Phần mềm quản lý kho miễn phí: cách chọn và những gì gói miễn phí không nói

Bạn đã vượt quá khả năng của cuốn sổ tay hay file Excel dùng chung, và muốn tìm một phần mềm quản lý kho miễn phí để thay thế. Lựa chọn miễn phí tốt nhất không phải là cái có danh sách tính năng dài nhất. Đó là gói miễn phí vẫn hoạt động tốt khi cả đội, toàn bộ vật phẩm và vài tháng lịch sử đã nằm trong đó.

Đây chính là phần mà hầu hết các bài so sánh bỏ qua. Một gói miễn phí có thể trông rất hào phóng vào ngày đầu tiên rồi âm thầm không còn phù hợp vào ngày thứ sáu mươi. Bài viết này đưa ra các tiêu chí để đánh giá bất kỳ ứng dụng quản lý kho miễn phí nào, những giới hạn cần chú ý trước khi gắn bó, và một cách đơn giản để thử nghiệm một ứng dụng trong một buổi chiều.

Bắt đầu với những gì bạn thực sự cần theo dõi

Trước khi so sánh các công cụ, hãy viết ra hình dạng kho hàng của bạn. Việc này chỉ mất mười phút và giúp bạn không chọn nhầm dựa trên những tính năng sẽ chẳng bao giờ dùng đến.

• Bạn đếm gì. Vật tư tiêu hao dùng hết (găng tay, băng keo đóng gói, mực máy in), thiết bị cho mượn rồi thu lại (máy chiếu, máy khoan), hoặc sản phẩm bạn bán.
• Nó nằm ở đâu. Một tủ, nhiều kệ trong một kho, một xe tải, hoặc nhiều hơn một tòa nhà.
• Ai động vào nó. Chỉ mình bạn, hay cả một đội lấy đồ ra và cần ghi lại việc đó.
• Hiện tại đang gặp vấn đề gì. Hết hàng mà không có cảnh báo trước, không biết ai đã lấy thùng cuối cùng, hoặc phải đếm lại mọi thứ vì không ai tin vào con số.

Nếu câu trả lời là “một người, một kệ, vài chục vật phẩm”, một file Excel có thể vẫn còn đủ dùng. Nếu nhiều người cùng thay đổi số liệu, hoặc hàng tồn nằm ở nhiều nơi, bạn cần một phần mềm cho mọi người thấy cùng một con số cập nhật theo thời gian thực.

Các tiêu chí quan trọng trong phần mềm quản lý kho miễn phí

Đây là những câu hỏi đáng đặt ra cho bất kỳ công cụ nào, miễn phí hay trả phí. Gói miễn phí nên trả lời “có” cho những câu quan trọng với bạn, chứ không chỉ cho những gì được liệt kê trên trang giá.

Cả đội có thể dùng miễn phí không?

Quản lý kho là công việc của cả đội. Người lấy cuộn băng keo cuối cùng hiếm khi là người đặt mua lại. Một gói miễn phí chỉ cho phép một người dùng sẽ biến công cụ dùng chung trở lại thành công cụ cá nhân, và bạn lại phải nhờ đồng nghiệp nhắn tin cho bạn mỗi khi họ lấy gì đó.

Hàng tồn có được ghi theo từng nơi, chứ không chỉ theo từng vật phẩm?

“Chúng tôi có 40 thùng” ít hữu ích hơn “30 thùng trong kho, 10 thùng trên xe”. Hãy tìm cách ghi số lượng theo từng kệ, phòng hoặc xe, trong khi tổng số của vật phẩm tự cộng lại. Việc chuyển hàng giữa các nơi nên là một thao tác duy nhất, chứ không phải trừ ở chỗ này rồi cộng ở chỗ kia.

Việc ghi nhận thay đổi có đủ nhanh để mọi người thực sự làm không?

Con số chỉ đúng khi mọi người ghi lại thay đổi ngay lúc nó xảy ra. Nếu lấy ra một món đồ nghĩa là phải mở một biểu mẫu rồi gõ chữ, việc đó sẽ không xảy ra ngay tại kệ hàng. Hãy kiểm tra cần bao nhiêu lần chạm để trừ một, cộng một, hoặc đặt số lượng chính xác sau khi kiểm kê.

Nó có cảnh báo trước khi bạn hết hàng không?

Cảnh báo sắp hết hàng là lý do chính khiến nhiều đội chuyển khỏi Excel. Hãy tìm ngưỡng cảnh báo theo từng vật phẩm, và các cảnh báo đến những nơi mà mọi người vốn đã nhìn vào, như email hoặc thông báo trên điện thoại, chứ không chỉ hiện trên một trang mà bạn phải nhớ mở ra xem.

Bạn có thể quét thay vì tìm kiếm không?

