Ücretsiz stok yönetimi yazılımı: nasıl seçilir, ücretsiz planların atladığı noktalar

Defteri ya da paylaşılan Excel tablosunu aştınız ve onun yerine ücretsiz bir stok yönetimi yazılımı arıyorsunuz. En iyi ücretsiz seçenek, özellik listesi en uzun olan değildir. Ekibinizin tamamı, tüm ürünleriniz ve birkaç aylık geçmişiniz içine girdikten sonra hâlâ işe yarayan ücretsiz plandır.

Çoğu karşılaştırma yazısının atladığı nokta tam olarak burasıdır. Ücretsiz bir plan ilk gün cömert görünüp altmışıncı günde sessizce yetersiz kalabilir. Bu rehber, herhangi bir ücretsiz stok uygulamasını değerlendirmek için kriterler, taahhüt vermeden önce dikkat edilmesi gereken sınırlar ve bir öğleden sonrada test etmenin basit bir yolunu sunar.

Önce gerçekten neyi takip etmeniz gerektiğini yazın

Araçları karşılaştırmadan önce, stoğunuzun şeklini yazıya dökün. On dakikanızı alır ve hiç kullanmayacağınız özelliklere göre seçim yapmanızı engeller.

• Neyi sayıyorsunuz. Tükenen sarf malzemeleri (eldiven, paketleme bandı, yazıcı toneri), ödünç verip geri aldığınız ekipman (projeksiyon cihazı, matkap) ya da sattığınız ürünler.
• Nerede duruyor. Bir dolap, bir depoda birkaç raf, bir araç, ya da birden fazla bina.
• Kim dokunuyor. Sadece siz, ya da bir şey alıp bunu kaydetmesi gereken bir ekip.
• Bugün nerede sorun yaşıyorsunuz. Uyarı gelmeden bitmesi, son kutuyu kimin aldığını bilememek, ya da kimse rakamlara güvenmediği için her şeyin iki kez sayılması.

Cevabınız “tek kişi, tek raf, birkaç düzine ürün” ise, bir Excel tablosu hâlâ yetebilir. Birkaç kişi rakamları değiştiriyorsa ya da stok birden fazla yerde duruyorsa, herkese aynı, güncel sayıyı gösteren bir yazılıma ihtiyacınız var.

Ücretsiz stok yönetimi yazılımında önemli olan kriterler

Bunlar, ücretsiz ya da ücretli, herhangi bir araca sorulmaya değer sorulardır. Ücretsiz plan, fiyatlandırma sayfasındaki maddelere değil, sizin için önemli olan sorulara “evet” diyebilmelidir.

Ekibin tamamı ücretsiz kullanabiliyor mu?

Stok yönetimi bir ekip işidir. Son bant rulosunu alan kişi, genellikle yenisini sipariş eden kişi değildir. Sadece tek kullanıcıya izin veren ücretsiz bir plan, paylaşılan bir aracı yeniden kişisel bir araca dönüştürür ve iş yine “bir şey aldığınızda bana mesaj atın” demeye kalır.

Stok sadece üründe değil, yere göre de kaydediliyor mu?

“40 kutumuz var” demek, “depoda 30, araçta 10” demekten daha az işe yarar. Her raf, oda ya da araç için ayrı miktar kaydedebileceğiniz, ürünün toplamının kendiliğinden hesaplandığı bir yol arayın. Stoğu bir yerden diğerine taşımak, bir yerden çıkarıp başka yere eklemek yerine tek bir işlem olmalı.

Bir değişikliği kaydetmek, insanların gerçekten yapacağı kadar hızlı mı?

Rakam ancak insanlar değişiklikleri gerçekleştiği anda kaydederse doğru olur. Bir ürünü almak bir form açıp yazmak anlamına geliyorsa, raf başında bu asla olmaz. Bir tane çıkarmanın, bir tane eklemenin ya da sayım sonrası kesin miktarı girmenin kaç dokunuşla bittiğini kontrol edin.

Tükenmeden önce sizi uyarıyor mu?

Düşük stok uyarısı, birçok ekibin Excel’den vazgeçmesinin başlıca nedenidir. Ürün başına ayarlanabilen bir eşik ve insanların zaten baktığı yerlere ulaşan uyarılar arayın - e-posta ya da telefon bildirimi gibi, açmayı hatırlamanız gereken bir sayfa değil.

Aramak yerine tarayabiliyor musunuz?

Telefon kamerasıyla barkod ve QR kod tarama, “uzun bir listede ürün bulmayı” “yönelt ve dokun”a dönüştürür. Tarama özelliğinin ücretsiz planda olup olmadığını ve barkodu olmayan eşyalar için kendi etiketlerinizi basıp basamayacağınızı kontrol edin.

