Kako besplatno voditi evidenciju zaliha: 5 metoda i jedno podešavanje koje odgovara svakoj od njih

Zalihe možete voditi potpuno besplatno na papiru, na beloj tabli, u tabeli, u deljenoj onlajn tabeli ili u besplatnoj aplikaciji za zalihe. Sam metod je manje bitan od podešavanja koje stoji iza njega: jasan spisak onoga što brojite, jedna jedinica mere po artiklu, imenovano mesto za svaku stvar, redovna rutina popisa i tačka porudžbine za ono što ne smete dozvoliti da nestane.

Ovaj vodič redom prolazi kroz pet besplatnih metoda, iskreno kaže kada je svaka od njih dovoljna, a zatim daje podešavanje koje funkcioniše uz bilo koju od njih. Ako kasnije promenite metod, ovo podešavanje ide sa vama.

Pet besplatnih načina da vodite evidenciju zaliha

Svaki besplatni metod je samo mesto gde zapisujete dve stvari: šta imate i gde se to nalazi. Razlikuju se po tome ko vidi brojke, koliko je lako da ih menjate i šta se dešava kada nešto pođe po zlu.

Metod	Dobro funkcioniše kada	Počinje da otkazuje kada
Papir	Jedna osoba, jedna prostorija, kratak spisak	Ažurira ga više ljudi, ili vam treba istorija
Bela tabla	Zajedničko skladište pored kog svi prolaze	Brojke treba proveriti van prostorije, ili se tabla obriše
Tabela	Jedna osoba zadužena, duži spisak, sortiranje i zbirovi	Više ljudi menja kopije istog fajla
Deljena onlajn tabela	Manji tim koji ažurira podatke sa različitih mesta	Izmene se preklapaju, ili niko ne zna ko je šta promenio
Besplatna aplikacija za zalihe	Tim koji ažurira zalihe u pokretu	Potrebne su funkcije van zaliha, poput knjigovodstva

Nijedan od ovih metoda nije pogrešan. Izaberite najjednostavniji koji odgovara broju ljudi koji rade sa zalihama i tome koliko se često menjaju.

Papir: i dalje sasvim dovoljan za kratak spisak

Sveska ili odštampan popisni list na podlošku je najbrži način da počnete. Nema šta da se instalira, svako može da ga koristi, a upisivanje broja pored naziva artikla vas tera da zaista pogledate na policu.

Najbolje funkcioniše kada jedna osoba brine o jednom prostoru: materijal u ateljeu, papir i toner u maloj kancelariji, kućnu radionicu. Ostavite kolonu za datum svakog popisa, tako da vidite kojom brzinom se šta troši.

Ograničenja su praktične prirode. Papir se ne može pretraživati, nema rezervnu kopiju i ne upozorava vas. Ako sveska stoji u magacinu, niko za stolom ne može da je proveri, a ako se izgubi, nestaje i istorija.

Bela tabla: vidljiva svima koji prolaze

Bela tabla na zidu magacina pretvara zalihe u nešto što ceo tim vidi. Upišite artikal, trenutnu količinu i tačku porudžbine u tri kolone. Kada neko uzme poslednju kutiju rukavica, ispravlja tablu na izlasku.

Ovo funkcioniše zato što je stalno na oku. Niko ne mora da pamti da nešto otvori. Odgovara zajedničkom magacinu, kuhinji ili radionici gde isti ljudi svakog dana rukuju istim zalihama.

Bela tabla ipak postoji samo u jednoj prostoriji. Ne možete je proveriti iz prodavnice dobavljača, a jedan nepažljiv rukav može da obriše čitavu kolonu. Slikajte tablu posle svakog popisa da biste sačuvali zapis.

Tabela: sortiranje, zbirovi i duži spisak

Tabela je prirodan sledeći korak kada spisak preraste ono što staje na jednu stranicu. Dobijate sortiranje, filtriranje, formule za zbirove i mesto za beleške o dobavljačima i porudžbinama. Excel, Google tabele i bilo koji drugi program za tabele podjednako dobro funkcionišu.

