Software di gestione magazzino gratis: come sceglierlo e cosa nascondono i piani gratuiti

Il quaderno o il foglio Excel condiviso non bastano più, e cerchi un software di gestione magazzino gratis per sostituirli. La migliore opzione gratuita non è quella con l’elenco di funzioni più lungo. È quella il cui piano gratuito continua a funzionare anche quando tutto il tuo team, tutti i tuoi articoli e qualche mese di cronologia ci sono entrati dentro.

È proprio questa la parte che la maggior parte dei confronti tralascia. Un piano gratuito può sembrare generoso il primo giorno e smettere silenziosamente di andare bene al sessantesimo. Questa guida ti dà i criteri per giudicare qualsiasi app di magazzino gratuita, i limiti da cercare prima di impegnarti, e un modo semplice per testarne una in un pomeriggio.

Parti da ciò che ti serve davvero tenere sotto controllo

Prima di confrontare gli strumenti, scrivi la forma delle tue scorte. Richiede dieci minuti e ti evita di scegliere in base a funzioni che non userai mai.

• Cosa conti. Materiali di consumo che si esauriscono (guanti, nastro da imballaggio, toner della stampante), attrezzature che presti e recuperi (un proiettore, un trapano), o prodotti che vendi.
• Dove si trova. Un armadio, più scaffali in un magazzino, un furgone, o più di un edificio.
• Chi ci mette mano. Solo tu, o un team che preleva cose e dovrebbe registrarlo.
• Cosa non funziona oggi. Le scorte finiscono senza avviso, nessuno sa chi ha preso l’ultima scatola, o si conta tutto due volte perché nessuno si fida dei numeri.

Se la tua risposta è “una persona, uno scaffale, poche decine di articoli”, un foglio di calcolo può ancora bastare. Se più persone modificano i numeri, o le scorte si trovano in più di un posto, ti serve un software che mostri a tutti la stessa quantità aggiornata in tempo reale.

I criteri che contano in un software di magazzino gratuito

Queste sono domande che vale la pena porre a qualsiasi strumento, gratuito o a pagamento. Il piano gratuito dovrebbe rispondere sì a quelle importanti per te, non solo a quelle elencate nella pagina dei prezzi.

Tutto il team può usarlo gratis?

La gestione del magazzino è un lavoro di squadra. Chi prende l’ultimo rotolo di nastro raramente è chi lo riordina. Un piano gratuito che permette un solo utente trasforma di nuovo uno strumento condiviso in uno personale, e torni a chiedere ai colleghi di scriverti quando prendono qualcosa.

Le scorte si registrano per luogo, non solo per articolo?

“Abbiamo 40 scatole” è meno utile di “30 in magazzino, 10 nel furgone”. Cerca un modo per registrare la quantità per ogni scaffale, stanza o veicolo, con il totale dell’articolo che si somma da solo. Spostare le scorte tra i luoghi dovrebbe essere un’unica azione, non una sottrazione qui e un’aggiunta lì.

Registrare una modifica è abbastanza veloce perché le persone lo facciano davvero?

Il numero è corretto solo se le persone registrano le modifiche nel momento in cui accadono. Se prelevare un articolo significa aprire un modulo e digitare, non succederà davanti allo scaffale. Controlla quanti tocchi servono per sottrarne uno, aggiungerne uno, o impostare una quantità esatta dopo un inventario.

Avvisa prima che le scorte finiscano?

Un avviso di scorte in esaurimento è il motivo principale per cui molti team abbandonano il foglio di calcolo. Cerca una soglia per articolo, e avvisi che raggiungono le persone dove già guardano, come email o notifiche sul telefono, non solo una pagina che bisogna ricordarsi di aprire.

Si può scansionare invece di cercare?

Scansionare codici a barre e QR con la fotocamera del telefono trasforma “trova l’articolo in un lungo elenco” in “punta e tocca”. Controlla se la scansione è inclusa nel piano gratuito, e se puoi stampare etichette tue per gli oggetti senza codice a barre.

