Как да следите инвентара безплатно: 5 начина и една подготовка, която пасва на всеки от тях

Можете да следите инвентара си безплатно с лист хартия, бяла дъска, електронна таблица, споделена електронна таблица или безплатно приложение за инвентар. Методът е по-маловажен от подготовката зад него: ясен списък какво броите, една мерна единица за артикул, назовано място за всичко, рутина за преброяване и точка за поръчка за нещата, от които не бива да ви свършва.

Това ръководство разглежда петте безплатни метода, честно казва кога всеки от тях е достатъчен, и след това ви дава подготовка, която можете да използвате с всеки от тях. Ако по-късно смените метода, подготовката идва с вас.

Пет безплатни начина за проследяване на инвентара

Всеки безплатен метод е място, където записвате две неща: какво имате и къде се намира. Разликата е в това кой вижда числата, колко лесно се променят и какво се случва, когато нещо се обърка.

Метод	Работи добре, когато	Започва да куца, когато
Лист хартия	Един човек, една стая, кратък списък	Няколко души го обновяват или ви трябва история
Бяла дъска	Общ склад, покрай който всички минават	Числата трябва да излязат от стаята или се изтриват
Електронна таблица	Един собственик, по-дълъг списък, сортиране и суми	Няколко души редактират копия на един и същ файл
Споделена електронна таблица	Малък екип, който обновява от различни места	Промените се сблъскват или никой не знае кой какво е сменил
Безплатно приложение за инвентар	Екип, който обновява стоката в движение	Трябват ви функции извън инвентара, като счетоводство

Нито един от тях не е грешен избор. Изберете най-простия, който пасва на броя хора, докосващи стоката, и на това колко често тя се движи.

Лист хартия: все още достатъчен за кратък списък

Тетрадка или отпечатан лист за преброяване върху дъска с щипка е най-бързият начин да започнете. Няма какво да инсталирате, всеки може да го ползва, а писането на число до името на артикула ви кара наистина да погледнете рафта.

Работи най-добре за един човек, който се грижи за едно пространство: художествените материали в едно ателие, хартията и тонера в малък офис, домашна работилница. Дръжте колона за датата на всяко преброяване, за да видите с каква скорост свършват нещата.

Ограниченията са практични. Хартията не се търси, няма резервно копие и не предупреждава. Ако тетрадката стои в склада, никой на бюрото не може да я провери, а ако се изгуби, изчезва и историята ви.

Бяла дъска: видима за всеки, който минава покрай нея

Бяла дъска на стената на склада превръща инвентара в нещо, което вижда целият екип. Напишете артикула, текущото количество и точката за поръчка в три колони. Когато някой вземе последната кутия ръкавици, обновява дъската на излизане.

Методът работи, защото е пред очите. Хората не трябва да помнят да отварят нищо. Подхожда за общ склад, кухня или работилница, където едни и същи хора боравят с една и съща стока всеки ден.

Бялата дъска обаче съществува само в една стая. Не можете да я проверите от магазина на доставчика, а един невнимателен ръкав може да изтрие цяла колона. Правете снимка след всяко преброяване, за да пазите запис.

Електронна таблица: сортиране, суми и по-дълъг списък

Електронната таблица е естествената следваща стъпка, когато списъкът надрасне размера на една страница. Получавате сортиране, филтриране, формули за суми и място за бележки за доставчици и поръчки. Excel, Google Sheets и всяко друго приложение за таблици вършат работа еднакво добре.

Достатъчен е прост изглед: по един ред за артикул на място, с колони за име на артикула, мерна единица, склад, количество, точка за поръчка и дата на последно преброяване. Добавете колона, която отбелязва редовете, чието количество е на или под точката за поръчка.

Електронната таблица е най-силна с един собственик. Проблемите започват, когато копията се размножат: едно на лаптопа, едно в имейла, едно разпечатано за преброяването. Всяко копие се разминава малко, и скоро никой не знае кое число е вярното.

Споделена електронна таблица: един файл за малък екип

Поставянето на таблицата в общ онлайн файл решава проблема с копията. Всички отварят един и същ файл и промените се виждат от всички.

Това подхожда на малък екип, който обновява стоката от различни места. Договорете няколко правила: сменяйте само колоната с количеството, никога не изтривайте редове и добавяйте бележка, когато местите стока между складове.

Слабите места се появяват с растежа на екипа. Двама души могат да презапишат числата един на друг. Сортирана колона може да разбърка редовете. История на версиите има, но да намерите кой е сменил дадена клетка миналия вторник е бавно. А обновяването на таблица от телефон, докато държите кутия, е неудобно.

Безплатно приложение за инвентар: създадено за обновяване в движение

Безплатното приложение за инвентар е направено точно за тази задача. Вместо мрежа от клетки получавате артикули, места и количества, с бутони за добавяне или изваждане на стока и запис на всяка промяна.

Приложенията помагат най-много, когато няколко души вземат и зареждат артикули, когато стоката се намира на повече от едно място, или когато искате да ви кажат, че нещо привършва, вместо да забележите празен рафт. Сканирането на етикет с камерата на телефона е по-бързо от скролването на таблица.

