Cách tạo mã vạch cho doanh nghiệp nhỏ: nhãn nội bộ và mã vạch bán lẻ

Nếu bạn muốn tạo mã vạch cho doanh nghiệp nhỏ, trước tiên hãy xác định mã vạch đó dùng để làm gì. Mã vạch dán trên sản phẩm bán qua quầy thu ngân của cửa hàng khác thì bắt buộc phải đăng ký. Mã vạch chỉ đội của bạn quét - trên kệ, thùng hay linh kiện - thì có thể là bất cứ dạng nào và bạn có thể tự in ngay hôm nay.

Hầu hết các đội nhỏ chỉ cần loại thứ hai. Họ muốn tìm hàng nhanh hơn, đếm với ít sai sót hơn, và không phải gõ tên từng món vào bảng tính nữa. Bài viết này giải thích sự khác biệt, giúp bạn chọn đúng loại, và hướng dẫn cách thiết lập những nhãn mà đội của bạn thực sự sẽ quét.

Hai loại mã vạch, hai vai trò hoàn toàn khác nhau

Mã vạch chỉ đơn giản là một cách viết mã để camera hoặc máy quét có thể đọc nhanh. Điều quan trọng là ai cần hiểu mã đó.

• Mã vạch bán lẻ nhận diện một sản phẩm cho cả thế giới. Quầy thu ngân cửa hàng, kho của sàn thương mại điện tử hay nhà phân phối sẽ quét và tra cứu mã đó trong hệ thống của họ. Để việc này hoạt động, mỗi mã phải là duy nhất trên toàn cầu, nên nó được cấp phát, không phải tự nghĩ ra.
• Nhãn nội bộ chỉ nhận diện một thứ gì đó cho riêng đội của bạn. Mã có nghĩa là “thùng băng keo đóng gói này” hoặc “máy chiếu ở phòng họp B”, và chỉ hệ thống quản lý kho của riêng bạn cần biết điều đó.

Nhầm lẫn hai loại này là sai lầm phổ biến nhất. Có đội mua mã bán lẻ mà họ chưa bao giờ cần, hoặc in số tự đặt lên sản phẩm rồi bị nhà bán lẻ từ chối ngay tại cửa.

Khi nào bạn cần mã vạch bán lẻ

Bạn cần một mã vạch bán lẻ đã đăng ký khi sản phẩm bạn sản xuất hoặc đóng gói sẽ được bán qua quầy thu ngân của một bên khác, hoặc được niêm yết trên một nhà bán lẻ hay sàn thương mại điện tử yêu cầu mã đó.

Những mã này được gọi chung là GTIN. Tùy khu vực và mục đích sử dụng, bạn sẽ thấy chúng dưới dạng mã EAN hoặc UPC. Chúng không được tạo ra bằng một công cụ trên máy tính của bạn. Bạn có được chúng bằng cách gia nhập tổ chức GS1 của quốc gia mình, cơ quan tiêu chuẩn cấp tiền tố công ty, rồi gán một mã cho mỗi biến thể sản phẩm bạn bán. Kích cỡ hay màu sắc khác nhau thường có nghĩa là một mã khác.

Sau khi có mã, bạn có thể in chúng lên bao bì hoặc nhãn bằng bất kỳ phần mềm thiết kế hay phần mềm in nhãn nào hỗ trợ định dạng đó. Phần quan trọng là việc đăng ký, không phải việc in ấn.

Nếu bạn không bán sản phẩm vật lý qua các kênh bán lẻ, bạn có thể bỏ qua hoàn toàn phần này. Mã vạch đã đăng ký không giúp ích gì cho việc theo dõi vật tư của riêng bạn.

Khi nào nhãn nội bộ là đủ

Với hầu hết mọi thứ diễn ra trong nội bộ, nhãn của riêng bạn là đủ. Các ví dụ thường gặp:

• Vật tư tiêu hao: găng tay, hóa chất tẩy rửa, giấy in, băng keo đóng gói
• Vật liệu trên kệ xưởng hoặc studio: tuýp sơn, cuộn vải, ốc vít
• Thiết bị cho mượn hoặc di chuyển: laptop, máy chiếu, dụng cụ
• Chính nơi lưu trữ: một kệ, một thùng, một phòng, một xe tải

Không ai bên ngoài đội của bạn quét những mã này, nên không có gì để đăng ký và không mất phí cho mỗi mã. Nhãn chỉ cần trỏ đến đúng bản ghi trong hệ thống bạn dùng để theo dõi hàng tồn.

Nên dùng mã QR hay mã vạch cổ điển cho nhãn nội bộ?

Với những nhãn bạn tự làm, bạn có thể chọn giữa mã vạch một chiều cổ điển (các vạch dọc quen thuộc) và mã hai chiều như mã QR. Dưới đây là so sánh cho việc sử dụng nội bộ.

