Πώς να φτιάξετε barcode για μικρή επιχείρηση: εσωτερικές ετικέτες ή barcode λιανικής

Αν θέλετε να φτιάξετε barcode για μια μικρή επιχείρηση, αποφασίστε πρώτα σε τι θα χρησιμεύει. Ένα barcode πάνω σε προϊόν που πουλάτε στο κατάστημα κάποιου άλλου πρέπει να είναι καταχωρημένο. Ένα barcode που σαρώνει μόνο η δική σας ομάδα, πάνω σε ένα ράφι, ένα κουτί ή ένα ανταλλακτικό, μπορεί να είναι ό,τι θέλετε και να το τυπώσετε μόνοι σας, από σήμερα.

Οι περισσότερες μικρές ομάδες χρειάζονται μόνο το δεύτερο είδος. Θέλουν να βρίσκουν τα αποθέματα πιο γρήγορα, να τα μετρούν με λιγότερα λάθη και να σταματήσουν να πληκτρολογούν ονόματα προϊόντων σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τη διαφορά, σας βοηθά να επιλέξετε και σας καθοδηγεί στη ρύθμιση ετικετών που η ομάδα σας θα σαρώνει πραγματικά.

Δύο είδη barcode, δύο εντελώς διαφορετικές δουλειές

Ένα barcode είναι απλώς ένας τρόπος να γραφτεί ένας κωδικός που μια κάμερα ή σαρωτής μπορεί να διαβάσει γρήγορα. Αυτό που έχει σημασία είναι ποιος χρειάζεται να κατανοήσει αυτόν τον κωδικό.

• Τα barcode λιανικής ταυτοποιούν ένα προϊόν απέναντι σε όλο τον κόσμο. Το ταμείο ενός καταστήματος, μια αποθήκη πλατφόρμας ή ένας διανομέας το σαρώνει και αναζητά τον κωδικό στο δικό του σύστημα. Για να λειτουργήσει αυτό, κάθε κωδικός πρέπει να είναι μοναδικός παγκοσμίως, γι’ αυτό εκδίδεται και δεν επινοείται.
• Οι εσωτερικές ετικέτες ταυτοποιούν κάτι μόνο για τη δική σας ομάδα. Ο κωδικός σημαίνει «αυτό το κουτί με ταινία συσκευασίας» ή «ο προβολέας στην αίθουσα συσκέψεων Β», και μόνο το δικό σας σύστημα διαχείρισης αποθέματος χρειάζεται να το ξέρει.

Η σύγχυση των δύο είναι το πιο συνηθισμένο λάθος. Ομάδες αγοράζουν κωδικούς λιανικής που ποτέ δεν χρειάζονταν, ή τυπώνουν δικούς τους αριθμούς πάνω σε προϊόντα που ένα κατάστημα απορρίπτει στην πόρτα.

Πότε χρειάζεστε barcode λιανικής

Χρειάζεστε καταχωρημένο barcode λιανικής όταν ένα προϊόν που κατασκευάζετε ή συσκευάζετε πρόκειται να πωληθεί μέσω του ταμείου κάποιου άλλου, ή να καταχωρηθεί σε κατάστημα ή πλατφόρμα που το απαιτεί.

Αυτοί οι κωδικοί ονομάζονται GTIN. Ανάλογα με την περιοχή και τη χρήση, θα τους δείτε ως EAN ή UPC. Δεν δημιουργούνται από κάποιο εργαλείο στον υπολογιστή σας. Τους αποκτάτε γινόμενοι μέλος του εθνικού οργανισμού GS1 της χώρας σας, του φορέα προτυποποίησης που εκδίδει κωδικούς προθέματος εταιρειών, και στη συνέχεια αναθέτοντας έναν κωδικό σε κάθε παραλλαγή προϊόντος που πουλάτε. Διαφορετικό μέγεθος ή χρώμα συνήθως σημαίνει διαφορετικό κωδικό.

Μόλις έχετε τους κωδικούς σας, μπορείτε να τους τυπώσετε σε συσκευασία ή ετικέτες με οποιοδήποτε λογισμικό σχεδίασης ή ετικετών που υποστηρίζει τη μορφή. Το σημαντικό είναι η καταχώριση, όχι η εκτύπωση.

Αν δεν πουλάτε φυσικά προϊόντα μέσω καναλιών λιανικής, μπορείτε να προσπεράσετε εντελώς αυτή την ενότητα. Τα καταχωρημένα barcode δεν προσφέρουν τίποτα για την παρακολούθηση των δικών σας προμηθειών.

