Kostenlose Lagerverwaltungssoftware: wie man wählt, und was kostenlose Pläne verschweigen

Das Notizheft oder die geteilte Excel-Tabelle reichen nicht mehr, und Sie suchen kostenlose Lagerverwaltungssoftware, die sie ersetzt. Die beste kostenlose Option ist nicht die mit der längsten Funktionsliste. Es ist die, deren kostenloser Plan noch funktioniert, wenn Ihr ganzes Team, alle Ihre Artikel und ein paar Monate Verlauf darin stecken.

Genau das übersehen die meisten Vergleiche. Ein kostenloser Plan kann am ersten Tag großzügig wirken und am sechzigsten Tag still und leise nicht mehr passen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen die Kriterien, um jede kostenlose Lager-App zu beurteilen, die Grenzen, auf die Sie vor der Festlegung achten sollten, und eine einfache Methode, eine App an einem Nachmittag zu testen.

Beginnen Sie damit, was Sie wirklich erfassen müssen

Bevor Sie Tools vergleichen, schreiben Sie die Form Ihres Bestands auf. Das dauert zehn Minuten und bewahrt Sie davor, sich für Funktionen zu entscheiden, die Sie nie nutzen werden.

• Was Sie zählen. Verbrauchsmaterial, das ausgeht (Handschuhe, Packband, Druckertoner), Ausrüstung, die Sie verleihen und zurückbekommen (ein Beamer, eine Bohrmaschine), oder Produkte, die Sie verkaufen.
• Wo es liegt. Ein Schrank, mehrere Regale in einem Lager, ein Firmenwagen, oder mehr als ein Gebäude.
• Wer damit zu tun hat. Nur Sie, oder ein Team, das Dinge entnimmt und dies erfassen sollte.
• Was heute schiefgeht. Der Bestand geht ohne Vorwarnung aus, niemand weiß, wer die letzte Kiste genommen hat, oder alles wird zweimal gezählt, weil niemand den Zahlen traut.

Wenn Ihre Antwort lautet „eine Person, ein Regal, ein paar Dutzend Artikel”, reicht eine Tabelle vielleicht noch. Wenn mehrere Personen die Zahlen ändern oder der Bestand an mehr als einem Ort liegt, brauchen Sie Software, die allen denselben, aktuellen Bestand zeigt.

Die Kriterien, auf die es bei kostenloser Lagersoftware ankommt

Das sind Fragen, die es sich lohnt, an jedes Tool zu stellen, ob kostenlos oder kostenpflichtig. Der kostenlose Plan sollte bei den Fragen, die für Sie zählen, mit Ja antworten — nicht nur bei denen auf der Preisseite.

Kann das ganze Team es kostenlos nutzen?

Lagerverwaltung ist Teamarbeit. Wer die letzte Rolle Klebeband nimmt, ist selten derjenige, der sie nachbestellt. Ein kostenloser Plan, der nur einen Nutzer erlaubt, macht aus einem gemeinsamen Tool wieder ein persönliches, und Sie bitten Kollegen wieder, Ihnen zu schreiben, wenn sie etwas mitnehmen.

Wird der Bestand pro Ort erfasst, nicht nur pro Artikel?

„Wir haben 40 Kartons” ist weniger hilfreich als „30 im Lager, 10 im Wagen”. Achten Sie auf eine Möglichkeit, die Menge pro Regal, Raum oder Fahrzeug zu erfassen, wobei sich die Gesamtmenge des Artikels von selbst summiert. Bestand zwischen Orten zu verschieben sollte eine einzige Aktion sein, nicht ein Abzug hier und eine Zugabe dort.

Ist das Erfassen einer Änderung schnell genug, dass es auch gemacht wird?

Die Zahl stimmt nur, wenn Änderungen erfasst werden, sobald sie passieren. Wenn die Entnahme eines Artikels bedeutet, ein Formular zu öffnen und zu tippen, passiert das am Regal nicht. Prüfen Sie, wie viele Taps es braucht, um eins abzuziehen, eins hinzuzufügen oder nach einer Inventur einen exakten Zählwert zu setzen.

Warnt es, bevor der Bestand ausgeht?

Eine Warnung bei niedrigem Bestand ist der Hauptgrund, warum viele Teams von der Tabelle wegziehen. Achten Sie auf einen Schwellenwert pro Artikel und auf Warnungen, die Menschen dort erreichen, wo sie ohnehin hinschauen — etwa per E-Mail oder Push-Benachrichtigung, nicht nur auf einer Seite, die man selbst öffnen muss.

Können Sie scannen statt suchen?

Barcode- und QR-Scan mit der Handykamera macht aus „den Artikel in einer langen Liste finden” ein „hinhalten und tippen”. Prüfen Sie, ob Scannen im kostenlosen Plan enthalten ist und ob Sie eigene Etiketten für Dinge ohne Barcode drucken können.

