Bezplatný software pro skladové hospodářství: jak ho vybrat a co bezplatné plány zamlčují

Sešit nebo sdílená tabulka už nestačí a hledáte bezplatný software pro skladové hospodářství, který je nahradí. Nejlepší bezplatná varianta není ta s nejdelším seznamem funkcí. Je to ta, jejíž bezplatný plán funguje i poté, co v něm bude celý váš tým, všechny vaše položky a několik měsíců historie.

Právě tohle většina srovnání přeskočí. Bezplatný plán může první den vypadat velkoryse a v šedesátém dni tiše přestat stačit. Tento návod dává kritéria, podle kterých posoudíte jakoukoli bezplatnou skladovou aplikaci, omezení, na která si dát pozor dřív, než se zavážete, a jednoduchý způsob, jak aplikaci vyzkoušet za jedno odpoledne.

Nejdřív si napište, co skutečně potřebujete sledovat

Než začnete nástroje srovnávat, sepište si podobu svého skladu. Zabere to deset minut a ušetří vám výběr podle funkcí, které nikdy nevyužijete.

• Co počítáte. Spotřební materiál, který dochází (rukavice, balicí páska, toner), vybavení, které půjčujete a dostáváte zpět (projektor, vrtačka), nebo produkty, které prodáváte.
• Kde to je. Jedna skříň, několik regálů ve skladu, dodávka, nebo víc budov.
• Kdo se toho dotýká. Jen vy, nebo tým, který věci vydává a měl by to zaznamenávat.
• Co dnes nefunguje. Zásoba dojde bez varování, nikdo neví, kdo vzal poslední krabici, nebo se všechno počítá dvakrát, protože čísly nikdo nevěří.

Pokud je vaše odpověď „jeden člověk, jeden regál, pár desítek položek”, tabulka může ještě stačit. Pokud čísla mění víc lidí, nebo je zásoba na víc než jednom místě, potřebujete software, který všem ukazuje stejný aktuální stav.

Kritéria, na kterých u bezplatného skladového softwaru záleží

Toto jsou otázky, které stojí za to položit u jakéhokoli nástroje, bezplatného i placeného. Bezplatný plán by měl odpovědět „ano” na ty, které jsou důležité pro vás, ne jen na ty z ceníkové stránky.

Může to zdarma používat celý tým?

Skladové hospodářství je týmová práce. Člověk, který vezme poslední roli pásky, málokdy je ten, kdo ji objednává znovu. Bezplatný plán jen pro jednoho uživatele mění sdílený nástroj zpátky na osobní, a vy se vracíte k tomu, že kolegy prosíte, ať vám napíšou, když si něco vezmou.

Zaznamenává se zásoba podle místa, ne jen podle položky?

„Máme 40 krabic” je méně užitečné než „30 ve skladu, 10 v dodávce”. Hledejte možnost zaznamenávat množství v každém regálu, místnosti nebo vozidle, přičemž celkový součet položky se sečte sám. Přesun zásoby mezi místy by měl být jedna akce, ne odečtení tady a přičtení tam.

Je zaznamenání změny dost rychlé, aby ho lidé skutečně dělali?

Číslo je správné jen tehdy, když lidé zaznamenávají změny v okamžiku, kdy se stanou. Pokud vzetí jedné položky znamená otevřít formulář a psát, u regálu se to dělat nebude. Zkontrolujte, kolik kliknutí zabere odečíst jednu, přidat jednu nebo po inventuře nastavit přesný počet.

Upozorní vás dřív, než zásoba dojde?

Upozornění na nízkou zásobu je hlavní důvod, proč se týmy od tabulek odklánějí. Hledejte práh nastavitelný pro každou položku a upozornění, která lidi zastihnou tam, kam se stejně dívají — e-mail nebo notifikace v telefonu, ne jen stránku, kterou musíte pamatovat otevřít.

Můžete skenovat místo hledání?