	Mã vạch 1D cổ điển	Mã QR
Quét được bằng camera điện thoại	Được, nhưng cần ánh sáng tốt và góc thẳng	Được, dễ dàng, từ hầu hết mọi góc
Chịu được vết xước hay vết bẩn	Kém khoan dung hơn	Khoan dung hơn nhờ khả năng sửa lỗi tích hợp
Kích thước nhãn	Rộng và ngắn	Nhỏ và vuông, vừa với thùng và mép kệ
Có thể chứa liên kết web	Trên thực tế là không	Có, nên khi quét có thể mở thẳng bản ghi
Cần cho quầy thu ngân bán lẻ	Thường là có (EAN, UPC)	Không dùng cho việc này

Với nhãn nội bộ, mã QR thường là lựa chọn dễ dàng hơn. Nó in nhỏ, điện thoại quét được mà không cần căn chỉnh cẩn thận, và có thể mở ngay trang của món hàng.

Cách tạo mã vạch cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, từng bước một

Dù chọn mã QR hay mã vạch cổ điển, việc chuẩn bị đều theo cùng một thứ tự. Làm theo thứ tự này giúp bạn tránh phải in nhãn hai lần.

1. Liệt kê những gì bạn muốn theo dõi. Bắt đầu với những thứ bạn đếm hoặc hết hàng thường xuyên nhất, không phải mọi thứ bạn sở hữu.
2. Quyết định thứ gì được dán nhãn. Một số đội dán nhãn cho từng món. Một số khác dán nhãn cho từng kệ hoặc thùng và quét để xem bên trong có gì. Nhiều đội làm cả hai.
3. Kiểm tra mã vạch có sẵn. Sản phẩm bạn mua thường đã có sẵn mã vạch của nhà sản xuất. Bạn có thể dùng nguyên như vậy (xem phần tiếp theo).
4. Tạo bản ghi trước. Tạo từng món hàng và nơi lưu trữ trong hệ thống quản lý kho trước khi in, để mọi nhãn đều trỏ đến một thứ có thật.
5. In một lô nhỏ và thử nghiệm. Quét vài nhãn bằng điện thoại mà đội bạn thực sự dùng, trong ánh sáng nơi nhãn sẽ được dán.
6. Dán nhãn ở nơi mọi người nhìn thấy. Mép kệ và mặt trước thùng hiệu quả hơn mặt sau của thùng.
7. Thống nhất thói quen. Quyết định khi nào mọi người quét: khi lấy hàng ra, khi bổ sung hàng, và trong lúc kiểm kê.

Bước cuối cùng là quan trọng nhất. Một nhãn không ai quét chỉ là vật trang trí.

Tận dụng mã vạch đã có sẵn trên hàng hóa của bạn

Nhiều thứ bạn mua về đã có sẵn mã vạch do nhà sản xuất in. Bạn không cần che nó bằng nhãn riêng của mình. Nếu hệ thống quản lý kho của bạn có thể đọc mã vạch đó và liên kết nó với một món hàng, quét thùng hàng sẽ mở đúng bản ghi.

Cách này hoạt động tốt với vật tư tiêu hao bạn đặt lại thường xuyên, như hóa chất tẩy rửa hay mực in. Nó kém hiệu quả hơn với các món hàng rời, không có bao bì, hoặc khi nhiều thứ khác nhau dùng chung một thùng. Với những trường hợp đó, hãy dán nhãn cho kệ hoặc thùng thay vào đó.

Một lưu ý: mã vạch của nhà sản xuất nhận diện một loại sản phẩm, không phải một đơn vị cụ thể. Nếu bạn cần phân biệt hai chiếc laptop giống hệt nhau, hãy gắn cho mỗi chiếc một nhãn nội bộ riêng.

In nhãn bền lâu

Bạn không cần thiết bị đặc biệt để bắt đầu. Máy in văn phòng và các tờ nhãn dán là đủ cho hầu hết các đội. Máy in nhãn chuyên dụng đáng đầu tư khi bạn in thường xuyên hoặc cần nhãn với kích thước khác thường.

Một vài điểm thực tế:

• Chọn nhãn phù hợp với nơi dán. Nhãn giấy phù hợp với kệ văn phòng khô ráo. Kho lạnh, xưởng và xe tải cần chất liệu nhãn bền hơn, chống nước, hoặc lớp phủ trong suốt.
• Chừa khoảng trắng quanh mã. Máy quét và camera cần một khoảng lề yên tĩnh để tìm ra các cạnh của mã.
• Ghi kèm tên dễ đọc bên cạnh mã. Mọi người nên biết nhãn dùng cho việc gì mà không cần quét.
• Thay nhãn hỏng sớm. Một nhãn từng quét thất bại một lần sẽ bị mọi người bỏ qua sau đó.

