Gratis lagerstyring: 5 metoder og et oppsett som passer til alle

Du kan holde oversikt over varelageret helt gratis med papir og penn, en tusjtavle, et regneark, et delt regneark eller en gratis lagerstyringsapp. Metoden betyr mindre enn oppsettet bak den: en tydelig liste over det du teller, én enhet per vare, et navngitt sted for alt, en fast rutine for telling, og et bestillingspunkt for det du aldri kan gå tom for.

Denne guiden går gjennom de fem gratis metodene, sier ærlig fra når hver av dem strekker til, og gir deg deretter et oppsett du kan bruke uansett hvilken du velger. Bytter du metode senere, blir oppsettet med deg.

De fem gratis måtene å holde oversikt over varelageret

Alle gratis metoder handler om å skrive ned to ting: hva du har, og hvor det er. Forskjellen ligger i hvem som kan se tallene, hvor enkelt de er å endre, og hva som skjer når noe går galt.

Metode	Fungerer godt når	Begynner å skrante når
Papir og penn	Én person, ett rom, en kort liste	Flere personer oppdaterer den, eller du trenger historikk
Tusjtavle	Et delt lager alle går forbi	Tallene må ut av rommet, eller de blir visket bort
Regneark	Én eier, en lengre liste, sortering og summer	Flere redigerer kopier av samme fil
Delt regneark	Et lite team som redigerer fra ulike steder	Endringer kolliderer, eller ingen vet hvem som endret hva
Gratis lagerstyringsapp	Et team som oppdaterer lageret i farten	Du trenger funksjoner utenfor lagerstyring, som regnskap

Ingen av disse er feil valg. Velg den enkleste metoden som passer antall personer som er innom lageret, og hvor ofte det endrer seg.

Papir og penn: fortsatt greit for en kort liste

En notatbok eller et utskrevet telleark på en skriveplate er den raskeste måten å komme i gang på. Det er ingenting å installere, alle kan bruke det, og å skrive et tall ved siden av et varenavn tvinger deg til faktisk å se på hyllen.

Det fungerer best for én person som passer ett rom: kunstmateriell på et atelier, kopipapir og toner på et lite kontor, et hjemmeverksted. Ha en kolonne for datoen for hver telling, så ser du hvor fort ting går med.

Begrensningene er praktiske. Papir kan ikke søkes i, har ingen sikkerhetskopi og ingen varsler. Ligger notatboken på lageret, kan ingen ved et skrivebord sjekke den, og forsvinner den, forsvinner historikken med den.

Tusjtavle: synlig for alle som går forbi

En tusjtavle på veggen på lageret gjør varelageret til noe hele teamet ser. Skriv varen, dagens antall og bestillingspunktet i tre kolonner. Når noen tar den siste esken med hansker, oppdaterer de tavlen på vei ut.

Dette fungerer fordi det er i veien for deg. Ingen trenger å huske å åpne noe. Det passer et delt lager, et kjøkken eller et verksted der de samme folkene håndterer det samme lageret hver dag.

En tusjtavle finnes bare i ett rom, likevel. Du kan ikke sjekke den fra leverandørens butikk, og et uforsiktig jakkeerme kan viske ut en hel kolonne. Ta et bilde etter hver telling, så har du et notat å falle tilbake på.

Regneark: sortering, summer og en lengre liste

Et regneark er det naturlige neste steget når listen blir for lang til å få plass på én side. Du får sortering, filtrering, formler for summer, og et sted å notere leverandører og bestillingsnotater. Excel, Google Sheets og andre regnearkprogrammer fungerer like godt.

Et enkelt oppsett holder: én rad per vare per plassering, med kolonner for varenavn, enhet, plassering, antall, bestillingspunkt og dato for siste telling. Legg til en kolonne som markerer rader der antallet er lik eller under bestillingspunktet.

Et regneark er sterkest med én eier. Problemene starter når kopiene blir flere: en på laptopen, en i en e-post, en utskrevet til tellingen. Hver kopi glir litt fra hverandre, og snart vet ingen hvilket tall som stemmer.

Delt regneark: én fil for et lite team

Å legge regnearket i en delt fil på nett løser kopi-problemet. Alle åpner samme fil, og endringer vises for alle.

Dette passer et lite team som oppdaterer lageret fra ulike steder. Bli enige om noen få regler: endre bare antall-kolonnen, slett aldri rader, og legg inn en merknad når dere flytter varer mellom plasseringer.

Svakhetene viser seg når teamet vokser. To personer kan skrive over hverandres tall. En sortert kolonne kan rote til radene. Versjonshistorikk finnes, men å finne ut hvem som endret én celle sist tirsdag tar tid. Og å oppdatere et regneark på mobilen mens du holder en eske, er upraktisk.

Gratis lagerstyringsapp: laget for oppdatering i farten

En gratis lagerstyringsapp er laget nettopp for denne jobben. I stedet for et rutenett får du varer, plasseringer og antall, med knapper for å legge til eller trekke fra lager, og en logg over hver eneste endring.

Apper hjelper mest når flere personer tar ut og fyller på varer, når lageret ligger på flere steder, eller når du vil bli varslet om at noe holder på å ta slutt i stedet for å oppdage en tom hylle selv. Å skanne en etikett med mobilkameraet går raskere enn å bla i et regneark.