Πότε αρκεί μια εσωτερική ετικέτα

Για σχεδόν οτιδήποτε συμβαίνει μέσα στην επιχείρησή σας, οι δικές σας ετικέτες αρκούν. Συνηθισμένα παραδείγματα:

• Αναλώσιμα που τελειώνουν: γάντια, καθαριστικά, χαρτί εκτυπωτή, ταινία συσκευασίας
• Υλικά σε ράφι εργαστηρίου ή στούντιο: σωληνάρια χρώματος, ρολά υφάσματος, βίδες
• Εξοπλισμός που δανείζετε ή μετακινείτε: φορητοί υπολογιστές, προβολείς, εργαλεία
• Οι ίδιοι οι χώροι αποθήκευσης: ένα ράφι, ένα κουτί, ένα δωμάτιο, ένα φορτηγάκι

Κανείς εκτός της ομάδας σας δεν θα σαρώσει αυτούς τους κωδικούς, οπότε δεν υπάρχει τίποτα να καταχωρηθεί ούτε χρέωση ανά κωδικό. Η ετικέτα χρειάζεται μόνο να παραπέμπει στη σωστή εγγραφή στο όποιο σύστημα χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση του αποθέματος.

Κωδικοί QR ή κλασικά barcode για εσωτερικές ετικέτες;

Για ετικέτες που φτιάχνετε μόνοι σας, μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα σε ένα κλασικό μονοδιάστατο barcode (οι γνωστές κάθετες γραμμές) και έναν δισδιάστατο κωδικό όπως ένα QR code. Δείτε πώς συγκρίνονται για εσωτερική χρήση.

	Κλασικό 1D barcode	QR code
Σαρώνεται από κάμερα κινητού	Ναι, αλλά προτιμά καλό φωτισμό και ίσια γωνία	Ναι, εύκολα, από τις περισσότερες γωνίες
Αντέχει σε γρατζουνιά ή λέκε	Λιγότερο ανεκτικό	Πιο ανεκτικό, χάρη στην ενσωματωμένη διόρθωση σφαλμάτων
Μέγεθος ετικέτας	Πλατύ και χαμηλό	Μικρό και τετράγωνο, χωράει σε κουτιά και άκρες ραφιών
Μπορεί να περιέχει σύνδεσμο ιστού	Στην πράξη όχι	Ναι, ώστε μια σάρωση να ανοίγει κατευθείαν την εγγραφή
Απαιτείται στο ταμείο λιανικής	Συχνά ναι (EAN, UPC)	Δεν χρησιμοποιείται γι’ αυτό

Για εσωτερικές ετικέτες, το QR code είναι συνήθως η ευκολότερη επιλογή. Τυπώνεται μικρό, σαρώνεται από κινητό χωρίς προσεκτική ευθυγράμμιση και μπορεί να ανοίξει κατευθείαν τη σελίδα του είδους.

Πώς να φτιάξετε barcode για τη μικρή σας επιχείρηση, βήμα προς βήμα

Είτε επιλέξετε QR codes είτε κλασικά barcode, η ρύθμιση ακολουθεί την ίδια σειρά. Αν το κάνετε με αυτή τη σειρά, γλιτώνετε τη διπλή εκτύπωση ετικετών.

1. Καταγράψτε τι θέλετε να παρακολουθείτε. Ξεκινήστε με όσα μετράτε ή τελειώνουν πιο συχνά, όχι με ό,τι έχετε συνολικά.
2. Αποφασίστε τι θα πάρει ετικέτα. Κάποιες ομάδες βάζουν ετικέτα σε κάθε είδος. Άλλες βάζουν ετικέτα σε κάθε ράφι ή κουτί και τη σαρώνουν για να δουν τι περιέχει. Πολλές κάνουν και τα δύο.
3. Ελέγξτε για υπάρχοντα barcode. Τα προϊόντα που αγοράζετε συχνά έχουν ήδη barcode κατασκευαστή. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε όπως είναι (δείτε την επόμενη ενότητα).
4. Δημιουργήστε πρώτα τις εγγραφές. Δημιουργήστε κάθε είδος και χώρο αποθήκευσης στο σύστημα διαχείρισης αποθέματός σας πριν από την εκτύπωση, ώστε κάθε ετικέτα να παραπέμπει σε κάτι πραγματικό.
5. Τυπώστε μια μικρή παρτίδα και δοκιμάστε την. Σαρώστε μερικές ετικέτες με τα κινητά που χρησιμοποιεί πράγματι η ομάδα σας, στον φωτισμό όπου θα βρίσκονται οι ετικέτες.
6. Κολλήστε τις ετικέτες εκεί που κοιτάζουν οι άνθρωποι. Οι άκρες ραφιών και η μπροστινή πλευρά κουτιών λειτουργούν καλύτερα από την πίσω πλευρά ενός κιβωτίου.
7. Συμφωνήστε στη συνήθεια. Αποφασίστε πότε σαρώνει ο κόσμος: όταν παίρνει κάτι, όταν αναπληρώνει, και κατά τη διάρκεια μιας απογραφής.