Dovoljna je jednostavna struktura: jedan red po artiklu i skladištu, sa kolonama za naziv artikla, jedinicu mere, skladište, količinu, tačku porudžbine i datum poslednjeg popisa. Dodajte kolonu koja obeležava redove gde je količina pala na tačku porudžbine ili ispod nje.

Tabela je najjača kada postoji jedna osoba zadužena za nju. Problemi počinju kada se kopije umnože: jedna na laptopu, jedna u imejlu, jedna odštampana za popis. Svaka kopija polako odstupa od ostalih, i uskoro niko ne zna koji broj je tačan.

Deljena onlajn tabela: jedan fajl za manji tim

Postavljanje tabele u deljeni onlajn fajl rešava problem kopija. Svi otvaraju isti fajl, a izmene se pojavljuju kod svih.

Ovo odgovara manjem timu koji ažurira zalihe sa različitih mesta. Dogovorite se oko nekoliko pravila: menjajte samo kolonu sa količinom, nikad ne brišite redove, i dodajte belešku kada premeštate zalihe između skladišta.

Slabosti se pokazuju kako tim raste. Dvoje ljudi mogu da prepišu brojke jedno drugom. Sortirana kolona može da pomeša redove. Istorija verzija postoji, ali pronalaženje ko je promenio jednu ćeliju prošlog utorka oduzima vreme. A ažuriranje tabele na telefonu dok držite kutiju u rukama je nezgodno.

Besplatna aplikacija za zalihe: napravljena za ažuriranje u pokretu

Besplatna aplikacija za zalihe napravljena je baš za ovaj posao. Umesto mreže ćelija, imate artikle, mesta i količine, sa dugmićima za dodavanje ili oduzimanje zaliha i zapisom svake promene.

Aplikacije najviše pomažu kada više ljudi uzima i dopunjava artikle, kada se zalihe nalaze na više mesta, ili kada želite da vas upozori da nešto ponestaje umesto da sami primetite praznu policu. Skeniranje etikete kamerom telefona je brže od listanja tabele.

Pre nego što se odlučite, proverite šta besplatan plan zaista uključuje: koliko ljudi može da se pridruži, koliko dugo se čuva istorija, i da li možete da izvezete podatke u tabelu ako odlučite da odete.

Podešavanje koje funkcioniše uz bilo koji metod

Metod je samo posuda. Ono što evidenciju čini pouzdanom jeste podešavanje koje u nju stavljate. Ovih šest koraka funkcioniše isto na papiru, na tabli, u tabeli ili u aplikaciji.

1. Odredite šta se broji. Na spisak stavite samo ono što vam stvarno ponestane, što košta novac, ili čemu lako izgubite trag. Potrošni materijal (rukavice, traka za pakovanje, filteri za kafu) i vredna oprema (projektor, laserska libela) obično su bitni. Spajalice obično nisu.
2. Izaberite jednu jedinicu mere po artiklu. Odlučite da li brojite kutije, pakovanja ili komade, i upišite jedinicu pored naziva. „Rukavice, kutija od 100 komada” sprečava da jedna osoba broji komade, a druga kutije.
3. Imenujte svako mesto. Dajte svakoj polici, ormanu, prostoriji ili vozilu kratko ime, poput „Polica A2” ili „Kombi 1”. Zalihe beležite po mestu. Ukupan broj za artikal je zbir svih njegovih mesta.
4. Artikle uvek imenujte na isti način. Koristite obrazac šta, pa varijanta: „Traka, za pakovanje, providna” i „Traka, maler, 24 mm”. Jedan artikal, jedno ime. Duplikati su najčešći uzrok pogrešnog brojanja.
5. Odredite rutinu popisa. Ažurirajte količinu svaki put kada zalihe stignu ili odu, i radite potpuni popis po fiksnom rasporedu. Brzo obrtne i vredne artikle brojite češće, a spore i jeftine ređe.
6. Odredite tačku porudžbine. Za svaki artikal koji ne smete dozvoliti da nestane, zapišite količinu na kojoj naručujete dopunu. Zasnujte je na tome koliko dugo traje dopuna i koliko trošite u tom periodu, plus mala rezerva.

