Бесплатная программа для учёта склада: как выбрать и что скрывают бесплатные тарифы

Тетрадь или общая таблица уже не справляются, и вы ищете бесплатную программу для учёта склада, которая их заменит. Лучший бесплатный вариант — не тот, у которого самый длинный список функций. Это тот, чей бесплатный тариф продолжает работать, когда в нём уже вся команда, все товары и несколько месяцев истории.

Именно эту часть большинство обзоров упускает. В первый день бесплатный тариф может выглядеть щедрым, а на шестидесятый — незаметно перестать подходить. В этом руководстве — критерии для оценки любого бесплатного приложения для склада, ограничения, на которые стоит смотреть до того, как вы к нему привяжетесь, и простой способ протестировать его за один вечер.

Начните с того, что вам действительно нужно отслеживать

Прежде чем сравнивать инструменты, опишите, как устроен ваш склад. Это займёт десять минут и убережёт от выбора по функциям, которыми вы никогда не воспользуетесь.

• Что вы считаете. Расходники, которые заканчиваются (перчатки, упаковочная лента, тонер для принтера), оборудование, которое выдаётся и возвращается (проектор, дрель), или товары на продажу.
• Где это лежит. Один шкаф, несколько стеллажей на складе, машина, или несколько зданий.
• Кто это трогает. Только вы, или команда, которая берёт вещи и должна это фиксировать.
• Что не так сейчас. Товар заканчивается без предупреждения, никто не знает, кто взял последнюю коробку, или всё пересчитывается заново, потому что цифрам никто не доверяет.

Если ответ — «один человек, один стеллаж, несколько десятков товаров», таблицы может хватить и дальше. Если цифры меняют несколько человек или запасы лежат в разных местах, нужна программа, которая показывает всем одно и то же актуальное количество.

Критерии, которые важны в бесплатной программе для учёта склада

Эти вопросы стоит задавать любому инструменту, платному или бесплатному. Бесплатный тариф должен отвечать «да» на те из них, что важны именно вам, а не только на те, что вынесены на страницу с тарифами.

Может ли вся команда пользоваться этим бесплатно?

Учёт склада — командная работа. Тот, кто берёт последний рулон скотча, редко оказывается тем, кто заказывает новый. Бесплатный тариф только на одного пользователя превращает общий инструмент обратно в личный, и вы снова просите коллег писать вам, когда они что-то взяли.

Запасы фиксируются по месту, а не только по товару?

«У нас 40 коробок» говорит меньше, чем «30 на складе, 10 в машине». Ищите способ фиксировать количество по каждому стеллажу, комнате или машине, при этом общая цифра по товару должна складываться автоматически. Перемещение между местами должно быть одним действием, а не вычитанием в одном месте и прибавлением в другом.

Достаточно ли быстро фиксировать изменение, чтобы люди это действительно делали?

Цифра верна, только если изменения записывают в момент, когда они происходят. Если, чтобы забрать одну вещь, нужно открыть форму и что-то напечатать, у стеллажа это просто не будет происходить. Проверьте, сколько нажатий требуется, чтобы вычесть единицу, добавить единицу или выставить точное количество после пересчёта.

Предупреждает ли программа до того, как товар закончится?

Оповещение о низком остатке — главная причина, по которой многие команды уходят от таблиц. Ищите порог по каждому товару и оповещения, которые доходят туда, куда люди уже смотрят: почта или уведомление на телефоне, а не только страница, которую нужно не забыть открыть.

Можно ли сканировать вместо поиска?

Сканирование штрихкода и QR-кода камерой телефона превращает «искать товар в длинном списке» в «навести и нажать». Проверьте, включено ли сканирование в бесплатный тариф и можно ли печатать свои этикетки для вещей без штрихкода.

Можно ли забрать свои данные?

На любом тарифе и в любой момент должна быть возможность выгрузить запасы в файл, который открывается в любой таблице. Если уйти сложно, оставаться — уже не совсем выбор.

Скрытые ограничения бесплатных тарифов

Бесплатные тарифы задуманы так, чтобы их со временем перерастали. Это честно: компании нужно на чём-то зарабатывать. Проблема возникает, только когда ограничение замечают уже после того, как записи начинают от него зависеть. Вот самые частые из них.

Ограничение	Как это выглядит	Почему это важно
Лимит на товары	Максимальное число позиций или товаров	Лимит достигается на середине внесения склада, и инструмент полезен лишь наполовину
Лимит пользователей	Бесплатно только для одного-двух человек	Остальная команда не может фиксировать, что берёт
Лимит мест хранения	Один склад или одна точка	Нельзя учитывать машину, второе помещение или другой офис
Платное сканирование	Считывание штрихкода или QR только за доплату	Самый быстрый способ вести учёт спрятан за платной стеной
Платные оповещения	Оповещения о низком остатке только на платных тарифах	Пропадает как раз главная причина для перехода
Пробный период под видом бесплатного	Все функции доступны ограниченное число дней	Данные уже внесены, а отсчёт заканчивается
Обязательная карта	Платёжные данные при регистрации	Забытая отмена превращается в списание
Короткая история	Хранятся только недавние изменения	Нельзя ответить «кто и когда это взял» за прошлый квартал
Нет выгрузки	Данные остаются только внутри инструмента	Переход означает заново вводить всё вручную

Читайте страницу с ценами и сравнение тарифов, держа эту таблицу перед глазами. Само по себе ограничение — не повод отказываться. Повод — ограничение, которое стало для вас неожиданностью.

