Strekkoder for små bedrifter: interne etiketter vs. strekkoder for butikk

Vil du lage strekkoder for en liten bedrift, må du først avgjøre hva strekkoden skal brukes til. En strekkode som skal på et produkt du selger i en annens butikk, må registreres. En strekkode som bare teamet ditt skanner, på en hylle, en eske eller en reservedel, kan du lage og skrive ut selv, allerede i dag.

De fleste små team trenger bare den andre typen. De vil finne varer raskere, telle med færre feil og slippe å skrive varenavn inn i et regneark. Denne guiden forklarer forskjellen, hjelper deg å velge, og går gjennom hvordan du setter opp etiketter som teamet faktisk skanner.

To slags strekkoder, to helt ulike jobber

En strekkode er bare en måte å skrive en kode på som et kamera eller en skanner raskt kan lese. Det som betyr noe, er hvem som trenger å forstå koden.

• Strekkoder for butikk identifiserer et produkt for hele verden. Et kasseapparat i en butikk, et lager hos en nettbutikk eller en distributør skanner den og slår koden opp i sitt eget system. For at det skal fungere, må hver kode være unik globalt, så den blir tildelt, ikke funnet på selv.
• Interne etiketter identifiserer noe bare for teamet ditt. Koden betyr «denne boksen med pakketape» eller «prosjektoren på møterom B», og det er bare ditt eget lagersystem som trenger å vite det.

Å blande de to sammen er den vanligste feilen. Team kjøper strekkoder for butikk de aldri trengte, eller de skriver ut hjemmelagde numre på produkter som en forhandler avviser i døren.

Når du trenger en strekkode for butikk

Du trenger en registrert strekkode for butikk når et produkt du lager eller pakker, skal selges gjennom en annens kasse eller listes hos en forhandler eller nettmarked som krever det.

Disse kodene kalles GTIN. Avhengig av region og bruk ser du dem som EAN- eller UPC-koder. De genereres ikke av et verktøy på datamaskinen din. Du får dem ved å bli medlem av GS1-organisasjonen i landet ditt, standardorganet som utsteder bedriftsprefikser, og deretter tildele en kode til hver produktvariant du selger. Ulik størrelse eller farge betyr som regel en egen kode.

Når du har kodene dine, kan du skrive dem ut på emballasje eller etiketter med hvilken som helst design- eller etikettprogramvare som støtter formatet. Det viktige er registreringen, ikke utskriften.

Selger du ikke fysiske produkter gjennom butikkjeder, kan du hoppe over dette avsnittet helt. Registrerte strekkoder gjør ingenting for å spore dine egne forsyninger.

Når en intern etikett er alt du trenger

For nesten alt som skjer innenfor egne vegger, holder dine egne etiketter. Vanlige eksempler:

• Forbruksvarer du bruker opp: hansker, rengjøringsmidler, printerpapir, pakketape
• Materialer på en verksted- eller studiohylle: malingstuber, stoffruller, skruer
• Utstyr du låner ut eller flytter rundt: bærbare datamaskiner, prosjektorer, verktøy
• Selve oppbevaringsstedene: en hylle, en kasse, et rom, en varebil

Ingen utenfor teamet ditt skanner disse kodene, så det er ingenting å registrere og ingen avgift per kode. Etiketten trenger bare å peke til riktig post i det systemet du bruker for å spore beholdning.

QR-koder eller klassiske strekkoder til interne etiketter?

For etiketter du lager selv, kan du velge mellom en klassisk endimensjonal strekkode (de kjente loddrette linjene) og en todimensjonal kode som QR-kode. Her er hvordan de sammenlignes for internt bruk.

	Klassisk 1D-strekkode	QR-kode
Skannes av et mobilkamera	Ja, men liker godt lys og en rett vinkel	Ja, enkelt, fra de fleste vinkler
Tåler en ripe eller flekk	Mindre tilgivende	Mer tilgivende, takket være innebygd feilretting
Etikettstørrelse	Bred og kort	Liten og kvadratisk, passer på kasser og hyllekanter
Kan inneholde en nettlenke	Ikke i praksis	Ja, så en skanning kan åpne posten direkte
Nødvendig i butikkkassen	Ofte ja (EAN, UPC)	Brukes ikke til dette

For interne etiketter er QR-kode som regel det enkleste valget. Den skrives ut liten, skannes fra en mobil uten nøye sikting, og kan åpne varens side med én gang.

Slik lager du strekkoder for den lille bedriften din, steg for steg

Enten du velger QR-koder eller klassiske strekkoder, følger oppsettet samme rekkefølge. Å gjøre det i denne rekkefølgen sparer deg for å skrive ut etiketter to ganger.

1. List opp det du vil spore. Start med det du teller eller går tom for oftest, ikke alt du eier.
2. Bestem hva som får en etikett. Noen team merker hver vare. Andre merker hver hylle eller eske og skanner den for å se hva som er inni. Mange gjør begge deler.
3. Sjekk om det finnes strekkoder fra før. Produkter du kjøper inn, har ofte allerede en strekkode fra produsenten. Du kan bruke dem som de er (se neste avsnitt).
4. Sett opp postene først. Opprett hver vare og hvert oppbevaringssted i lagersystemet ditt før du skriver ut, slik at hver etikett peker til noe som faktisk finnes.
5. Skriv ut en liten batch og test den. Skann noen etiketter med mobilene teamet ditt faktisk bruker, i lyset der etikettene skal henge.
6. Fest etiketter der folk ser. Hyllekanter og fronten på esker fungerer bedre enn baksiden av en eske.
7. Bli enige om vanen. Bestem når folk skal skanne: når de tar ut noe, når de fyller på, og under en varetelling.

