Besplatan softver za upravljanje zalihama: kako izabrati i šta besplatni planovi izostavljaju

Prerasli ste svesku ili deljenu tabelu i želite besplatan softver za upravljanje zalihama koji će ih zameniti. Najbolja besplatna opcija nije ona sa najdužom listom funkcija. To je ona čiji besplatni plan i dalje radi kad su u njemu ceo tim, svi artikli i nekoliko meseci istorije.

To je deo koji većina poređenja preskače. Besplatan plan prvog dana može delovati velikodušno, a šezdesetog dana tiho prestati da odgovara. Ovaj vodič donosi kriterijume za ocenu bilo koje besplatne aplikacije za zalihe, ograničenja na koja treba obratiti pažnju pre nego što se obavežete, i jednostavan način da je testirate za jedno popodne.

Počnite od onoga što zaista morate da pratite

Pre nego što uporedite alate, zapišite kako izgledaju vaše zalihe. Traje deset minuta i sprečava vas da birate na osnovu funkcija koje nikad nećete koristiti.

• Šta brojite. Potrošni materijal koji se troši (rukavice, traka za pakovanje, toner za štampač), oprema koju pozajmljujete i vraćate (projektor, bušilica), ili proizvodi koje prodajete.
• Gde se to nalazi. Jedan orman, više polica u magacinu, kombi, ili više zgrada.
• Ko to dodiruje. Samo vi, ili tim koji uzima stvari i treba to da evidentira.
• Šta danas ne valja. Nešto ponestane bez upozorenja, niko ne zna ko je uzeo poslednju kutiju, ili se sve prebrojava dvaput jer niko ne veruje brojevima.

Ako je odgovor “jedna osoba, jedna polica, nekoliko desetina artikala”, tabela možda i dalje može da posluži. Ako više ljudi menja brojeve, ili se zalihe nalaze na više mesta, potreban vam je softver koji svima pokazuje isto, ažurno stanje.

Kriterijumi koji su bitni kod besplatnog softvera za zalihe

Ovo su pitanja koja vredi postaviti bilo kom alatu, besplatnom ili plaćenom. Besplatan plan treba da odgovori sa da na ona koja su važna vama, a ne samo na ona koja stoje na cenovniku.

Može li ceo tim to da koristi besplatno?

Upravljanje zalihama je timski posao. Onaj ko uzme poslednji rolat trake retko je onaj ko naručuje novi. Besplatan plan koji dozvoljava samo jednog korisnika pretvara deljeni alat nazad u lični, i vraćate se na to da molite kolege da vam jave kad nešto uzmu.

Da li se stanje evidentira po mestu, a ne samo po artiklu?

“Imamo 40 kutija” govori manje od “30 u magacinu, 10 u kombiju”. Tražite način da evidentirate količinu po svakoj polici, prostoriji ili vozilu, pri čemu se ukupan broj artikla sabira sam. Prebacivanje zaliha između mesta trebalo bi da bude jedna radnja, a ne oduzimanje na jednom mestu i sabiranje na drugom.

Da li je evidentiranje promene dovoljno brzo da bi ga ljudi zaista radili?

Broj je tačan samo ako ljudi evidentiraju promene u trenutku kad se dese. Ako uzimanje jednog artikla znači otvaranje forme i kucanje, to se neće dešavati pored police. Proverite koliko dodira je potrebno da se jedan oduzme, jedan doda, ili postavi tačna količina posle popisa.

Upozorava li vas pre nego što nešto ponestane?

Upozorenje na niske zalihe glavni je razlog zašto mnogi timovi napuštaju tabelu. Tražite prag koji se podešava po artiklu, i upozorenja koja stižu tamo gde ljudi već gledaju, kao što su email ili push obaveštenje na telefonu, a ne samo na stranicu koju treba zapamtiti da otvorite.

Možete li da skenirate umesto da tražite?

Skeniranje barkoda i QR koda kamerom telefona pretvara “traženje artikla u dugačkoj listi” u “uperi i dodirni”. Proverite da li je skeniranje uključeno u besplatan plan i da li možete sami da odštampate nalepnice za stvari bez barkoda.

