Các loại mã vạch: 1D và 2D khác nhau thế nào, nên dùng chuẩn nào cho quản lý kho

Có rất nhiều loại mã vạch, nhưng công việc quản lý kho hằng ngày chỉ thực sự cần biết khoảng chục loại. Chúng chia thành hai nhóm: mã vạch 1D, tức những hàng vạch dọc quen thuộc, và mã 2D như mã QR và Data Matrix. Với nhãn mà chỉ đội của bạn quét, mã QR hoặc Code 128 gần như luôn là lựa chọn đúng. Các mã bán lẻ như EAN và UPC dành cho sản phẩm bán tại cửa hàng, không phải để dán lên kệ kho của bạn.

Bài viết này là tài liệu tham khảo về các chuẩn mã vạch phổ biến: mỗi loại lưu trữ gì, thường xuất hiện ở đâu, điểm mạnh và giới hạn ra sao, và khi nào nên dùng.

Mã vạch 1D và 2D: sự khác biệt duy nhất quan trọng

Mã vạch 1D chỉ lưu dữ liệu theo một chiều, trong độ rộng của các vạch và khoảng trắng. Mã 2D lưu dữ liệu theo cả chiều rộng lẫn chiều cao, trong một lưới các ô vuông hoặc chấm nhỏ.

Chính sự khác biệt duy nhất này kéo theo gần như mọi khác biệt còn lại:

• Dung lượng. Mã vạch 1D thường chỉ chứa một số hoặc mã ngắn, thường là một khóa trỏ đến một bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Mã 2D có thể chứa nhiều hơn hẳn, kể cả một địa chỉ web đầy đủ hoặc cả một đoạn văn bản.
• Kích thước. Để chứa nhiều dữ liệu hơn, mã vạch 1D phải kéo dài ra. Mã 2D vẫn giữ được kích thước nhỏ gọn, vuông vắn.
• Hư hỏng. Hầu hết mã 2D có khả năng sửa lỗi tích hợp, nên vẫn quét được dù có vết xước, nếp gấp hay vết bẩn. Mã vạch 1D thường chỉ mang một chữ số kiểm tra, giúp phát hiện lỗi đọc nhưng không thể khôi phục dữ liệu đã mất.
• Đầu đọc. Máy quét laser truyền thống đọc mã vạch 1D bằng cách quét một tia sáng ngang qua, và không đọc được mã QR hay Data Matrix. Máy quét dùng camera, điện thoại và máy tính bảng đọc được cả hai loại.

Không nhóm nào tốt hơn nhóm nào một cách tuyệt đối. Mã vạch 1D in rẻ, đọc được trên mọi máy quét và vẫn là chuẩn tại quầy thu ngân. Mã 2D thắng thế khi nhãn cần nhỏ, dữ liệu dài hơn, hoặc thiết bị quét là điện thoại.

Ai đặt ra các chuẩn mã vạch: đôi nét về GS1

Phần lớn mã vạch sản phẩm bạn thấy trong cửa hàng tuân theo các chuẩn do GS1 quản lý — một tổ chức tiêu chuẩn hóa toàn cầu, phi lợi nhuận, có tổ chức thành viên tại nhiều quốc gia. GS1 định nghĩa các hệ thống đánh số như GTIN (Global Trade Item Number) và cấp tiền tố doanh nghiệp, để không có hai công ty nào trên thế giới đặt cùng một số cho sản phẩm.

Bản thân kiểu vạch là công khai; điều khiến một mã vạch bán lẻ có giá trị chính là con số được cấp. Code 128, Code 39 và mã QR không có cơ quan cấp số nào cả: bạn tự quyết định nội dung bên trong.

Mã vạch 1D dùng trong bán lẻ: EAN và UPC

EAN và UPC là những mã vạch trên sản phẩm tiêu dùng. Chúng chỉ chứa chữ số, có độ dài cố định và kết thúc bằng một chữ số kiểm tra mà máy quét dùng để phát hiện lỗi đọc.

• EAN-13 chứa 13 chữ số và là mã vạch sản phẩm được dùng rộng rãi nhất thế giới.
• EAN-8 là phiên bản rút gọn 8 chữ số cho các bao bì quá nhỏ để dùng EAN-13, như son dưỡng môi hay một vỉ pin.
• UPC-A chứa 12 chữ số và là mã vạch sản phẩm truyền thống tại Hoa Kỳ và Canada. Một số UPC-A tương đương với một mã EAN-13 có thêm số 0 ở đầu, nên các máy tính tiền hiện đại đọc được cả hai.
• UPC-E nén một số mã UPC-A nhất định thành một ký hiệu ngắn hơn bằng cách bỏ các số 0, dùng cho bao bì nhỏ.

Điểm mạnh: mọi máy quét bán lẻ đều đọc được, và bản thân con số đã định danh sản phẩm. Giới hạn: chỉ chứa chữ số, độ dài cố định, và các số phải được đăng ký. Đừng tự nghĩ ra số EAN hay UPC cho nhãn nội bộ; một con số tự đặt có thể trùng với một sản phẩm có thật.

