Miten seurata varastoa ilmaiseksi: 5 tapaa ja yksi asetus, joka sopii niihin kaikkiin

Voit seurata varastoa ilmaiseksi kynällä ja paperilla, valkotaululla, taulukkolaskennalla, jaetulla taulukkolaskennalla tai ilmaisella varastosovelluksella. Menetelmää tärkeämpi on sen takana oleva asetus: selkeä lista siitä, mitä lasket, yksi yksikkö per tavara, nimetty paikka kaikelle, säännöllinen laskentarutiini ja tilauspiste asioille, joita et saa päästää loppumaan.

Tässä oppaassa käydään läpi kaikki viisi ilmaista menetelmää, kerrotaan rehellisesti, milloin kukin niistä riittää, ja annetaan sitten asetus, jota voit käyttää minkä tahansa niistä kanssa. Jos vaihdat myöhemmin menetelmää, asetus siirtyy mukanasi.

Viisi ilmaista tapaa seurata varastoa

Jokainen ilmainen menetelmä on paikka, johon kirjaat kaksi asiaa: mitä sinulla on ja missä se on. Ne eroavat siinä, kuka näkee luvut, kuinka helppo niitä on muuttaa, ja mitä tapahtuu, kun jokin menee pieleen.

Menetelmä	Toimii hyvin, kun	Alkaa takkuilla, kun
Kynä ja paperi	Yksi henkilö, yksi huone, lyhyt lista	Useampi päivittää sitä, tai tarvitset historiaa
Valkotaulu	Yhteinen varasto, jonka ohi kaikki kulkevat	Lukujen pitää lähteä huoneesta, tai ne pyyhkiytyvät pois
Taulukkolaskenta	Yksi vastuuhenkilö, pidempi lista, lajittelu ja summat	Useampi henkilö muokkaa saman tiedoston kopioita
Jaettu taulukkolaskenta	Pieni tiimi päivittää eri paikoista	Muokkaukset törmäävät, tai kukaan ei tiedä kuka muutti mitä
Ilmainen varastosovellus	Tiimi päivittää varastoa liikkeellä ollessaan	Tarvitset ominaisuuksia varaston ulkopuolelta, kuten kirjanpitoa

Mikään näistä ei ole väärä valinta. Valitse yksinkertaisin, joka sopii siihen, kuinka moni käsittelee varastoa ja kuinka usein se muuttuu.

Kynä ja paperi: riittää yhä lyhyeen listaan

Vihko tai tulostettu laskentalomake kannattimella on nopein tapa aloittaa. Mitään ei tarvitse asentaa, kuka tahansa osaa käyttää sitä, ja luvun kirjoittaminen tavaran nimen viereen pakottaa oikeasti katsomaan hyllyä.

Se toimii parhaiten yhdelle henkilölle, joka huolehtii yhdestä tilasta: ateljeen taidetarvikkeet, pienen toimiston paperit ja väriaineet, kotiverstas. Pidä sarake jokaisen laskennan päivämäärälle, niin näet, kuinka nopeasti tavarat kuluvat.

Rajoitukset ovat käytännöllisiä. Paperista ei voi hakea, sillä ei ole varmuuskopiota, eikä se hälytä. Jos vihko on varastossa, kukaan pöytänsä ääressä ei voi tarkistaa sitä, ja jos se katoaa, katoaa myös historia.

Valkotaulu: näkyy jokaiselle ohikulkijalle

Valkotaulu varaston seinällä tekee varastosta jotain, jonka koko tiimi näkee. Kirjoita tavara, nykyinen määrä ja tilauspiste kolmeen sarakkeeseen. Kun joku ottaa viimeisen laatikon käsineitä, hän päivittää taulun poistuessaan.

Tämä toimii, koska se on tiellä. Ihmisten ei tarvitse muistaa avata mitään. Se sopii yhteiseen varastoon, keittiöön tai verstaaseen, jossa samat ihmiset käsittelevät samaa varastoa joka päivä.

Valkotaulu on kuitenkin olemassa vain yhdessä huoneessa. Sitä ei voi tarkistaa toimittajan liikkeestä, ja huolimaton hiha voi pyyhkiä koko sarakkeen. Ota kuva jokaisen laskennan jälkeen, jotta säilytät tiedon.

Taulukkolaskenta: lajittelu, summat ja pidempi lista

Taulukkolaskenta on luonnollinen seuraava askel, kun lista kasvaa suuremmaksi kuin mikä mahtuu yhdelle sivulle. Saat lajittelun, suodatuksen, kaavat summille sekä tilan toimittajien ja tilausmuistiinpanojen kirjaamiselle. Excel, Google Sheets ja mikä tahansa muu taulukko-ohjelma toimivat yhtä hyvin.

