Як вести облік складу безкоштовно: 5 способів і система, що підходить до кожного з них

Вести складський облік безкоштовно можна на папері, на маркерній дошці, у таблиці, у спільній онлайн-таблиці або в безкоштовному застосунку для складу. Сам спосіб важить менше, ніж система, яка стоїть за ним: зрозумілий перелік того, що ви рахуєте, одна одиниця виміру на товар, назване місце для кожної речі, звичний порядок перерахунку та точка замовлення для того, чого не можна допустити до нуля.

У цій статті ми чесно розглянемо п’ять безкоштовних способів — де кожного вистачає, а де вже ні, — а потім покажемо систему, яка працює за будь-якого з них. Якщо пізніше ви зміните спосіб, ця система переїде разом із вами.

П’ять безкоштовних способів вести облік складу

Будь-який безкоштовний спосіб зводиться до того, щоб записати дві речі: що у вас є і де воно лежить. Різниця — у тому, хто бачить цифри, наскільки легко їх змінювати і що відбувається, якщо щось пішло не так.

Спосіб	Добре працює, коли	Починає давати збої, коли
Папір	Одна людина, одне приміщення, короткий список	Оновлюють кілька людей або потрібна історія змін
Маркерна дошка	Спільна комора, повз яку всі ходять	Цифри треба дивитися не з кімнати, або дошку витирають
Таблиця	Один відповідальний, довгий список, сортування і суми	Кілька людей редагують копії одного файлу
Спільна онлайн-таблиця	Невелика команда, що оновлює дані з різних місць	Правки перекривають одна одну, незрозуміло, хто що змінив
Безкоштовний застосунок для складу	Команда, що оновлює залишки на ходу	Потрібні функції поза складом, наприклад бухгалтерія

Жоден зі способів не є помилковим. Обирайте найпростіший із тих, що підходить за кількістю людей, які працюють зі складом, і за тим, як часто він змінюється.

Папір: усе ще нормальний варіант для короткого списку

Блокнот або роздрукований бланк перерахунку на планшеті — найшвидший спосіб почати. Встановлювати нічого не потрібно, користуватися може будь-хто, а щоб написати цифру поруч із назвою товару, доводиться справді подивитися на полицю.

Найкраще цей спосіб працює, коли одна людина стежить за одним приміщенням: витратні матеріали в майстерні, папір і картриджі в невеликому офісі, домашня майстерня. Тримайте окрему колонку з датою кожного перерахунку — так ви побачите, з якою швидкістю щось витрачається.

Обмеження суто практичні. По паперу не можна шукати, у нього немає резервної копії, і він не попереджає заздалегідь. Якщо блокнот лежить на складі, ніхто за столом не зможе його перевірити, а якщо він загубиться — разом із ним зникне вся історія.

Маркерна дошка: видно всім, хто проходить повз

Маркерна дошка на стіні комори перетворює складський облік на те, що бачить уся команда. Запишіть товар, поточну кількість і точку замовлення в три колонки. Коли хтось забирає останню коробку рукавичок, він поправляє дошку по дорозі до виходу.

Це працює саме тому, що дошка постійно на видноті. Нікому не потрібно пам’ятати, що щось треба відкрити. Такий спосіб підходить спільній коморі, кухні або майстерні, де ті самі люди щодня працюють із тими самими запасами.

Проте дошка існує лише в одній кімнаті. Перевірити її з магазину постачальника не можна, а один випадково зачеплений рукавом кут може стерти цілу колонку. Фотографуйте дошку після кожного перерахунку, щоб зберегти запис.

Таблиця: сортування, суми та довший список

Таблиця — природний наступний крок, коли список перестає вміщатися на одну сторінку. З’являються сортування, фільтри, формули для сум і місце, куди можна записати постачальників і нотатки про замовлення. Excel, Google Таблиці чи будь-який інший табличний застосунок працюють однаково добре.