Quét mã vạch và mã QR bằng camera điện thoại biến việc “tìm vật phẩm trong một danh sách dài” thành “chĩa vào và chạm”. Kiểm tra xem việc quét có nằm trong gói miễn phí không, và bạn có thể tự in nhãn cho những món không có mã vạch hay không.

Bạn có lấy được dữ liệu của mình ra không?

Bạn nên có thể xuất hàng tồn kho ra một file mở được trên bất kỳ phần mềm bảng tính nào, bất cứ lúc nào, ở bất kỳ gói nào. Nếu việc rời đi khó khăn, việc ở lại không thực sự là một lựa chọn.

Những giới hạn ẩn của gói miễn phí

Các gói miễn phí được thiết kế để bạn dần vượt qua theo thời gian. Điều đó công bằng thôi: công ty cũng cần có nguồn thu bằng cách nào đó. Vấn đề chỉ nảy sinh khi giới hạn đó là thứ bạn không nhận ra cho đến khi dữ liệu của bạn đã phụ thuộc vào công cụ. Đây là những giới hạn thường gặp cần chú ý.

Giới hạn	Biểu hiện thường thấy	Vì sao quan trọng
Giới hạn số vật phẩm	Số lượng vật phẩm hoặc sản phẩm tối đa	Bạn chạm giới hạn khi mới nhập được nửa kho, và công cụ chỉ hữu ích một nửa
Giới hạn số người dùng	Chỉ miễn phí cho một hoặc hai người	Phần còn lại của đội không thể ghi lại những gì họ lấy
Giới hạn địa điểm	Chỉ một kho hoặc một cơ sở	Bạn không thể theo dõi xe tải, phòng thứ hai hay văn phòng khác
Quét mã tính phí	Quét mã vạch hoặc QR là tính năng trả thêm	Cách ghi nhận thay đổi nhanh nhất lại nằm sau bức tường trả phí
Cảnh báo tính phí	Cảnh báo sắp hết hàng chỉ có ở gói trả phí	Thiếu đúng lý do chính để chuyển đổi
Bản dùng thử đội lốt miễn phí	Đầy đủ tính năng trong số ngày giới hạn	Dữ liệu của bạn đã nhập vào, rồi thời hạn kết thúc
Bắt buộc nhập thẻ	Yêu cầu thông tin thanh toán khi đăng ký	Quên hủy sẽ biến thành một khoản phí
Lịch sử ngắn	Chỉ lưu các thay đổi gần đây	Bạn không thể trả lời “ai lấy, và khi nào” cho quý trước
Không xuất được dữ liệu	Dữ liệu chỉ nằm trong công cụ	Chuyển đi nghĩa là phải nhập lại từ đầu

Hãy đọc trang giá và bảng so sánh gói với bảng này bên cạnh. Bản thân một giới hạn không phải là điều tồi tệ. Một giới hạn bạn không lường trước mới là vấn đề.

Gói miễn phí khác với bản dùng thử miễn phí

Đây là hai thứ khác nhau, và cách diễn đạt trên các trang đăng ký đôi khi làm mờ ranh giới đó.

Gói miễn phí không có ngày kết thúc. Một số tính năng hoặc dung lượng có thể dành riêng cho gói trả phí, nhưng phần miễn phí vẫn mãi miễn phí. Bản dùng thử miễn phí cho bạn mọi thứ trong một khoảng thời gian nhất định, rồi yêu cầu bạn trả tiền hoặc mất quyền truy cập.

Bản dùng thử hữu ích khi bạn thử một gói trả phí mà bạn đã định mua sẵn. Với một đội nhỏ đang tìm phần mềm quản lý kho miễn phí, bản dùng thử là điểm khởi đầu sai: bạn bỏ công sức thiết lập, rồi quyết định lại bị một ngày hạn chót ép buộc thay vì xuất phát từ nhu cầu thật.

Cách thử một ứng dụng quản lý kho miễn phí trong một buổi chiều

Đừng đánh giá một công cụ chỉ qua bản demo. Hãy đưa một phần thật của kho hàng vào và dùng thử trong một tuần.

1. Chọn một kệ hoặc một tủ với mười đến ba mươi vật phẩm, bao gồm một thứ hay hết hàng.
2. Thêm các vật phẩm, đặt ngưỡng cảnh báo cho hai hoặc ba món, và in nhãn cho một vài món.
3. Mời những người thực sự lấy đồ, chứ không chỉ người đang đánh giá công cụ.
4. Ghi nhận các thay đổi thật trong một tuần: lấy vật phẩm ra, bổ sung hàng, chuyển thứ gì đó sang nơi khác.
5. Kiểm tra kết quả: số liệu có đúng không, cảnh báo có đến không, bạn có thấy ai đã thay đổi gì không, có xuất được dữ liệu không.

Nếu đội tiếp tục sử dụng mà không cần nhắc nhở, bạn đã có câu trả lời. Nếu mọi người quay lại gọi nhau í ới khắp phòng, công cụ đó quá chậm ngay tại kệ hàng, dù danh sách tính năng có ấn tượng đến đâu.

