Cách quản lý kho miễn phí: 5 cách làm và một cách sắp xếp dùng được cho cả 5

Bạn có thể quản lý kho hoàn toàn miễn phí bằng sổ tay, bảng trắng, bảng tính, bảng tính dùng chung hoặc một ứng dụng quản lý kho miễn phí. Cách làm quan trọng ít hơn cách sắp xếp phía sau nó: một danh sách rõ ràng những gì bạn đếm, mỗi vật phẩm dùng một đơn vị tính, mỗi chỗ để đồ có tên riêng, một thói quen kiểm đếm đều đặn, và một mức đặt hàng lại cho những thứ không được để hết.

Bài viết này lần lượt xem xét năm cách làm miễn phí, nói thẳng khi nào mỗi cách là đủ dùng, rồi đưa ra một cách sắp xếp áp dụng được cho bất kỳ cách nào trong số đó. Nếu sau này bạn đổi sang cách khác, cách sắp xếp này vẫn theo bạn.

Năm cách quản lý kho miễn phí

Mọi cách làm miễn phí đều chỉ là nơi ghi lại hai điều: bạn có gì và nó ở đâu. Chúng khác nhau ở chỗ ai xem được số liệu, sửa số liệu dễ đến mức nào, và điều gì xảy ra khi có sự cố.

Cách làm	Phù hợp khi	Bắt đầu bộc lộ hạn chế khi
Sổ tay	Một người, một phòng, danh sách ngắn	Nhiều người cùng cập nhật, hoặc cần lưu lịch sử
Bảng trắng	Kho chung mà mọi người đi ngang qua	Cần xem số liệu từ nơi khác, hoặc bảng bị xóa nhầm
Bảng tính	Một người phụ trách, danh sách dài, cần sắp xếp và tính tổng	Nhiều người chỉnh sửa các bản sao của cùng một tệp
Bảng tính dùng chung	Nhóm nhỏ cập nhật từ nhiều nơi khác nhau	Chỉnh sửa bị chồng lấn, không rõ ai đã đổi gì
Ứng dụng quản lý kho miễn phí	Nhóm cập nhật kho ngay khi đang di chuyển	Cần tính năng ngoài phạm vi kho, như kế toán

Không cách nào trong số này là sai. Hãy chọn cách đơn giản nhất phù hợp với số người đụng đến kho và tần suất kho thay đổi.

Sổ tay: vẫn ổn với danh sách ngắn

Một cuốn sổ hoặc một tờ kiểm đếm in sẵn kẹp trên bảng kẹp giấy là cách nhanh nhất để bắt đầu. Không cần cài đặt gì, ai cũng dùng được, và việc viết một con số bên cạnh tên vật phẩm buộc bạn phải thực sự nhìn lên kệ.

Cách này phù hợp nhất khi một người phụ trách một không gian: vật liệu của một xưởng vẽ, giấy và mực in của một văn phòng nhỏ, một xưởng làm việc tại nhà. Hãy giữ một cột ghi ngày của mỗi lần đếm để biết tốc độ tiêu hao nhanh hay chậm.

Giới hạn của nó nằm ở tính thực tế. Giấy không tìm kiếm được, không có bản sao lưu và không cảnh báo gì. Nếu sổ để trong kho, không ai ngồi ở bàn làm việc kiểm tra được, và nếu sổ thất lạc, toàn bộ lịch sử cũng mất theo.

Bảng trắng: ai đi qua cũng thấy

Một tấm bảng trắng trên tường kho biến việc quản lý kho thành thứ cả nhóm cùng nhìn thấy. Ghi tên vật phẩm, số lượng hiện tại và mức đặt hàng lại thành ba cột. Khi ai đó lấy hộp găng tay cuối cùng, họ cập nhật lại bảng trên đường ra.

Cách này hiệu quả vì nó luôn đập vào mắt. Không ai phải nhớ để mở gì cả. Nó phù hợp với một kho chung, một bếp hoặc một xưởng nơi cùng những người đó xử lý cùng loại hàng mỗi ngày.

Tuy vậy, bảng trắng chỉ tồn tại trong một căn phòng. Bạn không thể kiểm tra nó từ cửa hàng của nhà cung cấp, và chỉ một tay áo vô ý cũng có thể xóa mất cả một cột. Hãy chụp ảnh lại sau mỗi lần đếm để giữ một bản ghi.

Bảng tính: sắp xếp, tính tổng và danh sách dài hơn

Bảng tính là bước tiếp theo tự nhiên khi danh sách dài hơn mức vừa một trang giấy. Bạn có thể sắp xếp, lọc, dùng công thức tính tổng, và có chỗ ghi chú nhà cung cấp cùng ghi chú đặt hàng. Excel, Google Trang tính hay bất kỳ phần mềm bảng tính nào khác đều hoạt động như nhau.