Verilerinizi dışarı alabiliyor musunuz?

Herhangi bir planda, istediğiniz zaman, stoğunuzu herhangi bir tabloda açılan bir dosyaya aktarabilmelisiniz. Ayrılmak zorsa, kalmak zaten gerçek bir tercih değildir.

Ücretsiz planların gizli sınırları

Ücretsiz planlar, zamanla aşılmak üzere tasarlanır. Bu adil bir durumdur: şirketin bir şekilde para kazanması gerekir. Sorun, ancak kayıtlarınız o araca bağımlı hale geldikten sonra fark ettiğiniz bir sınır olduğunda ortaya çıkar. İşte dikkat edilmesi gereken yaygın sınırlar.

Sınır	Nasıl görünür	Neden önemli
Ürün sınırı	Maksimum ürün ya da eşya sayısı	Stoğunuzu yarılamışken sınıra takılırsınız, araç sadece yarım işe yarar
Kullanıcı sınırı	Sadece bir veya iki kişi için ücretsiz	Ekibin geri kalanı ne aldığını kaydedemez
Konum sınırı	Tek bir depo ya da tek bir işletme	Aracı, ikinci odayı ya da diğer ofisi takip edemezsiniz
Ücretli tarama	Barkod veya QR tarama ek ücretli özellik	Değişiklik kaydetmenin en hızlı yolu ücretli duvarın arkasında
Ücretli uyarılar	Düşük stok uyarıları sadece ücretli planlarda	Geçiş yapmanın asıl sebebi eksik kalıyor
Ücretsiz gibi görünen deneme	Tüm özellikler sınırlı sayıda gün için	Verileriniz girildi, sonra geri sayım bitiyor
Kart zorunluluğu	Kayıt sırasında ödeme bilgisi isteniyor	İptal etmeyi unutmak, bir ücrete dönüşüyor
Kısa geçmiş	Sadece yakın zamandaki değişiklikler saklanıyor	Geçen çeyrek için “kim, ne zaman aldı” sorusuna cevap veremezsiniz
Dışa aktarma yok	Veriler sadece aracın içinde kalıyor	Ayrılmak, her şeyi yeniden yazmak anlamına gelir

Fiyatlandırma sayfasını ve plan karşılaştırmasını bu tabloyu yanınıza alarak okuyun. Bir sınırın var olması tek başına sorun değildir. Beklemediğiniz bir sınır sorundur.

Ücretsiz plan ile ücretsiz deneme arasındaki fark

Bunlar farklı şeylerdir ve kayıt sayfalarındaki ifadeler bu ikisini birbirine karıştırabilir.

Ücretsiz planın bitiş tarihi yoktur. Bazı özellikler ya da kapasite ücretli planlara ayrılmış olabilir, ama ücretsiz olan kısım ücretsiz kalmaya devam eder. Ücretsiz deneme ise belirli bir süre boyunca her şeyi sunar, ardından ya ödeme yapmanızı ister ya da erişiminizi kaybedersiniz.

Deneme sürümü, zaten satın almayı düşündüğünüz ücretli bir planı test etmek için faydalıdır. Ücretsiz stok yönetimi yazılımı arayan küçük bir ekip için deneme yanlış başlangıç noktasıdır: kurulum işini siz yaparsınız ama karar, gerçek bir ihtiyaç yerine bir tarih tarafından size dayatılır.

Ücretsiz bir stok uygulamasını bir öğleden sonrada test etme yöntemi

Bir aracı demosuna bakarak değerlendirmeyin. Stoğunuzun gerçek bir dilimini içine girin ve bir hafta boyunca kullanın.

1. On ile otuz arasında ürün içeren bir raf ya da dolap seçin, sık tükenen bir şey de dahil olmak üzere.
2. Ürünleri ekleyin, ikisine ya da üçüne düşük stok eşiği koyun ve birkaçı için etiket basın.
3. Gerçekten eşyaları alan kişileri davet edin, sadece değerlendirmeyi yapan kişiyi değil.
4. Bir hafta boyunca gerçek değişiklikleri kaydedin: ürün çıkarın, yenileyin, bir şeyi başka bir yere taşıyın.
5. Sonucu kontrol edin: rakamlar doğru mu, bir uyarı geldi mi, kimin neyi değiştirdiğini görebiliyor musunuz, dışa aktarabiliyor musunuz?

Ekip hatırlatma yapılmadan kullanmaya devam ediyorsa, cevabınızı almışsınızdır. Herkes yine odanın öbür ucuna bağırmaya dönüyorsa, özellik listesi ne kadar iyi görünürse görünsün, araç rafın başında çok yavaştır.