Khi nào Excel hoặc giấy vẫn ổn

Phần mềm không phải lúc nào cũng là câu trả lời. Một bảng Excel hoặc một tờ giấy dán trên cửa tủ vẫn là lựa chọn hợp lý khi:

• một người quản lý hàng tồn và không ai khác thay đổi số liệu;
• chỉ có vài chục vật phẩm ở một nơi;
• bạn kiểm kê mỗi tháng một lần và không cần cảnh báo giữa các lần đó;
• không ai cần biết ai đã thay đổi một con số, chỉ cần biết con số đó là gì.

Khi có thêm nhiều người tham gia, hoặc việc hết hàng gây tổn thất thực sự, khoảng cách giữa “bảng ghi 5” và “trên kệ chỉ còn 2” chính là nơi thời gian và tiền bạc bị hao hụt. Đó là lúc nên chuyển đổi.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là kho hàng dùng chung cho một đội, với gói miễn phí được thiết kế để sử dụng thật sự, chứ không chỉ để dùng thử.

• Không cần thẻ, không có thời hạn dùng thử đếm ngược. Gói miễn phí không có ngày kết thúc.
• Không tính năng thiết yếu nào bị khóa. Vật phẩm, kho chứa, vị trí, nhãn và thành viên đều có trong gói miễn phí.
• Hàng tồn theo từng nơi. Ghi số lượng theo từng kho chứa (một kệ, một thùng, một phòng, một xe); tổng số của vật phẩm là tổng cộng lại. Chuyển hàng giữa các kho chứa chỉ trong một thao tác.
• Ghi nhận chỉ với một lần chạm. − và + để lấy ra hoặc thêm vào, = để đặt số lượng chính xác sau khi kiểm kê.
• Quét mã vạch, cảnh báo sắp hết hàng và webhook có ở mọi gói. Quét bằng camera iPhone hoặc iPad, hoặc camera trình duyệt của ứng dụng web, và in nhãn QR cho vật phẩm và kho chứa. Cảnh báo đến trang chủ, qua email và thông báo đẩy, và tùy chọn thêm cả kênh Slack.
• Lịch sử ai đã thay đổi gì. Gói miễn phí lưu 30 ngày lịch sử hoạt động; gói trả phí lưu tới 10 năm.
• Xuất file CSV cho hàng tồn kho, mở được trên bất kỳ phần mềm bảng tính nào.

Tana chạy trên iPhone, iPad và Mac từ App Store, và trên trình duyệt ở bất kỳ máy tính nào; Android dùng ứng dụng web. Mỗi thành viên có thể dùng ngôn ngữ riêng của mình. Tana không xử lý đơn đặt hàng mua, kế toán, điểm bán hàng hay tự động đặt hàng lại, nên nếu bạn cần những thứ đó, hãy tìm một công cụ được xây dựng riêng cho chúng.

Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý kho miễn phí nào tốt nhất?

Tốt nhất là phần mềm có gói miễn phí bao phủ toàn bộ đội, toàn bộ vật phẩm và mọi nơi bạn cất trữ chúng, không có thời hạn dùng thử đếm ngược. Hãy đối chiếu bảng giới hạn ở trên với từng lựa chọn, rồi thử ứng viên yêu thích của bạn với một kệ hàng thật trong một tuần.

Có phần mềm quản lý kho thực sự miễn phí không, hay lúc nào cũng là bản dùng thử?

Cả hai đều tồn tại. Gói miễn phí không có ngày kết thúc và tiếp tục hoạt động; bản dùng thử miễn phí kết thúc sau một số ngày nhất định. Hãy tìm cụm từ “gói miễn phí” và xem có yêu cầu thẻ khi đăng ký không.

Tôi có thể dùng ứng dụng quản lý kho miễn phí cùng với đội của mình không?

Chỉ khi gói miễn phí bao gồm nhiều thành viên. Một số công cụ giới hạn việc dùng miễn phí chỉ cho một người. Gói miễn phí của Tana bao gồm thành viên, nên mọi người đều có thể ghi lại những gì họ lấy.

Ứng dụng quản lý kho miễn phí có bao gồm quét mã vạch không?

Có ứng dụng bao gồm, có ứng dụng tính phí riêng. Ở Tana, quét mã vạch và mã QR được bao gồm trong mọi gói, kể cả gói miễn phí.

Tôi mất gì ở gói miễn phí so với gói trả phí?

Điều này tùy vào từng công cụ. Ở Tana, vật phẩm, kho chứa, vị trí, nhãn, thành viên, quét mã và cảnh báo đều có trong gói miễn phí; một khác biệt rõ ràng là thời gian lưu lịch sử hoạt động: 30 ngày ở gói miễn phí, tới 10 năm ở các gói trả phí.