Безплатен софтуер за управление на склад: как да изберете, и какво крият безплатните планове

Тетрадката или споделената таблица вече не стигат и търсите безплатен софтуер за управление на склад, който да ги замени. Най-добрият безплатен вариант не е този с най-дългия списък от функции. Той е този, чийто безплатен план продължава да работи, когато в него влезе целият ви екип, всичките ви артикули и няколко месеца история.

Точно това пропускат повечето сравнения. Безплатен план може да изглежда щедър в първия ден и тихо да престане да пасва на шейсетия. Това ръководство дава критериите, по които да преценявате всяко безплатно приложение за склад, ограниченията, за които да внимавате, преди да се обвържете, и лесен начин да тествате приложение за половин ден.

Започнете с това, което наистина трябва да проследявате

Преди да сравнявате инструменти, опишете формата на вашия склад. Отнема десет минути и ви пести избор въз основа на функции, които никога няма да ползвате.

• Какво броите. Консумативи, които свършват (ръкавици, опаковъчна лента, тонер), оборудване, което давате назаем и получавате обратно (проектор, бормашина), или продукти, които продавате.
• Къде се намира. Един шкаф, няколко рафта в склад, служебен бус или повече от една сграда.
• Кой го пипа. Само вие, или екип, който изважда неща и трябва да го записва.
• Какво не работи в момента. Стоки свършват без предупреждение, не знаете кой е взел последната кутия, или преброявате всичко по два пъти, защото никой не вярва на числата.

Ако отговорът е „един човек, един рафт, няколко десетки артикула”, таблицата може все още да стигне. Ако няколко души променят количествата или стоката е на повече от едно място, ви трябва софтуер, който показва на всички едно и също актуално количество.

Критериите, които имат значение в безплатния софтуер за склад

Това са въпроси, които си струва да зададете за всеки инструмент, безплатен или платен. Безплатният план трябва да отговаря с „да” на онези, които са важни за вас, а не само на тези от страницата с цени.

Може ли целият екип да го ползва безплатно?

Управлението на склад е задача на екипа. Човекът, който взема последната ролка лента, рядко е този, който я поръчва наново. Безплатен план само за един потребител превръща споделения инструмент обратно в личен, и се връщате към това да молите колегите да ви пишат, когато вземат нещо.

Записва ли се наличността по място, а не само по артикул?

„Имаме 40 кутии” е по-малко полезно от „30 в склада, 10 в буса”. Търсете начин да записвате количество за всеки рафт, стая или превозно средство, като общото количество на артикула се сумира само. Преместването на стока между местата трябва да е едно действие, а не изваждане тук и добавяне там.

Достатъчно бързо ли е записването, за да го правят хората?

Числото е вярно само ако хората записват промените в момента, в който се случват. Ако изваждането на един артикул означава да отвориш формуляр и да пишеш, това няма да се случи до рафта. Проверете колко докосвания отнема да извадите едно, да добавите едно или да зададете точен брой след инвентаризация.

Предупреждава ли ви, преди да свърши стоката?

Известието за нисък запас е основната причина много екипи да напуснат таблиците. Търсете праг за всеки артикул и известия, които достигат хората там, където вече гледат — имейл или известие на телефона, а не само страница, която трябва да помните да отворите.

Може ли да сканирате, вместо да търсите?

Сканирането на баркод или QR код с камерата на телефона превръща „намери артикула в дълъг списък” в „насочи и докосни”. Проверете дали сканирането е включено в безплатния план и дали можете сами да разпечатате етикети за неща без баркод.

Можете ли да изнесете данните си?

Трябва да можете да експортирате наличността си във файл, който се отваря във всяка програма за таблици, по всяко време, на всеки план. Ако напускането е трудно, оставането всъщност не е избор.

Скритите ограничения на безплатните планове

Безплатните планове са направени така, че да бъдат надраствани — това е честно, компанията трябва да печели по някакъв начин. Проблем е само когато ограничението е такова, че не го забелязвате, докато записите ви вече не зависят от инструмента. Ето най-честите, за които да внимавате.

Ограничение	Как изглежда	Защо има значение
Лимит на артикулите	Максимален брой артикули или продукти	Достигате го на половината от въвеждането на склада и инструментът е полезен само наполовина
Лимит на потребителите	Безплатно само за един-двама души	Останалата част от екипа не може да записва какво взема
Лимит на местата	Едно място за съхранение или един обект	Не можете да проследите буса, втората стая или другия офис
Платено сканиране	Сканиране на баркод или QR като добавка	Най-бързият начин за записване е заключен зад плащане
Платени известия	Известия за нисък запас само в платените планове	Основната причина за преминаване липсва
Пробен период, представен за безплатен	Всички функции за ограничен брой дни	Данните ви вече са вътре, а после броенето свършва
Изисква се карта	Платежни данни при регистрация	Забравено анулиране се превръща в такса
Кратка история	Пазят се само последните промени	Не можете да отговорите „кой го е взел и кога” за миналото тримесечие
Без експорт	Данните остават само в инструмента	Преместването означава въвеждане на всичко наново

Четете страницата с цени и сравнението на плановете с тази таблица до себе си. Едно ограничение само по себе си не е пречка. Ограничение, което не сте очаквали, е.