Το τελευταίο βήμα είναι το πιο σημαντικό. Μια ετικέτα που κανείς δεν σαρώνει είναι απλώς διακόσμηση.

Χρησιμοποιήστε τα barcode που ήδη υπάρχουν στο απόθεμά σας

Πολλά από όσα αγοράζετε φτάνουν με barcode τυπωμένο από τον κατασκευαστή. Δεν χρειάζεται να το καλύψετε με τη δική σας ετικέτα. Αν το σύστημα διαχείρισης αποθέματός σας μπορεί να διαβάσει αυτό το barcode και να το συνδέσει με ένα από τα είδη σας, η σάρωση του κουτιού ανοίγει τη σωστή εγγραφή.

Αυτό λειτουργεί καλά για αναλώσιμα που παραγγέλνετε ξανά συχνά, όπως καθαριστικά ή μελάνι εκτυπωτή. Λειτουργεί λιγότερο καλά για είδη που έρχονται χύμα, χωρίς συσκευασία, ή όπου πολλά διαφορετικά πράγματα μοιράζονται ένα κουτί. Γι’ αυτά, βάλτε ετικέτα στο ράφι ή στο κουτί αντ’ αυτού.

Μια προειδοποίηση: το barcode ενός κατασκευαστή ταυτοποιεί ένα προϊόν, όχι μια συγκεκριμένη μονάδα. Αν χρειάζεται να ξεχωρίσετε δύο πανομοιότυπους φορητούς υπολογιστές, δώστε στον καθένα τη δική του εσωτερική ετικέτα.

Εκτύπωση ετικετών που αντέχουν

Δεν χρειάζεστε ειδικό εξοπλισμό για να ξεκινήσετε. Ένας εκτυπωτής γραφείου και φύλλα αυτοκόλλητων ετικετών αρκούν για τις περισσότερες ομάδες. Ένας ειδικός εκτυπωτής ετικετών αξίζει τον κόπο μόλις τυπώνετε συχνά ή χρειάζεστε ασυνήθιστα μεγέθη.

Μερικά πρακτικά σημεία:

• Ταιριάξτε την ετικέτα με τον χώρο. Οι χάρτινες ετικέτες είναι μια χαρά σε στεγνό ράφι γραφείου. Ψυκτικοί θάλαμοι, εργαστήρια και φορτηγάκια απαιτούν πιο ανθεκτικό, υδατοστεγές υλικό ετικέτας ή διαφανές κάλυμμα.
• Αφήστε λευκό χώρο γύρω από τον κωδικό. Οι σαρωτές και οι κάμερες χρειάζονται ένα ήσυχο περιθώριο για να εντοπίσουν τις άκρες.
• Κρατήστε ένα ευανάγνωστο όνομα δίπλα στον κωδικό. Ο κόσμος πρέπει να ξέρει σε τι χρησιμεύει η ετικέτα χωρίς να τη σαρώσει.
• Αντικαταστήστε τις φθαρμένες ετικέτες νωρίς. Μια ετικέτα που αποτυγχάνει μία φορά, αγνοείται στη συνέχεια.

Πότε ένα σύστημα barcode είναι παραπάνω απ’ όσο χρειάζεστε

Τα barcode δεν αξίζουν πάντα τον κόπο. Αν παρακολουθείτε μια χούφτα είδη, τα διαχειρίζεται ένα άτομο, και οι μετρήσεις σπάνια βγαίνουν λάθος, μια απλή λίστα μπορεί να σας εξυπηρετήσει άριστα.

Οι ετικέτες αρχίζουν να αποδίδουν όταν πολλά άτομα παίρνουν από το ίδιο απόθεμα, όταν τα είδη μοιάζουν μεταξύ τους, όταν κρατάτε πράγματα σε περισσότερα από έναν χώρους, ή όταν οι μετρήσεις βγαίνουν συχνά λάθος. Τότε το «σάρωσέ το» νικά το «βρες το στη λίστα και πληκτρολόγησε τον αριθμό».

Πού ταιριάζει η Tana

Η Tana είναι μια κοινόχρηστη εφαρμογή αποθέματος για ομάδες, και καλύπτει την πλευρά των εσωτερικών ετικετών αυτού του οδηγού.

