Comment suivre son stock gratuitement : 5 méthodes et une organisation qui fonctionne avec chacune

Vous pouvez suivre votre stock gratuitement avec du papier et un crayon, un tableau blanc, un tableur, un tableur partagé ou une application de gestion de stock gratuite. La méthode compte moins que l’organisation qui se cache derrière : une liste claire de ce que vous comptez, une unité par article, un lieu nommé pour chaque chose, une routine de comptage et un seuil de commande pour ce qui ne doit jamais manquer.

Ce guide passe en revue les cinq méthodes gratuites, dit honnêtement quand chacune suffit, puis vous donne une organisation que vous pouvez utiliser avec n’importe laquelle d’entre elles. Si vous changez de méthode plus tard, cette organisation vous suit.

Les cinq façons gratuites de suivre son stock

Chaque méthode gratuite est un endroit où noter deux choses : ce que vous avez, et où cela se trouve. Elles diffèrent par qui peut voir les chiffres, la facilité à les modifier, et ce qui se passe quand quelque chose tourne mal.

Méthode	Fonctionne bien quand	Commence à coincer quand
Papier et crayon	Une personne, une pièce, une liste courte	Plusieurs personnes la mettent à jour, ou vous avez besoin d’un historique
Tableau blanc	Un rangement partagé devant lequel tout le monde passe	Les chiffres doivent sortir de la pièce, ou s’effacent
Tableur	Un seul responsable, une liste plus longue, tri et totaux	Plusieurs personnes modifient des copies du même fichier
Tableur partagé	Une petite équipe met à jour depuis différents endroits	Les modifications se contredisent, ou personne ne sait qui a changé quoi
Application de gestion de stock gratuite	Une équipe met à jour le stock en déplacement	Vous avez besoin de fonctions hors gestion de stock, comme la comptabilité

Aucune de ces méthodes n’est mauvaise. Choisissez la plus simple qui corresponde au nombre de personnes qui touchent au stock et à la fréquence à laquelle il change.

Papier et crayon : encore suffisant pour une liste courte

Un carnet ou une feuille de comptage imprimée sur un support à pince est le moyen le plus rapide de commencer. Il n’y a rien à installer, tout le monde peut l’utiliser, et écrire un chiffre à côté du nom d’un article vous oblige à vraiment regarder l’étagère.

Cela fonctionne mieux pour une personne qui s’occupe d’un seul espace : le matériel d’un atelier d’art, le papier et le toner d’un petit bureau, un atelier à la maison. Gardez une colonne pour la date de chaque comptage afin de voir à quelle vitesse les choses partent.

Les limites sont pratiques. Le papier ne se recherche pas, n’a pas de sauvegarde et ne prévient de rien. Si le carnet reste dans le rangement, personne à son bureau ne peut le consulter, et s’il se perd, l’historique disparaît avec lui.

Un tableau blanc : visible de tous ceux qui passent

Un tableau blanc sur le mur du rangement rend le stock visible à toute l’équipe. Écrivez l’article, la quantité actuelle et le seuil de commande en trois colonnes. Quand quelqu’un prend la dernière boîte de gants, il met le tableau à jour en sortant.

Cela fonctionne parce que c’est sous les yeux. Personne n’a besoin de se rappeler d’ouvrir quoi que ce soit. Cela convient à un rangement partagé, une cuisine ou un atelier où les mêmes personnes gèrent le même stock chaque jour.

Un tableau blanc n’existe cependant que dans une seule pièce. Vous ne pouvez pas le consulter depuis le magasin du fournisseur, et une manche maladroite peut effacer toute une colonne. Prenez une photo après chaque comptage pour garder une trace.

Un tableur : tri, totaux et une liste plus longue

Un tableur est l’étape suivante naturelle quand la liste dépasse ce qui tient sur une page. Vous obtenez le tri, le filtrage, des formules pour les totaux, et un espace pour noter les fournisseurs et les remarques de commande. Excel, Google Sheets et n’importe quelle autre application de tableur fonctionnent tout aussi bien.

