Kako besplatno pratiti zalihe: 5 metoda i jedna postavka koja odgovara svima

Zalihe možete besplatno pratiti papirom i olovkom, bijelom pločom, proračunskom tablicom, dijeljenom proračunskom tablicom ili besplatnom aplikacijom za zalihe. Metoda je manje bitna od postavke iza nje: jasan popis onoga što brojite, jedna jedinica po artiklu, imenovano mjesto za sve, redovita rutina brojanja i točka narudžbe za ono što vam ne smije ponestati.

Ovaj vodič prolazi kroz pet besplatnih metoda, iskreno govori kada je svaka od njih dovoljna, a zatim vam daje postavku koju možete koristiti uz bilo koju od njih. Ako kasnije promijenite metodu, postavka ide s vama.

Pet besplatnih načina praćenja zaliha

Svaka besplatna metoda mjesto je gdje zapisujete dvije stvari: što imate i gdje se to nalazi. Razlikuju se po tome tko može vidjeti brojke, koliko ih je lako mijenjati i što se događa kad nešto pođe po zlu.

Metoda	Dobro funkcionira kada	Počinje zapinjati kada
Papir i olovka	Jedna osoba, jedna prostorija, kratak popis	Ažurira ga više ljudi, ili vam treba povijest
Bijela ploča	Zajedničko skladište pokraj kojeg svi prolaze	Brojevi moraju izaći iz prostorije, ili se izbrišu
Proračunska tablica	Jedan vlasnik, dulji popis, razvrstavanje i zbrojevi	Više ljudi uređuje kopije iste datoteke
Dijeljena proračunska tablica	Mali tim ažurira s različitih mjesta	Izmjene se sudaraju, ili nitko ne zna tko je što promijenio
Besplatna aplikacija za zalihe	Tim ažurira zalihe u pokretu	Trebate značajke izvan zaliha, poput knjigovodstva

Nijedna od njih nije pogrešna. Odaberite najjednostavniju koja odgovara broju ljudi koji dodiruju zalihe i tome koliko se često mijenjaju.

Papir i olovka: za kratak popis i dalje dovoljno

Bilježnica ili ispisan popis za brojanje na podlošku s kvačicom najbrži je način da počnete. Nema ništa za instalirati, svatko to može koristiti, a upisivanje broja pokraj naziva artikla tjera vas da stvarno pogledate policu.

Najbolje funkcionira za jednu osobu koja se brine za jedan prostor: likovni pribor u ateljeu, papir za pisač i toner u malom uredu, kućnu radionicu. Vodite stupac s datumom svakog brojanja kako biste vidjeli koliko brzo stvari nestaju.

Ograničenja su praktična. Papir se ne može pretraživati, nema sigurnosnu kopiju i ne upozorava vas. Ako bilježnica stoji u skladištu, nitko za stolom ne može je provjeriti, a ako se izgubi, s njom nestaje i povijest.

Bijela ploča: vidljiva svima koji prolaze

Bijela ploča na zidu skladišta pretvara zalihe u nešto što vidi cijeli tim. Napišite artikl, trenutnu količinu i točku narudžbe u tri stupca. Kad netko uzme zadnju kutiju rukavica, ploču ažurira na izlasku.

Ovo funkcionira jer je stalno na oku. Ljudi se ne moraju sjetiti nešto otvoriti. Odgovara zajedničkom skladištu, kuhinji ili radionici gdje isti ljudi svaki dan rade s istim zalihama.

No bijela ploča postoji samo u jednoj prostoriji. Ne možete je provjeriti iz trgovine dobavljača, a jedan nepažljiv rukav može izbrisati cijeli stupac. Slikajte je nakon svakog brojanja kako biste zadržali zapis.

Proračunska tablica: razvrstavanje, zbrojevi i dulji popis

Proračunska tablica prirodan je sljedeći korak kad popis preraste ono što stane na jednu stranicu. Dobivate razvrstavanje, filtriranje, formule za zbrojeve i prostor za bilješke o dobavljačima i narudžbama. Excel, Google Sheets i bilo koja druga aplikacija za proračunske tablice rade jednako dobro.