Excel tablosunun ya da kağıdın hâlâ yeterli olduğu durumlar

Yazılım her zaman cevap değildir. Bir Excel tablosu ya da dolap kapısına asılan bir kağıt, şu durumlarda hâlâ makul bir seçimdir:

• stoğu tek bir kişi yönetiyor ve başka kimse rakamları değiştirmiyor;
• tek bir yerde sadece birkaç düzine ürün var;
• ayda bir sayım yapıyorsunuz ve aralarda uyarıya ihtiyacınız yok;
• kimsenin bir rakamı kimin değiştirdiğini bilmesine gerek yok, sadece rakamın kendisi önemli.

Daha fazla kişi işin içine girdiğinde ya da tükenmenin gerçek bir maliyeti olmaya başladığında, “tabloda 5 yazıyor” ile “rafta 2 tane var” arasındaki fark, zaman ve para kaybettiren yerdir. Değişme zamanı budur.

Tana nereye oturuyor

Tana, bir ekip için paylaşılan stok yönetimidir; ücretsiz planı denenmek için değil, kullanılmak için tasarlanmıştır.

• Kart yok, deneme geri sayımı yok. Ücretsiz planın bitiş tarihi yoktur.
• Temel hiçbir şey kilitli değil. Ürünler, depolar, konumlar, etiketler ve üyeler ücretsiz planın tamamına dahildir.
• Yere göre stok. Her depo (bir raf, bir kutu, bir oda, bir araç) için miktar kaydedin; ürünün toplamı bunların toplamıdır. Depolar arasında stok taşımak tek bir işlemdir.
• Tek dokunuşla kayıt. Çıkarmak ya da eklemek için − ve +, sayım sonrası kesin miktarı girmek için =.
• Barkod tarama, düşük stok uyarıları ve webhook’lar her planda var. iPhone ya da iPad kamerasıyla ya da web uygulamasının tarayıcı kamerasıyla tarayın, ürünler ve depolar için QR etiket basın. Uyarılar ana sayfaya, e-postaya ve push bildirimine ulaşır, isteğe bağlı olarak bir Slack kanalına da gider.
• Kimin neyi değiştirdiğinin geçmişi. Ücretsiz plan 30 günlük etkinlik geçmişini saklar; ücretli planlar bunu 10 yıla kadar saklar.
• CSV dışa aktarma ile stoğunuz herhangi bir tabloda açılır.

Tana, App Store üzerinden iPhone, iPad ve Mac’te çalışır, ve herhangi bir bilgisayarda tarayıcı üzerinden kullanılabilir; Android’de web uygulaması kullanılır. Her üye kendi dilinde kullanabilir. Satın alma siparişleri, muhasebe, satış noktası (POS) ya da otomatik yeniden sipariş gibi işlevleri yoktur; bunlara ihtiyacınız varsa, bunlar için tasarlanmış bir araç arayın.

Sık sorulan sorular

En iyi ücretsiz stok yönetimi yazılımı hangisidir?

En iyisi, deneme geri sayımı olmadan, tüm ekibinizi, tüm ürünlerinizi ve sakladığınız her yeri kapsayan ücretsiz plana sahip olandır. Yukarıdaki sınır tablosunu her seçenekle karşılaştırın, ardından favorinizi gerçek bir rafla bir hafta boyunca test edin.

Gerçekten ücretsiz stok yönetimi yazılımı var mı, yoksa hep deneme mi?

İkisi de var. Ücretsiz planın bitiş tarihi yoktur ve çalışmaya devam eder; ücretsiz deneme ise belirli bir gün sayısından sonra sona erer. “Ücretsiz plan” ifadesini ve kayıt sırasında kart istenip istenmediğini kontrol edin.

Ücretsiz bir stok uygulamasını ekibimle kullanabilir miyim?

Sadece ücretsiz plan birden fazla üyeyi içeriyorsa. Bazı araçlar ücretsiz kullanımı tek bir kişiyle sınırlar. Tana’nın ücretsiz planı üyeleri içerir, böylece herkes ne aldığını kaydedebilir.

Ücretsiz stok uygulamaları barkod taramayı içeriyor mu?

Bazıları içeriyor, bazıları ücretlendiriyor. Tana’da barkod ve QR tarama, ücretsiz plan dahil her planda bulunur.

Ücretsiz planda ücretliye göre neyi kaybederim?

Bu araca göre değişir. Tana’da ürünler, depolar, konumlar, etiketler, üyeler, tarama ve uyarıların hepsi ücretsiz planda bulunur; net bir fark, etkinlik geçmişinin ne kadar saklandığıdır: ücretsiz planda 30 gün, ücretli planlarda 10 yıla kadar.