Une mise en page simple suffit : une ligne par article et par rangement, avec des colonnes pour le nom de l’article, l’unité, le rangement, la quantité, le seuil de commande et la date du dernier comptage. Ajoutez une colonne qui signale les lignes où la quantité est au seuil de commande ou en dessous.

Un tableur est le plus efficace avec un seul responsable. Les ennuis commencent quand les copies se multiplient : une sur l’ordinateur portable, une dans un e-mail, une imprimée pour le comptage. Chaque copie dérive un peu, et bientôt plus personne ne sait quel chiffre est le bon.

Un tableur partagé : un seul fichier pour une petite équipe

Mettre le tableur dans un fichier en ligne partagé résout le problème des copies. Tout le monde ouvre le même fichier, et les modifications apparaissent pour tous.

Cela convient à une petite équipe qui met à jour le stock depuis différents endroits. Convenez de quelques règles : ne changez que la colonne de quantité, ne supprimez jamais de lignes, et ajoutez une note quand vous déplacez du stock entre rangements.

Les points faibles apparaissent à mesure que l’équipe grandit. Deux personnes peuvent écraser les chiffres l’une de l’autre. Une colonne triée peut mélanger les lignes. L’historique des versions existe, mais retrouver qui a changé une cellule mardi dernier prend du temps. Et mettre à jour un tableur sur son téléphone en tenant un carton est peu pratique.

Une application de gestion de stock gratuite : conçue pour être mise à jour en déplacement

Une application de gestion de stock gratuite est faite exactement pour cette tâche. Au lieu d’une grille, vous obtenez des articles, des lieux et des quantités, avec des boutons pour ajouter ou retirer du stock et un historique de chaque modification.

Les applications aident le plus quand plusieurs personnes prennent et réapprovisionnent des articles, quand le stock se trouve à plusieurs endroits, ou quand vous voulez être prévenu qu’un article vient à manquer plutôt que de remarquer une étagère vide. Scanner une étiquette avec l’appareil photo du téléphone est plus rapide que de faire défiler un tableur.

Vérifiez ce que le plan gratuit inclut réellement avant de vous engager : combien de personnes peuvent rejoindre, combien de temps l’historique est conservé, et si vous pouvez exporter vos données vers un tableur si vous partez.

Une organisation qui fonctionne avec n’importe quelle méthode

La méthode n’est qu’un contenant. Ce qui rend le suivi fiable, c’est l’organisation que vous y mettez. Ces six étapes fonctionnent de la même façon sur papier, sur un tableau blanc, dans un tableur ou dans une application.

1. Décidez quoi compter. Ne listez que ce qui manque réellement, ce que vous payez, ou ce dont vous perdez la trace. Les consommables (gants, ruban d’emballage, filtres à café) et le matériel de valeur (un vidéoprojecteur, un niveau laser) comptent généralement. Les trombones, en général, non.
2. Choisissez une unité par article. Décidez si vous comptez en cartons, en paquets ou à l’unité, et écrivez l’unité à côté du nom. « Gants, boîte de 100 » évite qu’une personne compte des gants à l’unité pendant qu’une autre compte des boîtes.
3. Nommez chaque lieu. Donnez à chaque étagère, armoire, pièce ou véhicule un nom court, comme « Étagère A2 » ou « Camionnette 1 ». Enregistrez le stock par lieu. Le total d’un article est la somme de ses lieux.
4. Nommez les articles toujours de la même manière. Utilisez un modèle du type quoi, puis variante : « Ruban, emballage, transparent » et « Ruban, de masquage, 24 mm ». Un article, un nom. Les doublons sont ce qui fait dérailler les comptages.
5. Fixez une routine de comptage. Mettez à jour la quantité à chaque entrée ou sortie de stock, et faites un comptage complet selon un calendrier fixe. Comptez plus souvent les articles à rotation rapide et de valeur, moins souvent les articles lents et bon marché.
6. Fixez un seuil de commande. Pour chaque article qui ne doit jamais manquer, notez la quantité à laquelle vous recommandez. Basez-vous sur le délai d’arrivée d’un réapprovisionnement et sur ce que vous consommez pendant ce délai, plus une petite marge.