Jednostavan raspored je dovoljan: jedan redak po artiklu i skladištu, sa stupcima za naziv artikla, jedinicu, skladište, količinu, točku narudžbe i datum posljednjeg brojanja. Dodajte stupac koji označava retke gdje je količina na točki narudžbe ili ispod nje.

Proračunska tablica najjača je s jednim vlasnikom. Problemi počinju kad se kopije umnožavaju: jedna na laptopu, jedna u e-pošti, jedna ispisana za brojanje. Svaka kopija malo odstupi, i uskoro nitko ne zna koji je broj točan.

Dijeljena proračunska tablica: jedna datoteka za mali tim

Stavljanje proračunske tablice u dijeljenu online datoteku rješava problem kopija. Svi otvaraju istu datoteku, a promjene se pojavljuju svima.

Ovo odgovara malom timu koji ažurira zalihe s različitih mjesta. Dogovorite nekoliko pravila: mijenjajte samo stupac s količinom, nikad ne brišite retke, i dodajte bilješku kad premještate zalihe između skladišta.

Slabosti se pojavljuju kako tim raste. Dvoje ljudi mogu jedno drugom prepisati brojeve. Razvrstani stupac može pomiješati retke. Povijest verzija postoji, ali pronaći tko je promijenio jednu ćeliju prošlog utorka je sporo. A ažuriranje proračunske tablice na telefonu dok držite kutiju je nezgodno.

Besplatna aplikacija za zalihe: napravljena za ažuriranje u pokretu

Besplatna aplikacija za zalihe napravljena je točno za ovaj posao. Umjesto mreže ćelija, dobivate artikle, mjesta i količine, s gumbima za dodavanje ili oduzimanje zaliha i zapisom svake promjene.

Aplikacije najviše pomažu kad više ljudi uzima i nadopunjuje artikle, kad se zalihe nalaze na više mjesta, ili kad želite biti obaviješteni da nešto nestaje umjesto da primijetite praznu policu. Skeniranje naljepnice kamerom telefona brže je od pregledavanja proračunske tablice.

Prije nego što se obvežete, provjerite što besplatni plan zapravo uključuje: koliko se ljudi može pridružiti, koliko dugo se čuva povijest, i možete li izvesti podatke u proračunsku tablicu ako odete.

Postavka koja odgovara bilo kojoj metodi

Metoda je samo spremnik. Ono što praćenje čini pouzdanim jest postavka koju u nju stavite. Ovih šest koraka funkcionira jednako na papiru, na bijeloj ploči, u proračunskoj tablici ili u aplikaciji.

1. Odlučite što brojite. Navedite samo ono što vam stvarno ponestane, za što plaćate ili čemu gubite trag. Potrošni materijal (rukavice, ljepljiva traka, filtri za kavu) i vrijedna oprema (projektor, laserska libela) obično su bitni. Spajalice obično nisu.
2. Odaberite jednu jedinicu po artiklu. Odlučite brojite li kutije, pakiranja ili pojedinačne komade, i napišite jedinicu pokraj naziva. “Rukavice, kutija od 100” sprječava da jedna osoba broji pojedinačne rukavice dok druga broji kutije.
3. Imenujte svako mjesto. Dajte svakoj polici, ormaru, prostoriji ili vozilu kratak naziv, poput “Polica A2” ili “Kombi 1”. Zalihe bilježite po mjestu. Ukupna količina artikla zbroj je njegovih mjesta.
4. Artikle imenujte uvijek na isti način. Koristite obrazac poput što, pa varijanta: “Traka, ljepljiva, prozirna” i “Traka, maskirna, 24 mm”. Jedan artikl, jedan naziv. Duplikati su razlog zašto se brojke pokvare.
5. Odredite rutinu brojanja. Ažurirajte količinu svaki put kad zalihe stignu ili odu, i napravite potpuno brojanje prema fiksnom rasporedu. Brzo prometne i vrijedne artikle brojite češće, spore i jeftine rjeđe.
6. Odredite točku narudžbe. Za svaki artikl koji vam ne smije ponestati, zapišite količinu kod koje ponovno naručujete. Temeljite je na tome koliko dugo traje dopuna i koliko trošite u tom razdoblju, plus mala rezerva.

