Küçük işletmeler için barkod oluşturma: iç etiketler mi, perakende barkodu mu?

Küçük bir işletme için barkod oluşturmak istiyorsanız önce barkodun ne işe yarayacağına karar verin. Başka birinin mağazasında satılan bir ürüne konan barkodun kayıtlı olması gerekir. Sadece ekibinizin okuttuğu bir barkod ise -bir rafta, kutuda ya da yedek parçada- ne olursa olsun bugünden kendiniz basabilirsiniz.

Küçük ekiplerin çoğuna gereken, ikinci türdür. Stoku daha hızlı bulmak, daha az hatayla saymak ve ürün adlarını tablolara elle yazmayı bırakmak isterler. Bu rehber iki barkod türü arasındaki farkı açıklar, doğru seçimi yapmanıza yardımcı olur ve ekibinizin gerçekten okutacağı etiketleri kurma sürecini adım adım gösterir.

İki tür barkod, birbirinden farklı iki görev

Barkod, bir kameranın ya da okuyucunun hızla okuyabileceği bir kodu yazmanın yalnızca bir yoludur. Önemli olan, o kodu kimin anlaması gerektiğidir.

• Perakende barkodları, bir ürünü tüm dünyaya karşı tanımlar. Bir mağazanın kasası, bir pazaryerinin deposu ya da bir distribütör bunu okutup kendi sisteminde sorgular. Bunun işlemesi için her kodun küresel olarak benzersiz olması gerekir; bu yüzden uydurulmaz, size verilir.
• İç etiketler ise bir şeyi yalnızca sizin ekibiniz için tanımlar. Kod, “bu koli bandı kutusu” ya da “B toplantı odasındaki projeksiyon” anlamına gelir ve bunu bilmesi gereken tek şey kendi stok takip sisteminizdir.

Bu ikisini karıştırmak en yaygın hatadır. Ekipler hiç ihtiyaçları olmayan perakende barkodları satın alır, ya da kendi uydurdukları numaraları ürünlere basar ve satıcı bunları kapıda reddeder.

Perakende barkoduna ne zaman ihtiyacınız var

Ürettiğiniz ya da paketlediğiniz bir ürün başka birinin kasasından satılacaksa, ya da barkod isteyen bir satıcı veya pazaryerinde listelenecekse, kayıtlı bir perakende barkoduna ihtiyacınız var demektir.

Bu kodlar uluslararası olarak GTIN diye bilinir. Bölgeye ve kullanıma göre EAN veya UPC kodu olarak görürsünüz. Bunlar bilgisayarınızdaki bir araçla üretilmez. Şirket ön eklerini veren standart kuruluşu olan, ülkenizdeki GS1 kuruluşuna üye olarak edinirsiniz, ardından sattığınız her ürün çeşidine bir kod atarsınız. Farklı bir boyut ya da renk genellikle farklı bir kod demektir.

Kodlarınızı aldıktan sonra, bu formatı destekleyen herhangi bir tasarım ya da etiket yazılımıyla ambalaja ya da etiketlere basabilirsiniz. Önemli olan kayıt, basım değil.

Fiziksel ürünleri perakende kanallar üzerinden satmıyorsanız, bu bölümü tamamen atlayabilirsiniz. Kayıtlı barkodlar kendi malzemelerinizi takip etmenize hiçbir katkı sağlamaz.

İç etiketin yeterli olduğu durumlar

Şirketinizin dört duvarı içinde olan hemen her şey için kendi etiketleriniz yeterlidir. Yaygın örnekler:

• Tükenen sarf malzemeleri: eldiven, temizlik ürünleri, yazıcı kağıdı, koli bandı
• Atölye ya da stüdyo rafındaki malzemeler: boya tüpleri, kumaş topları, vidalar
• Ödünç verdiğiniz ya da taşıdığınız ekipmanlar: dizüstü bilgisayarlar, projeksiyonlar, aletler
• Depolama yerlerinin kendisi: bir raf, bir kutu, bir oda, bir araç

Bu kodları ekibiniz dışında kimse okutmaz, dolayısıyla kaydettirilecek bir şey ve kod başına ücret yoktur. Etiketin tek yapması gereken, stok takibi için kullandığınız sistemdeki doğru kaydı işaret etmektir.

İç etiketler için QR kod mu, klasik barkod mu?

Kendi yaptığınız etiketler için, tanıdık dikey çizgilerden oluşan klasik tek boyutlu bir barkod ile QR kod gibi iki boyutlu bir kod arasında seçim yapabilirsiniz. İç kullanım için bunları şöyle karşılaştırabiliriz.