Một bố cục đơn giản là đủ: mỗi hàng ứng với một vật phẩm tại một kho chứa, với các cột tên vật phẩm, đơn vị tính, kho chứa, số lượng, mức đặt hàng lại và ngày kiểm đếm gần nhất. Thêm một cột đánh dấu những hàng có số lượng bằng hoặc thấp hơn mức đặt hàng lại.

Bảng tính phát huy tốt nhất khi chỉ có một người phụ trách. Rắc rối bắt đầu khi các bản sao nhân lên: một bản trên laptop, một bản trong email, một bản in ra để kiểm kê. Mỗi bản sao dần lệch nhau, và chẳng bao lâu không ai biết con số nào là đúng.

Bảng tính dùng chung: một tệp cho một nhóm nhỏ

Đưa bảng tính lên một tệp trực tuyến dùng chung giải quyết được vấn đề bản sao. Mọi người mở cùng một tệp, và thay đổi hiện ra cho tất cả mọi người.

Cách này phù hợp với một nhóm nhỏ cập nhật kho từ nhiều nơi khác nhau. Hãy thống nhất vài quy tắc: chỉ sửa cột số lượng, không bao giờ xóa hàng, và ghi chú khi chuyển hàng giữa các kho.

Điểm yếu bộc lộ khi nhóm lớn dần. Hai người có thể ghi đè số liệu của nhau. Sắp xếp một cột có thể làm xáo trộn thứ tự các hàng. Lịch sử phiên bản có tồn tại, nhưng tìm ra ai đã sửa một ô vào thứ Ba tuần trước thì mất thời gian. Và cập nhật bảng tính trên điện thoại trong khi tay đang bê một thùng hàng thì khá bất tiện.

Ứng dụng quản lý kho miễn phí: sinh ra để cập nhật khi đang di chuyển

Một ứng dụng quản lý kho miễn phí được tạo ra chính xác cho công việc này. Thay vì một bảng ô, bạn có vật phẩm, chỗ để đồ và số lượng, với các nút để cộng hoặc trừ tồn kho, cùng bản ghi của từng thay đổi.

Ứng dụng giúp ích nhiều nhất khi nhiều người cùng lấy và bổ sung vật phẩm, khi hàng nằm ở nhiều nơi khác nhau, hoặc khi bạn muốn được báo trước rằng thứ gì đó sắp hết thay vì chỉ phát hiện ra khi kệ đã trống. Quét mã trên nhãn bằng camera điện thoại nhanh hơn nhiều so với cuộn qua một bảng tính.

Trước khi quyết định, hãy kiểm tra xem gói miễn phí thực sự bao gồm những gì: bao nhiêu người có thể tham gia, lịch sử được lưu bao lâu, và bạn có thể xuất dữ liệu ra bảng tính nếu ngừng dùng hay không.

Một cách sắp xếp dùng được cho mọi cách làm

Cách làm chỉ là cái vỏ. Điều khiến việc quản lý kho đáng tin cậy chính là cách sắp xếp bạn đặt vào bên trong nó. Sáu bước sau đây hoạt động như nhau dù bạn dùng sổ tay, bảng trắng, bảng tính hay ứng dụng.

1. Quyết định những gì cần đếm. Chỉ liệt kê những thứ thực sự hết, tốn tiền, hoặc dễ mất dấu. Vật tư tiêu hao (găng tay, băng keo đóng gói, phin lọc cà phê) và thiết bị có giá trị (máy chiếu, máy đo mức laser) thường quan trọng. Kẹp giấy thường thì không.
2. Chọn một đơn vị tính cho mỗi vật phẩm. Quyết định bạn đếm theo thùng, gói hay từng cái, rồi ghi đơn vị bên cạnh tên. “Găng tay, thùng 100 chiếc” giúp tránh trường hợp người này đếm từng chiếc còn người kia đếm theo thùng.
3. Đặt tên cho mọi chỗ để đồ. Đặt cho mỗi kệ, tủ, phòng hoặc xe một cái tên ngắn gọn, chẳng hạn “Kệ A2” hoặc “Xe 1”. Ghi tồn kho theo từng chỗ để đồ. Tổng số của một vật phẩm là tổng số ở tất cả các chỗ chứa nó.
4. Đặt tên vật phẩm luôn theo cùng một cách. Dùng một khuôn mẫu như cái gì, rồi đến loại: “Băng keo, đóng gói, trong suốt” và “Băng keo, giấy, 24 mm”. Một vật phẩm, một cái tên. Trùng lặp chính là nguyên nhân hàng đầu khiến số liệu sai lệch.
5. Đặt một thói quen kiểm đếm. Cập nhật số lượng mỗi khi hàng nhập vào hoặc xuất ra, và làm một đợt kiểm kê toàn bộ theo lịch cố định. Đếm những vật phẩm luân chuyển nhanh và có giá trị thường xuyên hơn, còn những thứ chậm và rẻ thì thưa hơn.
6. Đặt mức đặt hàng lại. Với mỗi vật phẩm không được để hết, ghi lại số lượng mà tại đó bạn đặt hàng lại. Dựa vào thời gian một lần bổ sung mất bao lâu để đến và bạn dùng hết bao nhiêu trong khoảng thời gian đó, cộng thêm một khoảng dự phòng nhỏ.

