如何免费管理库存：5种方法，以及一套适用于任何方法的设置

库存管理完全可以免费进行：用纸和笔、一块白板、一份表格、一份团队共享的表格,或者一个免费的库存管理应用都行。选哪种方法其实没那么重要,真正决定成败的是背后的那套设置：清楚列出要盘点的东西,每种物品统一一个单位,每个地方都有名字,养成固定的盘点习惯,再给那些绝不能断货的东西设一个补货点。

这篇文章会依次介绍这5种免费方法,老实说明每种方法能撑到什么程度,然后给出一套可以套用在任何方法上的设置。以后换方法,这套设置也能一起带走。

免费管理库存的5种方法

不管用哪种免费方法,记录的都是两件事:你有什么,东西在哪里。它们的区别在于谁能看到这些数字、改起来有多方便,以及出问题时会怎样。

方法	适合的情况	开始吃力的情况
纸和笔	一个人、一个房间、清单不长	多人同时更新,或需要留存历史记录
白板	大家每天都会经过的共用库房	需要在房间外查看数字,或者被不小心擦掉
表格	一人负责、清单较长,需要排序和汇总	多人各自编辑同一文件的副本
共享表格	小团队在不同地方更新数据	修改互相冲突,或没人知道是谁改的
免费库存管理app	团队需要边走边更新库存	需要记账等库存以外的功能

这些方法都没有对错。按接触库存的人数和库存变动的频率,挑一个最简单够用的就行。

纸和笔：清单不长时依然够用

一本笔记本,或者夹在写字板上的打印盘点表,是最快能上手的方式。不用安装任何东西,谁都能用,而且在物品名字旁边写数字,逼着你真的去看一眼货架。

这种方式最适合一个人管一个空间的情况:工作室的美术用品,小办公室的复印纸和碳粉,家里的工作间。留一栏记录每次盘点的日期,就能看出东西消耗的速度。

局限也很实际。纸没法搜索,没有备份,也不会主动提醒。笔记本如果放在库房里,坐在办公桌前的人查不到,一旦丢了,之前的记录也就一起没了。

白板：路过的人都能看到

库房墙上挂一块白板,能让整个团队都看到库存情况。用三列分别写物品名、当前数量和补货点。有人拿走最后一箱手套时,顺路把白板改一下。

这种方法有效,是因为它一直摆在眼前,没人需要特意记得去打开什么东西查看。适合共用库房、厨房或者工作间这类每天都是同一批人经手同一批库存的场景。

不过白板只存在于一个房间里。你没法从供应商的店里查看它,袖子不小心一擦就能抹掉一整列。每次盘点后拍张照片,留个记录。

表格：排序、汇总,清单再长也不怕

当清单长到一页纸装不下时,表格就是自然的下一步。你能排序、筛选、用公式算总数,还有地方记供应商和补货备注。Excel、Google表格,或者其他任何表格软件都同样好用。

一个简单的结构就够了:每个物品在每个存放点占一行,列出物品名称、单位、存放点、数量、补货点和最近一次盘点日期。再加一列标出数量已经降到补货点或以下的行。

一人负责时,表格发挥得最好。麻烦从副本变多时开始:笔记本电脑上一份,邮件里一份,盘点时打印出来的又一份。每份副本慢慢就不一致了,很快没人知道哪个数字才是对的。

共享表格：一份文件,一个小团队

把表格放到线上共享文件里,就能解决副本的问题。大家打开的是同一份文件,改动对所有人都是实时可见的。

这适合从不同地方更新库存的小团队。事先约定几条规则:只改数量那一列,永远不删行,搬动库存到别处时加一条备注。

弱点会随着团队变大而暴露出来。两个人可能同时覆盖对方写的数字。排序一列会把行的顺序打乱。版本历史是有的,但要查出上周二是谁改了某一个单元格,得花不少时间。而且一手拿着箱子,一手在手机上更新表格,也很不方便。

免费库存管理app：为随时随地更新而生

免费的库存管理应用正是为这项工作设计的。它不是一张网格表,而是物品、存放点和数量,配上增减库存的按钮,每一次改动都有记录。

当有多个人同时在取货和补货、库存分散在不止一个地方,或者你想在东西快没了之前就收到提醒,而不是等看到空货架才发现时,应用最能派上用场。用手机摄像头扫标签,比翻表格快得多。

