Jak sledovat sklad zdarma: 5 způsobů a jedno nastavení, které funguje se všemi

Sklad můžete sledovat zdarma papírem a tužkou, tabulí, tabulkou, sdílenou tabulkou nebo bezplatnou skladovou aplikací. Na metodě až tak nezáleží – důležité je nastavení za ní: jasný seznam toho, co počítáte, jedna jednotka na položku, pojmenované místo pro všechno, pravidelná rutina počítání a bod objednání pro věci, které vám nesmí dojít.

Tento návod projde všech pět bezplatných metod, upřímně řekne, kdy je která dostatečná, a pak vám dá nastavení, které použijete s kteroukoli z nich. Pokud později metodu změníte, nastavení si přenesete s sebou.

Pět bezplatných způsobů sledování skladu

Každá bezplatná metoda je místo, kam zapisujete dvě věci: co máte a kde to je. Liší se v tom, kdo vidí čísla, jak snadno se dají měnit a co se stane, když se něco pokazí.

Metoda	Funguje dobře, když	Začíná drhnout, když
Papír a tužka	Jeden člověk, jedna místnost, krátký seznam	Aktualizuje ho víc lidí nebo potřebujete historii
Tabule	Sdílený sklad, kolem kterého všichni chodí	Čísla musí ven z místnosti, nebo se smažou
Tabulka	Jeden správce, delší seznam, řazení a součty	Kopie stejného souboru upravuje víc lidí
Sdílená tabulka	Malý tým aktualizuje z různých míst	Úpravy se střetávají nebo nikdo neví, kdo co změnil
Bezplatná skladová aplikace	Tým aktualizuje zásoby za pohybu	Potřebujete funkce mimo sklad, třeba účetnictví

Žádná z nich není špatná volba. Vyberte tu nejjednodušší, která odpovídá počtu lidí, kteří se zásob dotýkají, a tomu, jak často se mění.

Papír a tužka: pro krátký seznam pořád stačí

Sešit nebo vytištěný sčítací list na podložce je nejrychlejší způsob, jak začít. Není co instalovat, použije to kdokoli, a napsat číslo vedle názvu položky vás donutí se skutečně podívat na polici.

Nejlépe funguje pro jednoho člověka, který má na starosti jeden prostor: výtvarné potřeby v ateliéru, papír a toner v malé kanceláři, domácí dílnu. Veďte si sloupec s datem každého počítání, abyste viděli, jak rychle věci ubývají.

Omezení jsou praktická. Papír neumí hledat, nemá zálohu a nic vám neohlásí. Pokud sešit leží ve skladu, nikdo od stolu ho nezkontroluje, a když se ztratí, zmizí s ním i historie.

Tabule: vidí ji každý, kdo jde kolem

Tabule na stěně skladu udělá ze zásob něco, co vidí celý tým. Napište položku, aktuální počet a bod objednání do tří sloupců. Když si někdo vezme poslední krabici rukavic, cestou ven číslo přepíše.

Funguje to proto, že je to na očích. Lidé si nemusí pamatovat, že mají něco otevřít. Hodí se do sdíleného skladu, kuchyně nebo dílny, kde stejné zásoby řeší den co den stejní lidé.

Tabule ale existuje jen v jedné místnosti. Nezkontrolujete ji z obchodu u dodavatele a jeden neopatrný rukáv dokáže smazat celý sloupec. Po každém počítání vyfoťte, ať máte záznam.

Tabulka: řazení, součty a delší seznam

Tabulka je přirozeným dalším krokem, jakmile seznam přeroste jednu stránku. Získáte řazení, filtrování, vzorce na součty a místo pro poznámky o dodavatelích a objednávkách. Excel, Google Sheets i jakákoli jiná tabulková aplikace fungují stejně dobře.

Stačí jednoduché uspořádání: jeden řádek na položku a místo, se sloupci pro název položky, jednotku, sklad, množství, bod objednání a datum poslední inventury. Přidejte sloupec, který označí řádky, kde je množství na bodu objednání nebo pod ním.

Tabulka funguje nejlépe s jedním správcem. Potíže začínají, když se kopie začnou množit: jedna na notebooku, jedna v e-mailu, jedna vytištěná na inventuru. Každá se trochu rozejde a brzy nikdo neví, které číslo je správné.

Sdílená tabulka: jeden soubor pro malý tým

Umístění tabulky do sdíleného online souboru vyřeší problém s kopiemi. Všichni otevírají stejný soubor a změny se objeví u všech.

Hodí se pro malý tým, který aktualizuje zásoby z různých míst. Domluvte si pár pravidel: měňte jen sloupec s množstvím, řádky nikdy nemažte a při přesunu zásob mezi sklady přidejte poznámku.

Slabiny se ukážou s růstem týmu. Dva lidé si mohou navzájem přepsat čísla. Seřazený sloupec dokáže rozházet řádky. Historie verzí existuje, ale najít, kdo minulé úterý změnil jednu buňku, je zdlouhavé. A aktualizovat tabulku na telefonu, když v ruce držíte krabici, je nepohodlné.

Bezplatná skladová aplikace: stavěná na aktualizaci za pohybu

Bezplatná skladová aplikace je udělaná přesně na tuto práci. Místo mřížky buněk dostanete položky, místa a množství, s tlačítky pro přidání či odebrání zásob a záznamem každé změny.

Aplikace pomůžou nejvíc tam, kde položky bere a doplňuje víc lidí, kde zásoby leží na víc než jednom místě, nebo když chcete být upozorněni, že něco dochází, místo abyste si všimli prázdné police. Naskenovat štítek kamerou telefonu je rychlejší než scrollovat tabulkou.