Бесплатный тариф и бесплатный пробный период — не одно и то же

Это разные вещи, а формулировки на страницах регистрации иногда их смешивают.

У бесплатного тарифа нет даты окончания. Часть функций или объёма может быть зарезервирована для платных тарифов, но то, что бесплатно, остаётся бесплатным. Бесплатный пробный период даёт всё и сразу на ограниченный срок, после чего просит оплатить или теряет доступ.

Пробный период полезен, когда вы тестируете платный тариф, который и так собираетесь купить. Для небольшой команды, которая ищет бесплатную программу для учёта склада, пробный период — неверная точка входа: вы проделываете всю работу по настройке, а решение оказывается продиктовано датой, а не реальной необходимостью.

Как проверить бесплатное приложение для склада за один вечер

Не судите об инструменте по демо-версии. Внесите в него реальный кусочек своего склада и пользуйтесь неделю.

1. Выберите один стеллаж или один шкаф с десятью-тридцатью товарами, включая что-то, что часто заканчивается.
2. Добавьте товары, задайте порог оповещения для двух-трёх из них и распечатайте этикетки для нескольких.
3. Пригласите тех, кто действительно берёт вещи, а не только того, кто оценивает инструмент.
4. Фиксируйте реальные изменения в течение недели: забирайте товары, пополняйте, перемещайте что-то в другое место.
5. Проверьте результат: верны ли цифры, пришло ли оповещение, видно ли, кто что изменил, можно ли выгрузить данные.

Если команда продолжает этим пользоваться без напоминаний, ответ у вас есть. Если все возвращаются к тому, чтобы кричать через комнату, инструмент слишком медленный у стеллажа — каким бы впечатляющим ни выглядел список функций.

Когда таблицы или бумаги всё ещё достаточно

Программа — не всегда решение. Таблица или лист бумаги на дверце шкафа остаются разумным выбором, когда:

• запасами занимается один человек, и больше никто цифры не меняет;
• в одном месте лежит всего несколько десятков товаров;
• пересчёт проходит раз в месяц, и оповещения между пересчётами не нужны;
• никому не важно, кто изменил цифру — важно только само число.

Когда людей становится больше или нехватка товара начинает стоить реальных денег, именно разрыв между «в таблице 5» и «на полке 2» съедает время и деньги. Это и есть момент для перехода.

Чем здесь может помочь Tana

Tana — это общий склад для команды с бесплатным тарифом, рассчитанным на то, чтобы им пользовались, а не только пробовали.

• Без карты и без отсчёта пробного периода. У бесплатного тарифа нет даты окончания.
• Ничего важного не закрыто. Товары, хранилища, локации, этикетки и участники — всё это доступно на бесплатном тарифе.
• Запасы по месту хранения. Записывайте количество по каждому хранилищу (стеллаж, коробка, комната, машина); общая сумма по товару считается сама. Перемещение между хранилищами — одно действие.
• Учёт в одно касание. − и + — чтобы забрать или добавить, = — чтобы задать точное количество после пересчёта.
• Сканирование штрихкодов, оповещения о низком остатке и вебхуки на всех тарифах. Сканируйте камерой iPhone, iPad или камерой браузера в веб-приложении, печатайте QR-этикетки для товаров и хранилищ. Оповещения приходят на главный экран, по почте и push-уведомлением, а при желании — в канал Slack.
• История того, кто что изменил. Бесплатный тариф хранит 30 дней истории активности; платные тарифы — до 10 лет.
• Экспорт в CSV — запасы выгружаются в файл, который открывается в любой таблице.

Tana работает на iPhone, iPad и Mac из App Store, а также в браузере на любом компьютере; на Android используется веб-приложение. Каждый участник может пользоваться им на своём языке. В Tana нет заказов поставщикам, бухгалтерии, кассы или автоматического дозаказа — если это нужно, стоит поискать инструмент, созданный именно для этого.

Часто задаваемые вопросы

Какая бесплатная программа для учёта склада лучшая?

Лучшая — та, чей бесплатный тариф охватывает всю команду, все товары и все места хранения без отсчёта пробного периода. Сверьте таблицу ограничений выше с каждым вариантом, а затем протестируйте фаворита на одном реальном стеллаже в течение недели.

Бывает ли по-настоящему бесплатная программа для учёта склада, или это всегда пробный период?

Существует и то, и другое. У бесплатного тарифа нет даты окончания, и он продолжает работать; бесплатный пробный период заканчивается через определённое число дней. Ищите формулировку «бесплатный тариф» и проверяйте, просят ли карту при регистрации.

Можно ли пользоваться бесплатным приложением для склада вместе с командой?

Только если бесплатный тариф включает нескольких участников. Некоторые инструменты ограничивают бесплатное использование одним человеком. Бесплатный тариф Tana включает участников, так что каждый может фиксировать, что он взял.

Есть ли в бесплатных приложениях для склада сканирование штрихкодов?

В одних есть, за другие нужно доплачивать. В Tana сканирование штрихкодов и QR-кодов доступно на всех тарифах, включая бесплатный.

Что теряется на бесплатном тарифе по сравнению с платным?

Это зависит от инструмента. В Tana товары, хранилища, локации, этикетки, участники, сканирование и оповещения доступны на бесплатном тарифе; одно чёткое отличие — срок хранения истории активности: 30 дней на бесплатном тарифе и до 10 лет на платных.