Ako viesť sklad zadarmo: 5 spôsobov a jedno nastavenie, ktoré funguje pri každom z nich

Sklad môžete viesť úplne zadarmo na papieri, na tabuli, v tabuľke, v zdieľanej online tabuľke alebo v bezplatnej skladovej aplikácii. Na spôsobe nezáleží tak veľmi ako na nastavení, ktoré za ním stojí: jasný zoznam toho, čo počítate, jedna jednotka na položku, pomenované miesto pre každú vec, pravidelný rytmus počítania a hranica objednávky pre to, čo si nemôžete dovoliť minúť.

Tento článok postupne prejde päť bezplatných spôsobov, úprimne povie, kedy je ktorý z nich dostatočný, a potom vám dá nastavenie, ktoré funguje pri ktoromkoľvek z nich. Ak neskôr spôsob zmeníte, nastavenie si vezmete so sebou.

Päť bezplatných spôsobov, ako viesť sklad

Každý bezplatný spôsob je len miesto, kam si zapíšete dve veci: čo máte a kde to je. Líšia sa v tom, kto vidí čísla, ako ľahko sa dajú meniť a čo sa stane, keď sa niečo pokazí.

Spôsob	Funguje dobre, keď	Začína zlyhávať, keď
Papier	Jeden človek, jedna miestnosť, krátky zoznam	Aktualizuje ho viac ľudí alebo potrebujete históriu
Tabuľa	Zdieľaný sklad, okolo ktorého všetci prechádzajú	Čísla treba vidieť aj mimo miestnosti, alebo sa zotrú
Tabuľka	Jeden správca, dlhší zoznam, triedenie a súčty	Viac ľudí upravuje kópie toho istého súboru
Zdieľaná online tabuľka	Malý tím aktualizujúci z rôznych miest	Úpravy sa prekrývajú, alebo nikto nevie, kto čo zmenil
Bezplatná skladová appka	Tím, ktorý aktualizuje zásoby za pohybu	Potrebujete funkcie mimo skladu, napríklad účtovníctvo

Žiadny z týchto spôsobov nie je zlý. Vyberte si ten najjednoduchší, ktorý sedí počtu ľudí okolo skladu a tomu, ako často sa mení.

Papier: pri krátkom zozname stále postačuje

Zošit alebo vytlačený inventúrny hárok na podložke je najrýchlejší spôsob, ako začať. Nič netreba inštalovať, použiť ho vie ktokoľvek, a napísať číslo vedľa názvu položky vás donúti skutočne sa pozrieť na regál.

Najlepšie funguje pre jedného človeka, ktorý má na starosti jeden priestor: výtvarné potreby v ateliéri, papier a toner v malej kancelárii, domácu dielňu. Nechajte si stĺpec na dátum každého počítania, aby ste videli, ako rýchlo sa čo minie.

Obmedzenia sú praktické. Papier sa nedá prehľadávať, nemá zálohu a nič neupozorní. Ak zošit leží v sklade, nikto pri stole ho nevie skontrolovať, a ak sa stratí, zmizne s ním aj história.

Tabuľa: viditeľná pre každého, kto prejde okolo

Tabuľa na stene skladu zmení stav zásob na niečo, čo vidí celý tím. Napíšte položku, aktuálny počet a hranicu objednávky do troch stĺpcov. Keď niekto vezme poslednú krabicu rukavíc, cestou von tabuľu opraví.

Funguje to preto, že tabuľa je stále na očiach. Nikto si nemusí pamätať, že má niečo otvoriť. Hodí sa do zdieľaného skladu, kuchyne alebo dielne, kde s rovnakými zásobami každý deň pracujú tí istí ľudia.

Tabuľa však existuje len v jednej miestnosti. Z predajne dodávateľa ju neskontrolujete a jeden neopatrný rukáv môže zmazať celý stĺpec. Po každom počítaní si urobte fotku, aby vám ostal záznam.

Tabuľka: triedenie, súčty a dlhší zoznam

Tabuľka je prirodzeným ďalším krokom, keď sa zoznam už nezmestí na jednu stranu. Získate triedenie, filtrovanie, vzorce na súčty a miesto na poznámky o dodávateľoch a objednávkach. Excel, Tabuľky Google aj akýkoľvek iný tabuľkový program fungujú rovnako dobre.

