Штрихкоди для малого бізнесу: внутрішні етикетки проти роздрібних штрихкодів

Якщо ви хочете зробити штрихкоди для малого бізнесу, спершу визначте, для чого вони потрібні. Штрихкод на товарі, який продають через касу чужого магазину, має бути зареєстрований. Штрихкод, який сканує лише ваша команда — на полиці, коробці чи запчастині — може бути будь-яким і надрукованим самостійно вже сьогодні.

Більшості невеликих команд потрібен саме другий варіант. Вони хочуть швидше знаходити товар, рахувати його з меншою кількістю помилок і перестати вбивати назви позицій у таблицю. Цей посібник пояснює різницю, допомагає обрати потрібний варіант і показує, як налаштувати етикетки, які команда справді скануватиме.

Два види штрихкодів, два різні завдання

Штрихкод — це просто спосіб записати код так, щоб камера чи сканер могли швидко його прочитати. Важливо, кому потрібно цей код розуміти.

• Роздрібні штрихкоди ідентифікують товар для всього світу. Каса магазину, склад маркетплейсу чи дистрибʼютор сканує його і шукає у своїй системі. Щоб це працювало, кожен код має бути унікальним у світовому масштабі, тому його не вигадують, а отримують.
• Внутрішні етикетки ідентифікують щось лише для вашої команди. Код означає «ця коробка зі скотчем» або «проєктор у переговорній B», і знати це має лише ваша власна система обліку.

Плутати ці два види — найпоширеніша помилка. Команди купують роздрібні коди, які їм ніколи не були потрібні, або друкують саморобні номери на товарах, які роздрібний продавець не прийме на вході.

Коли потрібен роздрібний штрихкод

Зареєстрований роздрібний штрихкод потрібен, якщо товар, який ви виробляєте чи пакуєте, продаватимуть через касу іншої компанії, або він має бути розміщений у рітейлера чи на маркетплейсі, який цього вимагає.

Такі коди називають GTIN. Залежно від регіону та призначення ви побачите їх як коди EAN або UPC. Вони не генеруються програмою на вашому комп’ютері. Ви отримуєте їх, вступивши до національної організації GS1 своєї країни — органу, що видає префікси компаній, — а потім присвоюєте код кожному варіанту товару, який продаєте. Інший розмір чи колір зазвичай означає інший код.

Отримавши коди, ви можете надрукувати їх на упаковці чи етикетках будь-якою дизайнерською або етикетковою програмою, що підтримує цей формат. Важлива саме реєстрація, а не друк.

Якщо ви не продаєте фізичні товари через роздрібні канали, цей розділ можна повністю пропустити. Зареєстровані штрихкоди жодним чином не допомагають обліковувати ваші власні матеріали.

Коли достатньо внутрішньої етикетки

Майже для всього, що відбувається всередині вашої компанії, власних етикеток достатньо. Типові приклади:

• Витратні матеріали, що закінчуються: рукавички, засоби для прибирання, папір для принтера, пакувальний скотч
• Матеріали на полиці майстерні чи студії: тюбики фарби, рулони тканини, шурупи
• Обладнання, яке ви видаєте чи переміщуєте: ноутбуки, проєктори, інструменти
• Самі місця зберігання: полиця, ящик, кімната, машина

Ці коди ніхто за межами вашої команди не сканує, тому реєструвати нічого не треба і платити за код не потрібно. Етикетка має лише вказувати на потрібний запис у системі, яку ви використовуєте для обліку товару.

QR-код чи класичний штрихкод для внутрішніх етикеток?

Для етикеток, які ви робите самі, можна обрати між класичним одновимірним штрихкодом (знайомі вертикальні лінії) і двовимірним кодом, наприклад QR. Ось як вони порівнюються для внутрішнього використання.

	Класичний 1D-штрихкод	QR-код
Зчитується камерою телефону	Так, але потребує хорошого світла й прямого кута	Так, легко, майже під будь-яким кутом
Стійкість до подряпини чи плями	Менш стійкий	Стійкіший завдяки вбудованій корекції помилок
Розмір етикетки	Широка й невисока	Маленька й квадратна, вміщується на коробках і краях полиць
Може містити вебпосилання	На практиці ні	Так, тому сканування може одразу відкрити запис
Потрібен на касі магазину	Зазвичай так (EAN, UPC)	Для цього не використовується

Для внутрішніх етикеток QR-код зазвичай простіший у використанні. Він друкується невеликим, легко зчитується телефоном без точного прицілювання і одразу відкриває сторінку товару.

Як зробити штрихкоди для малого бізнесу: покроково

Обираєте ви QR-коди чи класичні штрихкоди, налаштування відбувається в однаковому порядку. Дотримуючись його, ви уникнете повторного друку етикеток.

1. Складіть список того, що хочете обліковувати. Почніть із того, що найчастіше рахуєте або що найчастіше закінчується, а не з усього поспіль.
2. Вирішіть, що отримає етикетку. Одні команди маркують кожну позицію. Інші маркують полицю чи коробку і сканують її, щоб побачити вміст. Багато хто робить і те, і інше.
3. Перевірте, чи вже є штрихкод. На товарах, які ви закуповуєте, часто вже є штрихкод виробника. Його можна використовувати як є (див. наступний розділ).
4. Спершу створіть записи. Заведіть кожну позицію та місце зберігання в системі обліку до друку, щоб кожна етикетка вказувала на щось реальне.
5. Надрукуйте невелику партію і протестуйте. Відскануйте кілька етикеток телефонами, якими реально користується команда, за такого освітлення, де етикетки будуть висіти.
6. Клейте етикетки там, де на них дивляться. Краї полиць і передня сторона коробок працюють краще, ніж задня стінка коробки.
7. Домовтеся про звичку. Вирішіть, коли сканувати: при видачі, при поповненні та під час інвентаризації.

