Software de controle de estoque grátis: como escolher e o que os planos gratuitos deixam de fora

Você já cresceu além do caderno ou da planilha compartilhada e quer um software de controle de estoque grátis para substituí-los. A melhor opção gratuita não é a que tem a lista de recursos mais longa. É aquela cujo plano gratuito continua funcionando quando toda a sua equipe, todos os seus itens e alguns meses de histórico já estão dentro dele.

Essa é a parte que a maioria das comparações deixa de lado. Um plano gratuito pode parecer generoso no primeiro dia e deixar de servir silenciosamente no sexagésimo. Este guia traz os critérios para avaliar qualquer app de estoque grátis, os limites a procurar antes de se comprometer, e uma forma simples de testar um deles em uma tarde.

Comece pelo que você realmente precisa controlar

Antes de comparar ferramentas, anote como é o seu estoque. Leva dez minutos e evita que você escolha com base em recursos que nunca vai usar.

• O que você conta. Consumíveis que acabam (luvas, fita de embalagem, toner de impressora), equipamentos que você empresta e recebe de volta (um projetor, uma furadeira), ou produtos que você vende.
• Onde ele fica. Um armário, várias prateleiras em um estoque, uma van, ou mais de um prédio.
• Quem mexe nele. Só você, ou uma equipe que retira itens e deveria registrar isso.
• O que dá errado hoje. Acabar sem aviso, não saber quem pegou a última caixa, ou contar tudo de novo porque ninguém confia mais nos números.

Se a resposta for “uma pessoa, uma prateleira, algumas dezenas de itens”, uma planilha talvez ainda seja suficiente. Se várias pessoas alteram os números, ou o estoque fica em mais de um lugar, você precisa de um software que mostre a mesma contagem, em tempo real, para todo mundo.

Os critérios que importam em um software de estoque grátis

São perguntas que vale a pena fazer a qualquer ferramenta, grátis ou paga. O plano gratuito deve responder sim às que importam para você, não apenas às que aparecem na página de preços.

A equipe toda pode usar de graça?

Controle de estoque é trabalho de equipe. Quem pega o último rolo de fita raramente é quem faz o pedido de reposição. Um plano gratuito que permite só um usuário transforma de novo uma ferramenta compartilhada em algo pessoal, e você volta a pedir para os colegas te avisarem quando pegam algo.

O estoque é registrado por local, não só por item?

“Temos 40 caixas” é menos útil do que “30 no estoque, 10 na van”. Procure uma forma de registrar a quantidade em cada prateleira, sala ou veículo, com o total do item somando sozinho. Mover estoque entre locais deveria ser uma única ação, não uma subtração aqui e uma soma ali.

Registrar uma mudança é rápido o suficiente para as pessoas fazerem isso?

O número só está certo se as pessoas registrarem as mudanças no momento em que acontecem. Se retirar um item significa abrir um formulário e digitar, isso não vai acontecer na frente da prateleira. Veja quantos toques são necessários para subtrair um, adicionar um, ou definir a contagem exata depois de um inventário.

Ele avisa antes de acabar?

Um alerta de estoque baixo é o principal motivo pelo qual muitas equipes deixam a planilha. Procure um limite configurável por item, e alertas que cheguem onde as pessoas já costumam olhar, como e-mail ou notificação no celular, não só uma página que você precisa lembrar de abrir.

Dá para escanear em vez de procurar?

Escanear código de barras e QR code com a câmera do celular transforma “procurar o item em uma lista enorme” em “apontar e tocar”. Verifique se o escaneamento está incluso no plano gratuito, e se você pode imprimir suas próprias etiquetas para coisas sem código de barras.

Dá para tirar os seus dados de lá?

Você deveria poder exportar seu estoque para um arquivo que abre em qualquer planilha, a qualquer momento, em qualquer plano. Se sair é difícil, ficar não é bem uma escolha.

Os limites escondidos dos planos gratuitos

Planos gratuitos são feitos para você crescer além deles. Isso é justo: a empresa precisa ser paga de alguma forma. O problema é só quando o limite é do tipo que você não percebe até seus registros dependerem da ferramenta. Estes são os mais comuns para ficar de olho.

Limite	Como ele aparece	Por que importa
Limite de itens	Um número máximo de itens ou produtos	Você bate no limite na metade do cadastro do estoque, e a ferramenta só serve pela metade
Limite de usuários	Grátis só para uma ou duas pessoas	O resto da equipe não consegue registrar o que retira
Limite de locais	Um único estoque ou uma única unidade	Você não consegue controlar a van, a segunda sala ou o outro escritório
Escaneamento pago	Leitura de código de barras ou QR como add-on	A forma mais rápida de registrar mudanças fica atrás de um paywall
Alertas pagos	Alertas de estoque baixo só em planos pagos	Falta justamente o principal motivo para trocar
Teste disfarçado de grátis	Todos os recursos por um número limitado de dias	Seus dados já estão lá dentro quando a contagem regressiva termina
Cartão obrigatório	Dados de pagamento pedidos no cadastro	Esquecer de cancelar vira uma cobrança
Histórico curto	Só as mudanças recentes ficam guardadas	Você não consegue responder “quem pegou, e quando?” do trimestre passado
Sem exportação	Os dados ficam presos na ferramenta	Migrar significa digitar tudo de novo

Leia a página de preços e a comparação de planos com esta tabela ao lado. Um limite não é, por si só, motivo para descartar uma ferramenta. Um limite que pega você de surpresa, sim.