Проверете какво всъщност включва безплатният план, преди да се обвържете: колко души могат да се присъединят, колко дълго се пази историята и дали можете да изнесете данните си в таблица, ако решите да напуснете.

Подготовка, която пасва на всеки метод

Методът е само съд. Това, което прави проследяването надеждно, е подготовката, която слагате в него. Тези шест стъпки работят еднакво на хартия, на бяла дъска, в таблица или в приложение.

1. Решете какво да броите. Включете само това, от което наистина свършвате, за което плащате или което губите следа. Консумативите (ръкавици, опаковъчна лента, кафе филтри) и ценното оборудване (проектор, лазерен нивелир) обикновено имат значение. Кламерите обикновено нямат.
2. Изберете една мерна единица за артикул. Решете дали броите кутии, пакети или отделни бройки, и запишете мерната единица до името. „Ръкавици, кутия по 100” пречи на един човек да брои отделни ръкавици, докато друг брои кутии.
3. Назовете всяко място. Дайте на всеки рафт, шкаф, стая или превозно средство кратко име, например „Рафт A2” или „Ван 1”. Записвайте стоката по място. Общото количество на артикула е сборът от всичките му места.
4. Именувайте артикулите по един и същ начин всеки път. Използвайте модел от типа какво, после разновидност: „Лента, опаковъчна, прозрачна” и „Лента, малярска, 24 мм”. Един артикул, едно име. Дублирането е начинът, по който бройките се объркват.
5. Определете рутина за преброяване. Обновявайте бройката всеки път, когато стока влиза или излиза, и правете пълно преброяване по фиксиран график. Броете бързо движещите се и ценни артикули по-често, а бавните и евтините — по-рядко.
6. Задайте точка за поръчка. За всеки артикул, от който не бива да ви свършва, запишете количеството, при което поръчвате отново. Базирайте го на това колко време отнема доставката и колко използвате през това време, плюс малък резерв.

Запишете тези правила най-отгоре на листа, в края на дъската или в бележките на приложението, така че нов член на екипа да ги следва от първия ден.

Признаци, че сте надраснали текущия метод

Безплатният метод е достатъчен, докато числата остават верни. Внимавайте за тези признаци:

• Разбирате, че нещо е свършило едва когато ви е нужно.
• Двама души дават различни отговори на „колко имаме?“.
• Никой не може да каже кой е взел последния или кога.
• Преброяването отнема все повече време, защото нещата не са на мястото си.
• Стоката се намира в няколко стаи или обекта, а списъкът покрива само едно място.

Един признак е повод да затегнете подготовката си. Няколко наведнъж обикновено означават, че е време за следващия метод от таблицата.

Къде се вписва Tana

Tana е приложение за инвентар с безплатен план. Не се въвежда карта и няма обратно броене на пробен период. То следва точно подготовката, описана по-горе.

Създавате артикули (това, което броите) и складове (рафт, кутия, стая или превозно средство), а стоката се записва по склад, като общото за артикула е сборът от тях. По желание локации групират складовете по сграда или обект. Можете да поставите наведнъж до 200 имена на артикули, по едно на ред, за да пренесете списък от хартия или таблица. Имената на артикулите са уникални в екипа, така че дублиране не се промъква.

Преброяването е с едно докосване: − или +, когато стоката се движи, и =, за да зададете точното число по време на инвентаризация. Всеки артикул може да има праг за ниска наличност, а Tana ви известява на началната страница, по имейл и push, и по желание — в канал в Slack. QR етикети, отпечатани от уеб приложението, отварят артикул или склад при сканиране с камерата на iPhone или iPad, или с камерата на браузъра.

Целият екип вижда едни и същи актуални числа, а историята показва кой е сменил кое количество, кога и къде. Безплатният план пази 30 дни история на активността. Можете да изнесете стоката си в CSV и да я отворите във всяка таблица по всяко време. Tana работи на iPhone, iPad и Mac, и в браузър на всеки компютър, включително устройства с Android.

Често задавани въпроси

Кой е най-лесният безплатен начин за проследяване на инвентара?

За един човек и кратък списък тетрадка или отпечатан лист за преброяване е най-лесен. За екип по-лесно е споделена електронна таблица или безплатно приложение за инвентар, защото всички виждат едни и същи числа.

Мога ли да проследявам инвентара без софтуер?

Да. Лист хартия или бяла дъска работят добре за малка стока в едно помещение. Използвайте същата подготовка: една мерна единица за артикул, назовани места, рутина за преброяване и точки за поръчка.

Колко често трябва да броя инвентара си?

Обновявайте бройката винаги, когато стока влиза или излиза, и правете пълно преброяване по редовен график. Броете бързо движещите се и ценни артикули по-често от бавните и евтините.

Как да задам точка за поръчка?

Оценете колко ще използвате, докато чакате доставка, после добавете малък резерв. Когато бройката достигне това число, поръчайте отново.

Достатъчна ли е електронната таблица за инвентар?

За един собственик и стабилен списък — често да. Става по-трудно, когато я редактират няколко души, когато стоката е на няколко места или когато трябва да знаете кой какво е сменил.