Besplatni softver za upravljanje zalihama: kako odabrati i što besplatni planovi ne govore

Bilježnica ili zajednička tablica više vam nisu dovoljne, pa tražite besplatni softver za upravljanje zalihama koji će ih zamijeniti. Najbolja besplatna opcija nije ona s najduljim popisom značajki. To je ona čiji besplatni plan i dalje radi kad u njega uđe cijeli vaš tim, svi vaši artikli i nekoliko mjeseci povijesti.

Baš taj dio većina usporedbi preskače. Besplatni plan prvog dana može izgledati velikodušno, a šezdesetog dana tiho prestati odgovarati. Ovaj vodič daje kriterije po kojima možete ocijeniti bilo koju besplatnu aplikaciju za zalihe, ograničenja na koja treba paziti prije nego se obvežete, i jednostavan način da aplikaciju isprobate za jedno popodne.

Krenite od onoga što stvarno trebate pratiti

Prije nego usporedite alate, zapišite oblik svoje zalihe. To traje deset minuta i sprječava vas da birate prema značajkama koje nikad nećete koristiti.

• Što brojite. Potrošni materijal koji nestaje (rukavice, ljepljiva vrpca, toner za pisač), opremu koju posuđujete i dobivate natrag (projektor, bušilicu), ili proizvode koje prodajete.
• Gdje se nalazi. Jedan ormar, nekoliko polica u skladištu, kombi, ili više zgrada.
• Tko to dira. Samo vi, ili tim koji uzima stvari i to bi trebao bilježiti.
• Što danas ne funkcionira. Zaliha nestane bez upozorenja, nitko ne zna tko je uzeo zadnju kutiju, ili se sve broji dvaput jer nitko ne vjeruje brojkama.

Ako je vaš odgovor “jedna osoba, jedna polica, nekoliko desetaka artikala”, tablica možda još uvijek zadovoljava. Ako brojke mijenja više ljudi, ili se zaliha nalazi na više mjesta, treba vam softver koji svima pokazuje isti, ažuran broj.

Kriteriji koji su važni kod besplatnog softvera za zalihe

Ovo su pitanja koja se isplati postaviti bilo kojem alatu, besplatnom ili plaćenom. Besplatni plan trebao bi odgovoriti “da” na ona koja su vama važna, ne samo na ona koja stoje na stranici s cijenama.

Može li ga cijeli tim koristiti besplatno?

Upravljanje zalihama timski je posao. Osoba koja uzme zadnji kolut ljepljive vrpce rijetko je ona koja je ponovno naručuje. Besplatni plan koji dopušta samo jednog korisnika pretvara zajednički alat natrag u osobni, pa se opet vraćate na moljenje kolega da vam jave kad nešto uzmu.

Bilježi li se zaliha po mjestu, ne samo po artiklu?

“Imamo 40 kutija” manje je korisno od “30 u skladištu, 10 u kombiju”. Potražite način da bilježite količinu po svakoj polici, prostoriji ili vozilu, pri čemu se ukupna količina artikla zbroji sama. Premještanje zalihe između mjesta trebalo bi biti jedna radnja, a ne oduzimanje ovdje i dodavanje ondje.

Je li bilježenje promjene dovoljno brzo da će ga ljudi zaista raditi?

Broj je točan samo ako ljudi bilježe promjene u trenutku kad se dogode. Ako uzimanje jednog artikla znači otvaranje obrasca i tipkanje, to se neće dogoditi pokraj police. Provjerite koliko dodira treba za oduzimanje jednog, dodavanje jednog, ili postavljanje točnog broja nakon popisa.

Upozorava li vas prije nego zaliha ponestane?

Upozorenje o niskoj zalihi glavni je razlog zašto mnogi timovi napuštaju tablicu. Potražite prag po artiklu i upozorenja koja stižu ljudima tamo gdje već gledaju, poput e-pošte ili obavijesti na telefonu, ne samo stranicu koju morate zapamtiti otvoriti.

Možete li skenirati umjesto pretraživati?