Sjekk hva den gratis planen faktisk inkluderer før du velger den: hvor mange som kan bli med, hvor lenge historikken beholdes, og om du kan eksportere dataene til et regneark hvis du slutter.

Et oppsett som fungerer med alle metodene

Metoden er bare en beholder. Det som gjør lagerstyringen pålitelig, er oppsettet du legger i den. Disse seks trinnene fungerer likt på papir, på en tusjtavle, i et regneark eller i en app.

1. Bestem hva som skal telles. Før bare opp det du faktisk går tom for, betaler for, eller mister oversikten over. Forbruksvarer (hansker, pakketape, kaffefiltre) og verdifullt utstyr (en prosjektor, et laservater) betyr som regel noe. Binders betyr som regel ikke noe.
2. Velg én enhet per vare. Bestem om du teller esker, pakker eller enkeltstykker, og skriv enheten ved siden av navnet. «Hansker, eske à 100» hindrer at én person teller enkelthansker mens en annen teller esker.
3. Gi hvert sted et navn. Gi hver hylle, skap, rom eller bil et kort navn, som «Hylle A2» eller «Bil 1». Før lager per sted. Totalen for en vare er summen av dens plasseringer.
4. Navngi varer på samme måte hver gang. Bruk et mønster som hva, deretter variant: «Tape, pakke, klar» og «Tape, malertape, 24 mm». Én vare, ett navn. Duplikater er hovedgrunnen til at tellinger blir feil.
5. Sett en tellerutine. Oppdater antallet hver gang lager kommer inn eller går ut, og gjør en full telling på en fast plan. Tell varer som går fort og er verdifulle, oftere, og de trege og billige sjeldnere.
6. Sett et bestillingspunkt. For hver vare du ikke kan gå tom for, noter antallet du bestiller ved. Bygg det på hvor lang tid en påfylling tar, og hvor mye du bruker i den tiden, pluss en liten buffer.

Skriv disse reglene øverst på arket, langs kanten av tavlen, eller i appens notater, så følger et nytt teammedlem dem fra dag én.

Tegn på at du har vokst fra dagens metode

En gratis metode holder så lenge tallene stemmer. Se etter disse tegnene:

• Du oppdager at noe er tomt først når du trenger det.
• To personer svarer ulikt på «hvor mange har vi?».
• Ingen kan si hvem som tok den siste, eller når.
• Tellingen tar lengre tid hver gang fordi ting ligger feil.
• Lageret ligger på flere rom eller steder, og listen dekker bare ett.

Ett tegn er en grunn til å stramme opp oppsettet. Flere samtidig betyr som regel at det er på tide med neste metode i tabellen.

Hvor Tana passer inn

Tana er en lagerstyringsapp med en gratis plan. Det er ikke noe kort å registrere og ingen prøveperiode som teller ned. Den følger det samme oppsettet som er beskrevet over.

Du oppretter varer (det du teller) og lagre (en hylle, eske, rom eller bil), og beholdningen føres per lager, med varens totale antall som summen. Valgfrie plasseringer grupperer lagre etter bygning eller sted. Du kan lime inn opptil 200 varenavn samtidig, ett per linje, for å flytte en liste fra papir eller regneark. Varenavn er unike i et team, så duplikater sniker seg ikke inn.

Telling skjer med ett trykk: − eller + når lager beveger seg, og = for å sette et nøyaktig antall under en telling. Hver vare kan ha en grense for lav beholdning, og Tana varsler deg på startsiden, på e-post og push, og eventuelt i en Slack-kanal. QR-etiketter skrevet ut fra nettappen åpner en vare eller et lager når de skannes med kameraet på iPhone eller iPad, eller nettleserens kamera.

Hele teamet ser de samme, oppdaterte tallene, og historikken viser hvem som endret hvilket antall, når og hvor. Den gratis planen beholder 30 dagers aktivitetshistorikk. Du kan eksportere beholdningen til CSV og åpne den i et hvilket som helst regneark når som helst. Tana kjører på iPhone, iPad og Mac, og i nettleseren på hvilken som helst datamaskin, inkludert Android-enheter.

Ofte stilte spørsmål

Hva er den enkleste gratis måten å holde oversikt over lageret på?

For én person og en kort liste er en notatbok eller et utskrevet telleark enklest. For et team er et delt regneark eller en gratis lagerstyringsapp enklere, fordi alle ser de samme tallene.

Kan jeg holde oversikt over lageret uten programvare?

Ja. Papir og penn eller en tusjtavle fungerer godt for lite lager i ett rom. Bruk det samme oppsettet: én enhet per vare, navngitte steder, en tellerutine og bestillingspunkter.

Hvor ofte bør jeg telle lageret?

Oppdater antallet hver gang lager kommer inn eller går ut, og gjør en full telling på en fast plan. Tell varer som går fort og er verdifulle, oftere enn trege, billige varer.

Hvordan setter jeg et bestillingspunkt?

Anslå hvor mye du bruker mens du venter på en påfylling, og legg til en liten buffer. Når antallet når det tallet, bestiller du på nytt.

Er et regneark godt nok for lagerstyring?

For én eier og en jevn liste, ofte ja. Det blir vanskeligere når flere personer redigerer det, når lageret ligger på flere steder, eller når du trenger å vite hvem som endret hva.