Så håller du koll på lagret gratis: 5 metoder och en uppsättning som funkar med alla

Du kan hålla koll på lagret helt gratis med papper och penna, en whiteboard, ett kalkylark, ett delat kalkylark eller en gratis app för lagerhantering. Metoden spelar mindre roll än uppsättningen bakom den: en tydlig lista över det du räknar, en enhet per artikel, en namngiven plats för allt, en fast räknerutin och en beställningspunkt för det du aldrig får ta slut på.

Den här guiden går igenom de fem gratismetoderna, säger ärligt när var och en räcker till, och ger dig sedan en uppsättning som fungerar oavsett vilken du väljer. Byter du metod senare hänger uppsättningen med.

De fem gratis sätten att hålla koll på lagret

Varje gratismetod handlar om att skriva ner två saker: vad du har, och var det finns. Skillnaden ligger i vem som kan se siffrorna, hur enkelt de går att ändra, och vad som händer när något går fel.

Metod	Funkar bra när	Börjar krångla när
Papper och penna	En person, ett rum, en kort lista	Flera personer uppdaterar den, eller du behöver historik
Whiteboard	Ett gemensamt förråd alla går förbi	Siffrorna behöver synas utanför rummet, eller de torkas bort
Kalkylark	En ägare, en längre lista, sortering och summor	Flera redigerar kopior av samma fil
Delat kalkylark	Ett litet team som redigerar från olika platser	Ändringar krockar, eller ingen vet vem som ändrat vad
Gratis app för lagerhantering	Ett team som uppdaterar lagret i farten	Du behöver funktioner utanför lagret, som bokföring

Ingen av dem är fel. Välj den enklaste metoden som passar hur många som rör lagret och hur ofta det förändras.

Papper och penna: fortfarande bra för en kort lista

En anteckningsbok eller ett utskrivet räkneark på en skrivplatta är det snabbaste sättet att komma igång. Det finns inget att installera, vem som helst kan använda det, och att skriva en siffra bredvid ett artikelnamn tvingar dig att faktiskt titta på hyllan.

Det fungerar bäst för en person som sköter en plats: en ateljés konstmaterial, ett litet kontors papper och toner, en verkstad hemma. Ha en kolumn för datumet för varje räkning så ser du hur snabbt saker tar slut.

Begränsningarna är praktiska. Papper går inte att söka i, har ingen säkerhetskopia och varnar aldrig. Ligger anteckningsboken i förrådet kan ingen vid ett skrivbord kolla den, och tappas den bort försvinner historiken med den.

En whiteboard: synlig för alla som går förbi

En whiteboard på förrådsväggen gör lagret till något hela teamet ser. Skriv artikeln, aktuellt antal och beställningspunkten i tre kolumner. När någon tar den sista lådan handskar uppdaterar de tavlan på väg ut.

Det här fungerar för att det ligger i vägen. Ingen behöver komma ihåg att öppna något. Det passar ett gemensamt förråd, ett kök eller en verkstad där samma personer hanterar samma lager varje dag.

En whiteboard finns dock bara i ett rum. Du kan inte kolla den från leverantörens butik, och en oförsiktig ärm kan sudda en hel kolumn. Ta ett foto efter varje räkning för att spara ett register.

Ett kalkylark: sortering, summor och en längre lista

Ett kalkylark är det naturliga nästa steget när listan blir för lång för en sida. Du får sortering, filtrering, formler för summor, och en plats att notera leverantörer och beställningsanteckningar på. Excel, Google Kalkylark och alla andra kalkylprogram fungerar lika bra.

En enkel layout räcker: en rad per artikel och plats, med kolumner för artikelnamn, enhet, plats, antal, beställningspunkt och datum för senaste räkning. Lägg till en kolumn som flaggar rader där antalet ligger på eller under beställningspunkten.

Ett kalkylark är som starkast med en ägare. Problemen börjar när kopior multipliceras: en på laptopen, en i mejlet, en utskriven för räkningen. Varje kopia glider isär lite, och snart vet ingen vilken siffra som stämmer.

Ett delat kalkylark: en fil för ett litet team

Att lägga kalkylarket i en delad fil online löser kopieproblemet. Alla öppnar samma fil, och ändringar syns för alla.

Det passar ett litet team som uppdaterar lagret från olika platser. Kom överens om några regler: ändra bara antalskolumnen, ta aldrig bort rader, och lägg till en notering när ni flyttar lager mellan platser.

Svagheterna visar sig när teamet växer. Två personer kan skriva över varandras siffror. En sorterad kolumn kan blanda ihop rader. Versionshistorik finns, men att hitta vem som ändrade en cell förra tisdagen tar tid. Och att uppdatera ett kalkylark i mobilen medan man håller en låda är krångligt.

En gratis app för lagerhantering: byggd för uppdatering i farten

En gratis app för lagerhantering är byggd exakt för det här jobbet. Istället för ett rutnät får du artiklar, platser och antal, med knappar för att lägga till eller dra ifrån lager, och ett register över varje ändring.

Appar hjälper mest när flera personer tar och fyller på artiklar, när lagret finns på fler än en plats, eller när du vill bli varnad om att något håller på att ta slut i stället för att upptäcka en tom hylla. Att skanna en etikett med mobilkameran går snabbare än att skrolla i ett kalkylark.

