Gratis lagerstyringssoftware: sådan vælger du, og hvad gratis planer ikke fortæller

Du er vokset fra notesbogen eller det delte regneark, og du vil have gratis lagerstyringssoftware til at afløse det. Den bedste gratis løsning er ikke den med flest funktioner. Det er den, hvis gratis plan stadig fungerer, når hele dit team, alle dine varer og et par måneders historik er kommet med.

Det er den del, de fleste sammenligninger springer over. En gratis plan kan se rundhåndet ud dag ét og stille og roligt holde op med at passe på dag tres. Denne guide giver dig de kriterier, du kan bedømme enhver gratis lagerapp ud fra, de begrænsninger du skal holde øje med, før du binder dig, og en enkel måde at teste en app på en eftermiddag.

Start med det, du faktisk skal holde styr på

Før du sammenligner værktøjer, så skriv formen på dit lager ned. Det tager ti minutter og sparer dig for at vælge ud fra funktioner, du aldrig kommer til at bruge.

• Hvad du tæller. Forbrugsvarer der slipper op (handsker, pakketape, printertoner), udstyr du låner ud og får igen (en projektor, en boremaskine), eller produkter du sælger.
• Hvor det ligger. Ét skab, flere hylder i et lagerrum, en varevogn, eller mere end én bygning.
• Hvem rører ved det. Kun dig, eller et team der tager ting og bør registrere det.
• Hvad går galt i dag. Varer slipper op uden varsel, ingen ved hvem der tog den sidste kasse, eller alt tælles op to gange, fordi ingen stoler på tallene.

Hvis dit svar er “én person, én hylde, et par dusin varer”, kan et regneark stadig række. Hvis flere personer ændrer tallene, eller varerne ligger flere steder, har du brug for software, der viser alle det samme, aktuelle antal.

De kriterier der betyder noget i gratis lagersoftware

Det er spørgsmål, det er værd at stille til ethvert værktøj, gratis eller betalt. Den gratis plan bør svare ja på dem, der betyder noget for dig — ikke kun dem der står på prissiden.

Kan hele teamet bruge det gratis?

Lagerstyring er en teamopgave. Personen der tager den sidste rulle tape, er sjældent den, der genbestiller den. En gratis plan med kun én bruger gør et delt værktøj til et personligt værktøj igen, og du er tilbage til at bede kollegerne skrive til dig, når de tager noget.

Registreres beholdning pr. sted, ikke kun pr. vare?

“Vi har 40 kasser” er mindre nyttigt end “30 på lageret, 10 i varevognen”. Kig efter en måde at registrere antal på hver hylde, rum eller køretøj, hvor varens samlede antal lægges sammen af sig selv. At flytte varer mellem steder bør være én handling, ikke et fradrag ét sted og en tilføjelse et andet.

Er registrering hurtig nok til, at folk rent faktisk gør det?

Tallet er kun rigtigt, hvis folk registrerer ændringer, når de sker. Hvis det at tage én vare ud betyder at åbne en formular og skrive, sker det ikke ved hylden. Tjek hvor mange tryk det tager at trække én fra, lægge én til, eller sætte et præcist antal efter en optælling.

Advarer den, før varen slipper op?

En advarsel om lav beholdning er hovedårsagen til, at mange teams forlader regnearket. Kig efter en tærskel pr. vare og advarsler, der når folk der, hvor de alligevel kigger — som e-mail eller push-beskeder på telefonen — ikke kun en side, man selv skal huske at åbne.

Kan du scanne i stedet for at søge?

Stregkode- og QR-scanning med telefonens kamera gør “find varen i en lang liste” til “pege og trykke”. Tjek om scanning er inkluderet i den gratis plan, og om du selv kan printe labels til ting uden stregkode.

Kan du få dine data ud igen?

Du bør kunne eksportere dit lager til en fil, der åbner i ethvert regneark, når som helst, på enhver plan. Hvis det er svært at forlade, er det at blive ikke rigtig et valg.

De skjulte begrænsninger i gratis planer

Gratis planer er lavet til, at man vokser fra dem — det er rimeligt nok, virksomheden skal jo tjene penge på en eller anden måde. Problemet opstår kun, når begrænsningen er én, du ikke lægger mærke til, før dine data er afhængige af værktøjet. Her er de mest almindelige, du skal holde øje med.

Begrænsning	Sådan ser det ud	Hvorfor det betyder noget
Loft over varer	Et maksimalt antal varer eller produkter	Du rammer det halvvejs i indtastningen, og værktøjet er kun halvt brugbart
Loft over brugere	Gratis for kun én eller to personer	Resten af teamet kan ikke registrere, hvad de tager
Loft over steder	Ét lagersted eller én lokation	Du kan ikke følge varevognen, det andet rum eller det andet kontor
Betalt scanning	Stregkode- eller QR-scanning som tilkøb	Den hurtigste måde at registrere ændringer på ligger bag en betaling
Betalte advarsler	Advarsler om lav beholdning kun på betalte planer	Hovedgrunden til at skifte mangler
Prøveperiode udgivet som gratis	Alle funktioner i et begrænset antal dage	Dine data er lagt ind, og så løber nedtællingen ud
Kort krævet	Betalingsoplysninger ved oprettelse	En glemt opsigelse bliver til en regning
Kort historik	Kun nylige ændringer gemmes	Du kan ikke svare på “hvem tog den, og hvornår” for sidste kvartal
Ingen eksport	Data forbliver i værktøjet	At flytte væk betyder at skrive alt ind igen

Læs prissiden og plansammenligningen med denne tabel ved siden af. En begrænsning i sig selv er ikke en showstopper. En begrænsning du ikke så komme, er.