Skenování čárového nebo QR kódu kamerou telefonu mění „najít položku v dlouhém seznamu” na „namířit a klepnout”. Zkontrolujte, jestli je skenování součástí bezplatného plánu a jestli si můžete vytisknout vlastní štítky pro věci bez čárového kódu.

Dostanete svá data ven?

Měli byste umět exportovat svůj sklad do souboru, který se otevře v jakémkoli tabulkovém procesoru, kdykoli, na jakémkoli plánu. Pokud je odchod těžký, zůstat vlastně není skutečná volba.

Skrytá omezení bezplatných plánů

Bezplatné plány jsou navržené tak, aby se z nich vyrostlo — to je fér, firma se přece musí nějak uživit. Problém nastává, jen když je omezení takové, že si ho nevšimnete dřív, než na nástroji závisí vaše záznamy. Toto jsou nejběžnější, na které si dát pozor.

Omezení	Jak vypadá	Proč na tom záleží
Limit počtu položek	Maximální počet položek nebo produktů	Narazíte na něj v polovině zadávání skladu a nástroj je jen napůl užitečný
Limit počtu uživatelů	Zdarma jen pro jednoho nebo dva lidi	Zbytek týmu nemůže zaznamenat, co si vzal
Limit počtu míst	Jedno skladové místo nebo jedna pobočka	Nelze sledovat dodávku, druhou místnost ani druhou kancelář
Placené skenování	Skenování čárového nebo QR kódu jako doplněk	Nejrychlejší způsob záznamu je za platbou
Placená upozornění	Upozornění na nízkou zásobu jen v placených plánech	Hlavní důvod pro přechod chybí
Zkušební verze vydávaná za bezplatnou	Všechny funkce jen na omezený počet dní	Data jsou zadaná a pak odpočet skončí
Vyžadovaná karta	Platební údaje už při registraci	Zapomenuté zrušení se změní v platbu
Krátká historie	Uchovávají se jen nedávné změny	Nezjistíte „kdo to vzal a kdy” za minulé čtvrtletí
Bez exportu	Data zůstávají jen v nástroji	Odchod znamená přepsat všechno znovu

Čtěte ceník a srovnání plánů s touto tabulkou po ruce. Omezení samo o sobě není důvod k zavržení. Omezení, které jste nečekali, je.

Bezplatný plán vs. bezplatná zkušební verze

Jsou to dvě různé věci a formulace na registračních stránkách je občas stírá.

Bezplatný plán nemá konec. Některé funkce nebo kapacita jsou vyhrazené placeným plánům, ale co je zdarma, zůstává zdarma. Bezplatná zkušební verze vám na omezenou dobu dá všechno, a pak po vás chce, abyste zaplatili, nebo přijdete o přístup.

Zkušební verze se hodí na vyzkoušení placeného plánu, který už stejně plánujete koupit. Pro malý tým hledající bezplatný skladový software je zkušební verze špatný výchozí bod: uděláte si práci se zavedením, a rozhodnutí si vám vynutí datum, ne skutečná potřeba.

Jak vyzkoušet bezplatnou skladovou aplikaci za jedno odpoledne

Nesuďte nástroj podle jeho dema. Vložte do něj skutečný výřez svého skladu a používejte ho týden.

1. Vyberte jeden regál nebo jednu skříň s deseti až třiceti položkami, včetně něčeho, co často dochází.
2. Přidejte položky, u dvou nebo tří nastavte práh nízké zásoby a vytiskněte štítky pro pár z nich.
3. Pozvěte lidi, kteří věci skutečně berou, ne jen toho, kdo nástroj vyhodnocuje.
4. Zaznamenávejte skutečné změny po dobu týdne: berte položky, doplňujte, přesuňte něco na jiné místo.
5. Zkontrolujte výsledek: sedí čísla, přišlo upozornění, vidíte, kdo co změnil, jde to exportovat?

Pokud tým nástroj používá dál bez připomínání, máte odpověď. Pokud se vrátí ke křiku přes místnost, je nástroj u regálu příliš pomalý, ať vypadá seznam funkcí sebelíp.

