Come creare codici a barre per una piccola attività: etichette interne e codici a barre per la vendita al dettaglio

Se vuoi creare codici a barre per una piccola attività, decidi prima a cosa serviranno. Un codice a barre su un prodotto che vendi nel negozio di qualcun altro deve essere registrato. Un codice che scansiona solo il tuo team, su uno scaffale, una scatola o un pezzo di ricambio, può essere qualsiasi cosa tu stampi da solo, già da oggi.

Alla maggior parte dei piccoli team serve solo il secondo tipo. Vogliono trovare la merce più velocemente, contarla con meno errori e smettere di digitare i nomi degli articoli in un foglio di calcolo. Questa guida spiega la differenza, ti aiuta a scegliere e ti accompagna nell’impostare etichette che il tuo team userà davvero.

Due tipi di codici a barre, due compiti diversi

Un codice a barre è solo un modo di scrivere un codice che una fotocamera o uno scanner possono leggere velocemente. Ciò che conta è chi deve capire quel codice.

• I codici a barre per la vendita al dettaglio identificano un prodotto per il mondo intero. La cassa di un negozio, il magazzino di un marketplace o un distributore lo scansiona e cerca il codice nel proprio sistema. Perché funzioni, ogni codice deve essere unico a livello globale, quindi viene assegnato, non inventato.
• Le etichette interne identificano qualcosa solo per il tuo team. Il codice significa “questa scatola di nastro da imballaggio” o “il proiettore nella sala riunioni B”, e solo il tuo sistema di gestione del magazzino deve saperlo.

Confondere i due tipi è l’errore più comune. Alcuni team acquistano codici per la vendita al dettaglio di cui non hanno mai avuto bisogno, oppure stampano numeri fatti in casa su prodotti che un rivenditore rifiuta all’ingresso.

Quando serve un codice a barre per la vendita al dettaglio

Serve un codice a barre registrato per la vendita al dettaglio quando un prodotto che realizzi o confezioni verrà venduto tramite la cassa di terzi, oppure inserito da un rivenditore o un marketplace che lo richiede.

Questi codici sono noti come GTIN. A seconda della regione e dell’uso, li vedrai come EAN o UPC. Non vengono generati da uno strumento sul tuo computer. Si ottengono aderendo all’organizzazione GS1 nazionale del tuo paese, l’ente di standardizzazione che assegna i prefissi aziendali, e poi assegnando un codice a ogni variante di prodotto che vendi. Una taglia o un colore diverso di solito significa un codice diverso.

Una volta ottenuti i codici, puoi stamparli sulla confezione o sulle etichette con qualsiasi software di grafica o di etichettatura che supporti il formato. Ciò che conta è la registrazione, non la stampa.

Se non vendi prodotti fisici tramite canali di vendita al dettaglio, puoi saltare completamente questa sezione. I codici a barre registrati non servono a nulla per tracciare le tue forniture interne.

Quando un’etichetta interna è tutto ciò che serve

Per quasi tutto ciò che accade all’interno della tua attività, le tue etichette bastano. Esempi comuni:

• Materiali di consumo che si esauriscono: guanti, prodotti per la pulizia, carta per stampante, nastro da imballaggio
• Materiali su uno scaffale di laboratorio o atelier: tubetti di colore, rotoli di tessuto, viti
• Attrezzature che presti o sposti: computer portatili, proiettori, utensili
• I luoghi di stoccaggio stessi: uno scaffale, una scatola, una stanza, un furgone

Nessuno al di fuori del tuo team scansionerà questi codici, quindi non c’è nulla da registrare e nessuna tariffa per codice. L’etichetta deve solo puntare al record giusto nel sistema che usi per tenere traccia del magazzino.

Codici QR o codici a barre classici per le etichette interne?

Per le etichette che crei da solo, puoi scegliere tra un codice a barre monodimensionale classico (le note linee verticali) e un codice bidimensionale come un codice QR. Ecco come si confrontano per l’uso interno.