Zapišite ova pravila na vrhu tabele, na ivici table, ili u beleškama aplikacije, tako da ih novi član tima prati od prvog dana.

Znaci da ste prerasli trenutni metod

Besplatan metod je dovoljan sve dok brojke ostaju tačne. Obratite pažnju na ove znake:

• Saznate da je nešto nestalo tek kada vam zatreba.
• Dvoje ljudi drugačije odgovara na pitanje „koliko toga imamo?“.
• Niko ne ume da kaže ko je uzeo poslednji komad, niti kada.
• Popis traje sve duže jer stvari nisu na svom mestu.
• Zalihe se nalaze u više prostorija ili lokacija, a spisak pokriva samo jednu.

Jedan znak je razlog da doradite podešavanje. Više njih odjednom obično znači da je vreme za sledeći metod iz tabele.

Gde se uklapa Tana

Tana je aplikacija za zalihe sa besplatnim planom. Ne treba unositi karticu, niti postoji odbrojavanje probnog perioda. Prati potpuno isto podešavanje opisano iznad.

Kreirate artikle (ono što brojite) i skladišta (policu, kutiju, prostoriju, vozilo), a zalihe se beleže po skladištu, dok je ukupan broj artikla zbir svih skladišta. Opcione lokacije grupišu skladišta po zgradi ili objektu. Možete odjednom nalepiti do 200 naziva artikala, po jedan u redu, da prebacite spisak sa papira ili tabele. Nazivi artikala su jedinstveni unutar tima, tako da se duplikati ne uvlače.

Brojanje se radi jednim dodirom: − ili + kada se zalihe kreću, i = da postavite tačnu količinu tokom popisa. Svaki artikal može imati prag za niske zalihe, a Tana vas obaveštava na početnoj strani, imejlom i push obaveštenjem, a po želji i u Slack kanalu. QR nalepnice odštampane iz veb aplikacije otvaraju artikal ili skladište kada se skeniraju kamerom na iPhone-u, iPad-u ili kamerom u pregledaču.

Ceo tim vidi iste brojke u realnom vremenu, a istorija pokazuje ko je, kada i u kom skladištu promenio koju količinu. Besplatan plan čuva 30 dana istorije aktivnosti. Zalihe možete u svakom trenutku izvesti u CSV i otvoriti u bilo kojoj tabeli. Tana radi na iPhone-u, iPad-u i Mac-u, kao i u pregledaču na bilo kom računaru, uključujući Android uređaje.

Često postavljana pitanja

Koji je najlakši besplatan način da se vode zalihe?

Za jednu osobu i kratak spisak, sveska ili odštampan popisni list su najjednostavniji. Za tim, deljena onlajn tabela ili besplatna aplikacija za zalihe su lakše, jer svi vide iste brojke.

Da li mogu da vodim zalihe bez softvera?

Da. Papir ili bela tabla dobro funkcionišu za manje zalihe u jednoj prostoriji. Koristite isto podešavanje: jedna jedinica mere po artiklu, imenovana mesta, rutina popisa i tačke porudžbine.

Koliko često treba da popisujem zalihe?

Ažurirajte količinu svaki put kada zalihe stignu ili odu, i radite potpuni popis po redovnom rasporedu. Brzo obrtne i vredne artikle brojite češće nego spore i jeftine.

Kako da odredim tačku porudžbine?

Procenite koliko trošite dok čekate da dopuna stigne, pa dodajte malu rezervu. Kada količina dostigne taj broj, naručite ponovo.

Da li je tabela dovoljna za vođenje zaliha?

Za jednu osobu zaduženu i stabilan spisak, često jeste. Postaje teže kada je uređuje više ljudi, kada su zalihe na više mesta, ili kada treba da znate ko je šta promenio.