Håll varje stol redo.

Det dagliga arbetet på en tandvårdsklinik hänger på att många små artiklar finns på rätt plats. Handskar, patienthaklappar, engångsmuggar och rengöringsmedel sprids mellan behandlingsrum och ett centralskåp. Påfyllning sker ofta i glappen mellan besök, när ingen har mycket tid att leta. Tana hjälper teamet att hålla en begriplig notering av vanliga förbrukningsvaror, så att kontrollen av vad som finns blir en del av att göra i ordning rummet i stället för ett eget samtal varje gång.

Ordna artiklar kring de förvaringsplatser personalen känner igen: skåpet vid stolen, förberedelseytan och huvudhyllan. Använd namn som skiljer storlekar och förpackningar åt, och bifoga foton där de gör en artikel lättare att identifiera. Notera varje mängd där den faktiskt finns. En artikels summa hjälper vid en allmän genomgång, medan förvaringsdetaljerna visar om materialet står nära stolen eller fortfarande väntar i bakrummet på att bäras fram.

Uppdatera mängder när material kommer och när det förbrukas. En gemensam överenskommelse spelar roll här: om en person räknar askar och en annan räknar styck blir siffrorna svåra att lita på. Sätt trösklar för artiklar teamet fyller på rutinmässigt, och ta signalen som ett skäl att titta i hyllorna. Den speglar den noterade summan över alla förvaringsplatser, så kontroller i det enskilda rummet är fortfarande en del av förberedelsen. Beslut om beställning och lämplig lagernivå stannar hos kliniken.

Börja med en hanterbar grupp vardagliga förbrukningsvaror och gå igenom den vid en vanlig inventering. Sök efter artiklar, använd QR-etiketter på förvaringsplatser och exportera en filtrerad CSV om en skriven räknelista hjälper teamet. Tana håller sig till ett litet och tydligt område: de vanliga förbrukningsvarorna, den räknade mängden och förvaringsplatsen var och en hör till. Rollen är enkel — att ge dem som förbereder varje behandlingsplats en gemensam bild av materialet som gör den förberedelsen möjlig.