Mã vạch 1D đa dụng: Code 128, Code 39, Code 93

Những mã vạch này chứa bất kỳ mã nào bạn chọn, nên phù hợp cho nhãn nội bộ, vận chuyển và công nghiệp.

• Code 128 có thể mã hóa gần như toàn bộ bộ ký tự cơ bản trên bàn phím: chữ hoa lẫn chữ thường, chữ số và dấu câu. Nó gọn và có một ký tự kiểm tra. Một biến thể của GS1, GS1-128, được dùng trên nhãn vận chuyển và pallet để mang dữ liệu có cấu trúc như số lô và ngày tháng. Với một nhãn nội bộ dùng mã 1D, Code 128 thường là lựa chọn tốt nhất.
• Code 39 chứa chữ hoa, chữ số và một vài ký hiệu. Nó đơn giản và rất dễ tính với chất lượng in, đó là lý do nó vẫn tồn tại trong sản xuất, thẻ nhân viên và các hệ thống cũ. Cái giá phải trả là kích thước: cùng nội dung nhưng in ra rộng hơn hẳn Code 128.
• Code 93 dùng cùng bộ ký tự với Code 39 nhưng in gọn hơn và có thêm hai ký tự kiểm tra.

Mã vạch cho thùng carton: ITF và ITF-14

ITF (Interleaved 2 of 5) chỉ mã hóa chữ số, theo cặp, nên luôn có số chữ số chẵn. Các vạch của nó dày và dễ tính, giúp dễ in trực tiếp lên các bề mặt thô ráp như bìa carton gợn sóng.

ITF-14 là cách GS1 sử dụng ITF cho các thùng vận chuyển. Nó mang một số 14 chữ số (GTIN-14) định danh cả một thùng sản phẩm chứ không phải một đơn vị lẻ, và thường được in với một khung viền dày, gọi là bearer bar, để bảo vệ các cạnh khỏi bị đọc sai.

Mã 2D: mã QR, Data Matrix, PDF417 và Aztec

Mã 2D chứa nhiều dữ liệu hơn trong diện tích nhỏ hơn và chịu hư hỏng tốt hơn. Chúng cần một đầu đọc dùng camera, mà điện thoại nào cũng đã có sẵn.

• Mã QR là mã hình vuông với ba ô vuông lớn ở các góc. Nó được phát triển tại Nhật Bản vào thập niên 1990 để theo dõi phụ tùng ô tô, và giờ đây có mặt khắp nơi. Nó chứa được số, văn bản và địa chỉ web, đọc nhanh từ hầu như mọi góc độ, và có bốn cấp độ sửa lỗi. Với nhãn kho nội bộ quét bằng điện thoại, đây là lựa chọn dễ dùng nhất.
• Data Matrix là một lưới hình vuông hoặc chữ nhật với viền đặc hình chữ L ở hai cạnh. Nó vẫn đọc được ở kích thước rất nhỏ, đó là lý do nó được in, đánh dấu hoặc thậm chí khắc laser lên linh kiện điện tử, dụng cụ, thiết bị y tế và bao bì thuốc. GS1 DataMatrix là phiên bản chuẩn trong ngành y tế.
• PDF417 trông giống một chồng các mã vạch 1D ngắn xếp lên nhau. Nó chứa được rất nhiều dữ liệu và thường thấy trên giấy tờ tùy thân, bằng lái xe, thẻ lên máy bay và chứng từ vận chuyển.
• Aztec có một hình như tâm bia ở giữa và chỉ cần rất ít khoảng trắng xung quanh. Nó hoạt động tốt trên màn hình điện thoại và được dùng rộng rãi cho vé giao thông và vé sự kiện.

Bảng so sánh các loại mã vạch

Loại	Nhóm	Chứa nội dung gì	Thường thấy ở đâu	Có phù hợp cho nhãn nội bộ không?
EAN-13	1D	13 chữ số, cần đăng ký	Sản phẩm tiêu dùng trên toàn thế giới	Không, chỉ dùng cho bán lẻ
EAN-8	1D	8 chữ số, cần đăng ký	Bao bì rất nhỏ	Không, chỉ dùng cho bán lẻ
UPC-A / UPC-E	1D	12 chữ số (UPC-E rút gọn), cần đăng ký	Sản phẩm tại Mỹ và Canada	Không, chỉ dùng cho bán lẻ
Code 128	1D	Chữ, số, ký hiệu	Vận chuyển, logistics, thẻ tài sản	Có, lựa chọn 1D tốt nhất
Code 39	1D	Chữ hoa, số, vài ký hiệu	Sản xuất, thẻ nhân viên, hệ thống cũ	Có, nếu hệ thống hiện tại yêu cầu
Code 93	1D	Giống Code 39, gọn hơn	Ứng dụng công nghiệp	Hiếm khi cần
ITF / ITF-14	1D	Chỉ chữ số, độ dài chẵn	Thùng carton gợn sóng dùng vận chuyển	Không, dùng cho thùng carton
Mã QR	2D	Số, văn bản, địa chỉ web	Ở khắp nơi, từ thực đơn đến nhãn hàng	Có, dễ nhất khi dùng điện thoại
Data Matrix	2D	Số, văn bản, kích thước rất nhỏ	Linh kiện, điện tử, thuốc	Có, cho các vật phẩm rất nhỏ
PDF417	2D (xếp chồng)	Lượng dữ liệu lớn	Giấy tờ tùy thân, thẻ lên máy bay, chứng từ	Hiếm khi
Aztec	2D	Văn bản, gọn nhẹ	Vé hiển thị trên màn hình điện thoại	Hiếm khi

Còn có các chuẩn khác như Codabar và GS1 DataBar. Hãy kiểm tra máy quét hoặc ứng dụng của bạn có đọc được một định dạng trước khi phụ thuộc vào nó.