• Ετικέτες QR από τη web εφαρμογή. Τυπώστε ένα φύλλο με ετικέτες QR για τα είδη ή τους χώρους αποθήκευσής σας (ράφια, κουτιά, δωμάτια, οχήματα). Το φύλλο ακολουθεί την τρέχουσα αναζήτηση ή το φίλτρο σας, ώστε να τυπώνετε μόνο ό,τι χρειάζεστε.
• Σάρωση για άνοιγμα. Η σάρωση μιας ετικέτας με την κάμερα του iPhone ή του iPad, ή με την κάμερα του browser στη web εφαρμογή, ανοίγει εκείνο το είδος ή τον χώρο αποθήκευσης ώστε να καταγράψετε το απόθεμα επιτόπου. Αν κάποιος εκτός ομάδας σας σαρώσει μια ετικέτα, βλέπει το όνομα αλλά όχι τις ποσότητες αποθέματός σας.
• Barcode κατασκευαστή. Συνδέστε το υπάρχον barcode ενός προϊόντος με ένα είδος, και η σάρωση του προϊόντος το ανοίγει. Η Tana διαβάζει κοινές μορφές όπως EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 και QR codes· η εφαρμογή για iPhone και iPad διαβάζει επίσης μορφές όπως Data Matrix, ITF-14 και PDF417.
• Ενημερώσεις με ένα άγγιγμα. Χρησιμοποιήστε − και + καθώς το απόθεμα βγαίνει και μπαίνει, ή ορίστε έναν ακριβή μετρημένο αριθμό κατά την απογραφή. Όλη η ομάδα βλέπει τους ίδιους ζωντανούς αριθμούς, και το ιστορικό δείχνει ποιος άλλαξε τι, και πότε.
• Ειδοποιήσεις χαμηλού αποθέματος. Ορίστε ένα όριο ανά είδος και ενημερωθείτε όταν αυτό μειώνεται.

Η Tana δεν εκδίδει ούτε καταχωρεί barcode λιανικής. Αν πουλάτε μέσω καταστημάτων λιανικής, εξακολουθείτε να τα αποκτάτε από τον εθνικό σας οργανισμό GS1. Η Tana διαθέτει δωρεάν πρόγραμμα χωρίς απαίτηση κάρτας, και λειτουργεί σε iPhone, iPad, Mac και στον browser οποιουδήποτε υπολογιστή.

Συχνές ερωτήσεις

Μπορώ να φτιάξω τα δικά μου barcode δωρεάν;

Ναι, για εσωτερική χρήση. Ετικέτες που σαρώνει μόνο η ομάδα σας μπορούν να δημιουργηθούν και να τυπωθούν μόνοι σας χωρίς κανένα κόστος ανά κωδικό. Τα barcode για προϊόντα που πωλούνται σε καταστήματα είναι διαφορετικά: πρέπει να καταχωρηθούν μέσω του εθνικού σας οργανισμού GS1.

Χρειάζομαι barcode GS1 για να παρακολουθώ το δικό μου απόθεμα;

Όχι. Τα καταχωρημένα barcode χρησιμεύουν για την ταυτοποίηση προϊόντων ανάμεσα σε καταστήματα και διανομείς. Για την παρακολούθηση των δικών σας προμηθειών, εξοπλισμού ή υλικών, αρκούν εσωτερικές ετικέτες όπως τα QR codes.

Χρειάζομαι σαρωτή barcode ή μπορώ να χρησιμοποιήσω κινητό;

Η κάμερα ενός κινητού ή tablet αρκεί για τις περισσότερες μικρές ομάδες, ειδικά με QR codes. Ένας ειδικός σαρωτής βοηθά όταν ένα άτομο σαρώνει μεγάλες ποσότητες όλη μέρα.

Να βάζω ετικέτα σε κάθε είδος ή σε κάθε ράφι;

Εξαρτάται από τον τρόπο εργασίας σας. Βάλτε ετικέτα σε είδη όταν το καθένα είναι ξεχωριστό ή μετακινείται. Βάλτε ετικέτα σε ράφια ή κουτιά όταν πολλά μικρά πράγματα βρίσκονται μαζί και θέλετε κυρίως να βλέπετε και να ενημερώνετε τι υπάρχει σε έναν χώρο.

Μπορώ να χρησιμοποιήσω το barcode που ήδη υπάρχει σε ένα προϊόν;

Ναι, αν το σύστημα διαχείρισης αποθέματός σας μπορεί να το διαβάσει και να το συνδέσει με ένα είδος. Γλιτώνει την εκτύπωση και λειτουργεί καλύτερα για συσκευασμένα προϊόντα που αγοράζετε ξανά και ξανά.