Yksinkertainen asettelu riittää: yksi rivi tavaraa ja varastopaikkaa kohti, sarakkeina tavaran nimi, yksikkö, varastopaikka, määrä, tilauspiste ja viimeisimmän laskennan päivämäärä. Lisää sarake, joka merkitsee rivit, joissa määrä on tilauspisteessä tai sen alla.

Taulukkolaskenta toimii parhaiten yhdellä vastuuhenkilöllä. Ongelmat alkavat, kun kopiot moninkertaistuvat: yksi kannettavalla, yksi sähköpostissa, yksi tulostettuna laskentaa varten. Jokainen kopio ajautuu vähän erilleen, ja pian kukaan ei tiedä, mikä luku on oikea.

Jaettu taulukkolaskenta: yksi tiedosto pienelle tiimille

Taulukon laittaminen jaettuun verkkotiedostoon ratkaisee kopio-ongelman. Kaikki avaavat saman tiedoston, ja muutokset näkyvät kaikille.

Tämä sopii pienelle tiimille, joka päivittää varastoa eri paikoista. Sopikaa muutamasta säännöstä: muuttakaa vain määräsaraketta, älkää koskaan poistako rivejä, ja lisätkää huomautus, kun siirrätte varastoa varastopaikkojen välillä.

Heikkoudet ilmenevät tiimin kasvaessa. Kaksi henkilöä voi kirjoittaa toistensa lukujen päälle. Lajiteltu sarake voi sekoittaa rivit. Versiohistoria on olemassa, mutta sen selvittäminen, kuka muutti yhtä solua viime tiistaina, on hidasta. Ja taulukon päivittäminen puhelimella laatikkoa kantaessa on hankalaa.

Ilmainen varastosovellus: tehty päivittämiseen liikkeellä ollessa

Ilmainen varastosovellus on tehty juuri tähän tehtävään. Ruudukon sijaan saat tavarat, paikat ja määrät, painikkeet varaston lisäämiseen tai vähentämiseen sekä tallenteen jokaisesta muutoksesta.

Sovellukset auttavat eniten, kun useampi henkilö ottaa ja täydentää tavaroita, kun varasto sijaitsee useammassa kuin yhdessä paikassa, tai kun haluat saada ilmoituksen jonkin loppumisesta sen sijaan, että huomaat tyhjän hyllyn. Etiketin skannaaminen puhelimen kameralla on nopeampaa kuin taulukon selaaminen.

Tarkista, mitä ilmainen versio todella sisältää ennen sitoutumista: kuinka moni voi liittyä, kuinka pitkään historiaa säilytetään, ja voitko viedä tietosi taulukkoon, jos lopetat käytön.

Asetus, joka toimii minkä tahansa menetelmän kanssa

Menetelmä on vain säiliö. Seurannan luotettavuuden tekee asetus, jonka laitat siihen. Nämä kuusi vaihetta toimivat samalla tavalla paperilla, valkotaululla, taulukkolaskennassa tai sovelluksessa.

1. Päätä, mitä lasketaan. Listaa vain se, mitä oikeasti pääsee loppumaan, mistä maksat, tai minkä seuranta unohtuu. Kulutustarvikkeet (käsineet, pakkausteippi, kahvinsuodattimet) ja arvokas kalusto (projektori, laservaaka) ovat yleensä tärkeitä. Paperiliittimet yleensä eivät.
2. Valitse yksi yksikkö tavaraa kohti. Päätä, lasketko laatikoita, pakkauksia vai yksittäisiä kappaleita, ja kirjoita yksikkö nimen viereen. “Käsineet, 100 kpl laatikko” estää sen, että joku laskee yksittäisiä käsineitä, kun toinen laskee laatikoita.
3. Nimeä jokainen paikka. Anna jokaiselle hyllylle, kaapille, huoneelle tai ajoneuvolle lyhyt nimi, kuten “Hylly A2” tai “Pakettiauto 1”. Kirjaa varasto paikoittain. Tavaran kokonaismäärä on sen paikkojen summa.
4. Nimeä tavarat aina samalla tavalla. Käytä kaavaa mikä, sitten variantti: “Teippi, pakkaus, kirkas” ja “Teippi, maalarinteippi, 24 mm”. Yksi tavara, yksi nimi. Kaksoiskappaleet ovat syy siihen, että laskennat menevät pieleen.
5. Aseta laskentarutiini. Päivitä määrä aina, kun varastoa tulee tai lähtee, ja tee täysi laskenta kiinteän aikataulun mukaan. Laske nopeasti liikkuvia ja arvokkaita tavaroita useammin, hitaita ja halpoja harvemmin.
6. Aseta tilauspiste. Merkitse jokaiselle tavaralle, jota et saa päästää loppumaan, määrä, jolla tilaat lisää. Perusta se siihen, kuinka kauan täydennyksen saapuminen kestää ja kuinka paljon käytät sinä aikana, plus pieni puskuri.

