Gratis lagerstyringsprogram: slik velger du, og dette holder gratisplaner tilbake

Du har vokst fra notatboken eller det delte regnearket, og du vil ha et gratis lagerstyringsprogram i stedet. Det beste gratisalternativet er ikke det med lengst funksjonsliste. Det er det hvis gratisplan fortsatt fungerer når hele teamet, alle varene og noen måneders historikk er på plass.

Det er den delen de fleste sammenligninger hopper over. En gratisplan kan se raus ut dag én og likevel slutte å passe på dag seksti. Denne guiden gir deg kriteriene for å vurdere en gratis lagerstyringsapp, begrensningene du bør se etter før du binder deg, og en enkel måte å teste en på i løpet av en ettermiddag.

Start med det du faktisk trenger å holde styr på

Før du sammenligner verktøy, skriv ned hvordan lageret ditt ser ut. Det tar ti minutter og sparer deg for å velge basert på funksjoner du aldri kommer til å bruke.

• Hva du teller. Forbruksvarer som tar slutt (hansker, pakketeip, tonerpatroner), utstyr du låner ut og får tilbake (en prosjektor, en drill), eller varer du selger.
• Hvor det befinner seg. Ett skap, flere hyller i et lager, en varebil, eller mer enn én bygning.
• Hvem som tar i det. Bare deg, eller et team som tar ut ting og bør registrere det.
• Hva som går galt i dag. Det tar slutt uten varsel, ingen vet hvem som tok den siste esken, eller alt telles opp på nytt fordi ingen stoler på tallene.

Hvis svaret er «én person, én hylle, noen titalls varer», holder kanskje et regneark fortsatt. Hvis flere personer endrer tallene, eller varene ligger flere steder, trenger du et program som viser alle det samme, oppdaterte antallet.

Kriteriene som teller i et gratis lagerstyringsprogram

Dette er spørsmål verdt å stille til ethvert verktøy, gratis eller betalt. Gratisplanen bør svare ja på de som betyr noe for deg, ikke bare de som står på prissiden.

Kan hele teamet bruke det gratis?

Lagerstyring er et lagarbeid. Den som tar den siste teipruller, er sjelden den som bestiller ny. En gratisplan som bare tillater én bruker, gjør et delt verktøy om til et personlig igjen, og du er tilbake til å be kolleger melde fra når de tar noe.

Registreres varer per plassering, ikke bare per vare?

«Vi har 40 esker» er mindre nyttig enn «30 på lageret, 10 i bilen». Se etter en måte å registrere antall per hylle, rom eller kjøretøy, der varens totalantall summeres automatisk. Å flytte varer mellom plasseringer bør være én handling, ikke en trekk-fra her og en legg-til der.

Går registrering raskt nok til at folk faktisk gjør det?

Tallet stemmer bare hvis folk registrerer endringer idet de skjer. Hvis det å ta ut én vare betyr å åpne et skjema og skrive, skjer det ikke ved hyllen. Sjekk hvor mange trykk det tar å trekke fra én, legge til én, eller sette et eksakt antall etter en varetelling.

Varsler det deg før du går tom?

En varselgrense for lav beholdning er hovedgrunnen til at mange team forlater regnearket. Se etter en terskel per vare, og varsler som når folk der de allerede ser etter, som e-post eller push-varsler på telefonen, ikke bare en side du må huske å åpne.

Kan du skanne i stedet for å søke?

Strekkode- og QR-skanning med mobilkamera gjør «finn varen i en lang liste» om til «pek og trykk». Sjekk om skanning er inkludert i gratisplanen, og om du kan skrive ut egne etiketter til ting uten strekkode.

Får du dataene dine ut igjen?

Du bør kunne eksportere lageret til en fil som åpnes i et hvilket som helst regneark, når som helst, uansett plan. Hvis det er vanskelig å forlate, er det ikke egentlig et fritt valg å bli.

De skjulte begrensningene i gratisplaner

Gratisplaner er laget for at du skal vokse fra dem. Det er rimelig nok: selskapet må tjene penger på en eller annen måte. Problemet oppstår først når begrensningen er én du ikke merker før hele lagerregnskapet ditt er avhengig av verktøyet. Dette er de vanligste å se etter.

Begrensning	Slik ser den ut	Hvorfor det betyr noe
Vare-tak	Et maksimalt antall varer eller produkter	Du treffer taket halvveis i registreringen, og verktøyet er bare halvveis nyttig
Bruker-tak	Gratis for bare én eller to personer	Resten av teamet kan ikke registrere det de tar
Plasserings-tak	Ett lager eller ett sted	Du kan ikke følge med på varebilen, det andre rommet eller det andre kontoret
Skanning koster	Strekkode- eller QR-skanning som tilleggstjeneste	Den raskeste måten å registrere endringer på ligger bak en betalingsmur
Varsler koster	Varsler om lav beholdning kun på betalte planer	Hovedgrunnen til å bytte mangler
Prøveperiode forkledd som gratis	Alle funksjoner i et begrenset antall dager	Dataene dine er lagt inn, og så løper nedtellingen ut
Kort påkrevd	Betalingsopplysninger ved registrering	Å glemme å si opp blir en belastning
Kort historikk	Bare nylige endringer beholdes	Du kan ikke svare på «hvem tok det, og når?» for forrige kvartal
Ingen eksport	Dataene blir værende i verktøyet	Å bytte betyr å taste inn alt på nytt

Les prissiden og planoversikten med denne tabellen ved siden av deg. En begrensning er ikke i seg selv et problem. En begrensning du ikke så komme, er det.

