Điểm đặt hàng lại: biết đúng lúc cần đặt thêm mỗi mặt hàng

Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho báo cho bạn biết “đặt hàng ngay bây giờ”, được đặt sao cho lô hàng mới về trước khi bạn hết sạch. Đặt đúng mức này, một mặt hàng sẽ nằm yên cho đến khi chạm mốc đó, rồi tự động được đưa vào đơn đặt hàng tiếp theo, không cần ai phải nhớ.

Điều này áp dụng cho bất kỳ loại hàng bạn đặt lại thường xuyên — bao bì, vật dụng vệ sinh, phụ tùng thay thế, đồ dùng văn phòng. Dưới đây là công thức, một ví dụ cụ thể, cách điểm đặt hàng lại liên quan đến mức tồn kho mục tiêu và mức tồn kho tối thiểu, và cách đặt cũng như điều chỉnh các con số để biết khi nào nên đặt hàng lại.

Công thức điểm đặt hàng lại

Điểm đặt hàng lại gồm hai phần: lượng hàng bạn sẽ dùng trong khi chờ lô hàng tiếp theo, cộng với một khoảng tồn kho an toàn cho trường hợp giao hàng chậm hoặc một giai đoạn bận rộn.

Điểm đặt hàng lại = (tốc độ sử dụng × thời gian chờ nhập hàng) + tồn kho an toàn

• Tốc độ sử dụng: lượng mặt hàng bạn thường dùng mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
• Thời gian chờ nhập hàng: khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến lúc có hàng trong tay.
• Tồn kho an toàn: khoảng dự phòng cho sự chậm trễ hoặc một giai đoạn bận hơn bình thường.

Không cần số liệu thống kê phức tạp. Số liệu ước tính từ vài tuần gần đây là đủ dùng; điều chỉnh lại sau khi bạn thấy chúng vận hành ra sao.

Một ví dụ cụ thể

Giả sử nhóm bạn dùng 2 thùng vật liệu đóng gói mỗi tuần, và nhà cung cấp mất 5 ngày để giao hàng.

Lượng dùng trong thời gian chờ: 2 thùng ÷ 7 ngày × 5 ngày ≈ 1,4, làm tròn lên thành 2. Thêm tồn kho an toàn 1 thùng cho trường hợp giao hàng trễ.

Điểm đặt hàng lại = 2 + 1 = 3 thùng. Khi tồn kho giảm xuống còn 3, hãy đặt hàng — chỉ đơn giản là cộng hai số lại.

Mức tồn kho mục tiêu, điểm đặt hàng lại và mức tồn kho tối thiểu

Ba thuật ngữ này thường bị nhầm lẫn với nhau. Đây là câu hỏi mà mỗi thuật ngữ trả lời:

Thuật ngữ	Câu hỏi nó trả lời	Trong ví dụ trên
Điểm đặt hàng lại	Khi nào tôi đặt đơn hàng tiếp theo?	3 thùng
Mức tồn kho mục tiêu	Sau khi nhập hàng, kệ nên có bao nhiêu?	ví dụ 10 thùng: đặt phần chênh lệch giữa mức mục tiêu và số còn lại
Mức tồn kho tối thiểu	Mức sàn tôi không muốn tồn kho rơi xuống dưới là bao nhiêu?	Thường chỉ là tồn kho an toàn, ví dụ 1 thùng

Nhiều nhóm dùng “điểm đặt hàng lại” và “mức tồn kho tối thiểu” như cùng một con số, điều này không sao miễn là mọi người hiểu giống nhau. Điểm khác biệt hữu ích: mức tối thiểu là sàn, còn điểm đặt hàng lại được đặt cao hơn sàn một chút một cách có chủ ý, để có thời gian đặt hàng trước khi chạm đáy.

Lập bảng theo dõi mức tồn kho mục tiêu

Bảng theo dõi mức tồn kho mục tiêu chỉ là một danh sách, mỗi dòng một mặt hàng bạn đặt lại, kèm theo các số liệu trên:

• Tên mặt hàng và đơn vị tính (thùng, hộp, túi)
• Tốc độ sử dụng, thời gian chờ nhập hàng, tồn kho an toàn
• Điểm đặt hàng lại và mức tồn kho mục tiêu
• Nơi lưu trữ

Bắt đầu với những mặt hàng gây khó khăn nhất khi hết hàng hoặc bạn đặt lại thường xuyên. Một kệ phụ tùng ít dùng có thể để không chính thức.