Kolla vad gratisplanen faktiskt innehåller innan du bestämmer dig: hur många som kan gå med, hur länge historiken sparas, och om du kan exportera dina data till ett kalkylark om du slutar.

En uppsättning som fungerar med alla metoder

Metoden är bara en behållare. Det som gör räkningen pålitlig är uppsättningen du lägger i den. De här sex stegen fungerar likadant på papper, på en whiteboard, i ett kalkylark eller i en app.

1. Bestäm vad som ska räknas. Lista bara det du faktiskt tar slut på, betalar för, eller tappar koll på. Förbrukningsvaror (handskar, packtejp, kaffefilter) och värdefull utrustning (en projektor, ett laservattenpass) betyder oftast något. Gem gör oftast inte det.
2. Välj en enhet per artikel. Bestäm om du räknar i lådor, förpackningar eller enstaka bitar, och skriv enheten bredvid namnet. “Handskar, låda med 100” hindrar att någon räknar enstaka handskar medan någon annan räknar lådor.
3. Namnge varje plats. Ge varje hylla, skåp, rum eller fordon ett kort namn, som “Hylla A2” eller “Bil 1”. Registrera lagret per plats. Totalen för en artikel är summan av dess platser.
4. Namnge artiklar på samma sätt varje gång. Använd ett mönster som vad, sedan variant: “Tejp, packning, genomskinlig” och “Tejp, maskering, 24 mm”. En artikel, ett namn. Dubbletter är den vanligaste orsaken till felräkningar.
5. Sätt en räknerutin. Uppdatera antalet varje gång lager kommer in eller går ut, och gör en fullständig räkning enligt ett fast schema. Räkna snabbrörliga och värdefulla artiklar oftare, och de långsamma, billiga mer sällan.
6. Sätt en beställningspunkt. För varje artikel du inte får ta slut på, skriv ner antalet där du beställer nytt. Basera det på hur lång tid en påfyllning tar och hur mycket du använder under den tiden, plus en liten marginal.

Skriv reglerna högst upp i arket, i kanten på tavlan, eller i appens anteckningar, så att en ny teammedlem följer dem från dag ett.

Tecken på att du har växt ur din nuvarande metod

En gratismetod räcker så länge siffrorna stämmer. Håll utkik efter dessa tecken:

• Du upptäcker att något tagit slut först när du behöver det.
• Två personer svarar olika på “hur många har vi?”.
• Ingen kan säga vem som tog den sista, eller när.
• Räkningen tar längre tid varje gång eftersom saker ligger fel.
• Lagret finns i flera rum eller på flera platser och listan täcker bara en.

Ett tecken är en anledning att skärpa uppsättningen. Flera samtidigt betyder oftast att det är dags för nästa metod i tabellen.

Var Tana passar in

Tana är en app för lagerhantering med en gratisplan. Inget kort behöver anges och ingen provperiod räknar ner. Den följer samma uppsättning som beskrivs ovan.

Du skapar artiklar (det du räknar) och förråd (en hylla, låda, rum eller ett fordon), och lagret registreras per förråd, med artikelns totala antal som summan. Valfria platser grupperar förråd efter byggnad eller adress. Du kan klistra in upp till 200 artikelnamn samtidigt, ett per rad, för att flytta över en lista från papper eller kalkylark. Artikelnamn är unika inom ett team, så dubbletter smyger sig inte in.

Att räkna är ett enda tryck: − eller + när lagret rör sig, och = för att sätta ett exakt antal vid en inventering. Varje artikel kan ha en gräns för lågt lager, och Tana varnar dig på startsidan, via mejl och push, och valfritt i en Slack-kanal. QR-etiketter utskrivna från webbappen öppnar en artikel eller ett förråd när de skannas med kameran på iPhone eller iPad, eller webbläsarens kamera.

Hela teamet ser samma siffror i realtid, och historiken visar vem som ändrade vilket antal, när och var. Gratisplanen sparar 30 dagars aktivitetshistorik. Du kan exportera lagret till CSV och öppna det i valfritt kalkylark när som helst. Tana körs på iPhone, iPad och Mac, och i webbläsaren på vilken dator som helst, inklusive Android-enheter.

Vanliga frågor

Vad är det enklaste gratissättet att hålla koll på lagret?

För en person och en kort lista är en anteckningsbok eller ett utskrivet räkneark enklast. För ett team är ett delat kalkylark eller en gratis app för lagerhantering enklare, eftersom alla ser samma siffror.

Kan jag hålla koll på lagret utan program?

Ja. Papper och penna eller en whiteboard fungerar bra för litet lager i ett rum. Använd samma uppsättning: en enhet per artikel, namngivna platser, en räknerutin och beställningspunkter.

Hur ofta bör jag räkna lagret?

Uppdatera antalet varje gång lager kommer in eller går ut, och gör en fullständig räkning enligt ett fast schema. Räkna snabbrörliga och värdefulla artiklar oftare än långsamma, billiga.

Hur sätter jag en beställningspunkt?

Uppskatta hur mycket du använder medan du väntar på en påfyllning, lägg sedan till en liten marginal. När antalet når den siffran, beställ nytt.

Räcker ett kalkylark för lagerhantering?

För en ägare och en stabil lista, ofta ja. Det blir svårare när flera personer redigerar det, när lagret finns på flera platser, eller när du behöver veta vem som ändrat vad.