Puoi far uscire i tuoi dati?

Dovresti poter esportare le tue scorte in un file che si apre in qualsiasi foglio di calcolo, in qualsiasi momento, con qualsiasi piano. Se andarsene è difficile, restare non è davvero una scelta.

I limiti nascosti dei piani gratuiti

I piani gratuiti sono pensati per essere superati col tempo — è giusto così, l’azienda deve pur essere pagata in qualche modo. Il problema c’è solo quando il limite è di quelli che non noti finché i tuoi registri non dipendono già dallo strumento. Ecco i più comuni da cercare.

Limite	Come si presenta	Perché conta
Tetto sugli articoli	Un numero massimo di articoli o prodotti	Lo raggiungi a metà dell’inserimento del magazzino, e lo strumento è utile solo a metà
Tetto sugli utenti	Gratis solo per una o due persone	Il resto del team non può registrare cosa preleva
Tetto sui luoghi	Un solo luogo di stoccaggio o una sola sede	Non puoi tracciare il furgone, la seconda stanza o l’altro ufficio
Scansione a pagamento	Scansione di codici a barre o QR come opzione a pagamento	Il modo più veloce di registrare le modifiche è dietro un pagamento
Avvisi a pagamento	Avvisi di scorte in esaurimento solo sui piani a pagamento	Manca il motivo principale per cambiare
Prova mascherata da gratuita	Tutte le funzioni per un numero limitato di giorni	I tuoi dati sono già dentro, e poi il conto alla rovescia finisce
Carta richiesta	Dati di pagamento già in fase di registrazione	Dimenticare di disdire diventa un addebito
Cronologia breve	Si conservano solo le modifiche recenti	Non puoi rispondere a “chi l’ha preso, e quando” per il trimestre scorso
Nessuna esportazione	I dati restano dentro lo strumento	Andarsene significa reinserire tutto

Leggi la pagina dei prezzi e il confronto dei piani con questa tabella accanto. Un limite di per sé non è un motivo per scartare. Un limite che non avevi previsto, invece, lo è.

Piano gratuito contro prova gratuita

Sono due cose diverse, e la formulazione delle pagine di registrazione a volte le confonde.

Un piano gratuito non ha data di scadenza. Alcune funzioni o capacità sono riservate ai piani a pagamento, ma ciò che è gratuito resta gratuito. Una prova gratuita ti dà tutto per un periodo definito, e poi ti chiede di pagare o di perdere l’accesso.

Una prova è utile per testare un piano a pagamento che comunque prevedi di acquistare. Per un piccolo team alla ricerca di un software di magazzino gratuito, una prova è il punto di partenza sbagliato: fai il lavoro di configurazione, e la decisione ti viene imposta da una data anziché da un bisogno reale.

Come testare un’app di magazzino gratuita in un pomeriggio

Non giudicare uno strumento dalla sua demo. Inserisci una fetta reale delle tue scorte e usalo per una settimana.

1. Scegli uno scaffale o un armadio con dieci-trenta articoli, incluso qualcosa che si esaurisce spesso.
2. Aggiungi gli articoli, imposta una soglia di scorte in esaurimento su due o tre di essi, e stampa etichette per alcuni.
3. Invita le persone che prelevano davvero le cose, non solo chi sta valutando lo strumento.
4. Registra modifiche reali per una settimana: preleva articoli, rifornisci, sposta qualcosa in un altro luogo.
5. Controlla il risultato: i numeri sono giusti, è arrivato un avviso, riesci a vedere chi ha cambiato cosa, riesci a esportare?

Se il team continua a usarlo senza bisogno di promemoria, hai la tua risposta. Se tornano a chiamarsi da un capo all’altro della stanza, lo strumento è troppo lento davanti allo scaffale, per quanto bello sembri l’elenco delle funzioni.

