Beställningspunkt: så vet ni när varje vara bör beställas om

En beställningspunkt är den lagernivå som säger “beställ det här nu”, satt så att den nya leveransen hinner fram innan ni tar slut. Får ni den rätt ligger varan still tills den når sin siffra, och då hamnar den på nästa beställning — utan att någon behöver komma ihåg det.

Det gäller allt lager ni beställer om regelbundet — förpackningar, rengöringsmedel, reservdelar, kontorsmaterial. Nedan: formeln, ett uträknat exempel, hur beställningspunkt förhåller sig till önskad lagernivå och minimilager, och hur ni sätter och justerar siffrorna.

Formeln för beställningspunkt

En beställningspunkt har två delar: vad ni kommer att förbruka medan ni väntar på nästa leverans, plus en säkerhetsbuffert för en sen leverans eller en hektisk period.

Beställningspunkt = (förbrukningstakt × leveranstid) + säkerhetslager

• Förbrukningstakt: hur mycket av varan ni vanligtvis använder per dag eller vecka.
• Leveranstid: hur lång tid det tar från beställning till att varan är på plats.
• Säkerhetslager: bufferten för förseningar eller en period som är mer hektisk än vanligt.

Ingen statistik behövs. Grova siffror från de senaste veckorna räcker gott; justera när ni ser hur de faller ut.

Ett litet uträknat exempel

Säg att teamet använder 2 lådor förpackningsmaterial i veckan, och leverantören tar 5 dagar på leveransen.

Förbrukning under väntetiden: 2 lådor ÷ 7 dagar × 5 dagar ≈ 1,4, avrundat uppåt till 2. Lägg till ett säkerhetslager på 1 låda för en sen leverans.

Beställningspunkt = 2 + 1 = 3 lådor. När lagret sjunker till 3, lägg beställningen — inte mer än de två siffrorna lagda ihop.

Önskad lagernivå, beställningspunkt och minimilager

De tre begreppen blandas ständigt ihop. Här är vad vardera svarar på:

Begrepp	Frågan det svarar på	I exemplet ovan
Beställningspunkt	När lägger jag nästa beställning?	3 lådor
Önskad lagernivå	Hur mycket ska finnas på hyllan efter påfyllning?	t.ex. 10 lådor: beställ önskad nivå minus det som är kvar
Minimilager	Vilken är golvet jag aldrig vill under?	Ofta säkerhetslagret ensamt, t.ex. 1 låda

Många team använder “beställningspunkt” och “minimilager” som samma siffra, vilket är helt okej så länge alla menar samma sak med den. Den nyttiga skillnaden: minimum är golvet, och beställningspunkten läggs medvetet en bit ovanför det, så att det finns tid att beställa innan ni når golvet.

Bygg ett ark för önskad lagernivå

Ett ark för önskad lagernivå är helt enkelt en lista, en rad per vara ni beställer om, med siffrorna ovan bredvid:

• Varans namn och enheten ni räknar i (låda, kolli, säck)
• Förbrukningstakt, leveranstid, säkerhetslager
• Beställningspunkt och önskad lagernivå
• Var varan förvaras

Börja med varorna som gör mest ont när de tar slut, eller som ni beställer om ofta. En hylla med sällan använda reservdelar kan förbli informell.

Att sätta och justera era gränser

Sätt de första siffrorna utifrån en vanlig, nyligen gången vecka, inte en hektisk, och håll sedan ett öga på vad som händer:

• Beställer ni tidigare än planerat? Förbrukningen ökade eller leveranstiden blev längre — höj beställningspunkten.
• Är lagret fortfarande högt när nästa leverans kommer? Siffrorna är för generösa — sänk dem.
• Gå igenom siffrorna igen när en leverantörs leveranstid ändras, en säsong eller kampanj skiftar förbrukningen, eller efter en tom hylla.

Behandla gränserna som en inställning ni finjusterar några gånger om året, inte en konstant.

När det enkla sättet fortfarande räcker

Beställer ni om en handfull varor, är det alltid samma person som beställer, och den personen redan har en känsla för när något börjar ta slut, fungerar en beställningspunkt i huvudet alldeles bra. Att skriva ner den lönar sig först när mer än en person fyller på lager, när en vara har ställt till det en gång, eller när någon annan behöver lägga beställningen utan att fråga sig fram.

Var Tana passar in

Tana är en delad lagerapp för team, och den täcker “säg till mig när jag ska beställa om”-delen av det här.

Sätt en tröskel för lågt lager per vara — er beställningspunkt — plus en standard för teamet för varor ni inte satt individuellt. När lagret når den ger Tana en varning om lågt lager på alla planer: startsidan, mejl, push, och valfritt en Slack-kanal. Ett filter visar bara det som håller på att ta slut. Varje vara har en anteckning om hur man beställer om, med leverantör, vanlig beställningsmängd eller önskad lagernivå, plus shop-länkar som söker i nätbutiker. Registrera förbrukning med ett tryck, och historiken över vem som tog vad och när är det mesta ni behöver för att bedöma en förbrukningstakt.

Tana beräknar inte en beställningspunkt och lägger inte beställningar automatiskt; ni sätter tröskeln, och varningen säger när ni har nått den.

Vanliga frågor

Vad är formeln för en beställningspunkt?

Beställningspunkt = (förbrukningstakt × leveranstid) + säkerhetslager. Multiplicera hur mycket ni använder per dag med hur många dagar leveransen tar, och lägg till en buffert för förseningar eller hektiska perioder.

Vad är skillnaden mellan en beställningspunkt och en önskad lagernivå?

Beställningspunkten är när ni beställer; önskad lagernivå är mängden ni fyller tillbaka till. När en vara når sin beställningspunkt, beställ önskad lagernivå minus det som fortfarande ligger på hyllan.

Är minimilager samma sak som beställningspunkt?

Ofta används de som samma sak, men det är tydligare att behandla minimum som golvet ni aldrig vill under, med beställningspunkten satt en bit ovanför det, så att det finns tid att beställa först.

Hur vet jag om min beställningspunkt är rätt satt?

Om ni lägger akutbeställningar eller tar slut innan leveransen kommer, höj den. Är lagret fortfarande högt när nästa leverans landar, sänk den. Kontrollera igen när leveranstider eller förbrukning ändras.