Ghi những quy tắc này lên đầu bảng tính, ở mép bảng trắng, hoặc trong phần ghi chú của ứng dụng, để một thành viên mới trong nhóm làm theo đúng ngay từ ngày đầu tiên.

Dấu hiệu cho thấy bạn đã vượt quá cách làm hiện tại

Một cách làm miễn phí là đủ chừng nào số liệu vẫn còn chính xác. Hãy để ý những dấu hiệu sau:

• Bạn chỉ biết một thứ đã hết khi cần đến nó.
• Hai người trả lời khác nhau cho câu hỏi “chúng ta còn bao nhiêu?”.
• Không ai nói được ai đã lấy cái cuối cùng, hoặc lấy khi nào.
• Mỗi lần kiểm kê lại tốn nhiều thời gian hơn vì đồ không nằm đúng chỗ.
• Hàng nằm ở nhiều phòng hoặc nhiều địa điểm, trong khi danh sách chỉ bao quát một nơi.

Một dấu hiệu là lý do để chỉnh lại cách sắp xếp của bạn. Nhiều dấu hiệu cùng lúc thường có nghĩa là đã đến lúc chuyển sang cách làm tiếp theo trong bảng trên.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là một ứng dụng quản lý kho có gói miễn phí. Không cần nhập thẻ, không có đồng hồ đếm ngược dùng thử. Ứng dụng tuân theo đúng cách sắp xếp đã mô tả ở trên.

Bạn tạo vật phẩm (những gì bạn đếm) và kho chứa (một kệ, thùng, phòng hoặc xe), tồn kho được ghi nhận theo từng kho chứa, còn tổng số của vật phẩm là tổng của các kho đó. Vị trí không bắt buộc giúp gom nhóm các kho chứa theo tòa nhà hoặc địa điểm. Bạn có thể dán cùng lúc tối đa 200 tên vật phẩm, mỗi tên một dòng, để chuyển danh sách từ sổ tay hoặc bảng tính sang. Tên vật phẩm là duy nhất trong một nhóm, nên trùng lặp không thể lọt vào.

Việc kiểm đếm chỉ cần một lần chạm: − hoặc + khi hàng thay đổi, và = để đặt đúng số lượng khi kiểm kê. Mỗi vật phẩm có thể có một ngưỡng sắp hết hàng, và Tana sẽ báo cho bạn trên trang chủ, qua email và thông báo đẩy, và tùy chọn cả trên một kênh Slack. Nhãn QR in ra từ ứng dụng web sẽ mở đúng vật phẩm hoặc kho chứa khi được quét bằng camera iPhone, iPad hoặc camera trình duyệt.

Cả nhóm cùng nhìn thấy những con số cập nhật như nhau, và lịch sử cho biết ai đã đổi số lượng nào, khi nào và ở kho chứa nào. Gói miễn phí lưu giữ 30 ngày lịch sử hoạt động. Bạn có thể xuất tồn kho ra CSV và mở bằng bất kỳ phần mềm bảng tính nào bất cứ lúc nào. Tana chạy trên iPhone, iPad và Mac, cũng như trên trình duyệt của bất kỳ máy tính nào, kể cả thiết bị Android.

Câu hỏi thường gặp

Cách miễn phí đơn giản nhất để quản lý kho là gì?

Với một người và danh sách ngắn, sổ tay hoặc tờ kiểm đếm in sẵn là đơn giản nhất. Với một nhóm, bảng tính dùng chung hoặc ứng dụng quản lý kho miễn phí dễ dùng hơn, vì mọi người đều thấy cùng một số liệu.

Tôi có thể quản lý kho mà không cần phần mềm không?

Có thể. Sổ tay hoặc bảng trắng hoạt động tốt với lượng hàng nhỏ trong một không gian. Hãy dùng cùng một cách sắp xếp: mỗi vật phẩm một đơn vị tính, các chỗ để đồ có tên riêng, một thói quen kiểm đếm và các mức đặt hàng lại.

Tôi nên kiểm kê kho bao lâu một lần?

Cập nhật số lượng mỗi khi hàng nhập vào hoặc xuất ra, và làm một đợt kiểm kê toàn bộ theo lịch cố định. Đếm những vật phẩm luân chuyển nhanh và có giá trị thường xuyên hơn những thứ chậm và rẻ.

Làm sao để đặt mức đặt hàng lại?

Ước tính lượng bạn sẽ dùng trong lúc chờ hàng bổ sung, sau đó cộng thêm một khoảng dự phòng nhỏ. Khi số lượng chạm mốc đó, hãy đặt hàng lại.

Bảng tính có đủ dùng để quản lý kho không?

Với một người phụ trách và một danh sách ổn định, thường là đủ. Nó trở nên khó khăn hơn khi nhiều người cùng chỉnh sửa, khi hàng nằm ở nhiều nơi, hoặc khi bạn cần biết ai đã thay đổi điều gì.