Si të mbash gjendjen e stokut falas: 5 metoda dhe një organizim që funksionon me secilën

Gjendjen e stokut mund ta mbash krejtësisht falas me letër e laps, me një dërrasë të bardhë, me një tabelë llogaritëse, me një tabelë të përbashkët online ose me një aplikacion falas stoku. Vetë metoda ka më pak rëndësi se organizimi që qëndron pas saj: një listë e qartë e asaj që numëron, një njësi për çdo artikull, një vend i emërtuar për çdo gjë, një rutinë e rregullt numërimi dhe një pikë riporosie për ato që nuk mund të lejosh të mbarojnë.

Ky udhëzues kalon me radhë pesë metodat falas, thotë sinqerisht kur secila mjafton, dhe më pas jep një organizim që funksionon me secilën prej tyre. Nëse më vonë ndryshon metodën, ky organizim vjen bashkë me ty.

Pesë mënyra falas për të mbajtur gjendjen e stokut

Çdo metodë falas është thjesht një vend ku shkruan dy gjëra: çfarë ke dhe ku ndodhet. Ato dallojnë në kush i sheh shifrat, sa lehtë ndryshohen dhe çfarë ndodh kur diçka shkon keq.

Metoda	Funksionon mirë kur	Fillon të dobësohet kur
Letër e laps	Një person, një dhomë, listë e shkurtër	E përditësojnë disa veta, ose duhet historik
Dërrasë e bardhë	Një magazinë e përbashkët nga ku kalojnë të gjithë	Shifrat duhen parë jashtë dhomës, ose fshihen
Tabelë llogaritëse	Një përgjegjës, listë më e gjatë, renditje dhe totale	Disa veta editojnë kopje të të njëjtit skedar
Tabelë e përbashkët online	Ekip i vogël që përditëson nga vende të ndryshme	Ndryshimet përplasen, ose askush s’e di kush ndryshoi çfarë
Aplikacion falas stoku	Ekip që përditëson stokun në lëvizje	Duhen funksione jashtë stokut, si kontabiliteti

Asnjëra prej tyre nuk është e gabuar. Zgjidh metodën më të thjeshtë që i përshtatet numrit të njerëzve që preken nga stoku dhe shpeshtësisë me të cilën ndryshon.

Letër e laps: ende i mirë për një listë të shkurtër

Një fletore ose një fletë numërimi e printuar mbi një tabelë shkrimi është mënyra më e shpejtë për të filluar. Nuk ka asgjë për të instaluar, çdokush mund ta përdorë, dhe të shkruash një numër pranë emrit të artikullit të detyron të shikosh vërtet raftin.

Funksionon më mirë për një person që kujdeset për një hapësirë të vetme: materialet e një studioje, letrën dhe tonerin e një zyre të vogël, një punishte në shtëpi. Mbaj një kolonë me datën e çdo numërimi, që të shohësh me çfarë shpejtësie mbarojnë gjërat.

Kufizimet janë praktike. Letra nuk kërkohet, nuk ka kopje rezervë dhe nuk paralajmëron. Nëse fletorja qëndron në magazinë, askush te tavolina nuk mund ta kontrollojë, dhe nëse humbet, humbet edhe historiku.

Dërrasa e bardhë: e dukshme për këdo që kalon

Një dërrasë e bardhë në murin e magazinës e kthen stokun në diçka që e sheh gjithë ekipi. Shkruaj artikullin, sasinë aktuale dhe pikën e riporosisë në tri kolona. Kur dikush merr kutinë e fundit të dorezave, e përditëson dërrasën në rrugë për jashtë.

Kjo funksionon sepse është vazhdimisht para syve. Askush nuk ka nevojë të kujtojë të hapë diçka. I përshtatet një magazine të përbashkët, një kuzhine ose një punishteje, ku të njëjtët njerëz trajtojnë të njëjtin stok çdo ditë.

Megjithatë, dërrasa e bardhë ekziston vetëm në një dhomë. Nuk mund ta kontrollosh nga dyqani i furnitorit, dhe një mëngë e pakujdesshme mund të fshijë tërë një kolonë. Bëj një foto pas çdo numërimi, që të ruash një regjistër.

Tabela llogaritëse: renditje, totale dhe një listë më e gjatë

Një tabelë llogaritëse është hapi tjetër natyror kur lista rritet përtej asaj që zë një faqe. Fiton renditje, filtrim, formula për totale, dhe një vend ku shënon furnitorët dhe shënimet e porosive. Excel, Google Sheets apo çdo program tjetër tabelash funksionojnë njësoj mirë.