Det siste steget betyr mest. En etikett ingen skanner, er bare pynt.

Bruk strekkodene som allerede er på varene dine

Mye av det du kjøper inn, kommer med en strekkode trykt på av produsenten. Du trenger ikke dekke den med din egen etikett. Kan lagersystemet ditt lese den strekkoden og koble den til en av varene dine, åpner en skanning av esken riktig post.

Dette fungerer godt for forbruksvarer du bestiller ofte, som rengjøringsmidler eller printerblekk. Det fungerer dårligere for varer som kommer løst, uten emballasje, eller der flere ulike ting deler én eske. Merk heller hyllen eller esken for disse.

Én ting å være obs på: en produsents strekkode identifiserer et produkt, ikke en bestemt enhet. Trenger du å skille to identiske bærbare datamaskiner fra hverandre, gi hver sin egen interne etikett.

Utskrift av etiketter som varer

Du trenger ikke spesialutstyr for å komme i gang. En kontorprinter og ark med klebeetiketter er nok for de fleste team. En dedikert etikettskriver er verdt det når du skriver ut ofte eller trenger etiketter i uvanlige størrelser.

Noen praktiske punkter:

• Tilpass etiketten til stedet. Papiretiketter fungerer fint på en tørr kontorhylle. Kjølerom, verksteder og varebiler krever tøffere, vannbestandig etikettmateriale eller et klart deksel.
• La det være hvitt rom rundt koden. Skannere og kameraer trenger en rolig marg for å finne kantene.
• Ha et lesbart navn ved siden av koden. Folk bør vite hva etiketten gjelder uten å skanne den.
• Bytt ut skadede etiketter tidlig. En etikett som feiler én gang, blir ignorert etterpå.

Når et strekkodesystem er mer enn du trenger

Strekkoder er ikke alltid verdt det. Sporer du en håndfull varer, er det én person som styrer dem, og tellingene sjelden går galt, kan en enkel liste holde helt fint.

Etiketter begynner å lønne seg når flere personer tar fra samme beholdning, når varer ser like ut, når du oppbevarer ting på mer enn ett sted, eller når tellingene jevnlig ikke stemmer. Da vinner «skann den» over «finn den i listen og skriv inn tallet».

Der Tana passer inn

Tana er en delt lagerapp for team, og den dekker den interne etikett-siden av denne guiden.

• QR-etiketter fra nettappen. Skriv ut et ark med QR-etiketter for varene eller lagrene dine (hyller, esker, rom, kjøretøy). Arket følger det gjeldende søket eller filteret ditt, så du skriver bare ut det du trenger.
• Skann for å åpne. Skanner du en etikett med kameraet på iPhone eller iPad, eller med nettleserens kamera i nettappen, åpnes varen eller lageret slik at du kan registrere beholdning på stedet. Skanner noen utenfor teamet ditt en etikett, ser de navnet, men ikke lagerantallet ditt.
• Strekkoder fra produsent. Fest et produkts eksisterende strekkode til en vare, og skanning av produktet åpner den. Tana leser vanlige formater som EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 og QR-koder; iPhone- og iPad-appen leser også formater som Data Matrix, ITF-14 og PDF417.
• Oppdateringer med ett trykk. Bruk − og + etter hvert som beholdning går ut og kommer inn, eller sett et nøyaktig telt antall under en varetelling. Hele teamet ser de samme live-tallene, og historikken viser hvem som endret hva, og når.
• Varsel ved lav beholdning. Sett en grense per vare og få beskjed når den går lavt.

Tana utsteder eller registrerer ikke strekkoder for butikk. Selger du gjennom forhandlere, får du fortsatt de kodene fra GS1-organisasjonen i landet ditt. Tana har en gratisplan uten krav om kort, og kjører på iPhone, iPad, Mac og i nettleseren på hvilken som helst datamaskin.

Ofte stilte spørsmål

Kan jeg lage mine egne strekkoder gratis?

Ja, til internt bruk. Etiketter som bare teamet ditt skanner, kan du lage og skrive ut selv uten kostnad per kode. Strekkoder for produkter som selges i butikk er noe annet: de må registreres gjennom GS1-organisasjonen i landet ditt.

Trenger jeg en GS1-strekkode for å spore min egen beholdning?

Nei. Registrerte strekkoder er for å identifisere produkter på tvers av forhandlere og distributører. For å spore dine egne forsyninger, utstyr eller materialer holder interne etiketter som QR-koder.

Trenger jeg en strekkodeskanner, eller kan jeg bruke en mobil?

Et kamera på mobil eller nettbrett er nok for de fleste små team, spesielt med QR-koder. En dedikert skanner kan hjelpe når én person skanner store mengder hele dagen.

Bør jeg merke hver vare eller hver hylle?

Det kommer an på hvordan dere jobber. Merk varer når hver av dem er tydelig forskjellig eller flyttes rundt. Merk hyller eller kasser når mange små ting ligger sammen og du hovedsakelig vil se og oppdatere hva som er ett sted.

Kan jeg bruke strekkoden som allerede er på et produkt?

Ja, hvis lagersystemet ditt kan lese den og koble den til en vare. Det sparer utskrift og fungerer best for pakkede varer du kjøper inn igjen og igjen.