Πώς να παρακολουθείτε το απόθεμα δωρεάν: 5 μέθοδοι και μία διαδικασία που ταιριάζει σε όλες

Μπορείτε να παρακολουθείτε το απόθεμά σας δωρεάν με χαρτί και μολύβι, με πίνακα ανακοινώσεων, με υπολογιστικό φύλλο, με κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο ή με μια δωρεάν εφαρμογή αποθήκης. Η μέθοδος έχει λιγότερη σημασία από τη διαδικασία που κρύβεται πίσω της: μια σαφή λίστα με όσα μετράτε, μία μονάδα ανά είδος, ένα ονομασμένο σημείο για το καθετί, μια σταθερή ρουτίνα καταμέτρησης και ένα όριο παραγγελίας για ό,τι δεν πρέπει να σας τελειώσει.

Αυτός ο οδηγός παρουσιάζει τις πέντε δωρεάν μεθόδους, λέει ειλικρινά πότε η καθεμία αρκεί, και στη συνέχεια σας δίνει μια διαδικασία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε με οποιαδήποτε από αυτές. Αν αργότερα αλλάξετε μέθοδο, η διαδικασία έρχεται μαζί σας.

Οι πέντε δωρεάν τρόποι παρακολούθησης αποθέματος

Κάθε δωρεάν μέθοδος είναι ένα σημείο όπου καταγράφετε δύο πράγματα: τι έχετε και πού βρίσκεται. Διαφέρουν ως προς το ποιος βλέπει τους αριθμούς, πόσο εύκολα αλλάζουν, και τι συμβαίνει όταν κάτι πάει στραβά.

Μέθοδος	Λειτουργεί καλά όταν	Αρχίζει να δυσκολεύει όταν
Χαρτί και μολύβι	Ένα άτομο, ένας χώρος, μικρή λίστα	Την ενημερώνουν πολλά άτομα, ή χρειάζεστε ιστορικό
Πίνακας ανακοινώσεων	Κοινόχρηστη αποθήκη από την οποία περνούν όλοι	Οι αριθμοί πρέπει να βγουν από τον χώρο, ή σβήνονται
Υπολογιστικό φύλλο	Ένας υπεύθυνος, μεγαλύτερη λίστα, ταξινόμηση και σύνολα	Πολλά άτομα επεξεργάζονται αντίγραφα του ίδιου αρχείου
Κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο	Μικρή ομάδα ενημερώνει από διαφορετικά σημεία	Οι αλλαγές συγκρούονται, ή κανείς δεν ξέρει ποιος άλλαξε τι
Δωρεάν εφαρμογή αποθήκης	Ομάδα ενημερώνει το απόθεμα εν κινήσει	Χρειάζεστε λειτουργίες πέρα από το απόθεμα, όπως λογιστική

Καμία από αυτές δεν είναι λάθος επιλογή. Διαλέξτε την πιο απλή που ταιριάζει στον αριθμό των ανθρώπων που έρχονται σε επαφή με το απόθεμα και στη συχνότητα με την οποία αλλάζει.

Χαρτί και μολύβι: ακόμα αρκετό για μικρή λίστα

Ένα τετράδιο ή ένα τυπωμένο φύλλο καταμέτρησης πάνω σε ένα κλιπ-μπορντ είναι ο πιο γρήγορος τρόπος να ξεκινήσετε. Δεν έχετε τίποτα να εγκαταστήσετε, όλοι μπορούν να το χρησιμοποιήσουν, και το να γράφετε έναν αριθμό δίπλα σε ένα όνομα είδους σας αναγκάζει να κοιτάξετε πραγματικά το ράφι.

Λειτουργεί καλύτερα για ένα άτομο που φροντίζει έναν χώρο: τα καλλιτεχνικά υλικά ενός στούντιο, το χαρτί εκτύπωσης και το τόνερ ενός μικρού γραφείου, ένα σπιτικό εργαστήριο. Κρατήστε μια στήλη με την ημερομηνία κάθε καταμέτρησης ώστε να βλέπετε πόσο γρήγορα φεύγουν τα πράγματα.

Οι περιορισμοί είναι πρακτικοί. Το χαρτί δεν αναζητείται, δεν έχει αντίγραφο ασφαλείας και δεν σας ειδοποιεί. Αν το τετράδιο βρίσκεται στην αποθήκη, κανείς στο γραφείο δεν μπορεί να το ελέγξει, και αν χαθεί, χάνεται μαζί του και το ιστορικό σας.