Khi nào hệ thống mã vạch là quá mức cần thiết

Mã vạch không phải lúc nào cũng đáng dùng. Nếu bạn theo dõi một vài món hàng, một người quản lý tất cả, và việc đếm hiếm khi sai, một danh sách đơn giản có thể phục vụ bạn rất tốt.

Nhãn bắt đầu phát huy tác dụng khi nhiều người cùng lấy hàng từ một kho, khi các món hàng trông giống nhau, khi bạn cất giữ đồ ở nhiều nơi, hoặc khi số liệu đếm thường xuyên bị sai lệch. Đó là lúc “quét nó” thắng thế so với “tìm trong danh sách rồi gõ số”.

Tana phù hợp ở đâu

Tana là ứng dụng quản lý kho dùng chung cho đội nhóm, và nó đảm nhận phần nhãn nội bộ trong bài viết này.

• Nhãn QR từ ứng dụng web. In một tờ nhãn QR cho các món hàng hoặc kho chứa của bạn (kệ, thùng, phòng, xe). Tờ nhãn theo đúng tìm kiếm hoặc bộ lọc hiện tại của bạn, nên bạn chỉ in những gì cần thiết.
• Quét là mở ngay. Quét một nhãn bằng camera iPhone hoặc iPad, hoặc bằng camera trình duyệt trong ứng dụng web, sẽ mở món hàng hoặc kho chứa đó để bạn ghi nhận tồn kho ngay tại chỗ. Nếu ai đó bên ngoài đội của bạn quét một nhãn, họ sẽ thấy tên nhưng không thấy số lượng tồn kho của bạn.
• Mã vạch của nhà sản xuất. Gắn mã vạch có sẵn của sản phẩm vào một món hàng, và quét sản phẩm sẽ mở nó ra. Tana đọc được các định dạng phổ biến như EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 và mã QR; ứng dụng iPhone và iPad còn đọc được các định dạng như Data Matrix, ITF-14 và PDF417.
• Cập nhật chỉ với một chạm. Dùng − và + khi hàng xuất và nhập, hoặc đặt một số lượng chính xác đã đếm được trong lúc kiểm kê. Cả đội đều thấy cùng những con số thời gian thực, và lịch sử cho thấy ai đã thay đổi gì, và khi nào.
• Cảnh báo sắp hết hàng. Đặt ngưỡng cho từng món hàng và được báo khi hàng sắp hết.

Tana không cấp hay đăng ký mã vạch bán lẻ. Nếu bạn bán qua các nhà bán lẻ, bạn vẫn phải lấy những mã đó từ tổ chức GS1 của quốc gia mình. Tana có gói miễn phí không cần thẻ, và chạy trên iPhone, iPad, Mac và trên trình duyệt của bất kỳ máy tính nào.

Câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tự tạo mã vạch miễn phí không?

Có, với mục đích sử dụng nội bộ. Những nhãn chỉ đội của bạn quét có thể được tự tạo và tự in mà không tốn phí cho mỗi mã. Mã vạch cho sản phẩm bán trong cửa hàng thì khác: chúng phải được đăng ký thông qua tổ chức GS1 của quốc gia bạn.

Tôi có cần mã vạch GS1 để theo dõi kho hàng của riêng mình không?

Không. Mã vạch đã đăng ký dùng để nhận diện sản phẩm giữa các nhà bán lẻ và nhà phân phối. Để theo dõi vật tư, thiết bị hay nguyên vật liệu của riêng bạn, nhãn nội bộ như mã QR là đủ.

Tôi có cần máy quét mã vạch không, hay dùng điện thoại được?

Camera của điện thoại hoặc máy tính bảng là đủ cho hầu hết các đội nhỏ, đặc biệt là với mã QR. Một máy quét chuyên dụng có thể hữu ích khi một người phải quét khối lượng lớn suốt cả ngày.

Tôi nên dán nhãn cho từng món hàng hay từng kệ?

Điều này tùy thuộc vào cách bạn làm việc. Dán nhãn cho từng món khi mỗi món khác biệt hoặc thường di chuyển. Dán nhãn cho kệ hoặc thùng khi nhiều món nhỏ nằm chung với nhau và bạn chủ yếu muốn xem và cập nhật những gì có ở một nơi.

Tôi có thể dùng mã vạch đã có sẵn trên sản phẩm không?

Có, nếu hệ thống quản lý kho của bạn có thể đọc nó và liên kết nó với một món hàng. Điều này giúp tiết kiệm công in ấn và hoạt động tốt nhất với hàng hóa đóng gói mà bạn mua đi mua lại nhiều lần.