Безплатен план срещу безплатен пробен период

Това са две различни неща, а формулировките при регистрация често ги размиват.

Безплатният план няма крайна дата. Някои функции или капацитет са запазени за платените планове, но това, което е безплатно, остава безплатно. Безплатният пробен период ви дава всичко за определен срок, след което трябва да платите или губите достъп.

Пробният период е полезен за тестване на платен план, който вече планирате да купите. За малък екип, търсещ безплатен софтуер за склад, пробният период е грешна отправна точка: полагате труда по настройката, а решението ви е наложено от дата, а не от нужда.

Как да тествате безплатно приложение за склад за половин ден

Не преценявайте инструмент по демото му. Въведете реален откъс от склада си и го ползвайте седмица.

1. Изберете един рафт или един шкаф с десет до трийсет артикула, включително нещо, което свършва често.
2. Добавете артикулите, задайте праг за нисък запас на два-три от тях и разпечатайте етикети за няколко.
3. Поканете хората, които наистина взимат нещата, не само този, който прави оценката.
4. Записвайте реални промени в продължение на седмица: изваждайте артикули, зареждайте, премествайте нещо на друго място.
5. Проверете резултата: верни ли са числата, дойде ли известие, виждате ли кой какво е променил, можете ли да експортирате?

Ако екипът продължи да го ползва без напомняне, отговорът ви е готов. Ако се върнат към викане през стаята, инструментът е твърде бавен до рафта, колкото и добър да изглежда списъкът с функции.

Кога таблицата или хартията все още вършат работа

Софтуерът не винаги е отговорът. Таблица или лист хартия на вратата на шкафа все още е разумен избор, когато:

• склада управлява един човек и никой друг не променя количествата;
• има само няколко десетки артикула на едно място;
• броите веднъж месечно и не ви трябват известия между това;
• на никого не му трябва да знае кой е променил число, а само какво е числото.

Когато се включат повече хора или изчерпването на стоката струва реално, разликата между „в листа пише 5” и „на рафта има 2” е там, където изтичат време и пари. Това е моментът да преминете напред.

Къде се вписва Tana

Tana е споделен склад за екип, с безплатен план, направен да се ползва, а не само да се пробва.

• Без карта и без отброяване на пробен период. Безплатният план няма крайна дата.
• Нищо съществено не е заключено. Артикули, складове, локации, етикети и членове са включени в безплатния план.
• Наличност по място. Записвайте количество за всеки склад (рафт, кутия, стая, превозно средство); общото за артикула е сборът. Премествайте стока между складовете с едно действие.
• Записване с едно докосване. − и + за изваждане или добавяне, = за задаване на точен брой след инвентаризация.
• Сканиране на баркод, известия за нисък запас и webhook на всеки план. Сканирайте с камерата на iPhone или iPad, или с камерата на браузъра във уеб приложението, и разпечатвайте QR етикети за артикули и складове. Известията стигат до началната страница, по имейл и push, а по избор и в канал в Slack.
• История кой какво е променил. Безплатният план пази 30 дни история на активността; платените планове — до 10 години.
• CSV експорт на склада ви, който се отваря във всяка програма за таблици.

Tana работи на iPhone, iPad и Mac от App Store, и в браузър на всеки компютър; Android използва уеб приложението. Всеки член може да го ползва на своя собствен език. Не включва поръчки към доставчици, счетоводство, каса или автоматично поръчване — ако това ви трябва, потърсете инструмент, изграден специално около тях.

Често задавани въпроси

Кой е най-добрият безплатен софтуер за управление на склад?

Най-добрият е този, чийто безплатен план покрива целия ви екип, всички ваши артикули и всяко място за съхранение, без отброяване на пробен период. Сравнете таблицата с ограниченията по-горе за всеки вариант, после тествайте фаворита си с един реален рафт за седмица.

Има ли наистина безплатен софтуер за склад, или винаги е пробен период?

И двете съществуват. Безплатният план няма крайна дата и продължава да работи; безплатният пробен период приключва след определен брой дни. Търсете думите „безплатен план” и дали се иска карта при регистрация.

Мога ли да ползвам безплатно приложение за склад с екипа си?

Само ако безплатният план включва няколко члена. Някои инструменти ограничават безплатната употреба до един човек. Безплатният план на Tana включва членове, така че всеки може да записва какво взема.

Безплатните приложения за склад включват ли сканиране на баркод?

Някои да, други го таксуват отделно. В Tana сканирането на баркод и QR код е включено във всеки план, включително безплатния.

Какво губя в безплатния план спрямо платения?

Зависи от инструмента. В Tana артикулите, складовете, локациите, етикетите, членовете, сканирането и известията са в безплатния план; ясната разлика е колко дълго се пази история на активността: 30 дни в безплатния план, до 10 години в платените.