Skeniranje barkoda i QR koda kamerom telefona pretvara “pronađi artikl u dugačkom popisu” u “usmjeri i dodirni”. Provjerite je li skeniranje uključeno u besplatni plan i možete li sami ispisati naljepnice za stvari bez barkoda.

Možete li izvući svoje podatke?

Trebali biste moći izvesti svoju zalihu u datoteku koja se otvara u bilo kojem programu za tablice, u bilo kojem trenutku, na bilo kojem planu. Ako je odlazak težak, ostanak zapravo nije pravi izbor.

Skrivena ograničenja besplatnih planova

Besplatni planovi osmišljeni su tako da se iz njih izraste — to je pošteno, tvrtka na neki način mora biti plaćena. Problem nastaje samo kad je ograničenje takvo da ga ne primijetite dok vaši zapisi već ne postanu ovisni o alatu. Ovo su najčešća na koja treba paziti.

Ograničenje	Kako izgleda	Zašto je važno
Ograničenje broja artikala	Najveći broj artikala ili proizvoda	Dosegnete ga na pola unosa zalihe, i alat je korisan tek napola
Ograničenje broja korisnika	Besplatno samo za jednu ili dvije osobe	Ostatak tima ne može bilježiti što uzima
Ograničenje broja mjesta	Jedno mjesto skladištenja ili jedna lokacija	Ne možete pratiti kombi, drugu prostoriju ili drugi ured
Plaćeno skeniranje	Skeniranje barkoda ili QR koda kao dodatak	Najbrži način bilježenja promjena skriven je iza plaćanja
Plaćena upozorenja	Upozorenja o niskoj zalihi samo na plaćenim planovima	Nedostaje glavni razlog za prelazak
Probno razdoblje prerušeno u besplatno	Sve značajke na ograničen broj dana	Vaši su podaci uneseni, a onda odbrojavanje istekne
Potrebna kartica	Podaci za plaćanje već pri registraciji	Zaboravljeno otkazivanje pretvori se u naplatu
Kratka povijest	Čuvaju se samo nedavne promjene	Ne možete odgovoriti “tko je to uzeo i kada” za prošli kvartal
Nema izvoza	Podaci ostaju unutar alata	Odlazak znači ponovno upisivanje svega

Čitajte stranicu s cijenama i usporedbu planova s ovom tablicom pored sebe. Ograničenje samo po sebi nije razlog za odbacivanje. Ograničenje koje niste očekivali, jest.

Besplatni plan naspram besplatnog probnog razdoblja

To su dvije različite stvari, a formulacije na stranicama za registraciju katkad ih zamagljuju.

Besplatni plan nema datum isteka. Neke značajke ili kapacitet rezervirani su za plaćene planove, ali ono što je besplatno ostaje besplatno. Besplatno probno razdoblje daje vam sve na određeno vrijeme, a zatim traži da platite ili izgubite pristup.

Probno razdoblje korisno je za testiranje plaćenog plana koji svejedno namjeravate kupiti. Za mali tim koji traži besplatni softver za zalihe, probno razdoblje pogrešna je polazna točka: obavite posao postavljanja, a odluku vam nameće datum, a ne stvarna potreba.

Kako isprobati besplatnu aplikaciju za zalihe za jedno popodne

Ne procjenjujte alat prema njegovom demou. Unesite pravi isječak svoje zalihe i koristite ga tjedan dana.

1. Odaberite jednu policu ili jedan ormar s deset do trideset artikala, uključujući nešto što često nestaje.
2. Dodajte artikle, postavite prag niske zalihe na dva ili tri, i ispišite naljepnice za nekoliko njih.
3. Pozovite ljude koji stvarno uzimaju stvari, ne samo osobu koja procjenjuje alat.
4. Bilježite stvarne promjene tjedan dana: uzimajte artikle, dopunjavajte, premjestite nešto na drugo mjesto.
5. Provjerite rezultat: jesu li brojke točne, je li stiglo upozorenje, vidite li tko je što promijenio, možete li izvesti podatke?

Ako tim nastavi koristiti alat bez podsjećanja, imate odgovor. Ako se vrate na dovikivanje preko prostorije, alat je prespor pokraj police, koliko god popis značajki izgledao dobro.

