obmedzený čas a potom vás požiada o platbu, alebo príjde o prístup.

Skúšobná verzia sa hodí, keď testujete platený plán, ktorý aj tak plánujete kúpiť. Pre menší tím hľadajúci bezplatný softvér na sklad je skúšobná verzia zlý štartovací bod: urobíte prácu s nastavením a rozhodnutie vám vnúti dátum, nie skutočná potreba.

Ako otestovať bezplatnú skladovú aplikáciu za jedno popoludnie

Nesúďte nástroj podľa demo verzie. Vložte doň reálny výsek svojho skladu a používajte ho týždeň.

1. Vyberte jeden regál alebo jednu skrinku s desiatimi až tridsiatimi položkami vrátane niečoho, čo sa často minie.
2. Pridajte položky, nastavte prah upozornenia na dvoch či troch z nich a vytlačte štítky pre pár kusov.
3. Pozvite ľudí, ktorí veci naozaj vyberajú, nielen toho, kto nástroj hodnotí.
4. Zaznamenávajte reálne zmeny počas týždňa: vyberajte položky, dopĺňajte, presuňte niečo na iné miesto.
5. Skontrolujte výsledok: sedia čísla, prišlo upozornenie, vidíte, kto čo zmenil, dá sa to exportovať?

Ak tím nástroj používa ďalej bez pripomínania, máte odpoveď. Ak sa všetci vrátia k pokrikovaniu cez miestnosť, nástroj je pri regáli príliš pomalý, nech zoznam funkcií vyzerá akokoľvek dobre.

Kedy tabuľka alebo papier ešte stačia

Softvér nie je vždy odpoveď. Tabuľka alebo papier na dverách skrinky je stále rozumná voľba, keď:

• o sklad sa stará jeden človek a nikto iný čísla nemení;
• na jednom mieste je len pár desiatok položiek;
• počítate raz za mesiac a medzi tým upozornenia nepotrebujete;
• nikoho nezaujíma, kto číslo zmenil, len aké je.

Keď sa zapojí viac ľudí, alebo keď má minutie zásob reálne náklady, čas a peniaze mizne práve v priepasti medzi „v tabuľke je 5” a „na regáli sú 2”. To je moment na prechod.

Kde zapadá Tana

Tana je zdieľaný sklad pre tím s bezplatným plánom navrhnutým na používanie, nie len na vyskúšanie.

• Žiadna karta, žiadne odpočítavanie skúšobnej verzie. Bezplatný plán nemá dátum ukončenia.
• Nič podstatné nie je uzamknuté. Položky, sklady, miesta, štítky a členovia sú súčasťou bezplatného plánu.
• Stav podľa miesta. Zaznamenávajte množstvo pre každý sklad (regál, krabicu, miestnosť, vozidlo); súčet za položku je automatický. Presun medzi skladmi je jedna akcia.
• Záznam jedným klepnutím. − a + na vybratie alebo pridanie, = na nastavenie presného počtu po inventúre.
• Skenovanie čiarových kódov, upozornenia na nízky stav a webhooky vo všetkých plánoch. Skenujte kamerou iPhonu či iPadu alebo kamerou prehliadača vo webovej aplikácii, tlačte QR štítky pre položky a sklady. Upozornenia prídu na domovskú stránku, e-mailom aj push notifikáciou, voliteľne aj do kanála na Slacku.
• História toho, kto čo zmenil. Bezplatný plán uchováva 30 dní histórie aktivity, platené plány až 10 rokov.
• Export do CSV vášho skladu, ktorý sa otvorí v akejkoľvek tabuľke.

Tana beží na iPhone, iPade a Macu z App Store a v prehliadači na akomkoľvek počítači; na Androide sa používa webová aplikácia. Každý člen si môže zvoliť vlastný jazyk. Nerobí objednávky u dodávateľov, účtovníctvo, pokladňu ani automatické doobjednávanie - ak toto potrebujete, hľadajte nástroj postavený práve na to.

Často kladené otázky

Aký je najlepší bezplatný softvér na skladové hospodárstvo?

Najlepší je ten, ktorého bezplatný plán pokrýva celý tím, všetky vaše položky a každé miesto, kde ich skladujete, bez odpočítavania skúšobnej verzie. Porovnajte tabuľku obmedzení vyššie s každou možnosťou a potom svojho favorita otestujte na jednom reálnom regáli počas týždňa.

Existuje naozaj bezplatný softvér na sklad, alebo je to vždy len skúšobná verzia?

Existuje oboje. Bezplatný plán nemá dátum ukončenia a naďalej funguje; bezplatná skúšobná verzia sa po určenom počte dní skončí. Hľadajte slová „bezplatný plán” a to, či sa pri registrácii pýta karta.

Môžem bezplatnú skladovú aplikáciu používať so svojím tímom?

Len ak bezplatný plán zahŕňa viacerých členov. Niektoré nástroje obmedzujú bezplatné používanie na jednu osobu. Bezplatný plán Tany zahŕňa členov, takže každý môže zaznamenať, čo si vzal.

Obsahujú bezplatné skladové aplikácie skenovanie čiarových kódov?

Niektoré áno, iné si za to účtujú. V Tane je skenovanie čiarových a QR kódov súčasťou všetkých plánov vrátane bezplatného.

Čo stratím v bezplatnom pláne oproti platenému?

Záleží od nástroja. V Tane sú položky, sklady, miesta, štítky, členovia, skenovanie aj upozornenia súčasťou bezplatného plánu; jeden jasný rozdiel je dĺžka uchovávania histórie aktivity: 30 dní v bezplatnom pláne, až 10 rokov v platených plánoch.