Mjafton një skemë e thjeshtë: një rresht për çdo artikull në çdo magazinë, me kolona për emrin e artikullit, njësinë, magazinën, sasinë, pikën e riporosisë dhe datën e numërimit të fundit. Shto një kolonë që shënon rreshtat ku sasia ka rënë në ose nën pikën e riporosisë.

Tabela llogaritëse është më e fortë me një përgjegjës të vetëm. Problemet fillojnë kur shtohen kopjet: një në laptop, një në email, një e printuar për numërim. Çdo kopje shmanget pak nga tjetra, dhe së shpejti askush s’e di cila shifër është e saktë.

Tabela e përbashkët online: një skedar për një ekip të vogël

Vendosja e tabelës në një skedar të përbashkët online e zgjidh problemin e kopjeve. Të gjithë hapin të njëjtin skedar, dhe ndryshimet shfaqen për të gjithë.

Kjo i përshtatet një ekipi të vogël që përditëson stokun nga vende të ndryshme. Bini dakord për disa rregulla: ndrysho vetëm kolonën e sasisë, mos fshi kurrë rreshta, dhe shto një shënim kur zhvendos stokun mes magazinave.

Pikat e dobëta shfaqen ndërsa ekipi rritet. Dy veta mund të mbishkruajnë numrat e njëri-tjetrit. Renditja e një kolone mund të përziejë rreshtat. Historiku i versioneve ekziston, por të gjesh kush ndryshoi një qelizë të martën e kaluar kërkon kohë. Dhe të përditësosh një tabelë nga telefoni ndërsa mban një kuti në duar, është e sikletshme.

Aplikacioni falas i stokut: bërë për t’u përditësuar në lëvizje

Një aplikacion falas stoku është bërë pikërisht për këtë punë. Në vend të një rrjete qelizash, ke artikuj, vende dhe sasi, me butona për të shtuar ose zbritur stokun, dhe një regjistër të çdo ndryshimi.

Aplikacionet ndihmojnë më shumë kur disa veta marrin dhe rimbushin artikuj, kur stoku ndodhet në më shumë se një vend, ose kur do të njoftohesh se diçka po mbaron në vend që ta vësh re vetë raftin bosh. Skanimi i një etikete me kamerën e telefonit është më i shpejtë sesa lëvizja poshtë-lart e një tabele.

Kontrollo çfarë përfshin vërtet plani falas para se të vendosësh: sa veta mund të bashkohen, sa kohë ruhet historiku, dhe nëse mund të eksportosh të dhënat në një tabelë nëse largohesh.

Një organizim që funksionon me çdo metodë

Metoda është thjesht një enë. Ajo që e bën numërimin e besueshëm është organizimi që fut brenda saj. Këto gjashtë hapa funksionojnë njësoj në letër, në dërrasë, në tabelë ose në aplikacion.

1. Vendos çfarë të numërosh. Rendit vetëm atë që vërtet të mbaron, të kushton para, ose mund ta humbasësh nga vëmendja. Konsumueshmet (doreza, shirit paketimi, filtra kafeje) dhe pajisjet me vlerë (një projektor, një nivel lazeri) zakonisht kanë rëndësi. Klipsat zakonisht jo.
2. Zgjidh një njësi për çdo artikull. Vendos nëse numëron kuti, paketa apo copë-copë, dhe shkruaj njësinë pranë emrit. “Doreza, kuti me 100 copë” e parandalon rastin kur një person numëron copë dhe një tjetër numëron kuti.
3. Emërto çdo vend. Jepi çdo rafti, dollapi, dhome apo automjeti një emër të shkurtër, si “Rafti A2” ose “Furgoni 1”. Regjistro stokun sipas vendit. Totali për një artikull është shuma e vendeve të tij.
4. Emërto artikujt gjithmonë në të njëjtën mënyrë. Përdor një model si çfarë, pastaj varianti: “Shirit, paketimi, transparent” dhe “Shirit, maskimi, 24 mm”. Një artikull, një emër. Dublikatat janë shkaku kryesor kur numërimet dalin gabim.
5. Vendos një rutinë numërimi. Përditëso sasinë sa herë që stoku hyn ose del, dhe bëj një numërim të plotë sipas një orari fiks. Numëro më shpesh artikujt që shiten shpejt dhe kanë vlerë, dhe më rrallë ata të ngadaltë e të lirë.
6. Vendos një pikë riporosie. Për çdo artikull që nuk mund të lejosh të mbarojë, shkruaj sasinë tek e cila riporositë. Bazoje në sa kohë duhet të mbërrijë rimbushja dhe sa përdor gjatë atij intervali, plus një rezervë të vogël.