Kad su tablica ili papir još uvijek dovoljni

Softver nije uvijek odgovor. Tablica ili list papira na vratima ormara i dalje su razuman izbor kad:

• zalihom upravlja jedna osoba i nitko drugi ne mijenja brojke;
• postoji samo nekoliko desetaka artikala na jednom mjestu;
• brojite jednom mjesečno i ne trebate upozorenja u međuvremenu;
• nikome ne treba znati tko je promijenio broj, samo koji je broj.

Čim se uključi više ljudi, ili kad nestašica stvarno nešto košta, razlika između “na papiru piše 5” i “na polici ih je 2” mjesto je gdje nestaju vrijeme i novac. To je trenutak za prelazak.

Gdje se Tana uklapa

Tana je dijeljena zaliha za tim, s besplatnim planom osmišljenim za korištenje, ne samo za isprobavanje.

• Bez kartice i bez odbrojavanja probnog razdoblja. Besplatni plan nema datum isteka.
• Ništa bitno nije zaključano. Artikli, skladišta, lokacije, naljepnice i članovi svi su uključeni u besplatni plan.
• Zaliha po mjestu. Bilježite količinu po skladištu (polica, kutija, prostorija, vozilo); ukupna količina artikla je zbroj. Premjestite zalihu između skladišta jednom radnjom.
• Bilježenje jednim dodirom. − i + za uzimanje ili dodavanje, = za postavljanje točnog broja nakon popisa.
• Skeniranje barkoda, upozorenja o niskoj zalihi i webhookovi na svakom planu. Skenirajte kamerom iPhonea ili iPada, ili kamerom preglednika u web aplikaciji, i ispisujte QR naljepnice za artikle i skladišta. Upozorenja stižu na početnu stranicu, e-poštom i push obavijestima, a po želji i u Slack kanal.
• Povijest tko je što promijenio. Besplatni plan čuva 30 dana povijesti aktivnosti; plaćeni planovi do 10 godina.
• CSV izvoz vaše zalihe koji se otvara u bilo kojem programu za tablice.

Tana radi na iPhoneu, iPadu i Macu iz App Storea, i u pregledniku na bilo kojem računalu; Android koristi web aplikaciju. Svaki član može ga koristiti na svom jeziku. Ne uključuje narudžbenice, računovodstvo, blagajnu niti automatsko naručivanje — ako vam to treba, potražite alat izgrađen upravo oko toga.

Često postavljana pitanja

Koji je najbolji besplatni softver za upravljanje zalihama?

Najbolji je onaj čiji besplatni plan pokriva cijeli vaš tim, sve vaše artikle i svako mjesto na kojem ih skladištite, bez odbrojavanja probnog razdoblja. Usporedite gornju tablicu ograničenja za svaku opciju, a zatim isprobajte svog favorita na jednoj pravoj polici tjedan dana.

Postoji li stvarno besplatan softver za zalihe, ili je to uvijek probno razdoblje?

Postoji i jedno i drugo. Besplatni plan nema datum isteka i nastavlja raditi; besplatno probno razdoblje završava nakon određenog broja dana. Potražite riječi “besplatni plan” i provjerite traži li se kartica pri registraciji.

Mogu li besplatnu aplikaciju za zalihe koristiti sa svojim timom?

Samo ako besplatni plan uključuje više članova. Neki alati ograničavaju besplatno korištenje na jednu osobu. Besplatni plan Tane uključuje članove, pa svatko može bilježiti što uzima.

Uključuju li besplatne aplikacije za zalihe skeniranje barkoda?

Neke da, neke to naplaćuju. Kod Tane su skeniranje barkoda i QR koda uključeni u svaki plan, uključujući besplatni.

Što gubim na besplatnom planu u odnosu na plaćeni?

Ovisi o alatu. Kod Tane su artikli, skladišta, lokacije, naljepnice, članovi, skeniranje i upozorenja svi uključeni u besplatni plan; jasna razlika je koliko dugo se čuva povijest aktivnosti: 30 dana na besplatnom planu, do 10 godina na plaćenim planovima.