Stačí jednoduchá štruktúra: jeden riadok na položku a miesto, so stĺpcami pre názov položky, jednotku, miesto, množstvo, hranicu objednávky a dátum poslednej inventúry. Pridajte stĺpec, ktorý označí riadky, kde množstvo kleslo na hranicu objednávky alebo pod ňu.

Tabuľka je najsilnejšia pri jednom správcovi. Problémy začínajú, keď sa množia kópie: jedna v notebooku, jedna v e-maile, jedna vytlačená na inventúru. Každá kópia sa postupne trochu líši od ostatných a čoskoro nikto nevie, ktoré číslo je správne.

Zdieľaná online tabuľka: jeden súbor pre malý tím

Umiestnenie tabuľky do zdieľaného online súboru vyrieši problém s kópiami. Všetci otvárajú ten istý súbor a zmeny sa objavia u všetkých naraz.

Hodí sa to malému tímu, ktorý aktualizuje zásoby z rôznych miest. Dohodnite sa na pár pravidlách: meniť len stĺpec s množstvom, nikdy nemazať riadky a pri presune zásob medzi miestami pridať poznámku.

Slabé miesta sa ukážu, keď tím rastie. Dvaja ľudia si môžu navzájom prepísať čísla. Zoradený stĺpec dokáže poplietť riadky. História verzií síce existuje, no zistiť, kto zmenil jednu bunku minulý utorok, trvá dlho. A aktualizovať tabuľku v telefóne, keď v rukách držíte krabicu, je nepohodlné.

Bezplatná skladová appka: stvorená na aktualizáciu za pohybu

Bezplatná skladová aplikácia je urobená presne na túto úlohu. Namiesto mriežky buniek máte položky, miesta a množstvá, tlačidlá na pridanie alebo odobratie zásob a záznam každej zmeny.

Aplikácie pomôžu najviac vtedy, keď viac ľudí berie a dopĺňa zásoby, keď sa zásoby nachádzajú na viacerých miestach, alebo keď chcete byť upozornení, že niečo dochádza, namiesto toho, aby ste si všimli prázdny regál. Naskenovať štítok kamerou telefónu je rýchlejšie ako listovať tabuľkou.

Pred rozhodnutím si overte, čo bezplatný plán skutočne zahŕňa: koľko ľudí sa môže pripojiť, ako dlho sa uchováva história a či môžete pri odchode dáta exportovať do tabuľky.

Nastavenie, ktoré funguje pri každom spôsobe

Spôsob je len nádoba. Spoľahlivým robí sklad nastavenie, ktoré do nej vložíte. Nasledujúcich šesť krokov funguje rovnako na papieri, na tabuli, v tabuľke aj v aplikácii.

1. Určte, čo počítať. Zapisujte len to, čo sa vám naozaj minie, čo vás stojí peniaze alebo o čom ľahko stratíte prehľad. Spotrebný materiál (rukavice, baliaca páska, kávové filtre) a hodnotné vybavenie (projektor, laserová vodováha) zvyčajne patria na zoznam. Kancelárske sponky zvyčajne nie.
2. Zvoľte jednu jednotku na položku. Rozhodnite sa, či počítate v škatuliach, baleniach alebo kusoch, a jednotku napíšte vedľa názvu. „Rukavice, škatuľa po 100 ks” zabráni tomu, aby jeden počítal kusy a druhý škatule.
3. Pomenujte každé miesto. Každému regálu, skrini, miestnosti či vozidlu dajte krátky názov, napríklad „Regál A2” alebo „Auto 1”. Zásoby zapisujte podľa miesta. Súčet za položku je súčtom jej jednotlivých miest.
4. Pomenúvajte položky vždy rovnako. Použite vzor čo, potom variant: „Páska, baliaca, číra” a „Páska, maliarska, 24 mm”. Jedna položka, jeden názov. Duplicity sú najčastejšou príčinou nesprávneho počítania.
5. Nastavte si rytmus počítania. Množstvo aktualizujte vždy, keď zásoby prídu alebo odídu, a podľa pevného plánu robte aj celkovú inventúru. Rýchlo sa míňajúce a hodnotné položky počítajte častejšie, pomalé a lacné menej často.
6. Nastavte hranicu objednávky. Pri každej položke, ktorú si nemôžete dovoliť minúť, si zapíšte množstvo, pri ktorom objednáte doplnenie. Vychádzajte z toho, ako dlho trvá doplnenie a koľko za ten čas spotrebujete, plus malá rezerva.