Kirjoita nämä säännöt lomakkeen yläreunaan, taulun reunaan tai sovelluksen muistiinpanoihin, jotta uusi tiimin jäsen noudattaa niitä ensimmäisestä päivästä lähtien.

Merkkejä siitä, että olet kasvanut nykyisen menetelmäsi ohi

Ilmainen menetelmä riittää niin kauan kuin luvut pitävät paikkansa. Tarkkaile näitä merkkejä:

• Huomaat jonkin loppuneen vasta, kun tarvitset sitä.
• Kaksi ihmistä antaa eri vastauksen kysymykseen “paljonko meillä on?”.
• Kukaan ei osaa sanoa, kuka otti viimeisen, tai milloin.
• Laskenta vie joka kerta enemmän aikaa, koska tavarat ovat väärässä paikassa.
• Varastoa on useassa huoneessa tai toimipisteessä, mutta lista kattaa vain yhden.

Yksikin merkki on syy tiukentaa asetusta. Useampi yhtä aikaa tarkoittaa yleensä, että on aika siirtyä taulukon seuraavaan menetelmään.

Mihin Tana sopii

Tana on varastosovellus, jossa on ilmainen versio. Korttia ei tarvitse syöttää eikä kokeiluaika lopu laskurin tikittäessä. Se noudattaa juuri yllä kuvattua asetusta.

Luot tavaroita (sitä, mitä lasket) ja varastoja (hylly, laatikko, huone tai ajoneuvo), ja varasto kirjataan varastopaikoittain, tavaran kokonaismäärän ollessa niiden summa. Valinnaiset sijainnit ryhmittelevät varastoja rakennuksen tai toimipisteen mukaan. Voit liittää kerralla jopa 200 tavaran nimeä, yhden per rivi, siirtääksesi listan paperilta tai taulukosta. Tavaroiden nimet ovat yksilöllisiä tiimin sisällä, joten kaksoiskappaleita ei pääse syntymään.

Laskenta tapahtuu yhdellä napautuksella: − tai +, kun varasto liikkuu, ja = tarkan määrän asettamiseksi inventaarin aikana. Jokaisella tavaralla voi olla alhaisen saldon raja, ja Tana ilmoittaa siitä etusivulla, sähköpostitse ja push-ilmoituksella, sekä valinnaisesti Slack-kanavassa. Verkkosovelluksesta tulostetut QR-tarrat avaavat tavaran tai varaston, kun ne skannataan iPhonen tai iPadin kameralla tai selaimen kameralla.

Koko tiimi näkee samat ajantasaiset luvut, ja historia näyttää, kuka muutti mitäkin määrää, milloin ja missä. Ilmainen versio säilyttää 30 päivän toimintahistorian. Voit viedä varastosi CSV-muotoon ja avata sen missä tahansa taulukko-ohjelmassa milloin tahansa. Tana toimii iPhonessa, iPadissa ja Macissa sekä selaimessa millä tahansa tietokoneella, mukaan lukien Android-laitteet.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä on helpoin ilmainen tapa seurata varastoa?

Yhdelle henkilölle ja lyhyelle listalle vihko tai tulostettu laskentalomake on helpoin. Tiimille jaettu taulukkolaskenta tai ilmainen varastosovellus on helpompi, koska kaikki näkevät samat luvut.

Voinko seurata varastoa ilman ohjelmistoa?

Kyllä. Kynä ja paperi tai valkotaulu toimivat hyvin pienelle, yhdessä huoneessa olevalle varastolle. Käytä samaa asetusta: yksi yksikkö tavaraa kohti, nimetyt paikat, laskentarutiini ja tilauspisteet.

Kuinka usein varastoa pitäisi laskea?

Päivitä määrä aina, kun varastoa tulee tai lähtee, ja tee täysi laskenta säännöllisen aikataulun mukaan. Laske nopeasti liikkuvia ja arvokkaita tavaroita useammin kuin hitaita ja halpoja.

Miten asetan tilauspisteen?

Arvioi, kuinka paljon käytät odottaessasi täydennystä, ja lisää pieni puskuri. Kun määrä saavuttaa tuon luvun, tilaa lisää.

Riittääkö taulukkolaskenta varastonhallintaan?

Yhdelle vastuuhenkilölle ja vakaalle listalle usein kyllä. Se vaikeutuu, kun useampi muokkaa sitä, kun varastoa on useassa paikassa, tai kun sinun täytyy tietää, kuka muutti mitä.