Plano gratuito versus teste grátis

São coisas diferentes, e o texto das páginas de cadastro pode confundir os dois.

Um plano gratuito não tem data de término. Alguns recursos ou capacidade podem ficar reservados aos planos pagos, mas o que é gratuito continua gratuito. Um teste grátis dá acesso a tudo por um período determinado e depois pede para você pagar ou perder o acesso.

Um teste é útil para experimentar um plano pago que você já pretende comprar. Para uma equipe pequena procurando um software de estoque grátis, um teste é o ponto de partida errado: você faz todo o trabalho de configurar, e a decisão acaba sendo forçada por uma data, não por uma necessidade real.

Como testar um app de estoque grátis em uma tarde

Não julgue uma ferramenta pela demonstração. Coloque uma fatia real do seu estoque nela e use por uma semana.

1. Escolha uma prateleira ou um armário com dez a trinta itens, incluindo algo que acaba com frequência.
2. Cadastre os itens, defina um limite de estoque baixo em dois ou três deles, e imprima etiquetas para alguns.
3. Convide as pessoas que realmente retiram itens, não só quem está avaliando.
4. Registre mudanças reais por uma semana: retire itens, reponha, mova algo para outro local.
5. Confira o resultado: os números estão certos, um alerta chegou, dá para ver quem mudou o quê, dá para exportar?

Se a equipe continuar usando sem precisar de lembrete, você tem a resposta. Se todo mundo volta a gritar de um lado a outro da sala, a ferramenta é lenta demais na hora H, por melhor que a lista de recursos pareça.

Quando uma planilha ou papel ainda resolve

Software nem sempre é a resposta. Uma planilha ou uma folha de papel na porta do armário ainda é uma escolha razoável quando:

• uma pessoa cuida do estoque e mais ninguém altera os números;
• há apenas algumas dezenas de itens em um único lugar;
• a contagem é feita uma vez por mês e não é preciso alerta entre uma contagem e outra;
• ninguém precisa saber quem mudou um número, só qual é o número.

Quando mais pessoas passam a estar envolvidas, ou quando ficar sem estoque tem um custo real, a diferença entre “a planilha diz 5” e “tem 2 na prateleira” é onde tempo e dinheiro se perdem. É esse o momento de mudar.

Onde a Tana se encaixa

A Tana é o estoque compartilhado de uma equipe, com um plano gratuito pensado para ser usado, não só testado.

• Sem cartão e sem contagem regressiva de teste. O plano gratuito não tem data de término.
• Nada essencial fica bloqueado. Itens, estoques, locais, etiquetas e membros estão todos inclusos no plano gratuito.
• Estoque por local. Registre a quantidade por estoque (uma prateleira, uma caixa, uma sala, um veículo); o total do item é a soma. Mova estoque entre eles em uma única ação.
• Registro em um toque. − e + para retirar ou adicionar, = para definir a contagem exata depois de um inventário.
• Leitura de código de barras, alertas de estoque baixo e webhooks em todos os planos. Escaneie com a câmera do iPhone ou iPad, ou pela câmera do navegador no app web, e imprima etiquetas QR para itens e estoques. Os alertas chegam na página inicial, por e-mail e push, e, se quiser, também em um canal do Slack.
• Histórico de quem mudou o quê. O plano gratuito guarda 30 dias de histórico de atividade; os planos pagos guardam por até 10 anos.
• Exportação em CSV do seu estoque, que abre em qualquer planilha.

A Tana roda em iPhone, iPad e Mac pela App Store, e em navegador em qualquer computador; no Android, é usado o app web. Cada membro pode usar no seu próprio idioma. Ela não faz pedidos de compra, contabilidade, ponto de venda ou reposição automática, então, se você precisa disso, procure uma ferramenta feita para isso.

Perguntas frequentes

Qual é o melhor software de controle de estoque grátis?

O melhor é aquele cujo plano gratuito cobre toda a sua equipe, todos os seus itens e todos os lugares onde você guarda estoque, sem contagem regressiva de teste. Compare a tabela de limites acima com cada opção e depois teste sua favorita com uma prateleira real por uma semana.

Existe software de estoque realmente grátis, ou é sempre um teste?

Os dois existem. Um plano gratuito não tem data de término e continua funcionando; um teste grátis termina depois de um número determinado de dias. Procure a expressão “plano gratuito” e verifique se pedem cartão no cadastro.

Posso usar um app de estoque grátis com a minha equipe?

Só se o plano gratuito incluir vários membros. Algumas ferramentas limitam o uso gratuito a uma única pessoa. O plano gratuito da Tana inclui membros, então todo mundo pode registrar o que retira.

Apps de estoque grátis incluem leitura de código de barras?

Alguns incluem, outros cobram por isso. Na Tana, a leitura de código de barras e QR code está inclusa em todos os planos, inclusive no gratuito.

O que eu perco no plano gratuito em comparação com um pago?

Depende da ferramenta. Na Tana, itens, estoques, locais, etiquetas, membros, escaneamento e alertas estão todos no plano gratuito; uma diferença clara é por quanto tempo o histórico de atividade é guardado: 30 dias no plano gratuito, até 10 anos nos planos pagos.