Ova pravila zapišite na vrh lista, na rub ploče, ili u bilješke aplikacije, kako bi ih novi član tima slijedio od prvog dana.

Znakovi da ste prerasli trenutnu metodu

Besplatna metoda dovoljna je sve dok su brojke točne. Pripazite na ove znakove:

• Saznate da je nešto ponestalo tek kad vam zatreba.
• Dvoje ljudi daje različite odgovore na pitanje “koliko imamo?”.
• Nitko ne zna reći tko je uzeo posljednji, ili kada.
• Brojanje svaki put traje dulje jer stvari nisu na svom mjestu.
• Zalihe se nalaze u više prostorija ili lokacija, a popis pokriva samo jednu.

Jedan znak razlog je da pooštrite postavku. Nekoliko odjednom obično znači da je vrijeme za sljedeću metodu iz tablice.

Gdje se uklapa Tana

Tana je aplikacija za zalihe s besplatnim planom. Nema unosa kartice ni odbrojavanja probnog razdoblja. Slijedi točno postavku opisanu gore.

Stvarate artikle (ono što brojite) i skladišta (policu, kutiju, prostoriju ili vozilo), a zalihe se bilježe po skladištu, pri čemu je ukupna količina artikla njihov zbroj. Neobavezne lokacije grupiraju skladišta prema zgradi ili mjestu. Možete odjednom zalijepiti do 200 naziva artikala, jedan po retku, kako biste prenijeli popis s papira ili proračunske tablice. Nazivi artikala jedinstveni su unutar tima, tako da se duplikati ne mogu uvući.

Brojanje ide jednim dodirom: − ili + kad se zalihe pomiču, i = za postavljanje točne količine tijekom popisa. Svaki artikl može imati prag niske zalihe, a Tana vas upozorava na početnoj stranici, e-poštom i push obavijestima, te po želji u Slack kanalu. QR naljepnice ispisane iz web aplikacije otvaraju artikl ili skladište kad se skeniraju kamerom iPhonea ili iPada, ili kamerom preglednika.

Cijeli tim vidi iste ažurne brojke, a povijest pokazuje tko je promijenio koju količinu, kada i gdje. Besplatni plan čuva 30 dana povijesti aktivnosti. Zalihe možete izvesti u CSV i otvoriti u bilo kojoj proračunskoj tablici u bilo kojem trenutku. Tana radi na iPhoneu, iPadu i Macu, te u pregledniku na bilo kojem računalu, uključujući Android uređaje.

Često postavljana pitanja

Koji je najlakši besplatan način za praćenje zaliha?

Za jednu osobu i kratak popis, bilježnica ili ispisan popis za brojanje najlakši su. Za tim, dijeljena proračunska tablica ili besplatna aplikacija za zalihe lakše su, jer svi vide iste brojke.

Mogu li pratiti zalihe bez softvera?

Da. Papir i olovka ili bijela ploča dobro funkcioniraju za male zalihe u jednoj prostoriji. Koristite istu postavku: jednu jedinicu po artiklu, imenovana mjesta, rutinu brojanja i točke narudžbe.

Koliko često trebam brojati zalihe?

Ažurirajte količinu svaki put kad zalihe stignu ili odu, i napravite potpuno brojanje prema redovitom rasporedu. Brzo prometne i vrijedne artikle brojite češće od sporih, jeftinih.

Kako odrediti točku narudžbe?

Procijenite koliko ćete potrošiti dok čekate dopunu, a zatim dodajte malu rezervu. Kad količina dosegne taj broj, naručite ponovno.

Je li proračunska tablica dovoljna za zalihe?

Za jednog vlasnika i stabilan popis, često da. Postaje teže kad je uređuje više ljudi, kad su zalihe na više mjesta, ili kad trebate znati tko je što promijenio.