Bekommen Sie Ihre Daten wieder heraus?

Sie sollten Ihren Bestand jederzeit, in jedem Plan, in eine Datei exportieren können, die sich in jeder Tabellenkalkulation öffnen lässt. Wenn der Ausstieg schwer ist, ist Bleiben eigentlich keine echte Wahl.

Die versteckten Grenzen kostenloser Pläne

Kostenlose Pläne sind so gestaltet, dass man aus ihnen herauswächst — das ist fair, das Unternehmen muss ja irgendwie bezahlt werden. Problematisch wird es nur, wenn eine Grenze so ist, dass Sie sie erst bemerken, wenn Ihre Aufzeichnungen bereits vom Tool abhängen. Das sind die häufigsten, auf die Sie achten sollten.

Grenze	Wie sie aussieht	Warum sie wichtig ist
Artikel-Obergrenze	Eine maximale Anzahl von Artikeln oder Produkten	Sie stoßen mitten beim Erfassen Ihres Bestands darauf, und das Tool ist nur halb nützlich
Nutzer-Obergrenze	Kostenlos nur für ein oder zwei Personen	Der Rest des Teams kann nicht erfassen, was entnommen wird
Orts-Obergrenze	Ein Lagerort oder ein Standort	Sie können den Wagen, den zweiten Raum oder das andere Büro nicht erfassen
Kostenpflichtiges Scannen	Barcode- oder QR-Scan als Zusatzoption	Der schnellste Weg, Änderungen zu erfassen, ist kostenpflichtig
Kostenpflichtige Warnungen	Warnungen bei niedrigem Bestand nur in kostenpflichtigen Plänen	Der Hauptgrund für den Wechsel fehlt
Testphase als kostenlos getarnt	Alle Funktionen für eine begrenzte Anzahl Tage	Ihre Daten sind eingegeben, dann läuft der Countdown ab
Karte erforderlich	Zahlungsdaten schon bei der Anmeldung	Eine vergessene Kündigung wird zur Abbuchung
Kurzer Verlauf	Nur jüngste Änderungen werden gespeichert	Sie können „wer hat es genommen, und wann” für das letzte Quartal nicht beantworten
Kein Export	Daten bleiben im Tool	Ein Wechsel bedeutet, alles neu einzutippen

Lesen Sie die Preisseite und den Planvergleich mit dieser Tabelle daneben. Eine Grenze allein ist kein Ausschlussgrund. Eine Grenze, die Sie nicht kommen sahen, schon.

Kostenloser Plan versus kostenlose Testphase

Das sind zwei verschiedene Dinge, und die Formulierungen auf Anmeldeseiten verwischen das mitunter.

Ein kostenloser Plan hat kein Enddatum. Manche Funktionen oder Kapazitäten sind kostenpflichtigen Plänen vorbehalten, aber was kostenlos ist, bleibt kostenlos. Eine kostenlose Testphase gibt Ihnen für eine festgelegte Zeit alles und bittet Sie danach zu zahlen oder den Zugang zu verlieren.

Eine Testphase ist nützlich, um einen kostenpflichtigen Plan zu testen, den Sie ohnehin kaufen wollen. Für ein kleines Team auf der Suche nach kostenloser Lagersoftware ist eine Testphase der falsche Ausgangspunkt: Sie leisten die Einrichtungsarbeit, und die Entscheidung wird Ihnen durch ein Datum aufgezwungen statt durch echten Bedarf.

So testen Sie eine kostenlose Lager-App an einem Nachmittag

Beurteilen Sie ein Tool nicht anhand seiner Demo. Geben Sie einen echten Ausschnitt Ihres Bestands ein und nutzen Sie es eine Woche lang.

1. Wählen Sie ein Regal oder einen Schrank mit zehn bis dreißig Artikeln, darunter etwas, das häufig ausgeht.
2. Fügen Sie die Artikel hinzu, setzen Sie bei zwei oder drei einen Schwellenwert für niedrigen Bestand, und drucken Sie für ein paar Etiketten.
3. Laden Sie die Leute ein, die tatsächlich Dinge entnehmen, nicht nur die Person, die bewertet.
4. Erfassen Sie eine Woche lang echte Änderungen: Artikel entnehmen, auffüllen, etwas an einen anderen Ort verschieben.
5. Prüfen Sie das Ergebnis: Stimmen die Zahlen, kam eine Warnung an, sehen Sie, wer was geändert hat, können Sie exportieren?

Wenn das Team es weiter nutzt, ohne erinnert zu werden, haben Sie Ihre Antwort. Wenn alle wieder quer durch den Raum rufen, ist das Tool am Regal zu langsam, wie gut die Funktionsliste auch aussieht.

