Cara membuat barcode untuk usaha kecil: label internal vs. barcode ritel

Jika Anda ingin membuat barcode untuk usaha kecil, tentukan dulu barcode itu untuk apa. Barcode yang ditempel di produk yang dijual di toko orang lain harus terdaftar. Barcode yang hanya dipindai tim Anda sendiri, di rak, kotak, atau suku cadang, bisa berupa apa saja yang Anda cetak sendiri, hari ini juga.

Kebanyakan tim kecil hanya butuh jenis yang kedua. Mereka ingin menemukan stok lebih cepat, menghitungnya dengan lebih sedikit kesalahan, dan berhenti mengetik nama barang ke spreadsheet. Panduan ini menjelaskan perbedaannya, membantu Anda memilih, dan memandu Anda menyiapkan label yang benar-benar akan dipindai oleh tim Anda.

Dua jenis barcode, dua fungsi yang berbeda

Barcode hanyalah cara menuliskan kode yang bisa dibaca cepat oleh kamera atau pemindai. Yang penting adalah siapa yang perlu memahami kode itu.

• Barcode ritel mengidentifikasi produk untuk seluruh dunia. Kasir toko, gudang marketplace, atau distributor memindainya dan mencocokkan kode itu di sistem mereka sendiri. Agar ini berhasil, setiap kode harus unik secara global, sehingga kode ini diterbitkan, bukan dibuat sendiri.
• Label internal mengidentifikasi sesuatu hanya untuk tim Anda. Kodenya berarti “kotak selotip pengemas ini” atau “proyektor di ruang rapat B”, dan hanya sistem stok Anda sendiri yang perlu tahu artinya.

Mencampuradukkan keduanya adalah kesalahan yang paling sering terjadi. Tim membeli kode ritel yang sebenarnya tidak pernah mereka butuhkan, atau mencetak nomor buatan sendiri pada produk yang ditolak peritel di pintu masuk.

Kapan Anda memerlukan barcode ritel

Anda memerlukan barcode ritel terdaftar ketika produk yang Anda buat atau kemas akan dijual melalui kasir milik orang lain, atau didaftarkan ke peritel atau marketplace yang memintanya.

Kode ini dikenal sebagai GTIN. Tergantung wilayah dan penggunaannya, Anda akan melihatnya sebagai EAN atau UPC. Kode ini tidak dihasilkan oleh alat di komputer Anda. Anda mendapatkannya dengan bergabung ke organisasi GS1 nasional di negara Anda, badan standar yang menerbitkan prefiks perusahaan, lalu menetapkan kode untuk setiap varian produk yang Anda jual. Ukuran atau warna yang berbeda biasanya berarti kode yang berbeda pula.

Setelah Anda memiliki kode tersebut, Anda bisa mencetaknya di kemasan atau label dengan perangkat lunak desain atau label apa pun yang mendukung formatnya. Yang penting adalah pendaftarannya, bukan pencetakannya.

Jika Anda tidak menjual produk fisik lewat jalur ritel, Anda bisa langsung lewati bagian ini. Barcode terdaftar sama sekali tidak membantu untuk melacak persediaan Anda sendiri.

Kapan label internal saja sudah cukup

Untuk hampir semua hal yang terjadi di dalam usaha Anda, label buatan sendiri sudah cukup. Contoh umum:

• Persediaan yang habis terpakai: sarung tangan, produk pembersih, kertas printer, selotip pengemas
• Bahan di rak bengkel atau studio: tube cat, gulungan kain, sekrup
• Peralatan yang dipinjamkan atau dipindah-pindah: laptop, proyektor, perkakas
• Tempat penyimpanan itu sendiri: rak, kotak, ruangan, mobil van

Tidak ada orang di luar tim Anda yang akan memindai kode ini, jadi tidak ada yang perlu didaftarkan dan tidak ada biaya per kode. Label hanya perlu menunjuk ke catatan yang benar dalam sistem apa pun yang Anda gunakan untuk melacak stok.

Kode QR atau barcode klasik untuk label internal?

Untuk label yang Anda buat sendiri, Anda bisa memilih antara barcode satu dimensi klasik (garis-garis vertikal yang sudah dikenal) dan kode dua dimensi seperti kode QR. Berikut perbandingannya untuk penggunaan internal.