Kdy ještě stačí tabulka nebo papír

Software není vždy odpovědí. Tabulka nebo papír na dveřích skříně je pořád rozumná volba, když:

• sklad spravuje jeden člověk a nikdo jiný množství nemění;
• na jednom místě je jen pár desítek položek;
• počítáte jednou měsíčně a upozornění mezitím nepotřebujete;
• nikdo nepotřebuje vědět, kdo číslo změnil, jen jaké to číslo je.

Jakmile se zapojí víc lidí, nebo když dojití zásoby něco reálně stojí, rozdíl mezi „v tabulce je 5” a „na regálu jsou 2” je místo, kam mizí čas i peníze. To je okamžik na přechod.

Kam zapadá Tana

Tana je sdílený sklad pro tým, s bezplatným plánem navrženým k používání, ne jen ke zkoušení.

• Žádná karta, žádný odpočet zkušební verze. Bezplatný plán nemá konec.
• Nic podstatného není zamčené. Položky, sklady, místa, štítky i členové jsou v bezplatném plánu všechny.
• Zásoba podle místa. Zaznamenávejte množství pro každý sklad (regál, krabice, místnost, vozidlo); celkový součet položky se sčítá sám. Přesun zásoby mezi sklady je jedna akce.
• Záznam na jedno klepnutí. − a + na odebrání nebo přidání, = na nastavení přesného počtu po inventuře.
• Skenování čárových kódů, upozornění na nízkou zásobu a webhooky ve všech plánech. Skenujte kamerou iPhonu nebo iPadu, nebo kamerou prohlížeče ve webové aplikaci, a tiskněte QR štítky pro položky i sklady. Upozornění chodí na domovskou stránku, e-mailem a push notifikací, volitelně i do kanálu na Slacku.
• Historie, kdo co změnil. Bezplatný plán uchovává 30 dní historie aktivity, placené plány až 10 let.
• Export do CSV vašeho skladu, který se otevře v jakémkoli tabulkovém procesoru.

Tana běží na iPhonu, iPadu a Macu z App Storu a v prohlížeči na jakémkoli počítači; Android používá webovou aplikaci. Každý člen si může zvolit vlastní jazyk. Neřeší objednávky u dodavatelů, účetnictví, pokladnu ani automatické doobjednávání — pokud tohle potřebujete, hledejte nástroj postavený přímo na to.

Často kladené otázky

Jaký je nejlepší bezplatný software pro skladové hospodářství?

Nejlepší je ten, jehož bezplatný plán pokryje celý váš tým, všechny vaše položky i každé místo, kde skladujete, bez odpočtu zkušební verze. Porovnejte tabulku omezení výše u každé varianty a pak svého favorita vyzkoušejte na jednom skutečném regálu po dobu týdne.

Existuje skutečně bezplatný skladový software, nebo je to vždycky zkušební verze?

Existuje obojí. Bezplatný plán nemá konec a dál funguje; bezplatná zkušební verze skončí po stanoveném počtu dní. Hledejte slova „bezplatný plán” a to, jestli se při registraci žádá karta.

Můžu bezplatnou skladovou aplikaci používat s týmem?

Jen pokud bezplatný plán zahrnuje víc členů. Některé nástroje omezují bezplatné použití na jednoho člověka. Bezplatný plán Tany členy zahrnuje, takže si každý může zaznamenat, co si vzal.

Zahrnují bezplatné skladové aplikace skenování čárových kódů?

Některé ano, jiné si za to účtují. V Taně je skenování čárových a QR kódů zahrnuto ve všech plánech, včetně bezplatného.

Co ztratím u bezplatného plánu oproti placenému?

Záleží na nástroji. V Taně jsou položky, sklady, místa, štítky, členové, skenování i upozornění součástí bezplatného plánu; jasným rozdílem je délka uchování historie aktivity: 30 dní na bezplatném plánu, až 10 let na placených.