Gratis lagerhanteringsprogram: så väljer du rätt, och det gratisplaner inte berättar

Du har vuxit ur anteckningsboken eller det delade kalkylarket och vill ha ett gratis lagerhanteringsprogram som ersätter det. Det bästa gratisalternativet är inte det med längst funktionslista. Det är det vars gratisplan fortfarande fungerar när hela teamet, alla artiklar och några månaders historik finns i det.

Det är den delen de flesta jämförelser hoppar över. En gratisplan kan se generös ut första dagen och tyst sluta passa den sextionde. Den här guiden ger dig kriterierna för att bedöma vilken gratis lagerapp som helst, begränsningarna att se upp för innan du binder dig, och ett enkelt sätt att testa en på en eftermiddag.

Börja med det du faktiskt behöver hålla koll på

Innan du jämför verktyg, skriv ner hur ditt lager ser ut. Det tar tio minuter och sparar dig från att välja utifrån funktioner du aldrig kommer använda.

• Vad du räknar. Förbrukningsvaror som tar slut (handskar, packtejp, skrivartoner), utrustning du lånar ut och får tillbaka (en projektor, en borrmaskin), eller varor du säljer.
• Var det finns. Ett skåp, flera hyllor i ett förråd, en skåpbil, eller mer än en byggnad.
• Vem som rör det. Bara du, eller ett team som tar ut saker och bör registrera det.
• Vad som går fel idag. Det tar slut utan varning, ingen vet vem som tog den sista lådan, eller allt räknas om två gånger för att ingen litar på siffrorna.

Om svaret är “en person, en hylla, några dussin artiklar” kan ett kalkylark fortfarande räcka. Om flera personer ändrar siffrorna, eller lagret finns på fler än en plats, behöver du ett program som visar alla samma, aktuella antal.

Kriterierna som spelar roll i ett gratis lagerhanteringsprogram

Det här är frågor värda att ställa till vilket verktyg som helst, gratis eller betalt. Gratisplanen bör svara ja på de som betyder något för dig, inte bara de som står på prissidan.

Kan hela teamet använda det gratis?

Lagerhantering är ett teamjobb. Den som tar den sista tejprullen är sällan den som beställer en ny. En gratisplan som bara tillåter en användare gör om ett delat verktyg till ett personligt igen, och du är tillbaka till att be kollegor höra av sig när de tar något.

Registreras lager per plats, inte bara per artikel?

“Vi har 40 lådor” säger mindre än “30 i förrådet, 10 i bilen”. Leta efter ett sätt att registrera antal i varje hylla, rum eller fordon, där artikelns totala antal räknas ihop av sig själv. Att flytta lager mellan platser bör vara en enda handling, inte en subtraktion här och en addition där.

Går det snabbt nog att registrera en ändring för att folk faktiskt ska göra det?

Antalet stämmer bara om folk registrerar ändringar när de sker. Om att ta ut en enhet innebär att öppna ett formulär och skriva, kommer det inte att hända vid hyllan. Kolla hur många tryck det tar att dra av en, lägga till en, eller sätta ett exakt antal efter en inventering.

Varnar det innan du får slut på något?

Ett larm om lågt lager är huvudanledningen till att många team lämnar kalkylarket. Leta efter en larmgräns per artikel, och varningar som når folk där de redan tittar, som mejl eller push-notiser i telefonen, inte bara en sida du måste komma ihåg att öppna.

Kan du skanna istället för att söka?

Skanning av streckkod och QR-kod med mobilkameran gör “hitta artikeln i en lång lista” till “rikta och tryck”. Kolla om skanning ingår i gratisplanen, och om du kan skriva ut egna etiketter för saker utan streckkod.

Kan du få ut dina data?

Du bör kunna exportera lagret till en fil som öppnas i valfritt kalkylprogram, när som helst, oavsett plan. Om det är svårt att lämna är det inte riktigt ett val att stanna.

Gratisplanernas dolda begränsningar

Gratisplaner är gjorda för att växas ur. Det är rimligt: företaget måste tjäna pengar på något sätt. Problemet uppstår bara när begränsningen är en du inte märker förrän dina register redan är beroende av verktyget. Här är de vanligaste att hålla utkik efter.

Begränsning	Så här ser det ut	Varför det spelar roll
Artikeltak	Ett max antal artiklar eller produkter	Du når taket halvvägs genom att lägga in lagret, och verktyget blir bara halvt användbart
Användartak	Gratis för bara en eller två personer	Resten av teamet kan inte registrera vad de tar
Platstak	Ett lager eller en enda plats	Du kan inte hålla koll på bilen, det andra rummet eller det andra kontoret
Betald skanning	Streckkods- eller QR-skanning som tilläggstjänst	Det snabbaste sättet att registrera ändringar ligger bakom en betalvägg
Betalda larm	Larm om lågt lager bara på betalda planer	Huvudanledningen att byta saknas
Provperiod förklädd till gratis	Alla funktioner under ett begränsat antal dagar	Dina data är inlagda, och sedan tar nedräkningen slut
Kort krävs	Betalningsuppgifter vid registrering	Att glömma att säga upp blir en debitering
Kort historik	Bara nyliga ändringar sparas	Du kan inte svara på “vem tog det, och när?” för förra kvartalet
Ingen export	Data stannar i verktyget	Att byta innebär att skriva in allt igen

Läs prissidan och planjämförelsen med den här tabellen bredvid dig. En begränsning är inte i sig ett hinder. En begränsning du inte såg komma är det.