	Barcode 1D klasik	Kode QR
Dipindai kamera ponsel	Bisa, tapi lebih baik dengan cahaya cukup dan sudut lurus	Bisa dengan mudah, dari hampir semua sudut
Tahan goresan atau noda	Kurang toleran	Lebih toleran, berkat koreksi kesalahan bawaan
Ukuran label	Lebar dan pendek	Kecil dan persegi, muat di kotak dan tepi rak
Bisa memuat tautan web	Secara praktis tidak	Bisa, sehingga pemindaian bisa langsung membuka catatan
Diperlukan untuk kasir ritel	Sering ya (EAN, UPC)	Tidak digunakan untuk ini

Untuk label internal, kode QR biasanya menjadi pilihan yang lebih mudah. Ukurannya kecil saat dicetak, mudah dipindai dari ponsel tanpa perlu diarahkan secara presisi, dan bisa langsung membuka halaman barang tersebut.

Cara membuat barcode untuk usaha kecil Anda, langkah demi langkah

Baik Anda memilih kode QR atau barcode klasik, penyiapannya mengikuti urutan yang sama. Melakukannya dengan urutan ini membuat Anda tidak perlu mencetak label dua kali.

1. Buat daftar apa yang ingin Anda lacak. Mulailah dari barang yang paling sering Anda hitung atau paling sering habis, bukan semua yang Anda miliki.
2. Tentukan apa yang mendapat label. Sebagian tim memberi label pada setiap barang. Sebagian lain memberi label pada setiap rak atau kotak dan memindainya untuk melihat isinya. Banyak yang melakukan keduanya.
3. Periksa barcode yang sudah ada. Produk yang Anda beli sering kali sudah punya barcode dari pabrikan. Anda bisa menggunakannya apa adanya (lihat bagian berikutnya).
4. Siapkan catatan terlebih dahulu. Buat setiap barang dan tempat penyimpanan di sistem stok Anda sebelum mencetak, sehingga setiap label menunjuk ke sesuatu yang nyata.
5. Cetak dalam jumlah kecil dan uji coba. Pindai beberapa label dengan ponsel yang benar-benar dipakai tim Anda, dalam pencahayaan tempat label itu akan berada.
6. Tempelkan label di tempat yang dilihat orang. Tepi rak dan bagian depan kotak lebih efektif daripada bagian belakang kotak.
7. Sepakati kebiasaannya. Tentukan kapan orang memindai: saat mengambil sesuatu, saat mengisi ulang stok, dan saat penghitungan stok.

Langkah terakhir ini yang paling penting. Label yang tidak dipindai siapa pun hanyalah hiasan.

Gunakan barcode yang sudah ada di stok Anda

Banyak barang yang Anda beli sudah datang dengan barcode yang dicetak oleh pabrikan. Anda tidak perlu menutupinya dengan label buatan sendiri. Jika sistem stok Anda bisa membaca barcode itu dan mengaitkannya dengan salah satu barang Anda, memindai kotaknya akan membuka catatan yang tepat.

Cara ini bekerja dengan baik untuk barang habis pakai yang sering Anda pesan ulang, seperti produk pembersih atau tinta printer. Cara ini kurang efektif untuk barang yang datang lepas, tanpa kemasan, atau ketika beberapa barang berbeda berbagi satu kotak. Untuk kasus itu, beri label pada rak atau kotaknya saja.

Satu peringatan: barcode pabrikan mengidentifikasi sebuah produk, bukan unit tertentu. Jika Anda perlu membedakan dua laptop yang identik, beri masing-masing labelnya sendiri.

Mencetak label yang tahan lama

Anda tidak memerlukan peralatan khusus untuk memulai. Printer kantor dan lembaran label perekat sudah cukup bagi kebanyakan tim. Printer label khusus baru sepadan ketika Anda mencetak sering atau membutuhkan ukuran yang tidak umum.

Beberapa hal praktis:

• Sesuaikan label dengan tempatnya. Label kertas cukup baik untuk rak kantor yang kering. Ruang dingin, bengkel, dan mobil van memerlukan bahan label yang lebih tahan lama, tahan air, atau penutup bening.
• Sisakan ruang putih di sekitar kode. Pemindai dan kamera membutuhkan margin yang bersih untuk menemukan tepinya.
• Tulis nama yang mudah dibaca di samping kode. Orang harus tahu untuk apa label itu tanpa perlu memindainya.
• Ganti label yang rusak sesegera mungkin. Label yang gagal terbaca sekali akan diabaikan setelahnya.