	Codice a barre 1D classico	Codice QR
Scansionabile con la fotocamera del telefono	Sì, ma preferisce buona luce e un’angolazione dritta	Sì, facilmente, da quasi tutte le angolazioni
Resiste a un graffio o a una macchia	Meno tollerante	Più tollerante, grazie alla correzione d’errore integrata
Dimensione dell’etichetta	Larga e bassa	Piccola e quadrata, adatta a scatole e bordi di scaffali
Può contenere un link web	Nella pratica no	Sì, così una scansione può aprire direttamente il record
Necessario alla cassa di un negozio	Spesso sì (EAN, UPC)	Non usato per questo

Per le etichette interne, il codice QR è di solito la scelta più semplice. Si stampa piccolo, si scansiona da un telefono senza bisogno di allinearlo con cura, e può aprire direttamente la pagina dell’articolo.

Come creare codici a barre per la tua piccola attività, passo dopo passo

Che tu scelga codici QR o codici a barre classici, l’impostazione segue lo stesso ordine. Seguire questo ordine ti evita di dover stampare le etichette due volte.

1. Elenca cosa vuoi tracciare. Inizia dalle cose che conti più spesso o che finiscono più spesso, non da tutto ciò che possiedi.
2. Decidi cosa riceve un’etichetta. Alcuni team etichettano ogni articolo. Altri etichettano ogni scaffale o scatola e lo scansionano per vedere cosa contiene. Molti fanno entrambe le cose.
3. Controlla i codici a barre già esistenti. I prodotti che acquisti spesso hanno già un codice a barre del produttore. Puoi usarli così come sono (vedi la sezione successiva).
4. Crea prima i record. Crea ogni articolo e luogo di stoccaggio nel tuo sistema di gestione del magazzino prima di stampare, così ogni etichetta punta a qualcosa di reale.
5. Stampa un piccolo lotto e testalo. Scansiona alcune etichette con i telefoni che il tuo team usa davvero, nella luce in cui vivranno le etichette.
6. Attacca le etichette dove le persone guardano. I bordi degli scaffali e la parte anteriore delle scatole funzionano meglio del retro di una scatola.
7. Concordate l’abitudine. Decidete quando si scansiona: quando si prende qualcosa, quando si rifornisce, e durante un inventario.

L’ultimo passaggio conta più di tutti. Un’etichetta che nessuno scansiona è solo decorazione.

Usa i codici a barre già presenti sulla tua merce

Molte delle cose che acquisti arrivano con un codice a barre stampato dal produttore. Non serve coprirlo con la tua etichetta. Se il tuo sistema di gestione del magazzino riesce a leggere quel codice a barre e a collegarlo a uno dei tuoi articoli, scansionare la scatola apre il record giusto.

Funziona bene per i materiali di consumo che riordini spesso, come prodotti per la pulizia o inchiostro per stampante. Funziona meno bene per articoli che arrivano sfusi, senza confezione, o dove più cose diverse condividono una stessa scatola. Per questi, etichetta invece lo scaffale o la scatola.

Un’avvertenza: il codice a barre di un produttore identifica un prodotto, non un’unità specifica. Se devi distinguere due computer portatili identici, dai a ciascuno la propria etichetta interna.

Stampare etichette che durano

Non serve un’attrezzatura speciale per iniziare. Una stampante da ufficio e fogli di etichette adesive bastano per la maggior parte dei team. Una stampante di etichette dedicata vale la pena quando stampi spesso o hai bisogno di formati insoliti.

Alcuni punti pratici:

• Abbina l’etichetta al luogo. Le etichette di carta vanno bene su uno scaffale d’ufficio asciutto. Celle frigorifere, laboratori e furgoni richiedono un materiale per etichette più resistente, impermeabile, o una copertura trasparente.
• Lascia spazio bianco intorno al codice. Scanner e fotocamere hanno bisogno di un margine pulito per trovare i bordi.
• Tieni un nome leggibile accanto al codice. Le persone devono sapere a cosa serve l’etichetta senza doverla scansionare.
• Sostituisci le etichette danneggiate presto. Un’etichetta che fallisce una volta viene ignorata in seguito.