Quando un foglio di calcolo o la carta vanno ancora bene

Il software non è sempre la risposta. Un foglio di calcolo o un foglio di carta sulla porta dell’armadio restano una scelta ragionevole quando:

• una sola persona gestisce le scorte e nessun altro cambia i numeri;
• ci sono solo poche decine di articoli in un unico luogo;
• conti una volta al mese e non ti servono avvisi nel frattempo;
• a nessuno serve sapere chi ha cambiato un numero, solo qual è il numero.

Non appena si coinvolgono più persone, o esaurire le scorte ha un costo reale, il divario tra “il foglio dice 5” e “sullo scaffale ce ne sono 2” è dove si perdono tempo e denaro. È il momento giusto per cambiare.

Dove si inserisce Tana

Tana è un magazzino condiviso per un team, con un piano gratuito pensato per essere usato, non solo provato.

• Nessuna carta, nessun conto alla rovescia di prova. Il piano gratuito non ha data di scadenza.
• Niente di essenziale è bloccato. Articoli, scaffali, luoghi, etichette e membri sono tutti inclusi nel piano gratuito.
• Scorte per luogo. Registra la quantità per ogni scaffale (uno scaffale, una scatola, una stanza, un veicolo); il totale dell’articolo è la somma. Sposta le scorte tra scaffali con un’unica azione.
• Registrazione con un tocco. − e + per prelevare o aggiungere, = per impostare una quantità esatta dopo un inventario.
• Scansione di codici a barre, avvisi di scorte in esaurimento e webhook su ogni piano. Scansiona con la fotocamera di iPhone o iPad, o con la fotocamera del browser nell’app web, e stampa etichette QR per articoli e scaffali. Gli avvisi arrivano sulla home page, via email e push, e facoltativamente su un canale Slack.
• Cronologia di chi ha cambiato cosa. Il piano gratuito conserva 30 giorni di cronologia delle attività; i piani a pagamento fino a 10 anni.
• Esportazione CSV delle tue scorte, che si apre in qualsiasi foglio di calcolo.

Tana funziona su iPhone, iPad e Mac dall’App Store, e nel browser su qualsiasi computer; Android usa l’app web. Ogni membro può usarlo nella propria lingua. Non gestisce ordini d’acquisto, contabilità, punto cassa o riordino automatico — se ti servono, cerca uno strumento costruito apposta per quello.

Domande frequenti

Qual è il miglior software di gestione magazzino gratis?

Il migliore è quello il cui piano gratuito copre tutto il tuo team, tutti i tuoi articoli e ogni luogo in cui li conservi, senza conto alla rovescia di prova. Confronta la tabella dei limiti qui sopra per ogni opzione, poi testa la tua preferita con uno scaffale reale per una settimana.

Esiste davvero un software di magazzino gratuito, o è sempre una prova?

Esistono entrambi. Un piano gratuito non ha data di scadenza e continua a funzionare; una prova gratuita finisce dopo un numero di giorni stabilito. Cerca le parole “piano gratuito” e se viene richiesta una carta in fase di registrazione.

Posso usare un’app di magazzino gratuita con il mio team?

Solo se il piano gratuito include più membri. Alcuni strumenti limitano l’uso gratuito a una sola persona. Il piano gratuito di Tana include i membri, così tutti possono registrare cosa prelevano.

Le app di magazzino gratuite includono la scansione di codici a barre?

Alcune sì, altre la fanno pagare. Su Tana, la scansione di codici a barre e QR è inclusa in ogni piano, compreso quello gratuito.

Cosa perdo con il piano gratuito rispetto a uno a pagamento?

Dipende dallo strumento. Su Tana, articoli, scaffali, luoghi, etichette, membri, scansione e avvisi sono tutti nel piano gratuito; una differenza chiara è per quanto tempo si conserva la cronologia delle attività: 30 giorni nel piano gratuito, fino a 10 anni nei piani a pagamento.