Než se rozhodnete, ověřte, co bezplatný plán skutečně obsahuje: kolik lidí se může připojit, jak dlouho se drží historie a jestli si při odchodu můžete data vyexportovat do tabulky.

Nastavení, které funguje s jakoukoli metodou

Metoda je jen nádoba. Spolehlivé sledování zajišťuje nastavení, které do ní vložíte. Těchto šest kroků funguje stejně na papíře, na tabuli, v tabulce i v aplikaci.

1. Rozhodněte, co počítat. Uveďte jen to, co vám skutečně dochází, co platíte nebo o čem ztrácíte přehled. Spotřební materiál (rukavice, balicí páska, kávové filtry) a cenné vybavení (projektor, laserová vodováha) obvykle záleží. Kancelářské sponky obvykle ne.
2. Zvolte jednu jednotku na položku. Rozhodněte, jestli počítáte krabice, balení nebo kusy, a jednotku napište vedle názvu. „Rukavice, krabice po 100 ks” zabrání tomu, aby jeden počítal jednotlivé rukavice a druhý krabice.
3. Pojmenujte každé místo. Dejte každé polici, skříni, místnosti nebo vozidlu krátký název, třeba „Regál A2” nebo „Dodávka 1”. Zásoby zaznamenávejte po místech. Celkem u položky je součet ze všech míst.
4. Pojmenovávejte položky pokaždé stejně. Použijte vzor co, pak varianta: „Páska, balicí, čirá” a „Páska, malířská, 24 mm”. Jedna položka, jeden název. Duplicity jsou přesně to, čím se čísla pokazí.
5. Nastavte si rutinu počítání. Aktualizujte počet vždy, když zásoby přijdou nebo odejdou, a podle pevného rozvrhu dělejte úplnou inventuru. Rychloobrátkové a cenné položky počítejte častěji, pomalé a levné méně často.
6. Nastavte bod objednání. U každé položky, která vám nesmí dojít, napište množství, při kterém objednáváte znovu. Vycházejte z toho, jak dlouho trvá doplnění a kolik za tu dobu spotřebujete, plus malá rezerva.

Tato pravidla napište nahoru na list, na okraj tabule nebo do poznámek aplikace, aby se jimi nový člen týmu řídil hned od prvního dne.

Známky, že jste svou metodu přerostli

Bezplatná metoda stačí, dokud čísla sedí. Sledujte tyto známky:

• Zjistíte, že něco došlo, až když to potřebujete.
• Dva lidé dají jinou odpověď na otázku „kolik toho máme?“.
• Nikdo neumí říct, kdo vzal poslední kus, ani kdy.
• Počítání trvá pokaždé déle, protože věci nejsou tam, kde mají být.
• Zásoby leží ve více místnostech nebo na více místech, ale seznam pokrývá jen jedno.

Jedna známka je důvod nastavení utáhnout. Několik najednou obvykle znamená, že je čas na další metodu z tabulky.

Kde do toho zapadá Tana

Tana je skladová aplikace s bezplatným plánem. Nezadává se karta a neběží žádný odpočet zkušební doby. Řídí se přesně nastavením popsaným výše.

Vytváříte položky (co počítáte) a sklady (regál, krabici, místnost nebo vozidlo), přičemž zásoby se zaznamenávají po skladu a celkem u položky je jejich součet. Volitelná místa seskupují sklady podle budovy nebo areálu. Až 200 názvů položek můžete vložit najednou, jeden na řádek, a přenést tak seznam z papíru nebo tabulky. Názvy položek jsou v týmu jedinečné, takže se mezi ně nevloudí duplicita.

Počítání je na jedno klepnutí: − nebo +, když se zásoby pohnou, a = pro nastavení přesného počtu při inventuře. Každá položka může mít práh nízké zásoby a Tana vás upozorní na domovské stránce, e-mailem a push notifikací, volitelně i v kanálu Slacku. QR štítky vytištěné z webové aplikace po naskenování otevřou položku nebo sklad – kamerou iPhonu či iPadu, nebo kamerou v prohlížeči.

Celý tým vidí stejná aktuální čísla a historie ukazuje, kdo jaké množství změnil, kdy a kde. Bezplatný plán uchovává 30 dní historie aktivit. Zásoby můžete kdykoli exportovat do CSV a otevřít v jakékoli tabulce. Tana běží na iPhonu, iPadu a Macu a v prohlížeči na jakémkoli počítači, včetně zařízení s Androidem.

Časté dotazy

Jaký je nejjednodušší bezplatný způsob sledování skladu?

Pro jednoho člověka a krátký seznam je nejjednodušší sešit nebo vytištěný sčítací list. Pro tým je jednodušší sdílená tabulka nebo bezplatná skladová aplikace, protože všichni vidí stejná čísla.

Dá se sklad sledovat bez softwaru?

Ano. Papír a tužka nebo tabule fungují dobře pro malé zásoby v jedné místnosti. Použijte stejné nastavení: jedna jednotka na položku, pojmenovaná místa, rutina počítání a body objednání.

Jak často mám sklad počítat?

Počet aktualizujte vždy, když zásoby přijdou nebo odejdou, a podle pravidelného rozvrhu dělejte úplnou inventuru. Rychloobrátkové a cenné položky počítejte častěji než pomalé a levné.

Jak nastavit bod objednání?

Odhadněte, kolik spotřebujete, než dorazí doplnění, a přidejte malou rezervu. Jakmile počet tohoto čísla dosáhne, objednejte znovu.

Stačí na sklad tabulka?

Pro jednoho správce a stabilní seznam často ano. Těžší je to, jakmile ji upravuje víc lidí, zásoby leží na více místech nebo potřebujete vědět, kdo co změnil.