Достатньо простої структури: один рядок на товар і місце зберігання, з колонками для назви товару, одиниці виміру, місця зберігання, кількості, точки замовлення та дати останнього перерахунку. Додайте колонку, яка позначає рядки, де кількість опустилася до точки замовлення або нижче.

Таблиця найкраще працює з одним відповідальним. Проблеми починаються, коли з’являються копії: одна на ноутбуці, одна в пошті, одна роздрукована для перерахунку. Кожна копія поступово розходиться з іншими, і невдовзі ніхто не знає, яка цифра правильна.

Спільна онлайн-таблиця: один файл для невеликої команди

Якщо перенести таблицю в спільний онлайн-файл, проблема копій вирішується. Усі відкривають той самий файл, і зміни видно одразу всім.

Такий варіант підходить невеликій команді, яка оновлює залишки з різних місць. Домовтеся про кілька правил: змінювати тільки колонку з кількістю, ніколи не видаляти рядки і залишати нотатку при переміщенні товару між місцями зберігання.

Слабкі місця проявляються з ростом команди. Двоє людей можуть переписати цифри одне одного. Сортування колонки може переплутати рядки місцями. Історія версій є, але знайти, хто змінив одну комірку минулого вівторка, — справа непроста. А оновлювати таблицю з телефону, тримаючи в руках коробку, просто незручно.

Безкоштовний застосунок для складу: створений для оновлення залишків на ходу

Безкоштовний застосунок для складу зроблений саме для цього завдання. Замість таблиці з комірками ви отримуєте товари, місця та кількості, кнопки для додавання й списання залишку та запис кожної зміни.

Застосунки найбільше допомагають, коли кілька людей забирають і поповнюють товар, коли залишки розкидані по кількох місцях, або коли ви хочете дізнаватися про те, що запас закінчується, а не помічати порожню полицю постфактум. Відсканувати етикетку камерою телефону швидше, ніж гортати таблицю.

Перш ніж обрати застосунок, перевірте, що саме входить до безкоштовного тарифу: скільки людей можуть приєднатися, як довго зберігається історія і чи можна вивантажити дані в таблицю, якщо ви вирішите піти.

Система, що працює за будь-якого способу

Спосіб — це просто контейнер. Надійним облік робить система, яку ви в нього закладаєте. Ці шість кроків працюють однаково — хоч на папері, хоч на дошці, хоч у таблиці, хоч у застосунку.

1. Вирішіть, що рахувати. Вносьте до списку тільки те, що справді закінчується, коштує грошей або легко втратити з поля зору. Витратні матеріали (рукавички, пакувальний скотч, кавові фільтри) і цінне обладнання (проєктор, лазерний рівень) зазвичай важливі. Канцелярські скріпки — зазвичай ні.
2. Оберіть одну одиницю виміру на товар. Вирішіть, чи рахуєте ви коробками, упаковками чи поштучно, і напишіть одиницю виміру поруч із назвою. «Рукавички, коробка по 100 шт.» не дасть ситуації, коли одна людина рахує штуками, а інша — коробками.
3. Назвіть кожне місце. Дайте кожній полиці, шафі, кімнаті чи машині коротку назву, наприклад «Стелаж A2» або «Машина 1». Записуйте залишки за місцями зберігання. Підсумок по товару — це сума за всіма його місцями.
4. Називайте товари завжди однаково. Використовуйте шаблон вигляду що, потім варіант: «Скотч, пакувальний, прозорий» і «Скотч, малярний, 24 мм». Один товар — одна назва. Саме дублікати найчастіше псують облік.
5. Заведіть порядок перерахунку. Оновлюйте кількість під час кожного приходу чи витрати товару та проводьте повну інвентаризацію за постійним графіком. Товари, що швидко витрачаються та цінні, перераховуйте частіше, повільні й недорогі — рідше.
6. Встановіть точку замовлення. Для кожного товару, який не можна допустити до нуля, запишіть кількість, за якої потрібно замовити поповнення. Відштовхуйтеся від того, скільки часу триває постачання і скільки товару ви витрачаєте за цей час, плюс невеликий запас про всяк випадок.

