Штрихкоды для малого бизнеса: внутренние этикетки против розничных штрихкодов

Если вы хотите сделать штрихкоды для малого бизнеса, сначала определите, для чего они нужны. Штрихкод на товаре, который продаётся через кассу чужого магазина, должен быть зарегистрирован. Штрихкод, который сканирует только ваша команда — на полке, коробке или запчасти — может быть любым и напечатанным самостоятельно уже сегодня.

Большинству небольших команд нужен именно второй вариант. Они хотят быстрее находить товар, считать его с меньшим числом ошибок и перестать вбивать названия позиций в таблицу. Это руководство объясняет разницу, помогает выбрать нужный вариант и показывает, как настроить этикетки, которые команда действительно будет сканировать.

Два вида штрихкодов, две разные задачи

Штрихкод — это просто способ записать код так, чтобы камера или сканер могли быстро его прочитать. Важно, кому нужно этот код понимать.

• Розничные штрихкоды идентифицируют товар для всего мира. Касса магазина, склад маркетплейса или дистрибьютор сканирует его и ищет в своей системе. Чтобы это работало, каждый код должен быть уникальным в мировом масштабе, поэтому его не придумывают, а получают.
• Внутренние этикетки идентифицируют что-либо только для вашей команды. Код означает «эта коробка со скотчем» или «проектор в переговорке B», и знать это должна только ваша собственная система учёта.

Путать эти два вида — самая частая ошибка. Команды покупают розничные коды, которые им никогда не были нужны, или печатают самодельные номера на товарах, которые розничный продавец не примет на входе.

Когда нужен розничный штрихкод

Зарегистрированный розничный штрихкод нужен, если товар, который вы производите или упаковываете, будет продаваться через кассу другой компании или размещаться у ритейлера или на маркетплейсе, который его требует.

Такие коды называются GTIN. В зависимости от региона и назначения вы встретите их как коды EAN или UPC. Они не генерируются программой на вашем компьютере. Вы получаете их, вступив в национальную организацию GS1 своей страны — орган, выдающий префиксы компаний, — а затем присваиваете код каждому варианту товара, который продаёте. Другой размер или цвет обычно означает другой код.

Получив коды, вы можете напечатать их на упаковке или этикетках любой дизайнерской или этикеточной программой, поддерживающей этот формат. Важна именно регистрация, а не печать.

Если вы не продаёте физические товары через розничные каналы, этот раздел можно полностью пропустить. Зарегистрированные штрихкоды никак не помогают учитывать ваши собственные материалы.

Когда достаточно внутренней этикетки

Почти для всего, что происходит внутри вашей компании, собственных этикеток достаточно. Типичные примеры:

• Расходники, которые заканчиваются: перчатки, чистящие средства, бумага для принтера, упаковочный скотч
• Материалы на полке мастерской или студии: тюбики краски, рулоны ткани, шурупы
• Оборудование, которое вы выдаёте или перемещаете: ноутбуки, проекторы, инструменты
• Сами места хранения: полка, ящик, комната, машина

Эти коды никто за пределами вашей команды не сканирует, поэтому регистрировать нечего и платить за код не нужно. Этикетка должна лишь указывать на нужную запись в системе, которую вы используете для учёта товара.

QR-код или классический штрихкод для внутренних этикеток?

Для этикеток, которые вы делаете сами, можно выбрать между классическим одномерным штрихкодом (знакомые вертикальные линии) и двумерным кодом, например QR. Вот как они сравниваются для внутреннего использования.

	Классический 1D-штрихкод	QR-код
Считывается камерой телефона	Да, но требует хорошего света и прямого угла	Да, легко, почти под любым углом
Устойчивость к царапине или пятну	Менее устойчив	Более устойчив благодаря встроенной коррекции ошибок
Размер этикетки	Широкая и невысокая	Маленькая и квадратная, помещается на коробках и краях полок
Может содержать веб-ссылку	На практике нет	Да, поэтому сканирование может сразу открыть запись
Нужен на кассе магазина	Обычно да (EAN, UPC)	Для этого не используется

Для внутренних этикеток QR-код обычно проще в использовании. Он печатается небольшим, легко считывается телефоном без точного прицеливания и сразу открывает страницу товара.

Как сделать штрихкоды для малого бизнеса: пошагово

Выбираете ли вы QR-коды или классические штрихкоды, настройка идёт в одном и том же порядке. Соблюдая его, вы избежите повторной печати этикеток.

1. Составьте список того, что хотите учитывать. Начните с того, что чаще всего считаете или что чаще всего заканчивается, а не со всего подряд.
2. Решите, что получит этикетку. Одни команды маркируют каждую позицию. Другие маркируют полку или коробку и сканируют её, чтобы увидеть содержимое. Многие делают и то, и другое.
3. Проверьте, есть ли уже штрихкод. На товарах, которые вы закупаете, часто уже есть штрихкод производителя. Его можно использовать как есть (см. следующий раздел).
4. Сначала создайте записи. Заведите каждую позицию и место хранения в системе учёта до печати, чтобы каждая этикетка указывала на что-то реальное.
5. Напечатайте небольшую партию и протестируйте. Отсканируйте несколько этикеток телефонами, которыми реально пользуется команда, при том освещении, где этикетки будут висеть.
6. Клейте этикетки там, где на них смотрят. Края полок и передняя сторона коробок работают лучше, чем задняя стенка коробки.
7. Договоритесь о привычке. Решите, когда сканировать: при выдаче, при пополнении и во время инвентаризации.