Gratisplan kontra gratis provperiod

Det här är två olika saker, och formuleringarna på registreringssidor kan sudda ut skillnaden.

En gratisplan har inget slutdatum. Vissa funktioner eller kapacitet kan vara reserverade för betalda planer, men det som är gratis förblir gratis. En gratis provperiod ger dig allt under en begränsad tid, och ber dig sedan betala eller förlora åtkomsten.

En provperiod är användbar för att testa en betald plan du ändå tänker köpa. För ett litet team som letar efter ett gratis lagerhanteringsprogram är en provperiod fel startpunkt: du gör jobbet med att sätta upp det, och beslutet tvingas fram av ett datum istället för ett verkligt behov.

Så testar du en gratis lagerapp på en eftermiddag

Döm inte ett verktyg efter dess demo. Lägg in en verklig del av ditt lager och använd det i en vecka.

1. Välj en hylla eller ett skåp med tio till trettio artiklar, inklusive något som ofta tar slut.
2. Lägg till artiklarna, sätt en larmgräns på två eller tre av dem, och skriv ut etiketter för några.
3. Bjud in de som faktiskt tar saker, inte bara personen som utvärderar.
4. Registrera verkliga ändringar under en vecka: ta ut artiklar, fyll på, flytta något till en annan plats.
5. Kontrollera resultatet: stämmer siffrorna, kom det ett larm, kan du se vem som ändrade vad, kan du exportera det?

Om teamet fortsätter använda det utan att bli påmint har du ditt svar. Om de går tillbaka till att ropa över rummet är verktyget för långsamt vid hyllan, hur bra funktionslistan än ser ut.

När ett kalkylark eller papper fortfarande duger

Programvara är inte alltid svaret. Ett kalkylark eller ett papper på skåpdörren är fortfarande ett rimligt val när:

• en person sköter lagret och ingen annan ändrar siffrorna;
• det bara finns några dussin artiklar på en plats;
• ni räknar en gång i månaden och inte behöver larm däremellan;
• ingen behöver veta vem som ändrade en siffra, bara vad siffran är.

När fler personer blir inblandade, eller att få slut på något har en verklig kostnad, är det gapet mellan “arket säger 5” och “det finns 2 på hyllan” som kostar tid och pengar. Det är dags att byta.

Var Tana passar in

Tana är delat lagerhantering för ett team, med en gratisplan gjord för att användas, inte bara provas.

• Inget kort och ingen nedräkning på provperioden. Gratisplanen har inget slutdatum.
• Inget väsentligt är låst. Artiklar, förråd, platser, etiketter och medlemmar ingår alla i gratisplanen.
• Lager per plats. Registrera antal per förråd (en hylla, en låda, ett rum, ett fordon); artikelns totala antal är summan. Flytta lager mellan förråd med en enda handling.
• Registrering med ett tryck. − och + för att ta ut eller lägga till, = för att sätta ett exakt antal efter en inventering.
• Streckkodsskanning, larm om lågt lager och webhooks på alla planer. Skanna med kameran på iPhone eller iPad, eller webbläsarkameran i webbappen, och skriv ut QR-etiketter för artiklar och förråd. Larm når dig på startsidan, via mejl och push, och valfritt i en Slack-kanal.
• Historik över vem som ändrade vad. Gratisplanen sparar 30 dagars aktivitetshistorik; betalda planer sparar den i upp till 10 år.
• CSV-export av ditt lager som öppnas i valfritt kalkylprogram.

Tana körs på iPhone, iPad och Mac från App Store, och i webbläsare på vilken dator som helst; Android använder webbappen. Varje medlem kan använda det på sitt eget språk. Det hanterar inte inköpsorder, bokföring, kassasystem eller automatisk återbeställning, så om du behöver det, leta efter ett verktyg byggt kring just det.

Vanliga frågor

Vilket är det bästa gratis lagerhanteringsprogrammet?

Det bästa är det vars gratisplan täcker hela ditt team, alla dina artiklar och varje plats du förvarar dem på, utan nedräkning på provperioden. Kolla tabellen med begränsningar ovan mot varje alternativ, och testa sedan din favorit med en verklig hylla under en vecka.

Finns det verkligt gratis lagerhanteringsprogram, eller är det alltid en provperiod?

Båda finns. En gratisplan har inget slutdatum och fortsätter fungera; en gratis provperiod tar slut efter ett bestämt antal dagar. Leta efter orden “gratisplan” och om ett kort efterfrågas vid registreringen.

Kan jag använda en gratis lagerapp med mitt team?

Bara om gratisplanen inkluderar flera medlemmar. Vissa verktyg begränsar gratis användning till en person. Tanas gratisplan inkluderar medlemmar, så alla kan registrera vad de tar.

Har gratis lagerappar streckkodsskanning?

Vissa har det, andra tar betalt för det. I Tana ingår streckkods- och QR-skanning i alla planer, även gratisplanen.

Vad förlorar jag på en gratisplan jämfört med en betald?

Det beror på verktyget. I Tana ingår artiklar, förråd, platser, etiketter, medlemmar, skanning och larm alla i gratisplanen; en tydlig skillnad är hur länge aktivitetshistorik sparas: 30 dagar på gratisplanen, upp till 10 år på betalda planer.