Πίνακας ανακοινώσεων: ορατός σε όποιον περνάει

Ένας πίνακας στον τοίχο της αποθήκης μετατρέπει το απόθεμα σε κάτι που βλέπει όλη η ομάδα. Γράψτε το είδος, την τρέχουσα ποσότητα και το όριο παραγγελίας σε τρεις στήλες. Όταν κάποιος πάρει το τελευταίο κουτί γάντια, ενημερώνει τον πίνακα καθώς φεύγει.

Λειτουργεί επειδή είναι μπροστά στα μάτια. Οι άνθρωποι δεν χρειάζεται να θυμηθούν να ανοίξουν τίποτα. Ταιριάζει σε κοινόχρηστη αποθήκη, κουζίνα ή εργαστήριο όπου οι ίδιοι άνθρωποι χειρίζονται το ίδιο απόθεμα κάθε μέρα.

Ο πίνακας ανακοινώσεων όμως υπάρχει μόνο σε έναν χώρο. Δεν μπορείτε να τον ελέγξετε από το κατάστημα του προμηθευτή, και ένα απρόσεκτο μανίκι μπορεί να σβήσει μια ολόκληρη στήλη. Βγάλτε φωτογραφία μετά από κάθε καταμέτρηση για να κρατάτε αρχείο.

Υπολογιστικό φύλλο: ταξινόμηση, σύνολα και μεγαλύτερη λίστα

Το υπολογιστικό φύλλο είναι το φυσικό επόμενο βήμα όταν η λίστα ξεπεράσει μια σελίδα. Αποκτάτε ταξινόμηση, φιλτράρισμα, τύπους για σύνολα και χώρο για σημειώσεις προμηθευτών και παραγγελιών. Το Excel, τα Google Sheets και κάθε άλλη εφαρμογή υπολογιστικών φύλλων λειτουργούν εξίσου καλά.

Μια απλή διάταξη αρκεί: μία γραμμή ανά είδος και αποθήκη, με στήλες για το όνομα του είδους, τη μονάδα, την αποθήκη, την ποσότητα, το όριο παραγγελίας και την ημερομηνία τελευταίας καταμέτρησης. Προσθέστε μια στήλη που επισημαίνει γραμμές όπου η ποσότητα είναι στο όριο παραγγελίας ή χαμηλότερα.

Το υπολογιστικό φύλλο είναι πιο δυνατό με έναν υπεύθυνο. Το πρόβλημα ξεκινά όταν πολλαπλασιάζονται τα αντίγραφα: ένα στο λάπτοπ, ένα στο email, ένα τυπωμένο για την καταμέτρηση. Κάθε αντίγραφο αποκλίνει λίγο, και σύντομα κανείς δεν ξέρει ποιος αριθμός είναι σωστός.

Κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο: ένα αρχείο για μικρή ομάδα

Τοποθετώντας το υπολογιστικό φύλλο σε ένα κοινόχρηστο online αρχείο λύνετε το πρόβλημα των αντιγράφων. Όλοι ανοίγουν το ίδιο αρχείο, και οι αλλαγές εμφανίζονται σε όλους.

Αυτό ταιριάζει σε μια μικρή ομάδα που ενημερώνει το απόθεμα από διαφορετικά σημεία. Συμφωνήστε σε λίγους κανόνες: αλλάζετε μόνο τη στήλη της ποσότητας, μη διαγράφετε ποτέ γραμμές, και προσθέστε σημείωση όταν μετακινείτε απόθεμα ανάμεσα σε αποθήκες.

Τα αδύναμα σημεία εμφανίζονται καθώς η ομάδα μεγαλώνει. Δύο άτομα μπορούν να γράψουν το ένα πάνω στους αριθμούς του άλλου. Μια ταξινομημένη στήλη μπορεί να ανακατέψει τις γραμμές. Το ιστορικό εκδόσεων υπάρχει, αλλά το να βρείτε ποιος άλλαξε ένα κελί την περασμένη Τρίτη είναι αργό. Και το να ενημερώνετε ένα υπολογιστικό φύλλο από κινητό ενώ κρατάτε ένα κουτί είναι αδέξιο.

Δωρεάν εφαρμογή αποθήκης: φτιαγμένη για ενημέρωση εν κινήσει

Μια δωρεάν εφαρμογή αποθήκης είναι φτιαγμένη ακριβώς για αυτή τη δουλειά. Αντί για πλέγμα, αποκτάτε είδη, τοποθεσίες και ποσότητες, με κουμπιά για προσθήκη ή αφαίρεση αποθέματος και καταγραφή κάθε αλλαγής.

Οι εφαρμογές βοηθούν περισσότερο όταν πολλά άτομα παίρνουν και αναπληρώνουν είδη, όταν το απόθεμα βρίσκεται σε περισσότερα από ένα σημεία, ή όταν θέλετε να ειδοποιείστε ότι κάτι τελειώνει αντί να παρατηρήσετε ένα άδειο ράφι. Η σάρωση μιας ετικέτας με την κάμερα του κινητού είναι πιο γρήγορη από το να κάνετε κύλιση σε ένα υπολογιστικό φύλλο.