Écrivez ces règles en haut de la feuille, sur le bord du tableau, ou dans les notes de l’application, pour qu’un nouveau membre de l’équipe les suive dès le premier jour.

Les signes que vous avez dépassé votre méthode actuelle

Une méthode gratuite suffit tant que les chiffres restent justes. Surveillez ces signes :

• Vous découvrez qu’un article manque seulement quand vous en avez besoin.
• Deux personnes donnent des réponses différentes à « combien en avons-nous ? ».
• Personne ne peut dire qui a pris le dernier, ni quand.
• Le comptage prend de plus en plus de temps parce que les choses ne sont pas à leur place.
• Le stock se trouve dans plusieurs pièces ou sites, et la liste n’en couvre qu’un.

Un seul signe est une raison de resserrer votre organisation. Plusieurs en même temps signifient généralement qu’il est temps de passer à la méthode suivante du tableau.

Où Tana s’intègre

Tana est une application de gestion de stock avec un plan gratuit. Aucune carte à saisir, aucun compte à rebours d’essai. Elle suit exactement l’organisation décrite ci-dessus.

Vous créez des articles (ce que vous comptez) et des rangements (une étagère, une boîte, une pièce ou un véhicule), et le stock est enregistré par rangement, le total de l’article étant leur somme. Des lieux facultatifs regroupent les rangements par bâtiment ou par site. Vous pouvez coller jusqu’à 200 noms d’articles à la fois, un par ligne, pour transférer une liste depuis du papier ou un tableur. Les noms d’articles sont uniques au sein d’une équipe, ce qui évite les doublons.

Le comptage se fait en un geste : − ou + quand le stock bouge, et = pour indiquer la quantité exacte lors d’un inventaire. Chaque article peut avoir un seuil de stock bas, et Tana vous alerte sur la page d’accueil, par e-mail et notification, et en option dans un canal Slack. Les étiquettes QR imprimées depuis l’application web ouvrent un article ou un rangement une fois scannées avec l’appareil photo de l’iPhone ou de l’iPad, ou la caméra du navigateur.

Toute l’équipe voit les mêmes chiffres en temps réel, et l’historique indique qui a changé quelle quantité, quand et où. Le plan gratuit conserve 30 jours d’historique d’activité. Vous pouvez exporter votre stock en CSV et l’ouvrir dans n’importe quel tableur à tout moment. Tana fonctionne sur iPhone, iPad et Mac, ainsi que dans le navigateur sur n’importe quel ordinateur, y compris les appareils Android.

Questions fréquentes

Quelle est la façon la plus simple de suivre son stock gratuitement ?

Pour une personne et une liste courte, un carnet ou une feuille de comptage imprimée est le plus simple. Pour une équipe, un tableur partagé ou une application de gestion de stock gratuite est plus simple, parce que tout le monde voit les mêmes chiffres.

Puis-je suivre mon stock sans logiciel ?

Oui. Le papier et le crayon ou un tableau blanc fonctionnent bien pour un petit stock dans une seule pièce. Utilisez la même organisation : une unité par article, des lieux nommés, une routine de comptage et des seuils de commande.

À quelle fréquence dois-je compter mon stock ?

Mettez à jour la quantité à chaque entrée ou sortie de stock, et faites un comptage complet selon un calendrier régulier. Comptez les articles à rotation rapide et de valeur plus souvent que les articles lents et bon marché.

Comment fixer un seuil de commande ?

Estimez ce que vous consommerez en attendant un réapprovisionnement, puis ajoutez une petite marge. Quand la quantité atteint ce chiffre, recommandez.

Un tableur suffit-il pour la gestion de stock ?

Pour un seul responsable et une liste stable, souvent oui. Cela se complique quand plusieurs personnes le modifient, quand le stock se trouve à plusieurs endroits, ou quand vous devez savoir qui a changé quoi.