Wann eine Tabelle oder Papier noch reicht

Software ist nicht immer die Antwort. Eine Tabelle oder ein Blatt Papier an der Schranktür ist immer noch eine vernünftige Wahl, wenn:

• eine Person den Bestand verwaltet und niemand sonst die Zahlen ändert;
• es nur ein paar Dutzend Artikel an einem Ort gibt;
• Sie einmal im Monat zählen und dazwischen keine Warnungen brauchen;
• niemand wissen muss, wer eine Zahl geändert hat, sondern nur, wie sie lautet.

Sobald mehr Menschen beteiligt sind oder ein leerer Bestand echte Kosten verursacht, ist die Lücke zwischen „auf dem Zettel steht 5” und „im Regal liegen 2” der Punkt, an dem Zeit und Geld verloren gehen. Dann ist der richtige Moment zum Wechseln.

Wo Tana passt

Tana ist gemeinsam genutzte Bestandsverwaltung für ein Team, mit einem kostenlosen Plan, der zum Benutzen gedacht ist, nicht nur zum Ausprobieren.

• Keine Karte, kein Testphasen-Countdown. Der kostenlose Plan hat kein Enddatum.
• Nichts Wesentliches ist weggesperrt. Artikel, Lagerorte, Standorte, Etiketten und Mitglieder sind alle im kostenlosen Plan enthalten.
• Bestand pro Ort. Erfassen Sie Mengen pro Lagerort (ein Regal, eine Kiste, ein Raum, ein Fahrzeug); die Gesamtmenge des Artikels ist die Summe. Bestand zwischen Lagerorten in einer Aktion verschieben.
• Erfassung mit einem Tap. − und + zum Entnehmen oder Hinzufügen, = um nach einer Inventur einen exakten Zählwert zu setzen.
• Barcode-Scan, Warnungen bei niedrigem Bestand und Webhooks in jedem Plan. Scannen Sie mit der Kamera von iPhone oder iPad oder mit der Browserkamera der Web-App, und drucken Sie QR-Etiketten für Artikel und Lagerorte. Warnungen erreichen Sie auf der Startseite, per E-Mail und Push, optional auch in einem Slack-Kanal.
• Verlauf, wer was geändert hat. Der kostenlose Plan speichert 30 Tage Aktivitätsverlauf; kostenpflichtige Pläne bis zu 10 Jahre.
• CSV-Export Ihres Bestands, der sich in jeder Tabellenkalkulation öffnen lässt.

Tana läuft auf iPhone, iPad und Mac aus dem App Store, und im Browser auf jedem Computer; Android nutzt die Web-App. Jedes Mitglied kann es in seiner eigenen Sprache nutzen. Es deckt keine Bestellungen bei Lieferanten, Buchhaltung, Kassensystem oder automatische Nachbestellung ab — wenn Sie das brauchen, suchen Sie ein Tool, das genau dafür gebaut ist.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste kostenlose Lagerverwaltungssoftware?

Die beste ist die, deren kostenloser Plan Ihr gesamtes Team, alle Ihre Artikel und jeden Ort, an dem Sie lagern, abdeckt, ohne Testphasen-Countdown. Prüfen Sie die Tabelle der Grenzen oben gegen jede Option und testen Sie dann Ihre Favoritin eine Woche lang mit einem echten Regal.

Gibt es wirklich kostenlose Lagersoftware, oder ist es immer eine Testphase?

Beides gibt es. Ein kostenloser Plan hat kein Enddatum und funktioniert weiter; eine kostenlose Testphase endet nach einer festgelegten Zahl von Tagen. Achten Sie auf die Worte „kostenloser Plan” und darauf, ob bei der Anmeldung eine Karte verlangt wird.

Kann ich eine kostenlose Lager-App mit meinem Team nutzen?

Nur, wenn der kostenlose Plan mehrere Mitglieder umfasst. Manche Tools beschränken die kostenlose Nutzung auf eine Person. Der kostenlose Plan von Tana umfasst Mitglieder, sodass jeder erfassen kann, was er entnimmt.

Bieten kostenlose Lager-Apps Barcode-Scanning?

Manche schon, andere verlangen dafür Geld. Bei Tana ist Barcode- und QR-Scan in jedem Plan enthalten, auch im kostenlosen.

Was verliere ich im kostenlosen Plan gegenüber einem kostenpflichtigen?

Das hängt vom Tool ab. Bei Tana sind Artikel, Lagerorte, Standorte, Etiketten, Mitglieder, Scannen und Warnungen alle im kostenlosen Plan enthalten; ein klarer Unterschied ist, wie lange der Aktivitätsverlauf gespeichert wird: 30 Tage im kostenlosen Plan, bis zu 10 Jahre in kostenpflichtigen Plänen.