Đặt và điều chỉnh ngưỡng theo thời gian

Đặt các con số đầu tiên dựa trên một tuần bình thường gần đây, không phải tuần bận rộn, rồi quan sát điều gì xảy ra:

• Đặt hàng sớm hơn dự kiến? Lượng dùng tăng hoặc thời gian chờ kéo dài — hãy tăng điểm đặt hàng lại.
• Tồn kho vẫn còn cao khi lô hàng tiếp theo về? Các con số đang quá rộng — hãy giảm xuống.
• Xem lại khi thời gian giao hàng của nhà cung cấp thay đổi, mùa vụ hoặc chương trình khuyến mãi làm thay đổi lượng dùng, hoặc sau bất kỳ lần hết hàng nào.

Hãy coi ngưỡng là một thiết lập bạn điều chỉnh vài lần một năm, không phải một hằng số cố định.

Khi nào cách làm đơn giản vẫn đủ dùng

Nếu bạn chỉ đặt lại một vài mặt hàng, luôn một người đặt hàng, và người đó đã có cảm nhận khi nào thứ gì đó sắp hết, một điểm đặt hàng lại ghi trong đầu là đủ dùng. Việc ghi ra giấy chỉ thực sự đáng công khi có nhiều hơn một người bổ sung hàng, khi một mặt hàng đã từng làm bạn bất ngờ vì hết sạch, hoặc khi có người khác cần đặt hàng mà không phải hỏi vòng quanh trước.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là ứng dụng quản lý kho dùng chung cho nhóm, và nó đảm nhận phần “báo cho tôi biết khi nào cần đặt hàng lại” trong việc này.

Đặt một ngưỡng cảnh báo cho mỗi vật phẩm — chính là điểm đặt hàng lại của bạn — cùng một mức mặc định cho nhóm áp dụng cho các vật phẩm bạn chưa đặt riêng. Khi tồn kho chạm mức đó, Tana đưa ra cảnh báo sắp hết hàng trên mọi gói: trang chủ, email, thông báo đẩy, và tùy chọn gửi vào một kênh Slack. Một bộ lọc chỉ hiện những thứ sắp hết. Mỗi vật phẩm có một ghi chú “cách đặt lại” cho nhà cung cấp, số lượng đặt thường dùng hoặc mức tồn kho mục tiêu, cùng liên kết mua hàng để tìm trên các cửa hàng trực tuyến. Ghi nhận lượng dùng chỉ với một lần chạm, và lịch sử ai đã lấy gì và khi nào là phần lớn những gì bạn cần để ước tính tốc độ sử dụng.

Tana không tự tính điểm đặt hàng lại hay tự đặt hàng; bạn đặt ngưỡng, và cảnh báo sẽ báo khi bạn đã chạm đến đó.

Câu hỏi thường gặp

Công thức tính điểm đặt hàng lại là gì?

Điểm đặt hàng lại = (tốc độ sử dụng × thời gian chờ nhập hàng) + tồn kho an toàn. Lấy lượng bạn dùng mỗi ngày nhân với số ngày giao hàng, rồi cộng thêm một khoảng dự phòng cho sự chậm trễ hoặc giai đoạn bận rộn.

Khác biệt giữa điểm đặt hàng lại và mức tồn kho mục tiêu là gì?

Điểm đặt hàng lại là lúc bạn đặt hàng; mức tồn kho mục tiêu là lượng bạn bổ sung lại đến. Khi một mặt hàng chạm điểm đặt hàng lại, hãy đặt phần chênh lệch giữa mức tồn kho mục tiêu và số còn lại trên kệ.

Mức tồn kho tối thiểu có giống điểm đặt hàng lại không?

Nhiều nơi dùng chung một nghĩa, nhưng rõ ràng hơn nếu coi mức tối thiểu là sàn bạn không muốn tồn kho rơi xuống dưới, còn điểm đặt hàng lại được đặt cao hơn sàn một chút để có thời gian đặt hàng trước.

Làm sao biết điểm đặt hàng lại của tôi đã đặt đúng chưa?

Nếu bạn phải đặt hàng gấp hoặc hết hàng trước khi lô mới về, hãy tăng điểm đặt hàng lại. Nếu tồn kho vẫn còn cao khi lô hàng tiếp theo đến, hãy giảm xuống. Kiểm tra lại mỗi khi thời gian giao hàng hoặc lượng dùng thay đổi.