Quando un sistema di codici a barre è più di quanto serve

I codici a barre non valgono sempre la pena. Se tieni traccia di una manciata di articoli, una sola persona li gestisce e i conteggi raramente sbagliano, un semplice elenco può servirti perfettamente.

Le etichette iniziano a ripagare quando più persone prelevano dalla stessa merce, quando gli articoli si assomigliano, quando tieni le cose in più di un posto, o quando i conteggi non tornano regolarmente. È lì che “scansionalo” batte “cercalo nell’elenco e digita il numero”.

Dove si inserisce Tana

Tana è un’app di gestione del magazzino condivisa per team, e copre il lato delle etichette interne di questa guida.

• Etichette QR dall’app web. Stampa un foglio di etichette QR per i tuoi articoli o i tuoi luoghi di stoccaggio (scaffali, scatole, stanze, veicoli). Il foglio segue la tua ricerca o il tuo filtro attuali, così stampi solo ciò di cui hai bisogno.
• Scansiona per aprire. Scansionare un’etichetta con la fotocamera di iPhone o iPad, o con la fotocamera del browser nell’app web, apre quell’articolo o luogo di stoccaggio così puoi registrare la merce sul posto. Se qualcuno al di fuori del tuo team scansiona un’etichetta, vede il nome ma non le tue quantità di magazzino.
• Codici a barre del produttore. Collega il codice a barre già esistente di un prodotto a un articolo, e scansionare il prodotto lo apre. Tana legge formati comuni come EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 e codici QR; l’app per iPhone e iPad legge anche formati come Data Matrix, ITF-14 e PDF417.
• Aggiornamenti con un tocco. Usa − e + man mano che la merce esce ed entra, oppure imposta una quantità esatta contata durante un inventario. Tutto il team vede gli stessi numeri in tempo reale, e la cronologia mostra chi ha cambiato cosa, e quando.
• Avvisi di scorte basse. Imposta una soglia per ogni articolo e ricevi una notifica quando scende sotto quel livello.

Tana non emette né registra codici a barre per la vendita al dettaglio. Se vendi tramite rivenditori, continui a ottenerli dalla tua organizzazione GS1 nazionale. Tana ha un piano gratuito senza bisogno di carta, e funziona su iPhone, iPad, Mac e nel browser di qualsiasi computer.

Domande frequenti

Posso creare i miei codici a barre gratis?

Sì, per uso interno. Le etichette che scansiona solo il tuo team puoi generarle e stamparle da solo senza alcun costo per codice. I codici a barre per i prodotti venduti nei negozi sono diversi: devono essere registrati tramite la tua organizzazione GS1 nazionale.

Mi serve un codice a barre GS1 per tracciare il mio magazzino?

No. I codici a barre registrati servono a identificare i prodotti tra rivenditori e distributori. Per tracciare le tue forniture, attrezzature o materiali, bastano etichette interne come i codici QR.

Mi serve uno scanner di codici a barre, o posso usare il telefono?

La fotocamera di un telefono o di un tablet basta per la maggior parte dei piccoli team, specialmente con i codici QR. Uno scanner dedicato aiuta quando una persona scansiona grandi quantità tutto il giorno.

Devo etichettare ogni articolo o ogni scaffale?

Dipende da come lavorate. Etichetta gli articoli quando ognuno è distinto o si sposta spesso. Etichetta scaffali o scatole quando molte piccole cose convivono insieme e vuoi principalmente vedere e aggiornare cosa c’è in un posto.

Posso usare il codice a barre già presente su un prodotto?

Sì, se il tuo sistema di gestione del magazzino riesce a leggerlo e a collegarlo a un articolo. Risparmia la stampa e funziona meglio per i prodotti confezionati che acquisti ripetutamente.