Nên dùng mã vạch nào cho quản lý kho?

Hãy chọn dựa vào cách bạn quét và nơi dán nhãn.

1. Bạn quét bằng điện thoại hoặc máy tính bảng: dùng mã QR. Nó in nhỏ, quét được từ mọi góc độ và có thể mở thẳng đến thông tin của mặt hàng.
2. Bạn đã có sẵn máy quét laser: dùng Code 128. Nó đọc được trên mọi máy quét 1D, và có thể in kèm chữ đọc được bên dưới mã.
3. Nhãn phải rất nhỏ: dùng Data Matrix, cho dụng cụ, linh kiện và bộ phận nhỏ.
4. Một hệ thống hiện có đang yêu cầu một định dạng nhất định: hãy giữ nguyên. Sự nhất quán quan trọng hơn việc đổi chuẩn giữa chừng.
5. Sản phẩm đã có sẵn mã EAN hoặc UPC: hãy dùng nguyên các mã vạch đó, và dán nhãn lên kệ hoặc thùng chứa thay vì che chúng lại.

Nếu chỉ một người phụ trách một vài mặt hàng, một nhãn viết tay và một danh sách có thể là đủ. Mã vạch chứng minh giá trị khi nhiều người cùng dùng chung một kho hàng, hoặc khi số liệu kiểm kê cứ liên tục lệch nhau.

Tana phù hợp ở đâu trong bức tranh này

Tana là ứng dụng quản lý kho dùng chung cho cả đội. Nó hoạt động với cả nhãn bạn tự in lẫn mã vạch đã có sẵn trên hàng hóa.

• Nhãn QR. In các trang nhãn QR cho mặt hàng và nơi lưu trữ (kệ, hộp, phòng, xe) ngay từ ứng dụng web. Quét một nhãn sẽ mở mặt hàng hoặc nơi lưu trữ đó, để bạn ghi nhận tồn kho bằng − và +, hoặc nhập số lượng chính xác đã đếm được trong lúc kiểm kê.
• Mã vạch có sẵn. Gắn mã vạch của nhà sản xuất vào một mặt hàng, và quét sản phẩm sẽ mở mặt hàng đó. Bạn cũng có thể tìm kiếm theo mã vạch.
• Các định dạng trong ứng dụng iPhone và iPad: mã QR, EAN-13, EAN-8, UPC-E, Code 128, Code 39, Code 93, Data Matrix, Aztec, ITF, ITF-14 và PDF417.
• Các định dạng trong ứng dụng web (camera trình duyệt): mã QR, EAN-13, EAN-8, UPC-A, UPC-E, Code 128 và Code 39.
• Số liệu dùng chung, cập nhật liên tục. Mọi người đều thấy cùng một số lượng tồn kho, có cảnh báo khi sắp hết hàng và lịch sử ghi lại ai đã thay đổi gì.

Tana không cấp mã vạch bán lẻ; những mã đó vẫn phải lấy từ tổ chức GS1 của bạn. Có gói miễn phí không cần thẻ thanh toán.

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa mã QR và mã vạch là gì?

Mã QR là một loại mã vạch. “Mã vạch” thường được hiểu là mã 1D gồm các vạch dọc, chứa một mã ngắn; mã QR là mã vạch 2D chứa được nhiều dữ liệu hơn, kể cả địa chỉ web, và vẫn quét được ngay cả khi bị hỏng một phần.

Loại mã vạch nào phổ biến nhất?

Với sản phẩm trong cửa hàng, EAN-13 và UPC-A là phổ biến nhất. Với vận chuyển và sử dụng nội bộ, Code 128 và mã QR là những loại bạn gặp nhiều nhất.

Code 128 hay Code 39 tốt hơn cho quản lý kho?

Trong hầu hết trường hợp là Code 128: nó chứa được nhiều ký tự hơn và in hẹp hơn. Chỉ chọn Code 39 khi một hệ thống hiện có yêu cầu như vậy.

Điện thoại có đọc được mọi loại mã vạch không?

Camera điện thoại có thể đọc cả mã 1D lẫn 2D, nhưng mỗi ứng dụng chỉ hỗ trợ danh sách định dạng riêng của nó. Hãy kiểm tra xem ứng dụng của bạn có đọc được các loại mã vạch trên hàng hóa của bạn trước khi phụ thuộc vào nó.