Možete li da izvezete svoje podatke?

Trebalo bi da možete da izvezete zalihe u fajl koji se otvara u bilo kojoj tabeli, u bilo kom trenutku, na bilo kom planu. Ako je odlazak težak, ostajanje zapravo i nije izbor.

Skrivena ograničenja besplatnih planova

Besplatni planovi su osmišljeni da ih vremenom prerastete. To je fer - kompanija mora nekako da zaradi. Problem nastaje samo kad je ograničenje takvo da ga ne primetite dok vaša evidencija već ne bude zavisila od alata. Ovo su najčešća na koja treba obratiti pažnju.

Ograničenje	Kako izgleda	Zašto je bitno
Limit artikala	Maksimalan broj artikala ili proizvoda	Dostignete ga na pola unosa zaliha, i alat postaje koristan samo upola
Limit korisnika	Besplatno samo za jednu ili dve osobe	Ostatak tima ne može da evidentira šta uzima
Limit lokacija	Jedno skladište ili jedna poslovnica	Ne možete da pratite kombi, drugu prostoriju ili drugu kancelariju
Plaćeno skeniranje	Čitanje barkoda ili QR koda samo uz doplatu	Najbrži način evidentiranja skriven je iza plaćanja
Plaćena upozorenja	Upozorenja o niskim zalihama samo u plaćenim planovima	Nedostaje baš glavni razlog za prelazak
Probna verzija prerušena u besplatnu	Sve funkcije dostupne samo ograničen broj dana	Podaci su uneti, a onda odbrojavanje istekne
Obavezna kartica	Podaci o plaćanju traže se pri registraciji	Zaborav da otkažete pretvara se u naplatu
Kratka istorija	Čuvaju se samo skorašnje promene	Ne možete odgovoriti “ko je i kada to uzeo” za prošli kvartal
Nema izvoza	Podaci ostaju samo unutar alata	Prelazak znači da sve ponovo ukucavate

Dok čitate cenovnik i poređenje planova, držite ovu tabelu pored sebe. Samo ograničenje nije razlog za odustajanje. Razlog je ograničenje koje vas iznenadi.

Besplatan plan naspram besplatne probne verzije

Ovo su dve različite stvari, iako formulacije na stranicama za registraciju to ponekad zamagle.

Besplatan plan nema datum isteka. Neke funkcije ili kapacitet mogu biti rezervisani za plaćene planove, ali ono što je besplatno ostaje besplatno. Besplatna probna verzija daje vam sve na ograničen period, a zatim traži da platite ili gubite pristup.

Probna verzija je korisna kad testirate plaćen plan koji ionako planirate da kupite. Za manji tim koji traži besplatan softver za zalihe, probna verzija je pogrešna polazna tačka: obavite posao podešavanja, a odluku vam nameće datum, a ne stvarna potreba.

Kako da testirate besplatnu aplikaciju za zalihe za jedno popodne

Ne procenjujte alat na osnovu demo verzije. Unesite u njega stvaran deo svojih zaliha i koristite ga nedelju dana.

1. Izaberite jednu policu ili jedan orman sa deset do trideset artikala, uključujući nešto što se često potroši.
2. Dodajte artikle, postavite prag upozorenja na dva ili tri, i odštampajte nalepnice za nekoliko.
3. Pozovite ljude koji zaista uzimaju stvari, ne samo osobu koja procenjuje alat.
4. Evidentirajte stvarne promene tokom nedelju dana: iznosite artikle, dopunjavajte, premeštajte nešto na drugo mesto.
5. Proverite rezultat: da li su brojevi tačni, da li je stiglo upozorenje, da li vidite ko je šta promenio, da li možete da izvezete.

Ako tim nastavi da ga koristi bez podsećanja, imate odgovor. Ako se svi vrate na dovikivanje preko prostorije, alat je presporo pored police, koliko god lista funkcija dobro izgledala.