Shkruaj këto rregulla lart në tabelë, në cepin e dërrasës, ose në shënimet e aplikacionit, që një anëtar i ri ekipi t’i ndjekë që në ditën e parë.

Shenja që tregojnë se e ke kaluar metodën aktuale

Një metodë falas mjafton për sa kohë që shifrat mbeten të sakta. Vëzhgo këto shenja:

• E kupton që diçka ka mbaruar vetëm kur të nevojitet.
• Dy veta japin përgjigje të ndryshme për “sa kemi gjithsej?”.
• Askush s’mund të thotë kush mori copën e fundit, ose kur.
• Numërimi zgjat më shumë çdo herë, sepse gjërat nuk janë në vendin e duhur.
• Stoku ndodhet në disa dhoma apo vende, ndërsa lista mbulon vetëm një.

Një shenjë e vetme është arsye për ta forcuar organizimin. Disa shenja së bashku zakonisht do të thonë se ka ardhur koha për metodën tjetër në tabelë.

Ku përshtatet Tana

Tana është një aplikacion stoku me një plan falas. Nuk ka kartë për të futur dhe nuk ka numërim mbrapsht të periudhës provë. Ai ndjek të njëjtin organizim të përshkruar më sipër.

Krijon artikuj (çfarë numëron) dhe magazina (raft, kuti, dhomë apo automjet), dhe stoku regjistrohet sipas magazinës, me totalin e artikullit si shuma e tyre. Vendndodhjet opsionale i grupojnë magazinat sipas ndërtesës ose objektit. Mund të ngjisësh deri në 200 emra artikujsh menjëherë, një për rresht, për të kaluar një listë nga letra ose tabela. Emrat e artikujve janë unikë brenda ekipit, kështu që dublikatat nuk shfaqen.

Numërimi bëhet me një prekje: − ose + kur stoku lëviz, dhe = për të vendosur sasinë e saktë gjatë një numërimi. Çdo artikull mund të ketë një prag stoku të ulët, dhe Tana të njofton në faqen kryesore, me email dhe push, dhe opsionalisht në një kanal Slack. Etiketat QR të printuara nga aplikacioni në web hapin një artikull ose magazinë kur skanohen me kamerën e iPhone-it, iPad-it ose kamerën e shfletuesit.

I gjithë ekipi sheh të njëjtat shifra në kohë reale, dhe historiku tregon kush ndryshoi cilën sasi, kur dhe në cilën magazinë. Plani falas ruan 30 ditë histori aktiviteti. Stokun mund ta eksportosh në CSV dhe ta hapësh në çdo tabelë kur të duash. Tana funksionon në iPhone, iPad dhe Mac, si dhe në shfletuesin e çdo kompjuteri, përfshirë pajisjet Android.

Pyetje të shpeshta

Cila është mënyra më e thjeshtë falas për të mbajtur gjendjen e stokut?

Për një person dhe një listë të shkurtër, një fletore ose një fletë numërimi e printuar është më e thjeshta. Për një ekip, një tabelë e përbashkët online ose një aplikacion falas stoku është më i lehtë, sepse të gjithë shohin të njëjtat shifra.

A mund të mbaj gjendjen e stokut pa program?

Po. Letra e lapsi ose një dërrasë e bardhë funksionojnë mirë për stok të vogël në një dhomë të vetme. Përdor të njëjtin organizim: një njësi për çdo artikull, vende të emërtuara, një rutinë numërimi dhe pika riporosie.

Sa shpesh duhet të numëroj stokun?

Përditëso sasinë sa herë që stoku hyn ose del, dhe bëj një numërim të plotë sipas një orari të rregullt. Numëro artikujt që shiten shpejt e kanë vlerë më shpesh se ata të ngadaltë e të lirë.

Si e vendos një pikë riporosie?

Vlerëso sa do të përdorësh derisa të mbërrijë rimbushja, pastaj shto një rezervë të vogël. Kur sasia arrin atë numër, riporosit.

A mjafton një tabelë llogaritëse për stokun?

Për një përgjegjës të vetëm dhe një listë të qëndrueshme, shpesh po. Bëhet më e vështirë kur e editojnë disa veta, kur stoku ndodhet në disa vende, ose kur duhet të dish kush ndryshoi çfarë.