Tieto pravidlá napíšte na vrch tabuľky, na okraj tabule alebo do poznámok v appke, aby sa nimi nový člen tímu riadil už od prvého dňa.

Znaky, že vám súčasný spôsob už nestačí

Bezplatný spôsob stačí dovtedy, kým čísla zostávajú správne. Sledujte tieto znaky:

• Zistíte, že niečo došlo, až vo chvíli, keď to potrebujete.
• Na otázku „koľko toho máme?” dvaja ľudia odpovedia inak.
• Nikto nevie povedať, kto vzal poslednú kusovú položku ani kedy.
• Inventúra trvá zakaždým dlhšie, lebo veci nie sú tam, kde majú byť.
• Zásoby sú v niekoľkých miestnostiach či na viacerých miestach, no zoznam pokrýva len jedno.

Jeden znak je dôvod nastavenie doladiť. Viac znakov naraz zvyčajne znamená, že je čas prejsť na ďalší spôsob z tabuľky.

Kde sa hodí Tana

Tana je skladová aplikácia s bezplatným plánom. Nič sa neregistruje kartou a neplynie žiadny odpočet skúšobnej doby. Riadi sa presne tým istým nastavením, aké je opísané vyššie.

Vytvoríte si položky (to, čo počítate) a sklady (regál, škatuľu, miestnosť, vozidlo), pričom zásoby sa zaznamenávajú za každý sklad zvlášť a súčet za položku je ich súčtom. Voliteľné miesta zoskupujú sklady podľa budovy alebo lokality. Naraz môžete vložiť až 200 názvov položiek, jeden na riadok, a preniesť tak zoznam z papiera alebo tabuľky. Názvy položiek sú v rámci tímu jedinečné, takže duplicity nevznikajú.

Počítanie je na jedno klepnutie: − alebo +, keď sa zásoby menia, a = na nastavenie presného počtu počas inventúry. Pri každej položke môžete nastaviť hranicu nízkeho stavu a Tana vás upozorní na hlavnej stránke, e-mailom, push notifikáciou a voliteľne aj v kanáli Slack. QR štítky vytlačené z webovej appky otvoria položku alebo sklad po naskenovaní kamerou iPhonu, iPadu alebo kamerou v prehliadači.

Celý tím vidí rovnaké aktuálne čísla a história ukazuje, kto, kedy a v ktorom sklade zmenil aké množstvo. Bezplatný plán uchováva 30 dní histórie aktivity. Zásoby môžete kedykoľvek exportovať do CSV a otvoriť v ľubovoľnej tabuľke. Tana beží na iPhone, iPade a Macu a v prehliadači na akomkoľvek počítači vrátane zariadení s Androidom.

Často kladené otázky

Aký je najjednoduchší bezplatný spôsob vedenia skladu?

Pre jedného človeka a krátky zoznam je najjednoduchší zošit alebo vytlačený inventúrny hárok. Pre tím je jednoduchšia zdieľaná online tabuľka alebo bezplatná skladová appka, pretože všetci vidia rovnaké čísla.

Dá sa viesť sklad bez softvéru?

Áno. Papier alebo tabuľa dobre fungujú pri menšom sklade v jednej miestnosti. Použite rovnaké nastavenie: jedna jednotka na položku, pomenované miesta, rytmus počítania a hranice objednávky.

Ako často by som mal robiť inventúru?

Množstvo aktualizujte vždy, keď zásoby prídu alebo odídu, a podľa pravidelného plánu robte aj celkovú inventúru. Rýchlo sa míňajúce a hodnotné položky počítajte častejšie ako pomalé a lacné.

Ako nastavím hranicu objednávky?

Odhadnite, koľko spotrebujete, kým čakáte na doplnenie, a pridajte malú rezervu. Keď množstvo klesne na toto číslo, objednajte doplnenie.

Stačí na vedenie skladu tabuľka?

Pri jednom správcovi a stabilnom zozname to väčšinou stačí. Ťažšie je to vtedy, keď ju upravuje viac ľudí, keď sú zásoby na viacerých miestach, alebo keď potrebujete vedieť, kto čo zmenil.