Kad tabela ili papir i dalje sasvim odgovaraju

Softver nije uvek odgovor. Tabela ili list papira na vratima ormana i dalje su razuman izbor kad:

• jedna osoba vodi zalihe i niko drugi ne menja brojeve;
• na jednom mestu ima samo nekoliko desetina artikala;
• brojite jednom mesečno i ne treba vam upozorenje između popisa;
• nikome nije bitno ko je promenio broj, samo koliki je.

Kad se uključi više ljudi, ili kad nestašica ima stvaran trošak, jaz između “u tabeli piše 5” i “na polici su 2” je mesto gde odlaze vreme i novac. To je trenutak za promenu.

Gde se Tana uklapa

Tana je deljena evidencija zaliha za tim, sa besplatnim planom osmišljenim da se koristi, a ne samo isproba.

• Bez kartice i bez odbrojavanja probne verzije. Besplatan plan nema datum isteka.
• Ništa suštinsko nije zaključano. Artikli, skladišta, lokacije, nalepnice i članovi su svi uključeni u besplatan plan.
• Zalihe po mestu. Evidentirajte količinu po skladištu (polica, kutija, prostorija, vozilo); ukupan broj artikla je zbir. Premeštanje zaliha između skladišta obavlja se jednom radnjom.
• Evidentiranje jednim dodirom. − i + za iznošenje ili dodavanje, = za postavljanje tačne količine posle popisa.
• Skeniranje barkoda, upozorenja o niskim zalihama i webhook-ovi u svakom planu. Skenirajte kamerom iPhone-a ili iPad-a, ili kamerom pregledača u veb aplikaciji, i štampajte QR nalepnice za artikle i skladišta. Upozorenja stižu na početnu stranicu, mejlom i push obaveštenjem, a po želji i na Slack kanal.
• Istorija ko je šta promenio. Besplatan plan čuva 30 dana istorije aktivnosti; plaćeni planovi je čuvaju do 10 godina.
• CSV izvoz vaših zaliha koji se otvara u bilo kojoj tabeli.

Tana radi na iPhone-u, iPad-u i Mac-u sa App Store-a, i u pregledaču na bilo kom računaru; Android koristi veb aplikaciju. Svaki član može da je koristi na svom jeziku. Ne radi narudžbenice, računovodstvo, kasu ni automatsko naručivanje, pa ako vam to treba, potražite alat napravljen baš za to.

Često postavljana pitanja

Koji je najbolji besplatan softver za upravljanje zalihama?

Najbolji je onaj čiji besplatan plan pokriva ceo vaš tim, sve artikle i svako mesto na kom ih čuvate, bez odbrojavanja probne verzije. Uporedite tabelu ograničenja iznad sa svakom opcijom, pa testirajte svog favorita na jednoj stvarnoj polici tokom nedelju dana.

Postoji li zaista besplatan softver za zalihe, ili je to uvek probna verzija?

Postoji i jedno i drugo. Besplatan plan nema datum isteka i nastavlja da radi; besplatna probna verzija se završava posle određenog broja dana. Tražite reči “besplatan plan” i proverite da li se pri registraciji traži kartica.

Mogu li besplatnu aplikaciju za zalihe da koristim sa svojim timom?

Samo ako besplatan plan uključuje više članova. Neki alati ograničavaju besplatno korišćenje na jednu osobu. Besplatan plan Tane uključuje članove, tako da svako može da evidentira šta uzima.

Da li besplatne aplikacije za zalihe imaju skeniranje barkoda?

Neke imaju, neke to naplaćuju. U Tani je skeniranje barkoda i QR koda uključeno u svaki plan, uključujući besplatan.

Šta gubim na besplatnom planu u odnosu na plaćeni?

Zavisi od alata. U Tani su artikli, skladišta, lokacije, nalepnice, članovi, skeniranje i upozorenja svi deo besplatnog plana; jedna jasna razlika je koliko dugo se čuva istorija aktivnosti: 30 dana na besplatnom planu, do 10 godina na plaćenim planovima.