Запишіть ці правила вгорі таблиці, на краю дошки або в нотатках застосунку, щоб новий співробітник дотримувався їх із першого дня.

Ознаки того, що поточний спосіб пора змінювати

Безкоштовного способу достатньо, доки цифри залишаються правильними. Звертайте увагу на такі ознаки:

• Ви дізнаєтеся, що щось закінчилося, лише коли це знадобилося.
• На запитання «скільки у нас є?» двоє людей відповідають по-різному.
• Ніхто не може сказати, хто і коли забрав останню одиницю.
• Перерахунок займає дедалі більше часу, бо речі лежать не на своїх місцях.
• Товар зберігається в кількох кімнатах чи на різних майданчиках, а список охоплює лише один.

Одна така ознака — привід підтягнути систему. Кілька одразу зазвичай означають, що пора переходити до наступного способу з таблиці.

Чим тут корисна Tana

Tana — це застосунок для складського обліку з безкоштовним тарифом. Не потрібно вводити картку, немає зворотного відліку пробного періоду. Він побудований на тій самій системі, що описана вище.

Ви створюєте товари (те, що рахуєте) і сховища (полицю, коробку, кімнату, машину), залишки записуються по кожному сховищу окремо, а підсумок по товару — це їхня сума. Необов’язкові локації об’єднують сховища за будівлею чи майданчиком. Можна вставити одразу до 200 назв товарів, по одній у рядку, щоб перенести список із паперу чи таблиці. Назви товарів унікальні в межах команди, тому дублікати не з’являються.

Облік ведеться одним дотиком: − або +, коли залишок змінюється, і =, щоб задати точну кількість під час інвентаризації. У кожного товару можна встановити поріг низького запасу, і Tana попередить про це на головній сторінці, електронною поштою й push-сповіщенням, а за бажанням — і в каналі Slack. QR-мітки, роздруковані з вебзастосунку, відкривають товар чи сховище під час сканування камерою iPhone, iPad чи камерою браузера.

Уся команда бачить одні й ті самі актуальні цифри, а історія показує, хто, коли і в якому сховищі змінив кількість. Безкоштовний тариф зберігає 30 днів історії активності. Залишки можна будь-коли вивантажити в CSV і відкрити в будь-якій таблиці. Tana працює на iPhone, iPad і Mac, а також у браузері на будь-якому комп’ютері, включно з пристроями на Android.

Часті запитання

Який найпростіший безкоштовний спосіб вести складський облік?

Для однієї людини й короткого списку найпростіше — блокнот або роздрукований бланк перерахунку. Для команди зручніша спільна онлайн-таблиця або безкоштовний застосунок для складу, бо всі бачать однакові цифри.

Чи можна вести складський облік без програми?

Так. Папір або маркерна дошка добре працюють для невеликого складу в одному приміщенні. Використовуйте ту саму систему: одна одиниця виміру на товар, названі місця, порядок перерахунку і точки замовлення.

Як часто потрібно проводити інвентаризацію?

Оновлюйте кількість під час кожного приходу чи витрати товару та проводьте повну інвентаризацію за постійним графіком. Товари, що швидко витрачаються та цінні, перераховуйте частіше, ніж повільні й недорогі.

Як встановити точку замовлення?

Оцініть, скільки ви витрачаєте, поки чекаєте на поповнення, і додайте невеликий запас про всяк випадок. Коли кількість досягне цього значення, оформлюйте нове замовлення.

Чи достатньо таблиці для складського обліку?

Для одного відповідального та стабільного списку — часто так. Складніше стає, коли таблицю редагують кілька людей, коли товар зберігається в кількох місцях або коли важливо знати, хто і що змінив.