Последний пункт важнее всего. Этикетка, которую никто не сканирует, — просто украшение.

Используйте штрихкоды, которые уже есть на товаре

Многое из того, что вы закупаете, приходит с уже напечатанным производителем штрихкодом. Заклеивать его собственной этикеткой не нужно. Если ваша система учёта может прочитать этот штрихкод и связать его с одной из ваших позиций, сканирование коробки открывает нужную запись.

Это хорошо работает для расходников, которые вы заказываете часто, например чистящих средств или чернил для принтера. Хуже работает для товаров, которые приходят россыпью, без упаковки, или когда в одной коробке лежит несколько разных вещей. Для них лучше промаркировать полку или ящик.

Одно предостережение: штрихкод производителя идентифицирует товар, а не конкретный экземпляр. Если нужно различать два одинаковых ноутбука, дайте каждому отдельную внутреннюю этикетку.

Печать этикеток, которые прослужат долго

Для начала не нужно специального оборудования. Офисного принтера и листов самоклеящихся этикеток достаточно большинству команд. Специальный принтер этикеток окупается, когда вы печатаете часто или нужны нестандартные размеры.

Несколько практических советов:

• Подбирайте этикетку под место. Бумажные этикетки хорошо подходят для сухой офисной полки. Холодильные камеры, мастерские и машины требуют более прочных, водостойких этикеток или прозрачного покрытия.
• Оставляйте белое поле вокруг кода. Сканерам и камерам нужен свободный от помех край, чтобы найти границы кода.
• Держите рядом с кодом читаемое название. Люди должны понимать, для чего этикетка, не сканируя её.
• Заменяйте повреждённые этикетки заранее. Этикетку, которая один раз не считалась, потом просто перестают использовать.

Когда система штрихкодов — это слишком много

Штрихкоды не всегда оправданы. Если вы учитываете горстку позиций, ими занимается один человек, а расхождения при подсчёте случаются редко, простого списка может быть вполне достаточно.

Этикетки начинают окупаться, когда с одним и тем же запасом работает несколько человек, когда товары похожи друг на друга, когда вещи хранятся не в одном месте, или когда подсчёты регулярно расходятся с реальностью. Именно тогда «отсканировать» побеждает «найти в списке и вбить число».

Чем здесь может помочь Tana

Tana — это общее приложение для учёта товара для команд, и оно закрывает часть этого руководства про внутренние этикетки.

• QR-этикетки из веб-приложения. Распечатайте лист QR-этикеток для своих позиций или мест хранения (полки, коробки, комнаты, транспорт). Лист учитывает текущий поиск или фильтр, так что можно напечатать только то, что нужно.
• Скан — и сразу открыто. Сканирование этикетки камерой iPhone или iPad, либо камерой браузера в веб-приложении, открывает нужную позицию или место хранения, чтобы сразу отметить остаток. Если этикетку отсканирует кто-то вне команды, он увидит название, но не ваши количества на складе.
• Штрихкоды производителя. Привяжите уже существующий штрихкод товара к позиции — и сканирование товара будет открывать её. Tana читает распространённые форматы: EAN-13, EAN-8, UPC, Code 128, Code 39 и QR-коды; приложение для iPhone и iPad также читает такие форматы, как Data Matrix, ITF-14 и PDF417.
• Обновление в одно касание. Используйте − и + по мере расхода и поступления товара, либо укажите точное посчитанное количество во время инвентаризации. Вся команда видит одни и те же актуальные числа, а история показывает, кто и когда что изменил.
• Оповещения о низком остатке. Задайте порог для каждой позиции и получайте сообщение, когда она заканчивается.

Tana не выдаёт и не регистрирует розничные штрихкоды. Если вы продаёте через ритейлеров, эти коды вы по-прежнему получаете в организации GS1 своей страны. У Tana есть бесплатный план без привязки карты, и она работает на iPhone, iPad, Mac и в браузере на любом компьютере.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли сделать штрихкод самому бесплатно?

Да, для внутреннего использования. Этикетки, которые сканирует только ваша команда, можно создавать и печатать самостоятельно без платы за код. Штрихкоды для товаров, продаваемых в магазинах, — это другое: их нужно регистрировать через национальную организацию GS1.

Нужен ли штрихкод GS1, чтобы учитывать свой собственный склад?

Нет. Зарегистрированные штрихкоды нужны для идентификации товаров между ритейлерами и дистрибьюторами. Чтобы учитывать собственные расходники, оборудование или материалы, достаточно внутренних этикеток, таких как QR-коды.

Нужен ли сканер штрихкодов, или можно обойтись телефоном?

Камеры телефона или планшета достаточно большинству небольших команд, особенно с QR-кодами. Специальный сканер пригодится, когда один человек сканирует большие объёмы весь день.

Маркировать каждую позицию или каждую полку?

Зависит от того, как вы работаете. Маркируйте позиции, когда каждая из них уникальна или часто перемещается. Маркируйте полки или ящики, когда вместе хранится много мелких вещей и вы в основном хотите видеть и обновлять содержимое одного места.

Можно ли использовать штрихкод, который уже есть на товаре?

Да, если ваша система учёта может его прочитать и связать с позицией. Это экономит на печати и лучше всего работает для упакованных товаров, которые вы закупаете снова и снова.