	Klasik 1D barkod	QR kod
Telefon kamerasıyla okunur	Evet, ama iyi ışık ve düz açı ister	Evet, çoğu açıdan kolayca
Çizik veya lekeye dayanıklılık	Daha az toleranslı	Yerleşik hata düzeltme sayesinde daha toleranslı
Etiket boyutu	Geniş ve kısa	Küçük ve kare, kutulara ve raf kenarlarına sığar
Web bağlantısı taşıyabilir	Pratikte hayır	Evet, böylece okutma doğrudan kaydı açabilir
Perakende kasasında gerekir	Genellikle evet (EAN, UPC)	Bunun için kullanılmaz

İç etiketler için genellikle QR kod daha kolay bir seçimdir. Küçük basılır, telefonla dikkatli hizalama gerekmeden okunur ve okutulduğunda doğrudan ürünün sayfasını açabilir.

Küçük işletmeniz için adım adım barkod oluşturma

İster QR kod ister klasik barkod seçin, kurulum aynı sırayı izler. Bu sırayı takip etmek, etiketleri iki kez bastırmanızı önler.

1. Takip etmek istediklerinizi listeleyin. Sahip olduğunuz her şeyle değil, en sık saydığınız ya da en sık tükenen şeylerle başlayın.
2. Neyin etiketleneceğine karar verin. Bazı ekipler her ürünü etiketler. Bazıları her rafı ya da kutuyu etiketler ve içinde ne olduğunu görmek için okutur. Birçoğu ikisini birden yapar.
3. Mevcut barkodları kontrol edin. Satın aldığınız ürünlerde genellikle üreticinin barkodu zaten vardır. Bunları oldukları gibi kullanabilirsiniz (bir sonraki bölüme bakın).
4. Önce kayıtları oluşturun. Basmadan önce her ürünü ve depolama yerini stok sisteminizde oluşturun, böylece her etiket gerçekten var olan bir şeyi işaret eder.
5. Küçük bir parti basıp test edin. Ekibinizin gerçekten kullandığı telefonlarla, etiketlerin duracağı ışıkta birkaç etiketi okutun.
6. Etiketleri insanların baktığı yerlere yapıştırın. Raf kenarları ve kutuların önü, bir kutunun arkasından daha işe yarar.
7. Alışkanlık üzerinde anlaşın. İnsanların ne zaman okutacağına karar verin: bir şey aldıklarında, stok tamamladıklarında ve sayım sırasında.

Son adım en önemlisidir. Kimsenin okutmadığı bir etiket süsten ibarettir.

Stoğunuzda zaten bulunan barkodları kullanın

Satın aldığınız birçok şey, üreticinin bastığı bir barkodla gelir. Üzerine kendi etiketinizi yapıştırmanıza gerek yoktur. Stok sisteminiz o barkodu okuyup bir ürününüzle eşleştirebiliyorsa, kutuyu okutmak doğru kaydı açar.

Bu, temizlik ürünleri ya da yazıcı mürekkebi gibi sık sık yeniden sipariş ettiğiniz sarf malzemeleri için iyi işler. Ambalajsız gelen, dökme ürünler ya da bir kutuda birkaç farklı şeyin birlikte bulunduğu durumlarda daha az işe yarar. Bunlar için rafı ya da kutuyu etiketleyin.

Bir uyarı: üreticinin barkodu bir ürünü tanımlar, belirli bir birimi değil. Aynı iki dizüstü bilgisayarı birbirinden ayırmanız gerekiyorsa, her birine kendi iç etiketini verin.

Kalıcı etiketler basmak

Başlamak için özel bir ekipmana ihtiyacınız yok. Çoğu ekip için bir ofis yazıcısı ve yapışkanlı etiket sayfaları yeterlidir. Sık sık bastığınızda ya da alışılmadık boyutlarda etikete ihtiyacınız olduğunda özel bir etiket yazıcısı almaya değer.

Birkaç pratik nokta:

• Etiketi bulunduğu yere uygun seçin. Kuru bir ofis rafında kağıt etiketler yeterlidir. Soğuk odalar, atölyeler ve araçlar daha dayanıklı, suya dayanıklı etiket malzemesi ya da şeffaf bir kapak gerektirir.
• Kodun etrafında boşluk bırakın. Okuyucuların ve kameraların kodun kenarlarını bulabilmesi için sakin bir kenar boşluğuna ihtiyacı vardır.
• Kodun yanına okunabilir bir isim koyun. İnsanlar etiketi okutmadan neye ait olduğunu bilmelidir.
• Hasarlı etiketleri erken değiştirin. Bir kez okunamayan etiket, sonrasında görmezden gelinir.