Gratis plan versus gratis prøveperiode

Det er to forskellige ting, og ordvalget på tilmeldingssider kan gøre dem svære at skelne.

En gratis plan har ingen slutdato. Nogle funktioner eller kapacitet er forbeholdt betalte planer, men det, der er gratis, forbliver gratis. En gratis prøveperiode giver dig alting i en fastsat periode og beder dig derefter betale eller miste adgangen.

En prøveperiode er nyttig, når du tester en betalt plan, du alligevel forventer at købe. For et lille team, der leder efter gratis lagersoftware, er en prøveperiode det forkerte sted at starte: du gør arbejdet med at sætte det op, og beslutningen bliver tvunget frem af en dato snarere end et behov.

Sådan tester du en gratis lagerapp på en eftermiddag

Døm ikke et værktøj ud fra dets demo. Læg en reel udsnit af dit lager ind i det, og brug det i en uge.

1. Vælg én hylde eller ét skab med ti til tredive varer, inklusive noget der ofte slipper op.
2. Tilføj varerne, sæt en tærskel for lav beholdning på to eller tre af dem, og print labels til nogle af dem.
3. Inviter dem, der rent faktisk tager tingene, ikke kun personen der evaluerer.
4. Registrér reelle ændringer i en uge: tag varer ud, fyld op, flyt noget til et andet sted.
5. Tjek resultatet: stemmer tallene, kom der en advarsel, kan du se hvem der ændrede hvad, kan du eksportere det?

Hvis teamet bliver ved med at bruge det uden at blive mindet om det, har du dit svar. Hvis de går tilbage til at råbe hen over lokalet, er værktøjet for langsomt ved hylden, uanset hvor godt funktionslisten ser ud.

Når et regneark eller papir stadig er fint

Software er ikke altid svaret. Et regneark eller et stykke papir på skabsdøren er stadig et fornuftigt valg, når:

• én person står for lageret, og ingen andre ændrer tallene;
• der kun er et par dusin varer ét sted;
• du tæller op en gang om måneden og ikke har brug for advarsler indimellem;
• ingen behøver vide, hvem der ændrede et tal — kun hvad tallet er.

Når flere mennesker kommer med, eller det koster reelt at løbe tør, er det gabet mellem “arket siger 5” og “der er 2 på hylden”, hvor tid og penge forsvinder. Det er der, du bør skifte.

Hvor Tana passer ind

Tana er delt lagerstyring for et team, med en gratis plan bygget til at blive brugt, ikke bare afprøvet.

• Intet kort, ingen nedtælling. Den gratis plan har ingen slutdato.
• Intet vigtigt er låst væk. Varer, lagerplaceringer, lokationer, labels og medlemmer er alle med i den gratis plan.
• Beholdning pr. sted. Registrér antal pr. lagerplacering (en hylde, en kasse, et rum, et køretøj); varens samlede antal er summen. Flyt varer mellem lagerplaceringer i én handling.
• Registrering med ét tryk. − og + til at tage ud eller lægge til, = til at sætte et præcist antal efter en optælling.
• Stregkodescanning, advarsler om lav beholdning og webhooks på alle planer. Scan med kameraet på iPhone eller iPad, eller med browserens kamera i webappen, og print QR-labels til varer og lagerplaceringer. Advarsler når frem på forsiden, via e-mail og push, og valgfrit i en Slack-kanal.
• Historik over hvem der ændrede hvad. Den gratis plan gemmer 30 dages aktivitetshistorik; betalte planer gemmer op til 10 år.
• CSV-eksport af dit lager, der åbner i ethvert regneark.

Tana kører på iPhone, iPad og Mac fra App Store, og i en browser på enhver computer; Android bruger webappen. Hvert medlem kan bruge det på sit eget sprog. Den håndterer ikke indkøbsordrer, bogføring, kasseapparat eller automatisk genbestilling — hvis du har brug for det, så find et værktøj bygget til netop det.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er den bedste gratis lagerstyringssoftware?

Den bedste er den, hvis gratis plan dækker hele dit team, alle dine varer og alle de steder, du opbevarer dem, uden en prøveperiode-nedtælling. Tjek tabellen med begrænsninger ovenfor mod hver kandidat, og test derefter din favorit med én reel hylde i en uge.

Findes der virkelig gratis lagersoftware, eller er det altid en prøveperiode?

Begge dele findes. En gratis plan har ingen slutdato og bliver ved med at virke; en gratis prøveperiode slutter efter et bestemt antal dage. Kig efter ordene “gratis plan”, og om der bedes om et kort ved tilmelding.

Kan jeg bruge en gratis lagerapp sammen med mit team?

Kun hvis den gratis plan inkluderer flere medlemmer. Nogle værktøjer begrænser gratis brug til én person. Tanas gratis plan inkluderer medlemmer, så alle kan registrere, hvad de tager.

Inkluderer gratis lagerapps stregkodescanning?

Nogle gør, andre tager betaling for det. Hos Tana er stregkode- og QR-scanning inkluderet på alle planer, også den gratis.

Hvad går jeg glip af på en gratis plan sammenlignet med en betalt?

Det afhænger af værktøjet. Hos Tana er varer, lagerplaceringer, lokationer, labels, medlemmer, scanning og advarsler alle med i den gratis plan; den klare forskel er, hvor længe aktivitetshistorikken gemmes: 30 dage på den gratis plan, op til 10 år på betalte planer.