Gratisplan versus gratis prøveperiode

Dette er to forskjellige ting, og ordlyden på registreringssider kan gjøre skillet utydelig.

En gratisplan har ingen sluttdato. Noen funksjoner eller kapasitet kan være forbeholdt betalte planer, men det som er gratis, forblir gratis. En gratis prøveperiode gir deg alt i en begrenset periode, og ber deg deretter betale eller miste tilgangen.

En prøveperiode er nyttig for å teste en betalt plan du allerede regner med å kjøpe. For et lite team som leter etter gratis lagerstyringsprogram, er en prøveperiode feil startpunkt: du gjør jobben med å sette den opp, og avgjørelsen blir tvunget frem av en dato i stedet for et faktisk behov.

Slik tester du en gratis lagerstyringsapp på én ettermiddag

Ikke døm et verktøy etter demoen. Legg inn en reell del av lageret ditt og bruk det i en uke.

1. Velg én hylle eller ett skap med ti til tretti varer, inkludert noe som ofte tar slutt.
2. Legg inn varene, sett en varselgrense for lav beholdning på to eller tre av dem, og skriv ut etiketter for noen få.
3. Inviter dem som faktisk tar ut ting, ikke bare personen som evaluerer.
4. Registrer reelle endringer i en uke: ta ut varer, fyll på, flytt noe til et annet sted.
5. Sjekk resultatet: stemmer tallene, kom det et varsel, kan du se hvem som endret hva, kan du eksportere det?

Hvis teamet fortsetter å bruke det uten å bli minnet på det, har du svaret. Hvis de går tilbake til å rope over rommet, er verktøyet for tregt ved hyllen, uansett hvor bra funksjonslisten ser ut.

Når et regneark eller papir fortsatt holder

Programvare er ikke alltid svaret. Et regneark eller et ark på skapdøren er fortsatt et fornuftig valg når:

• én person styrer lageret og ingen andre endrer tallene;
• det bare er noen titalls varer på ett sted;
• dere teller én gang i måneden og ikke trenger varsler i mellomtiden;
• ingen trenger å vite hvem som endret et tall, bare hva tallet er.

Når flere personer blir involvert, eller det å gå tom har en reell kostnad, er det gapet mellom «arket sier 5» og «det er 2 på hylla» som koster tid og penger. Det er tidspunktet for å bytte.

Hvor Tana passer inn

Tana er delt lagerstyring for et team, med en gratisplan laget for å brukes, ikke bare prøves.

• Ingen kort og ingen prøveperiode som løper ut. Gratisplanen har ingen sluttdato.
• Ingenting vesentlig er låst bort. Varer, lagre, plasseringer, etiketter og medlemmer er alle inkludert i gratisplanen.
• Beholdning per plassering. Registrer antall per lager (en hylle, en eske, et rom, et kjøretøy); varens totalantall er summen. Flytt varer mellom lagre i én handling.
• Registrering med ett trykk. − og + for å ta ut eller legge til, = for å sette et eksakt antall etter en varetelling.
• Strekkodeskanning, varsler om lav beholdning og webhooks på alle planer. Skann med kameraet på iPhone eller iPad, eller nettleserkameraet i webappen, og skriv ut QR-etiketter for varer og lagre. Varsler når deg på startsiden, via e-post og push, og valgfritt i en Slack-kanal.
• Historikk over hvem som endret hva. Gratisplanen beholder 30 dagers aktivitetshistorikk; betalte planer beholder den i opptil 10 år.
• CSV-eksport av lageret som åpnes i et hvilket som helst regneark.

Tana kjører på iPhone, iPad og Mac fra App Store, og i nettleser på hvilken som helst datamaskin; Android bruker webappen. Hvert medlem kan bruke det på sitt eget språk. Det håndterer ikke innkjøpsordrer, regnskap, kassesystem eller automatisk gjenbestilling, så hvis du trenger det, se etter et verktøy bygget rundt akkurat det.

Ofte stilte spørsmål

Hva er det beste gratis lagerstyringsprogrammet?

Det beste er det hvis gratisplan dekker hele teamet ditt, alle varene dine og alle stedene du oppbevarer dem, uten en prøveperiode som løper ut. Sjekk begrensningstabellen over mot hvert alternativ, og test deretter favoritten din med én reell hylle i en uke.

Finnes det virkelig gratis lagerstyringsprogram, eller er det alltid en prøveperiode?

Begge deler finnes. En gratisplan har ingen sluttdato og fortsetter å fungere; en gratis prøveperiode tar slutt etter et bestemt antall dager. Se etter ordene «gratisplan», og om det bes om kort ved registrering.

Kan jeg bruke en gratis lagerstyringsapp med teamet mitt?

Bare hvis gratisplanen inkluderer flere medlemmer. Noen verktøy begrenser gratis bruk til én person. Tanas gratisplan inkluderer medlemmer, så alle kan registrere det de tar.

Har gratis lagerstyringsapper strekkodeskanning?

Noen har det, andre tar betalt for det. I Tana er strekkode- og QR-skanning inkludert på alle planer, også gratisplanen.

Hva mister jeg på en gratisplan sammenlignet med en betalt?

Det kommer an på verktøyet. I Tana er varer, lagre, plasseringer, etiketter, medlemmer, skanning og varsler alle med i gratisplanen; én tydelig forskjell er hvor lenge aktivitetshistorikk beholdes: 30 dager på gratisplanen, opptil 10 år på betalte planer.