Останній пункт найважливіший. Етикетка, яку ніхто не сканує, — просто прикраса.

Використовуйте штрихкоди, які вже є на товарі

Багато з того, що ви закуповуєте, приходить із вже надрукованим виробником штрихкодом. Заклеювати його власною етикеткою не потрібно. Якщо ваша система обліку може прочитати цей штрихкод і зв’язати його з однією з ваших позицій, сканування коробки відкриває потрібний запис.

Це добре працює для витратних матеріалів, які ви замовляєте часто, наприклад засобів для прибирання чи чорнила для принтера. Гірше працює для товарів, що приходять розсипом, без упаковки, або коли в одній коробці лежить кілька різних речей. Для них краще промаркувати полицю чи ящик.

Одне застереження: штрихкод виробника ідентифікує товар, а не конкретний примірник. Якщо потрібно розрізняти два однакові ноутбуки, дайте кожному окрему внутрішню етикетку.

Друк етикеток, які прослужать довго

Для початку не потрібне спеціальне обладнання. Офісного принтера й аркушів самоклейких етикеток достатньо більшості команд. Спеціальний принтер для етикеток окупається, коли ви друкуєте часто або потрібні нестандартні розміри.

Кілька практичних порад:

• Підбирайте етикетку під місце. Паперові етикетки добре підходять для сухої офісної полиці. Холодильні камери, майстерні та машини потребують міцніших, водостійких етикеток чи прозорого покриття.
• Залишайте білі поля навколо коду. Сканерам і камерам потрібен вільний від перешкод край, щоб знайти межі коду.
• Тримайте поруч із кодом читабельну назву. Люди мають розуміти, для чого етикетка, не скануючи її.
• Замінюйте пошкоджені етикетки заздалегідь. Етикетку, яка одного разу не зчиталася, потім просто перестають використовувати.

Коли система штрихкодів — це забагато

Штрихкоди не завжди виправдані. Якщо ви обліковуєте жменьку позицій, ними опікується одна людина, а розбіжності під час підрахунку трапляються рідко, простого списку може бути цілком достатньо.

Етикетки починають окупатися, коли з тим самим запасом працює кілька людей, коли товари схожі один на одного, коли речі зберігаються не в одному місці, або коли підрахунки регулярно розходяться з реальністю. Саме тоді «відсканувати» перемагає «знайти в списку й ввести число».

Чим тут може допомогти Tana

Tana — це спільний застосунок для обліку товару для команд, і він покриває частину цього посібника про внутрішні етикетки.

• QR-етикетки з вебзастосунку. Роздрукуйте аркуш QR-етикеток для своїх позицій або місць зберігання (полиці, коробки, кімнати, транспорт). Аркуш враховує поточний пошук чи фільтр, тож можна надрукувати лише те, що потрібно.
• Скан — і одразу відкрито. Сканування етикетки камерою iPhone чи iPad, або камерою браузера у вебзастосунку, відкриває потрібну позицію чи місце зберігання, щоб одразу зафіксувати залишок. Якщо етикетку сканує хтось поза командою, він побачить назву, але не ваші кількості на складі.
• Штрихкоди виробника. Прив’яжіть уже наявний штрихкод товару до позиції — і сканування товару відкриватиме її. Tana читає поширені формати: EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 і QR-коди; застосунок для iPhone та iPad також читає такі формати, як Data Matrix, ITF-14 і PDF417.
• Оновлення в один дотик. Використовуйте − і + у міру витрати й надходження товару, або вкажіть точну підраховану кількість під час інвентаризації. Уся команда бачить одні й ті самі актуальні числа, а історія показує, хто і коли що змінив.
• Сповіщення про низький залишок. Задайте поріг для кожної позиції й отримуйте повідомлення, коли вона закінчується.

Tana не видає й не реєструє роздрібні штрихкоди. Якщо ви продаєте через рітейлерів, ці коди ви й надалі отримуватимете в організації GS1 своєї країни. У Tana є безкоштовний план без прив’язки картки, і вона працює на iPhone, iPad, Mac і в браузері на будь-якому комп’ютері.

Часті запитання

Чи можна зробити штрихкод самому безкоштовно?

Так, для внутрішнього використання. Етикетки, які сканує лише ваша команда, можна створювати і друкувати самостійно без плати за код. Штрихкоди для товарів, що продаються в магазинах, — це інше: їх потрібно реєструвати через національну організацію GS1.

Чи потрібен штрихкод GS1, щоб обліковувати власний склад?

Ні. Зареєстровані штрихкоди потрібні для ідентифікації товарів між рітейлерами й дистрибʼюторами. Щоб обліковувати власні витратні матеріали, обладнання чи матеріали, достатньо внутрішніх етикеток, таких як QR-коди.

Чи потрібен сканер штрихкодів, чи можна обійтися телефоном?

Камери телефону чи планшета достатньо більшості невеликих команд, особливо з QR-кодами. Спеціальний сканер стане в пригоді, коли одна людина сканує великі обсяги весь день.

Маркувати кожну позицію чи кожну полицю?

Залежить від того, як ви працюєте. Маркуйте позиції, коли кожна з них унікальна або часто переміщується. Маркуйте полиці чи ящики, коли разом зберігається багато дрібних речей і ви переважно хочете бачити й оновлювати вміст одного місця.

Чи можна використати штрихкод, який уже є на товарі?

Так, якщо ваша система обліку може його прочитати і зв’язати з позицією. Це економить на друку і найкраще працює для упакованих товарів, які ви закуповуєте знову й знову.