Ελέγξτε τι περιλαμβάνει πραγματικά το δωρεάν πλάνο πριν δεσμευτείτε: πόσα άτομα μπορούν να συμμετέχουν, πόσο καιρό διατηρείται το ιστορικό, και αν μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σας σε υπολογιστικό φύλλο αν φύγετε.

Μια διαδικασία που ταιριάζει σε κάθε μέθοδο

Η μέθοδος είναι απλώς ένα δοχείο. Αυτό που κάνει την παρακολούθηση αξιόπιστη είναι η διαδικασία που βάζετε μέσα της. Αυτά τα έξι βήματα λειτουργούν το ίδιο σε χαρτί, σε πίνακα ανακοινώσεων, σε υπολογιστικό φύλλο ή σε εφαρμογή.

1. Αποφασίστε τι θα μετράτε. Καταγράψτε μόνο ό,τι πραγματικά τελειώνει, πληρώνετε, ή χάνετε τον έλεγχό του. Τα αναλώσιμα (γάντια, ταινία συσκευασίας, φίλτρα καφέ) και ο πολύτιμος εξοπλισμός (προβολέας, αλφάδι λέιζερ) συνήθως έχουν σημασία. Οι συνδετήρες συνήθως όχι.
2. Επιλέξτε μία μονάδα ανά είδος. Αποφασίστε αν μετράτε κουτιά, πακέτα ή μεμονωμένα τεμάχια, και γράψτε τη μονάδα δίπλα στο όνομα. «Γάντια, κουτί των 100» εμποδίζει κάποιον να μετράει μεμονωμένα γάντια ενώ κάποιος άλλος μετράει κουτιά.
3. Ονομάστε κάθε σημείο. Δώστε σε κάθε ράφι, ντουλάπι, δωμάτιο ή όχημα ένα σύντομο όνομα, όπως «Ράφι Α2» ή «Βαν 1». Καταγράψτε το απόθεμα ανά σημείο. Το σύνολο ενός είδους είναι το άθροισμα των σημείων του.
4. Ονομάζετε τα είδη με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά. Χρησιμοποιήστε ένα μοτίβο όπως τι, μετά παραλλαγή: «Ταινία, συσκευασίας, διάφανη» και «Ταινία, χαρτοταινία, 24 mm». Ένα είδος, ένα όνομα. Τα διπλότυπα είναι ο λόγος που οι αριθμοί μπερδεύονται.
5. Καθορίστε μια ρουτίνα καταμέτρησης. Ενημερώνετε την ποσότητα κάθε φορά που μπαίνει ή βγαίνει απόθεμα, και κάντε πλήρη καταμέτρηση σε σταθερό πρόγραμμα. Μετράτε τα είδη με γρήγορη κίνηση και τα πολύτιμα πιο συχνά, και τα αργά, φθηνά λιγότερο.
6. Ορίστε ένα όριο παραγγελίας. Για κάθε είδος που δεν πρέπει να σας τελειώσει, γράψτε την ποσότητα στην οποία θα παραγγείλετε ξανά. Βασιστείτε στο πόσο χρόνο χρειάζεται μια αναπλήρωση να φτάσει και πόσο χρησιμοποιείτε σε αυτό το διάστημα, συν ένα μικρό περιθώριο.

Γράψτε αυτούς τους κανόνες στην κορυφή του φύλλου, στην άκρη του πίνακα, ή στις σημειώσεις της εφαρμογής, ώστε ένα νέο μέλος της ομάδας να τους ακολουθεί από την πρώτη μέρα.

Ενδείξεις ότι έχετε ξεπεράσει τη σημερινή σας μέθοδο

Μια δωρεάν μέθοδος αρκεί όσο οι αριθμοί παραμένουν σωστοί. Προσέξτε αυτές τις ενδείξεις:

• Μαθαίνετε ότι κάτι τελείωσε μόνο όταν το χρειάζεστε.
• Δύο άτομα δίνουν διαφορετικές απαντήσεις στο «πόσα έχουμε;».
• Κανείς δεν μπορεί να πει ποιος πήρε το τελευταίο, ή πότε.
• Η καταμέτρηση διαρκεί περισσότερο κάθε φορά επειδή τα πράγματα βρίσκονται στο λάθος σημείο.
• Το απόθεμα βρίσκεται σε πολλά δωμάτια ή σημεία, ενώ η λίστα καλύπτει μόνο ένα.