Barkod sisteminin fazla geldiği durumlar

Barkodlar her zaman değmez. Birkaç ürünü takip ediyorsanız, bunları tek bir kişi yönetiyorsa ve sayımlar nadiren yanlış çıkıyorsa, basit bir liste gayet iyi hizmet edebilir.

Etiketler, birden fazla kişi aynı stoktan aldığında, ürünler birbirine benzediğinde, eşyaları birden fazla yerde tuttuğunuzda ya da sayımlar düzenli olarak tutmadığında karlı hale gelmeye başlar. İşte o zaman “okut” seçeneği “listede bulup sayıyı yazmak”tan üstün gelir.

Tana nereye uyuyor

Tana, ekipler için paylaşımlı bir stok uygulamasıdır ve bu rehberin iç etiket kısmını kapsar.

• Web uygulamasından QR etiketleri. Ürünleriniz ya da depolarınız (raflar, kutular, odalar, araçlar) için bir QR etiket sayfası bastırın. Sayfa mevcut arama ya da filtrenizi takip eder, böylece yalnızca ihtiyacınız olanı basarsınız.
• Okutunca açılır. Bir etiketi iPhone ya da iPad kamerasıyla, ya da web uygulamasında tarayıcının kamerasıyla okutmak, o ürünü ya da depoyu açar, böylece stoku anında kaydedebilirsiniz. Ekibiniz dışından biri bir etiketi okutursa, ismi görür ama stok miktarlarınızı görmez.
• Üretici barkodları. Bir ürünün mevcut barkodunu bir ürüne ekleyin, ürünü okutmak onu açsın. Tana, EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 ve QR kod gibi yaygın formatları okur; iPhone ve iPad uygulaması ayrıca Data Matrix, ITF-14 ve PDF417 gibi formatları da okur.
• Tek dokunuşla güncelleme. Stok çıkarken ve girerken − ve + kullanın, ya da bir sayım sırasında tam olarak sayılan bir miktar girin. Tüm ekip aynı canlı sayıları görür ve geçmiş, kimin neyi ne zaman değiştirdiğini gösterir.
• Düşük stok uyarıları. Her ürün için bir eşik belirleyin ve stok azaldığında haber alın.

Tana perakende barkodu vermez ya da kaydettirmez. Perakendeciler üzerinden satış yapıyorsanız, o kodları yine de ülkenizdeki GS1 kuruluşundan almanız gerekir. Tana’nın kart gerektirmeyen ücretsiz bir planı vardır ve iPhone, iPad, Mac’te ve herhangi bir bilgisayarda tarayıcı üzerinden çalışır.

Sıkça sorulan sorular

Kendi barkodumu ücretsiz oluşturabilir miyim?

Evet, iç kullanım için. Yalnızca ekibinizin okuttuğu etiketleri, kod başına ücret ödemeden kendiniz oluşturup basabilirsiniz. Mağazalarda satılan ürünlere ait barkodlar farklıdır: bunların ülkenizdeki GS1 kuruluşu üzerinden kaydedilmesi gerekir.

Kendi stokumu takip etmek için GS1 barkoduna ihtiyacım var mı?

Hayır. Kayıtlı barkodlar, ürünleri perakendeciler ve distribütörler arasında tanımlamak içindir. Kendi sarf malzemelerinizi, ekipmanınızı ya da malzemelerinizi takip etmek için QR kod gibi iç etiketler yeterlidir.

Barkod okuyucusuna mı ihtiyacım var, yoksa telefon yeter mi?

Küçük ekiplerin çoğu için bir telefon ya da tablet kamerası yeterlidir, özellikle QR kodlarla. Bir kişinin gün boyu büyük miktarlarda okutma yaptığı durumlarda özel bir okuyucu işe yarayabilir.

Her ürünü mü etiketlemeliyim, her rafı mı?

Bu, nasıl çalıştığınıza bağlıdır. Her biri farklı olan ya da sık sık yer değiştiren ürünleri etiketleyin. Birçok küçük şeyin bir arada durduğu ve çoğunlukla bir yerdeki içeriği görmek ve güncellemek istediğiniz durumlarda rafları ya da kutuları etiketleyin.

Bir üründe zaten bulunan barkodu kullanabilir miyim?

Evet, stok sisteminiz onu okuyup bir ürünle eşleştirebiliyorsa. Bu, basım işini azaltır ve tekrar tekrar satın aldığınız paketli ürünler için en iyi şekilde çalışır.