在决定使用前,先确认免费版到底包含什么:能加入多少人,历史记录能保留多久,以后不用了能不能把数据导出成表格。

一套适用于任何方法的设置

方法只是个容器。真正让库存管理靠得住的,是你放进这个容器里的设置。下面这6步,不管在纸上、白板上、表格里,还是应用里,都是一样的。

1. 决定要盘点什么。 只列出那些真的会用完、花钱买的,或者容易搞丢踪影的东西。耗材(手套、打包胶带、咖啡滤纸)和贵重设备(投影仪、激光水平仪)通常都算。回形针通常不算。
2. 每种物品统一一个单位。 决定是按箱、按包还是按件来数,并把单位写在名字旁边。“手套,100只装一箱”能避免一个人数单只,另一个人数箱数。
3. 给每个地方起名字。 给每个货架、柜子、房间或车辆起个简短的名字,比如“A2货架”或者“1号车”。按地方记录库存。一个物品的总数,就是它在各个地方数量的总和。
4. 物品命名方式始终保持一致。 用“是什么,再加变体”这样的模式:比如“胶带,打包,透明”和“胶带,遮蔽,24毫米”。一个物品,一个名字。重复命名正是数字出错的常见原因。
5. 定下盘点节奏。 每次库存进出都更新一次数量,再按固定周期做一次全面盘点。周转快、价值高的物品盘点得更频繁,慢销、便宜的东西可以少盘点一些。
6. 设定补货点。 对每一个绝不能断货的物品,写下需要补货时的数量。参考补货送达要多久、这段时间大概会用掉多少,再留一点缓冲。

把这些规则写在表格顶端、白板边缘,或者应用的备注里,新加入的团队成员从第一天就能照着做。

说明你已经超出目前方法能承受的信号

只要数字还准,免费的方法就够用。留意这些信号:

• 只有在需要用的时候,才发现某样东西已经用完了。
• 问“我们还有多少”这个问题,两个人给出不同的答案。
• 没人说得清最后一个是谁拿走的,什么时候拿的。
• 因为东西不在该在的地方,每次盘点都比上次花更久。
• 库存分散在好几个房间或地点,而清单只覆盖其中一处。

出现一个信号,说明该收紧一下设置了。同时出现好几个,通常就意味着该换到表格里的下一种方法了。

Tana 能帮上什么

Tana 是一款有免费版的库存管理应用。不需要绑定信用卡,也没有试用倒计时。它遵循的正是上面介绍的这套设置。

你创建物品(要盘点的东西)和存放点(货架、箱子、房间或车辆),库存按每个存放点分别记录,物品的总数就是各存放点数量之和。可选的位置能按楼栋或场地把存放点分组。你可以一次粘贴最多200个物品名称,每行一个,把纸上或表格里的清单搬过来。物品名称在团队内是唯一的,不会出现重复。

盘点只需轻点一下:库存变动时点 − 或 +,盘点时用 = 设定精确数量。每个物品都能设置库存偏低的提醒线,Tana 会在首页、通过邮件和推送通知你,也可以选择同步到 Slack 频道。从网页应用打印出来的二维码标签,用 iPhone、iPad 摄像头或浏览器摄像头一扫,就能直接打开对应的物品或存放点。

团队里每个人看到的都是同样的实时数字,历史记录会显示谁在什么时候、在哪个存放点改了什么数量。免费版保留30天的活动历史。库存随时可以导出为CSV,在任何表格软件里打开。Tana 可以在 iPhone、iPad 和 Mac 上使用,也可以在任何电脑的浏览器里使用,包括 Android 设备。

常见问题

免费管理库存最简单的方法是什么?

如果是一个人、清单不长,笔记本或打印的盘点表最简单。如果是团队,共享表格或免费的库存管理应用会更方便,因为大家看到的是同一组数字。

不用软件也能管理库存吗?

可以。对于一个空间内数量不多的库存,纸笔或白板就足够好用。用同样的设置:每种物品一个单位,给地方起名字,定下盘点节奏和补货点。

应该多久盘点一次库存?

每次库存进出都更新一次数量,再按固定的周期做一次全面盘点。周转快、价值高的物品要比周转慢、便宜的物品盘点得更频繁。

补货点应该怎么定?

估算等待补货送达期间大概会用掉多少,再加一点缓冲量。数量降到这个数字时,就该重新下单了。

用表格管理库存够不够?

如果只有一个人负责,清单也比较稳定,通常是够用的。当多个人一起编辑、库存分散在多个地方,或者需要知道是谁改了什么时,表格就会开始变得吃力。