Μία ένδειξη είναι λόγος να σφίξετε τη διαδικασία σας. Αρκετές μαζί συνήθως σημαίνουν ότι ήρθε η ώρα για την επόμενη μέθοδο στον πίνακα.

Πού ταιριάζει το Tana

Το Tana είναι μια εφαρμογή αποθήκης με δωρεάν πλάνο. Δεν χρειάζεται κάρτα και δεν υπάρχει αντίστροφη μέτρηση δοκιμαστικής περιόδου. Ακολουθεί ακριβώς τη διαδικασία που περιγράφηκε παραπάνω.

Δημιουργείτε είδη (ό,τι μετράτε) και αποθήκες (ένα ράφι, κουτί, δωμάτιο ή όχημα), και το απόθεμα καταγράφεται ανά αποθήκη, με το σύνολο του είδους να είναι το άθροισμά τους. Προαιρετικές τοποθεσίες ομαδοποιούν αποθήκες ανά κτίριο ή χώρο. Μπορείτε να επικολλήσετε έως 200 ονόματα ειδών ταυτόχρονα, ένα ανά γραμμή, για να μεταφέρετε μια λίστα από χαρτί ή υπολογιστικό φύλλο. Τα ονόματα ειδών είναι μοναδικά μέσα σε μια ομάδα, οπότε δεν εμφανίζονται διπλότυπα.

Η καταμέτρηση γίνεται με ένα άγγιγμα: − ή + όταν κινείται το απόθεμα, και = για να ορίσετε τον ακριβή αριθμό κατά τη διάρκεια απογραφής. Κάθε είδος μπορεί να έχει ένα όριο χαμηλού αποθέματος, και το Tana σας ειδοποιεί στην αρχική σελίδα, με email και push, και προαιρετικά σε ένα κανάλι Slack. Ετικέτες QR που εκτυπώνονται από την εφαρμογή ιστού ανοίγουν ένα είδος ή αποθήκη όταν σαρώνονται με την κάμερα iPhone ή iPad ή την κάμερα του browser.

Όλη η ομάδα βλέπει τους ίδιους ζωντανούς αριθμούς, και το ιστορικό δείχνει ποιος άλλαξε ποια ποσότητα, πότε και πού. Το δωρεάν πλάνο διατηρεί 30 ημέρες ιστορικού δραστηριότητας. Μπορείτε να εξάγετε το απόθεμά σας σε CSV και να το ανοίξετε σε οποιοδήποτε υπολογιστικό φύλλο ανά πάσα στιγμή. Το Tana λειτουργεί σε iPhone, iPad και Mac, και στον browser σε οποιονδήποτε υπολογιστή, συμπεριλαμβανομένων συσκευών Android.

Συχνές ερωτήσεις

Ποιος είναι ο ευκολότερος δωρεάν τρόπος παρακολούθησης αποθέματος;

Για ένα άτομο και μικρή λίστα, ένα τετράδιο ή τυπωμένο φύλλο καταμέτρησης είναι το ευκολότερο. Για μια ομάδα, ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο ή μια δωρεάν εφαρμογή αποθήκης είναι ευκολότερα, επειδή όλοι βλέπουν τους ίδιους αριθμούς.

Μπορώ να παρακολουθώ το απόθεμα χωρίς λογισμικό;

Ναι. Το χαρτί και το μολύβι ή ο πίνακας ανακοινώσεων λειτουργούν καλά για μικρό απόθεμα σε έναν χώρο. Χρησιμοποιήστε την ίδια διαδικασία: μία μονάδα ανά είδος, ονομασμένα σημεία, ρουτίνα καταμέτρησης και όρια παραγγελίας.

Πόσο συχνά πρέπει να μετράω το απόθεμά μου;

Ενημερώνετε την ποσότητα κάθε φορά που μπαίνει ή βγαίνει απόθεμα, και κάντε πλήρη καταμέτρηση σε τακτικό πρόγραμμα. Μετράτε τα είδη με γρήγορη κίνηση και τα πολύτιμα πιο συχνά από τα αργά, φθηνά.

Πώς ορίζω ένα όριο παραγγελίας;

Υπολογίστε πόσο θα χρησιμοποιήσετε ενώ περιμένετε μια αναπλήρωση, και προσθέστε ένα μικρό περιθώριο. Όταν η ποσότητα φτάσει σε αυτόν τον αριθμό, παραγγείλετε ξανά.

Είναι αρκετό ένα υπολογιστικό φύλλο για το απόθεμα;

Για έναν υπεύθυνο και σταθερή λίστα, συχνά ναι. Γίνεται πιο δύσκολο όταν το επεξεργάζονται πολλά άτομα, όταν το απόθεμα βρίσκεται σε πολλά σημεία, ή όταν χρειάζεται να ξέρετε ποιος άλλαξε τι.