Kapan sistem barcode terlalu berlebihan untuk kebutuhan Anda

Barcode tidak selalu sepadan. Jika Anda hanya melacak segelintir barang, satu orang mengelolanya, dan penghitungan jarang salah, daftar sederhana pun bisa berfungsi dengan sangat baik.

Label mulai membuahkan hasil ketika beberapa orang mengambil dari stok yang sama, ketika barang-barang terlihat serupa, ketika Anda menyimpan barang di lebih dari satu tempat, atau ketika penghitungan sering tidak cocok. Di situlah “pindai saja” mengalahkan “cari di daftar dan ketik angkanya”.

Di mana peran Tana

Tana adalah aplikasi stok bersama untuk tim, dan mencakup sisi label internal dari panduan ini.

• Label QR dari aplikasi web. Cetak selembar label QR untuk barang atau tempat penyimpanan Anda (rak, kotak, ruangan, kendaraan). Lembar ini mengikuti pencarian atau filter Anda saat itu, sehingga Anda hanya mencetak yang Anda butuhkan.
• Pindai untuk membuka. Memindai label dengan kamera iPhone atau iPad, atau dengan kamera browser di aplikasi web, akan membuka barang atau tempat penyimpanan itu sehingga Anda bisa langsung mencatat stok. Jika seseorang di luar tim Anda memindai sebuah label, mereka melihat namanya tetapi tidak melihat jumlah stok Anda.
• Barcode pabrikan. Kaitkan barcode produk yang sudah ada ke sebuah barang, dan memindai produk itu akan membukanya. Tana bisa membaca format umum seperti EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39, dan kode QR; aplikasi iPhone dan iPad juga membaca format seperti Data Matrix, ITF-14, dan PDF417.
• Pembaruan dengan satu ketukan. Gunakan − dan + saat stok keluar dan masuk, atau tetapkan jumlah pasti hasil hitung saat penghitungan stok. Seluruh tim melihat angka langsung yang sama, dan riwayat menunjukkan siapa mengubah apa, dan kapan.
• Peringatan stok menipis. Tetapkan ambang batas per barang dan dapatkan pemberitahuan saat stoknya menipis.

Tana tidak menerbitkan atau mendaftarkan barcode ritel. Jika Anda menjual lewat peritel, Anda tetap mendapatkan kode itu dari organisasi GS1 nasional Anda. Tana memiliki paket gratis tanpa perlu kartu, dan berjalan di iPhone, iPad, Mac, serta browser di komputer mana pun.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah saya membuat barcode sendiri secara gratis?

Bisa, untuk penggunaan internal. Label yang hanya dipindai tim Anda bisa dibuat dan dicetak sendiri tanpa biaya per kode. Barcode untuk produk yang dijual di toko berbeda: itu harus didaftarkan melalui organisasi GS1 nasional Anda.

Apakah saya perlu barcode GS1 untuk melacak stok saya sendiri?

Tidak. Barcode terdaftar berfungsi untuk mengidentifikasi produk antar peritel dan distributor. Untuk melacak persediaan, peralatan, atau bahan Anda sendiri, label internal seperti kode QR sudah cukup.

Apakah saya perlu pemindai barcode, atau cukup pakai ponsel?

Kamera ponsel atau tablet sudah cukup bagi kebanyakan tim kecil, terutama dengan kode QR. Pemindai khusus membantu ketika satu orang memindai jumlah besar sepanjang hari.

Haruskah saya memberi label per barang atau per rak?

Tergantung cara kerja Anda. Beri label per barang saat masing-masing barang berbeda atau sering berpindah. Beri label per rak atau kotak ketika banyak barang kecil disimpan bersama dan Anda terutama ingin melihat serta memperbarui isi satu tempat.

Bisakah saya menggunakan barcode yang sudah ada di produk?

Bisa, jika sistem stok Anda dapat membacanya dan mengaitkannya dengan sebuah barang. Ini menghemat pencetakan dan bekerja paling baik untuk barang kemasan yang Anda beli berulang kali.